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Vous avez reçu une invitation pour vous connecter au portail d'inscriptions d'un événement : Rendez-vous sur l'URL qui vous a été communiquée et renseignez votre adresse e-mail. Vous recevrez par mail un code de vérification pour vous connecter.
Mon adresse mail n'est pas reconnue.
Je n'ai pas reçu le code / le code ne fonctionne pas.
Je souhaite transférer le rôle de référent à une autre personne de ma structure.
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Nouvelle inscription
Pour inscrire un nouveau participant, cliquez sur Inscrire des participants. Vous pouvez rechercher un contact de votre structure (les personnes ayant déjà été inscrites à d'autres événements par le passé) ou ajouter un nouveau contact. Pour ajouter un nouveau contact, vous devrez renseigner le nom et le prénom du participant - l'adresse mail est facultative.
Comment partager le formulaire avec les membres de mon équipe ?
Pourquoi une invitation est envoyée à certains contacts ?
Si différentes catégories sont disponibles pour votre structure, choisissez-en une pour commencer l'inscription.
Remplissez le formulaire et cliquez sur Valider pour compléter l'inscription (son statut sera au départ “en cours de traitement”). Lorsque l'inscription sera validée par les organisateurs, le statut deviendra "accepté".
Modifier une inscription
En cas d'erreur ou de données manquantes, les organisateurs de l'événement peuvent vous demander des informations complémentaires: vous en serez notifié par mail et le statut de l'inscription passera en "en attente d'informations".
Cliquez sur Modifier l'inscription et parcourez à nouveau le formulaire pour mettre à jour les informations demandées. Une fois que vous aurez validé le formulaire à nouveau, le statut de l'inscription repassera en "en cours de traitement".
Si vous souhaitez fournir un nouveau document, vous devrez d'abord supprimer le document précédent.
Votre espace référent
Guide du participant
Selon les événements, vous pourrez avoir sur votre espace référent différentes informations concernant l'agenda des participants : repas, places de parking, hébergement, temps forts, etc. Si vous avez des questions concernant ces services, vous pouvez contacter les organisateurs via la messagerie de votre espace référent. Les participants peuvent se connecter au portail d'inscriptions eux-mêmes avec leur adresse mail si celle-ci a été renseignée lors de l'inscription. Le participant a accès uniquement à ses propres informations et messages, il ne peut pas voir les autres inscriptions ni accéder à la messagerie de la structure.
Pour vous connecter, vous devez utiliser l'adresse mail qui a été enregistrée par les organisateurs de l'événement. En général, il s'agit de l'adresse sur laquelle vous avez reçu le mail vous invitant à vous inscrire. Vous pourrez modifier l'adresse mail ultérieurement si vous le souhaitez. Si vous pensez que votre adresse mail n'a pas été correctement renseignée dans la plateforme, contactez les organisateurs de l'événement.
Si vous n'êtes pas la personne chargée de gérer l'inscription des participants pour votre structure, veuillez contacter l'organisation de l'événement pour leur demander d'ajouter un nouveau référent.
Si le partage du formulaire est autorisé sur l'événement, au moment d'inscrire vos participants vous aurez le choix entre les inscrire vous-même ou partager avec eux un lien pour qu'ils s'inscrivent (inscription autonome). Si cette étape ne s'affiche pas pour vous, cela signifie que seul le référent peut inscrire les participants.
Une invitation est envoyée dans le cas où le contact que vous essayez d'inscrire était déjà inscrit à d'autres événements par le passé, via une autre structure que la vôtre. Le contact recevra un mail pour confirmer son rattachement à votre structure.
La plupart du temps le code arrive immédiatement, mais dans certains cas cela peut prendre quelques minutes avant que le code ne soit livré. Vérifiez bien les différents dossiers de votre boîte mail, y compris les courriers indésirables. Le code reste valable pendant 10 minutes, mais après une minute vous avez la possibilité de générer un nouveau code. Si vous générez un nouveau code, le code précédent devient invalide, donc même si vous le recevez entre-temps il ne sera plus possible de l'utiliser. Si vous utilisez une adresse mail professionnelle, vérifiez auprès de votre service informatique si des règles anti-spam sont appliquées. Il peut parfois être nécessaire de faire autoriser l'expéditeur (noreply@qomeet.com) par votre responsable IT.
Qomeet - guide du référent
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Created on July 23, 2024
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