Présentation Coworking

PRESENTATION

Co-édition

Comment co-éditer et collaborer simultanément sur des feuilles de calcul Excel ?

Préambule

Qu'est-ce que la co-édition ?

La co-édition est une fonctionnalité avancée d'Excel qui permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un même document. Contrairement aux méthodes traditionnelles où les modifications sont faites de manière séquentielle et nécessitent l'envoi de différentes versions du fichier par e-mail, la co-édition permet à tous les collaborateurs de voir les modifications en temps réel, sans avoir à attendre.

Les Avantages de la Co-édition en Temps Réel sur Excel

La co-édition en temps réel sur Excel offre une multitude d'avantages qui améliorent la collaboration et la productivité au sein des équipes :

• Communication améliorée : Intégration des commentaires et des discussions directement dans le document pour une meilleure communication. • Accessibilité : Les documents peuvent être accédés et modifiés depuis n'importe quel appareil connecté à Internet, facilitant le travail à distance.

• Collaboration en temps réel : Permet à plusieurs utilisateurs de voir et de modifier le document simultanément, augmentant ainsi l'efficacité et la productivité. • Réduction des conflits : Les modifications sont synchronisées instantanément, ce qui réduit le risque de conflits et de doublons. • Historique des versions : Les services cloud compatibles offrent un historique des versions, permettant de restaurer des versions antérieures si nécessaire.

Quelle est la Différence entre Partage et Co-édition ?

La co-édition permet à plusieurs utilisateurs de modifier un document simultanément, avec des mises à jour en temps réel.

Le partage permet à plusieurs utilisateurs d'accéder à un document, souvent de manière séquentielle.

#Co-édition

#Partage

Les utilisateurs peuvent collaborer sur le même document en même temps, voyant les changements effectués par les autres instantanément.

Les utilisateurs peuvent lire, commenter, ou parfois modifier le document, mais les modifications ne se font pas en temps réel.

#Partage

#Co-édition

Exemple : Travailler ensemble sur une feuille de calcul Excel en ligne où toutes les modifications apparaissent en temps réel pour chaque utilisateur connecté.

Exemple : Envoyer un fichier Excel par email à plusieurs collègues pour qu'ils le consultent et le modifient chacun leur tour.

#Partage

#Co-édition

Optimisez la Co-édition avec des Services Cloud Compatibles

Pour profiter pleinement des fonctionnalités de co-édition, Excel nécessite l'utilisation de services de stockage cloud. Qu'est-ce que les services cloud ?

Les services cloud désignent des ressources informatiques, comme le stockage de fichiers et les applications, accessibles via Internet. Au lieu de stocker des fichiers ou d'exécuter des programmes sur votre propre ordinateur, vous utilisez les ressources d'un serveur distant, accessible en ligne. Voici les principaux services compatibles :

+ info

Quels sont les prérequis pour bénéficier de la Collaboration Simultanée sur un Fichier Excel ?

#Co-édition

#excel

Prérequis pour la Collaboration Simultanée sur un Fichier Excel

Pour pouvoir bénéficier de la collaboration simultanée sur un fichier Excel, il faut respecter quelques prérequis essentiels, que nous vous présentons ci-dessous.

Fichier Stocké dans le Cloud

Compte Microsoft

Connexion Internet Fiable

Utilisation de la Version Appropriée d'Excel

Comment Préparer un Document Excel pour la Co-édition ?

#co-edition

#étapes

1ère étape : Enregistrer sur le Cloud

Pour commencer à co-éditer un document Excel, il est essentiel d'enregistrer le fichier sur un service de stockage cloud compatible comme OneDrive. Voici les étapes à suivre :

Lancez Microsoft Excel et ouvrez le document que vous souhaitez partager et co-éditer.

1. Ouvrez votre document Excel : 2. Cliquez sur "Fichier" > "Enregistrer sous" : 3. Choisissez OneDrive : 4. Enregistrez le fichier dans l'emplacement de stockage cloud :

Dans la barre de menu en haut , cliquez sur l'onglet "Fichier". Ensuite, dans le menu déroulant, sélectionnez "Enregistrer sous".

Vous verrez plusieurs options pour enregistrer votre fichier. Sélectionnez OneDrive.

Choisissez le dossier approprié dans votre compte OneDrive où vous souhaitez enregistrer le document. Donnez un nom à votre fichier et cliquez sur "Enregistrer".

2ème étape : Partager le Document

Une fois que votre document est enregistré sur le cloud, vous pouvez le partager avec les membres pour qu'ils puissent co-éditer le fichier en temps réel.

Dans Excel, cliquez sur le bouton "Partager" en haut à droite pour ouvrir la fenêtre de partage.​​

1. Cliquez sur le bouton "Partager" : 2. Entrez les adresses e-mail des collaborateurs : 3. Définissez les permissions à "Peut modifier" : 4. Envoyez l'invitation :

Dans la fenêtre de partage, saisissez les adresses e-mail des personnes avec qui vous souhaitez partager le document.

Sous les adresses e-mail, sélectionnez "Peut modifier" pour permettre aux collaborateurs de modifier le document. Vous pouvez aussi ajouter un message personnel.

Après avoir rempli les informations et défini les permissions, cliquez sur "Envoyer". Les collaborateurs recevront un lien par e-mail pour accéder et modifier le document.

comment cela fonctionne pour les différents utilisateurs ?

#co-edition

#étapes

Pour l'utilisateur qui initie la co-édition :

Co-édition simultanée : Il peut travailler sur le même document Excel en même temps que d'autres utilisateurs. Modifications en temps réel : Tout ce qui est modifié est visible immédiatement par tous les participants. Collaboration intégrée : Ils peuvent commenter, discuter et collaborer directement dans le document. Mode de co-édition actif : Le document reste en mode collaboratif tant qu'il est ouvert et modifié par l'utilisateur.

Pour l'utilisateur qui reçoit une invitation :

Invitation par e-mail : L'utilisateur reçoit un lien pour accéder au document partagé. Accès via un lien : Les destinataires peuvent cliquer sur le lien dans l'e-mail pour ouvrir le classeur. Un navigateur web s'ouvrira et le classeur s'affichera dans Excel pour le web. Modifications partagées : Une fois en mode de co-édition, ses modifications sont également visibles par tous les autres participants.

À vous de jouer et de collaborer efficacement !

#co-édition

#avousde jouer

#coédition

bravo

#excel

Le mode de co-édition permet une collaboration en temps réel tant que le document est ouvert par l'initiateur; maintenant, mettons en pratique ce que nous avons appris.

#cloud

Fichier Stocké dans le Cloud

Le fichier Excel doit être enregistré et partagé depuis l'un des services de stockage cloud compatibles (OneDrive, OneDrive for Business, ou SharePoint Online). Cela permet aux modifications de se synchroniser en temps réel et d'assurer que tous les utilisateurs travaillent sur la version la plus récente du document.

#cloud

Voici les principaux services compatibles :

• OneDrive : Un service de stockage en ligne de Microsoft qui permet de stocker des fichiers et de les partager avec d'autres utilisateurs. Idéal pour un usage personnel ou pour de petites équipes. • OneDrive for Business : Une version professionnelle de OneDrive, offrant des fonctionnalités supplémentaires pour les entreprises, telles que des outils de gestion avancés et une intégration plus poussée avec les autres services Microsoft. • SharePoint Online : Une plateforme collaborative de Microsoft qui permet aux entreprises de créer des sites intranet pour partager des informations et des documents. SharePoint offre des fonctionnalités de gestion de documents robustes et est conçu pour les grandes organisations avec des besoins de collaboration complexes. En utilisant ces services cloud, les utilisateurs peuvent tirer parti de la co-édition pour collaborer plus efficacement, tout en assurant la sécurité et l'intégrité de leurs données.

#PREREQUIS

Utilisation de la Version Appropriée d'Excel

Assurez-vous que tous les membres concernés utilisent une version d'Excel qui prend en charge la co-édition. Cela inclut généralement : Excel Online (via Office 365) Excel pour Office 365

#microsoft

Compte Microsoft

Chaque utilisateur participant à la co-édition doit disposer d'un compte Microsoft. Cela permet d'authentifier les utilisateurs et de gérer les permissions d'accès aux fichiers partagés sur les services cloud de Microsoft.

#internet

Connexion Internet Fiable

Pour une collaboration en temps réel efficace, tous les utilisateurs doivent disposer d'une connexion Internet stable et rapide. Une connexion lente ou intermittente peut entraîner des décalages dans les mises à jour et des interruptions de la co-édition.

Vision du tableau d'un utilisateur invité

Vision du tableau à l'initiative dU Co-EDITEUR