Bien-être numérique
Module 2 : L'hyper-réactivité
Ce module a été financé par l'Oeuvre Nationale de Secours Grande-Duchesse Charlotte dans le cadre du projet "Digital Well-Being for Youth"
Les objectifs de ce module
Dans ce module, vous découvrirez les fondamentaux cognitifs de l'attention et des interruptions, ainsi que leurs causes et conséquences. Vous terminerez par découvrir les bonnes pratiques pour gagner en efficacité au quotidien.
L'attention
Le cerveau possède un outil indispensable pour éviter la surcharge mentale (voir module 1) : c'est l'attention. Pour comprendre son fonctionnement, lancez la vidéo :
L'attention
Alors, vous avez réussi à identifier certains des 21 changements qui ont eu lieu au cours de la vidéo ? Vous n'en avez peut-être perçu aucun, et vous ne les avez sans doute pas tous observés. Pourquoi ? Car votre cerveau possède une attention, qui est un filtre de sélection des informations.
De manière schématique, l'attention fonctionne un peu comme une lampe torche dans le noir : le cerveau capte les informations qui sont dans le faisceau de la lumière, mais les informations qui restent en dehors de son faisceau ne sont pas traitées.
L'attention protège d'une surcharge d'informations perpétuelle. En effet, le cerveau ne peut traiter qu'une dizaine d'informations en même temps, et il y a des centaines d'informations à traiter à chaque seconde. L'attention sélectionne donc les informations les plus pertinentes pour la tâche en cours.
L'attention
L'attention se déplace dans l'environnement selon deux modalités :
L'orientation endogène
L'orientation exogène
Cliquez sur les boutons pour en savoir plus
les interruptions
Quand votre attention se fait attirer par une perturbation extérieure, cela crée une distraction. Mais si vous décidez d'arrêter la tâche en cours pour commencer une nouvelle tâche liée à cette perturbation (décrocher le téléphone, lire un mail, répondre à un collègue), cela crée une interruption externe. Et dans la majorité des cas, ces interruptions ont un effet délétère sur l'efficacité.
les interruptions
L'hyper-réactivité
Le problème, c'est que le monde actuel, et notamment le monde professionnel, exige toujours plus de rapidité dans les interactions. Cela implique que vos comportements avec les outils de communication ne respectent pas toujours le fonctionnement du cerveau, en particulier sur sa faible capacité à gérer efficacement les interruptions.
En effet, qui dit hyper-réactivité dit interruption, et vous l'avez surement déjà expérimenté : alors que vous êtes en train de travailler sur un document par exemple, vous recevez un mail d'un collègue. Intrigué, peut-être que vous allez regarder l'objet du mail, ou même le mail en entier, et puis tant qu'à faire commencer à répondre. Pourtant, vous étiez déjà occupé !
Le Baromètre des Usages Numériques et de la Déconnexion en 2021 (Mailoop et LeLab RH) a observé ce constat : 54% des mails traités ont reçu une réponse en moins d'une heure ! Cela montre bien que notre utilisation des outils de communication n'est pas optimale.
Les règles d'utilisation des outils de communication
Au travail, nous disposons en effet de plusieurs outils de communication. Ils ont chacun leur spécificité, et ils ne sont pas interchangeables : il est peu efficace de n'envoyer que des mails par exemple. Pourtant, ne pas avoir de règles d'utilisation de ces outils favorise l'hyper-réactivité car cela vous force à être connecté à tous les outils en même temps, et en permanence. Au travail, vous avez donc :
Cliquez sur les images pour en savoir plus
La notion d'urgence
Au-delà de l'outil utilisé, la façon dont vous transmettez ou recevez les demandes favorise l'hyper-réactivité. Notamment, les informations présentes dans l'objet des mails ne sont pas toujours adaptées ! Prenons l'exemple de Sacha. Il doit demander à sa collègue Amélie de lui faire des retours sur une synthèse qu'il a rédigée. Il va lui envoyer son document par mail mardi matin et il a besoin d'envoyer la synthèse à son manager le vendredi matin.
les bonnes pratiques pour éviter L'hyper-réactivité
L'hyper-réactivité n'est pas optimale pour rester concentré et effiace au quotidien. Heureusement, il existe des bonnes pratiques pour prendre un peu de distance vis à vis de ses outils de communication.
Je remplace le mot urgent par le délai de réponse attendu
Je définis des règles d'utilisation de mes messageries
Je change mon statut en fonction de mon besoin de concentration
Je ne laisse pas mes messageries ouvertes sur mon écran
Je programme des temps pour consulter mes mails
Glissez votre souris sur les boutons pour en savoir plus
les bonnes pratiques pour éviter L'hyper-réactivité
Testons vos connaissances
Nous allons faire un bilan de vos apprentissages avec quelques questions de synthèse.
Testons vos connaissances
Nous allons faire un bilan de vos apprentissages avec quelques questions de synthèse.
Bien-être numérique
Module 2 : L'hyper-réactivité
Bravo ! Vous avez terminé ce module !
Ce module a été financé par l'Oeuvre Nationale de Secours Grande-Duchesse Charlotte dans le cadre du projet "Digital Well-Being for Youth"
L'orientation exogène de l'attention
L'orientation exogène de l'attention se produit par la présence d'un élément extérieur qui va attirer votre attention. Cela peut-être un bruit, un mouvement, une odeur, une notification, etc. En fonction de la saillance de l'élément (définit par ses caractéristiques), votre attention sera plus ou moins attirée : on perçoit plus facilement un gros objet, un son fort, une information avec un forte charge émotionnelle, ou encore son propre prénom. Dans la vidéo, vous avez peut-être perçu le changement de l'ours en armure, ou le changement d'objet que porte le majordome, car ce sont des informations saillantes : elles sont au premier plan et plutôt grandes. À l'inverse, vous n'avez surement pas vu le changement de rideau au fond de la salle car cet élément à une saillance faible et peu d'importance pour la scène !
L'orientation endogène de l'attention
L'orientation endogène de l'attention est la capacité à déplacer volontairement votre attention vers la source de votre choix. C'est un processus réfléchi, qui dépend beaucoup des objectifs que vous vous êtes fixés. Par exemple, vous orientez en ce moment votre attention de manière volontaire sur ce texte car vous voulez en apprendre davantage sur l'attention. Avoir cet objectif clair facilite le maintien de votre attention sur ce texte et vous protège (même si ce n'est pas à 100%) des distractions autour de vous. Si l'attention est une lampe torche, les intentions et objectifs sont la main qui dirige cette lampe, en fonction de vos intérêts, ou besoins. Dans la vidéo, vous auriez peut-être perçu davantage de changement si vous aviez comme consigne de regarder spécifiquement le corps de la victime, ou les objets que tiennent les personnages, car votre attention se serait porté sur ces éléments.
Les messageries instantanées
Les messageries instantanées (Teams, WhatsApp, SMS, etc.) ne permettent, comme les mails, d'envoyer uniquement des informations écrites. Cela les rend sujettes à l'ambiguité car il est difficile de transmettre des émotions et des intentions uniquement avec des mots. De plus, malgré leur nom, ces messageries ne sont pas si instantanées : vous pouvez avoir des conversations avec une ou plusieurs personnes, mais les interactions durent tant qu'une réponse n'a pas été donnée. Cela peut donc prendre plusieurs heures, voire plusieurs jours. Ces outils sont tout de même intéressants pour des échanges rapides sur des sujets qui ne nécessitent pas de réponses immédiates, mais aussi pour des échanges informels (contrairement aux mails)
L'appel téléphonique
L'appel téléphonique est l'outil le plus ancien pour communiquer, et pourtant il conserve de nombreux avantages ! Il permet déjà d'avoir une conversation synchrone, avec un début et une fin pour tous les interlocuteurs : cela permet d'être assuré d'avoir l'attention de l'autre, mais aussi d'obtenir plus rapidement une information. L'échange téléphonique permet également un échange oral. Vous avez donc accès au ton de la voix de l'autre, ce qui est très informatif : vous ne réagirez pas de la même façon face à quelqu'un qui crie au téléphone, ou au contraire qui parle calmement. Cet outil est cependant progressivement remplacé par les messageries instantanées car il paraît plus confortable d'envoyer un message et d'attendre la réponse plutôt que de déranger son interlocteur. C'est pourquoi cet outil peut-être privilégié pour les urgences, ou pour des demandes complexes, ou encore concernant un sujet tendu.
L'échange physique (et visioconférence)
L'échange physique ou la visioconférence, que vous soyez 2 ou plusieurs, reste le moyen de communication optimal : il permet un échange synchrone, et vous avez à toutes les informations non verbales de vos interlocuteurs, ce qui vous aide à mieux les comprendre (expressions faciales, posture, ton de la voix, etc.). Toutefois, c'est aussi le moyen de communication qui demande le plus de concentration en un moment donné, et vous expose à l'autre. Mais un échange de qualité nécessite parfois cette exposition ! C'est pourquoi il ne faut pas hésiter à allumer systématiquement votre caméra si vous êtes à distance. Ce mode de communication est pertinent pour prendre une décision commune sur un sujet important, pour une formation, pour un échange programmé ou informel, pour un échange à 2 ou à plusieurs, etc. Vous l'aurez compris, il n'y a pas de contre-indication à n'utiliser que ce mode de communication, sauf en cas d'indisponibilité de l'autre, ou pour une réponse très rapide qui peut se faire par message.
Le mail
Le mail est l'un des outils les plus utilisés et pour cause : il permet d'envoyer des informations écrites et des documents à n'importe qui, à condition d'avoir son adresse. Il a été créé pour cet objectif, et il le rempli très bien. Malheureusement, les informations échangées ne sont qu'écrites et donc sujettes à l'ambiguité ! Il est difficile de faire passer une intention, même si vous prenez beaucoup de temps pour choisir vos mots. Et une fois le mail envoyé, il est trop tard pour revenir en arrière ou nuancer ses propos. Pourtant, il est utilisé pour tous les types d'interaction, ce qui peut amener à beaucoup d'erreurs, voire des pertes d'informations quand un mail important se perd dans la longue liste de mails non lus. Cet outil est donc une très bonne solution pour envoyer des documents ou des informations non urgentes à des personnes extérieures à l'entreprise, ou pour des newsletters par exemple (s'il n'y a pas d' intranet).
Elearning - Bien-être numérique - Module 2
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Module 2 : L'hyper-réactivité
Ce module a été financé par l'Oeuvre Nationale de Secours Grande-Duchesse Charlotte dans le cadre du projet "Digital Well-Being for Youth"
Les objectifs de ce module
Dans ce module, vous découvrirez les fondamentaux cognitifs de l'attention et des interruptions, ainsi que leurs causes et conséquences. Vous terminerez par découvrir les bonnes pratiques pour gagner en efficacité au quotidien.
L'attention
Le cerveau possède un outil indispensable pour éviter la surcharge mentale (voir module 1) : c'est l'attention. Pour comprendre son fonctionnement, lancez la vidéo :
L'attention
Alors, vous avez réussi à identifier certains des 21 changements qui ont eu lieu au cours de la vidéo ? Vous n'en avez peut-être perçu aucun, et vous ne les avez sans doute pas tous observés. Pourquoi ? Car votre cerveau possède une attention, qui est un filtre de sélection des informations.
De manière schématique, l'attention fonctionne un peu comme une lampe torche dans le noir : le cerveau capte les informations qui sont dans le faisceau de la lumière, mais les informations qui restent en dehors de son faisceau ne sont pas traitées.
L'attention protège d'une surcharge d'informations perpétuelle. En effet, le cerveau ne peut traiter qu'une dizaine d'informations en même temps, et il y a des centaines d'informations à traiter à chaque seconde. L'attention sélectionne donc les informations les plus pertinentes pour la tâche en cours.
L'attention
L'attention se déplace dans l'environnement selon deux modalités :
L'orientation endogène
L'orientation exogène
Cliquez sur les boutons pour en savoir plus
les interruptions
Quand votre attention se fait attirer par une perturbation extérieure, cela crée une distraction. Mais si vous décidez d'arrêter la tâche en cours pour commencer une nouvelle tâche liée à cette perturbation (décrocher le téléphone, lire un mail, répondre à un collègue), cela crée une interruption externe. Et dans la majorité des cas, ces interruptions ont un effet délétère sur l'efficacité.
les interruptions
L'hyper-réactivité
Le problème, c'est que le monde actuel, et notamment le monde professionnel, exige toujours plus de rapidité dans les interactions. Cela implique que vos comportements avec les outils de communication ne respectent pas toujours le fonctionnement du cerveau, en particulier sur sa faible capacité à gérer efficacement les interruptions.
En effet, qui dit hyper-réactivité dit interruption, et vous l'avez surement déjà expérimenté : alors que vous êtes en train de travailler sur un document par exemple, vous recevez un mail d'un collègue. Intrigué, peut-être que vous allez regarder l'objet du mail, ou même le mail en entier, et puis tant qu'à faire commencer à répondre. Pourtant, vous étiez déjà occupé !
Le Baromètre des Usages Numériques et de la Déconnexion en 2021 (Mailoop et LeLab RH) a observé ce constat : 54% des mails traités ont reçu une réponse en moins d'une heure ! Cela montre bien que notre utilisation des outils de communication n'est pas optimale.
Les règles d'utilisation des outils de communication
Au travail, nous disposons en effet de plusieurs outils de communication. Ils ont chacun leur spécificité, et ils ne sont pas interchangeables : il est peu efficace de n'envoyer que des mails par exemple. Pourtant, ne pas avoir de règles d'utilisation de ces outils favorise l'hyper-réactivité car cela vous force à être connecté à tous les outils en même temps, et en permanence. Au travail, vous avez donc :
Cliquez sur les images pour en savoir plus
La notion d'urgence
Au-delà de l'outil utilisé, la façon dont vous transmettez ou recevez les demandes favorise l'hyper-réactivité. Notamment, les informations présentes dans l'objet des mails ne sont pas toujours adaptées ! Prenons l'exemple de Sacha. Il doit demander à sa collègue Amélie de lui faire des retours sur une synthèse qu'il a rédigée. Il va lui envoyer son document par mail mardi matin et il a besoin d'envoyer la synthèse à son manager le vendredi matin.
les bonnes pratiques pour éviter L'hyper-réactivité
L'hyper-réactivité n'est pas optimale pour rester concentré et effiace au quotidien. Heureusement, il existe des bonnes pratiques pour prendre un peu de distance vis à vis de ses outils de communication.
Je remplace le mot urgent par le délai de réponse attendu
Je définis des règles d'utilisation de mes messageries
Je change mon statut en fonction de mon besoin de concentration
Je ne laisse pas mes messageries ouvertes sur mon écran
Je programme des temps pour consulter mes mails
Glissez votre souris sur les boutons pour en savoir plus
les bonnes pratiques pour éviter L'hyper-réactivité
Testons vos connaissances
Nous allons faire un bilan de vos apprentissages avec quelques questions de synthèse.
Testons vos connaissances
Nous allons faire un bilan de vos apprentissages avec quelques questions de synthèse.
Bien-être numérique
Module 2 : L'hyper-réactivité
Bravo ! Vous avez terminé ce module !
Ce module a été financé par l'Oeuvre Nationale de Secours Grande-Duchesse Charlotte dans le cadre du projet "Digital Well-Being for Youth"
L'orientation exogène de l'attention
L'orientation exogène de l'attention se produit par la présence d'un élément extérieur qui va attirer votre attention. Cela peut-être un bruit, un mouvement, une odeur, une notification, etc. En fonction de la saillance de l'élément (définit par ses caractéristiques), votre attention sera plus ou moins attirée : on perçoit plus facilement un gros objet, un son fort, une information avec un forte charge émotionnelle, ou encore son propre prénom. Dans la vidéo, vous avez peut-être perçu le changement de l'ours en armure, ou le changement d'objet que porte le majordome, car ce sont des informations saillantes : elles sont au premier plan et plutôt grandes. À l'inverse, vous n'avez surement pas vu le changement de rideau au fond de la salle car cet élément à une saillance faible et peu d'importance pour la scène !
L'orientation endogène de l'attention
L'orientation endogène de l'attention est la capacité à déplacer volontairement votre attention vers la source de votre choix. C'est un processus réfléchi, qui dépend beaucoup des objectifs que vous vous êtes fixés. Par exemple, vous orientez en ce moment votre attention de manière volontaire sur ce texte car vous voulez en apprendre davantage sur l'attention. Avoir cet objectif clair facilite le maintien de votre attention sur ce texte et vous protège (même si ce n'est pas à 100%) des distractions autour de vous. Si l'attention est une lampe torche, les intentions et objectifs sont la main qui dirige cette lampe, en fonction de vos intérêts, ou besoins. Dans la vidéo, vous auriez peut-être perçu davantage de changement si vous aviez comme consigne de regarder spécifiquement le corps de la victime, ou les objets que tiennent les personnages, car votre attention se serait porté sur ces éléments.
Les messageries instantanées
Les messageries instantanées (Teams, WhatsApp, SMS, etc.) ne permettent, comme les mails, d'envoyer uniquement des informations écrites. Cela les rend sujettes à l'ambiguité car il est difficile de transmettre des émotions et des intentions uniquement avec des mots. De plus, malgré leur nom, ces messageries ne sont pas si instantanées : vous pouvez avoir des conversations avec une ou plusieurs personnes, mais les interactions durent tant qu'une réponse n'a pas été donnée. Cela peut donc prendre plusieurs heures, voire plusieurs jours. Ces outils sont tout de même intéressants pour des échanges rapides sur des sujets qui ne nécessitent pas de réponses immédiates, mais aussi pour des échanges informels (contrairement aux mails)
L'appel téléphonique
L'appel téléphonique est l'outil le plus ancien pour communiquer, et pourtant il conserve de nombreux avantages ! Il permet déjà d'avoir une conversation synchrone, avec un début et une fin pour tous les interlocuteurs : cela permet d'être assuré d'avoir l'attention de l'autre, mais aussi d'obtenir plus rapidement une information. L'échange téléphonique permet également un échange oral. Vous avez donc accès au ton de la voix de l'autre, ce qui est très informatif : vous ne réagirez pas de la même façon face à quelqu'un qui crie au téléphone, ou au contraire qui parle calmement. Cet outil est cependant progressivement remplacé par les messageries instantanées car il paraît plus confortable d'envoyer un message et d'attendre la réponse plutôt que de déranger son interlocteur. C'est pourquoi cet outil peut-être privilégié pour les urgences, ou pour des demandes complexes, ou encore concernant un sujet tendu.
L'échange physique (et visioconférence)
L'échange physique ou la visioconférence, que vous soyez 2 ou plusieurs, reste le moyen de communication optimal : il permet un échange synchrone, et vous avez à toutes les informations non verbales de vos interlocuteurs, ce qui vous aide à mieux les comprendre (expressions faciales, posture, ton de la voix, etc.). Toutefois, c'est aussi le moyen de communication qui demande le plus de concentration en un moment donné, et vous expose à l'autre. Mais un échange de qualité nécessite parfois cette exposition ! C'est pourquoi il ne faut pas hésiter à allumer systématiquement votre caméra si vous êtes à distance. Ce mode de communication est pertinent pour prendre une décision commune sur un sujet important, pour une formation, pour un échange programmé ou informel, pour un échange à 2 ou à plusieurs, etc. Vous l'aurez compris, il n'y a pas de contre-indication à n'utiliser que ce mode de communication, sauf en cas d'indisponibilité de l'autre, ou pour une réponse très rapide qui peut se faire par message.
Le mail
Le mail est l'un des outils les plus utilisés et pour cause : il permet d'envoyer des informations écrites et des documents à n'importe qui, à condition d'avoir son adresse. Il a été créé pour cet objectif, et il le rempli très bien. Malheureusement, les informations échangées ne sont qu'écrites et donc sujettes à l'ambiguité ! Il est difficile de faire passer une intention, même si vous prenez beaucoup de temps pour choisir vos mots. Et une fois le mail envoyé, il est trop tard pour revenir en arrière ou nuancer ses propos. Pourtant, il est utilisé pour tous les types d'interaction, ce qui peut amener à beaucoup d'erreurs, voire des pertes d'informations quand un mail important se perd dans la longue liste de mails non lus. Cet outil est donc une très bonne solution pour envoyer des documents ou des informations non urgentes à des personnes extérieures à l'entreprise, ou pour des newsletters par exemple (s'il n'y a pas d' intranet).