7. Estimación de los costos y recursos humanos

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Dr. Rolando Salazar Hernández

Estimación de los costos y recursos humanos del proyecto

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Estimacion de costos

Indice

Costo optimo

Para lograr un costo óptimo, se deben evaluar las concesiones entre costos y riesgos. La estimación de costos se expresa generalmente en unidades monetarias (dólar, euro, yen), aunque también pueden usarse horas o días de trabajo para facilitar comparaciones y eliminar el efecto de las fluctuaciones de las divisas.

Estimar los costos implica desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto, basada en la información disponible. Considera alternativas como fabricar en lugar de comprar y comprar en lugar de alquilar.

Definicion

1.Estimacion de costos del proyecto

• Incluyen políticas de estimación de costos, plantillas, información histórica y lecciones aprendidas que influyen en el proceso de estimación de costos.

Activos de los Procesos de la Organización:

• Debe revisarse para considerar los costos de mitigación de riesgos. Los riesgos pueden impactar tanto en los costos de las actividades como en el proyecto global, incrementando los costos a corto plazo y potencialmente retrasando el cronograma

Registro de Riesgos:

• Incluye los atributos de los recursos humanos del proyecto, salarios y compensaciones necesarios para desarrollar la estimación del costo del proyecto.

Planificación de los Recursos Humanos:

• Determina el costo del proyecto basado en el tipo y cantidad de recursos y el tiempo necesario para completar el trabajo. Las duraciones de las actividades y los costos variables en función del tiempo también afectan las estimaciones

Cronograma del Proyecto:

• Establece si los costos estimados incluirán solo costos directos o también indirectos, que se distribuyen entre varios proyectos. Incluye información sobre salud, seguridad, desempeño, medioambiente, seguros, derechos de propiedad intelectual, licencias y permisos.

Línea Base del Alcance:

Estimación de los Costos: Entradas

• Basada en relaciones estadísticas entre datos históricos y variables (como pies cuadrados en construcción).
• Mayor exactitud dependiendo de la sofisticación y datos del modelo.
• Aplicable a todo el proyecto o partes de este.

Estimación Paramétrica:

• Utiliza parámetros de proyectos anteriores similares (alcance, costo, presupuesto, duración, tamaño, peso, complejidad).
• Menos costosa y mas rápida, pero menos exacta

Estimación Análoga:

• Variables influyentes: tarifas de trabajo, costos de materiales, inflación, factores de riesgo.
• Basado en información histórica de proyectos similares.
• Determina la conveniencia de combinar métodos de estimación.

Juicio de Expertos:

Estimar los Costos: Herramientas y Técnicas

• Basada en relaciones estadísticas entre datos históricos y variables (como pies cuadrados en construcción).
• Mayor exactitud dependiendo de la sofisticación y datos del modelo.
• Aplicable a todo el proyecto o partes de este.

Estimación Paramétrica:

• Utiliza parámetros de proyectos anteriores similares (alcance, costo, presupuesto, duración, tamaño, peso, complejidad).
• Menos costosa y mas rápida, pero menos exacta

Estimación Análoga:

• Variables influyentes: tarifas de trabajo, costos de materiales, inflación, factores de riesgo.
• Basado en información histórica de proyectos similares.
• Determina la conveniencia de combinar métodos de estimación.

Juicio de Expertos:

Estimar los Costos: Herramientas y Técnicas

• Basada en relaciones estadísticas entre datos históricos y variables (como pies cuadrados en construcción).
• Mayor exactitud dependiendo de la sofisticación y datos del modelo.
• Aplicable a todo el proyecto o partes de este.

Costo de la Calidad:

• Incluye reservas para contingencias (porcentaje del costo estimado, cantidad fija o métodos cuantitativos).
• Ajustable con información más precisa y documentada claramente.

Análisis de Reserva:

• Variables influyentes: tarifas de trabajo, costos de materiales, inflación, factores de riesgo.
• Basado en información histórica de proyectos similares.
• Determina la conveniencia de combinar métodos de estimación.

Estimación por Tres Valores:

Estimar los Costos: Herramientas y Técnicas (Continuacion)

• Análisis de costos basado en propuestas de vendedores calificados.
• Trabajo adicional de estimación en procesos competitivos para examinar precios de entregables.

Análisis de Propuestas para Licitaciones:

• Aplicaciones de software, hojas de cálculo y herramientas de simulación y estadísticas.
• Simplifican el uso de técnicas de estimación y facilitan la consideración rápida de alternativas..

Software de Estimación de Costos:

Estimar los Costos: Herramientas y Técnicas (Continuacion)

Incluyen, entre otros, el registro de riesgos.

La documentación de respaldo debe proporcionar una comprensión clara de cómo se obtuvo la estimación de costos. Incluye: Fundamentos de las estimaciones. Supuestos utilizados. Restricciones conocidas. Rango de estimados posibles (p.ej., $10.000 ±10%). Nivel de confiabilidad del estimado final.

Evaluaciones cuantitativas de los costos necesarios para completar el trabajo del proyecto. Incluyen trabajo directo, materiales, equipo, servicios, instalaciones, tecnología de la información y reservas para contingencias. Los costos indirectos pueden incluirse a nivel de actividad o superiores.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto:

Base de los Estimados:

Estimaciones de Costos de las Actividades:

Estimar los Costos: Salidas

Pueden asignarse a personas o grupos, que pueden pertenecer o no a la organización del proyecto. La planificación eficaz debe considerar costos, cronogramas, riesgos, calidad y desarrollar opciones relativas a los recursos humanos.

Roles y Responsabilidades:

Incluye roles y responsabilidades, organigramas del proyecto y el plan para la dirección de personal, con cronogramas para la adquisición y liberación del personal. También puede incluir necesidades de capacitación, estrategias para fomentar el espíritu de equipo, planes de reconocimiento y recompensas, consideraciones de cumplimiento, asuntos de seguridad y el impacto organizacional.

Documentación:

2. Estimación de los Recursos Humanos

Es el proceso de identificar y documentar roles, responsabilidades, habilidades requeridas y relaciones de comunicación, creando el plan para la dirección de personal. Se utiliza para determinar los recursos humanos necesarios para el éxito del proyecto

• Diagramas jerárquicos: La estructura tradicional de organigrama puede utilizarse para representar los cargos y relaciones en un formato gráfico descendente.

• Diagramas matriciales: Una matriz de asignación de responsabilidades (RAM/RACI) es una tabla que muestra los recursos del proyecto asignados a cada paquete de trabajo.

• Documentos de texto: Las responsabilidades de los miembros del equipo que requieran descripciones detalladas se pueden especificar mediante formatos de texto.

• Rol: Función asumida por o asignada a un recurso en el ámbito del proyecto.
• Autoridad: El nivel de autoridad del recurso debe estar alineado al nivel de responsabilidades que tiene ese recurso en el proyecto.

• Responsabilidad: Las actividades asignadas y el trabajo que se espera que realice el recurso en el proyecto.

• Competencias: Nivel de habilidades y capacidades requeridas para llevar a cabo las actividades asignadas dentro de las restricciones del proyecto.

• Creación de relaciones de trabajo: Es la interacción formal e informal. La creación de relaciones de trabajo puede ser una técnica útil en el inicio de un proyecto. También puede ser una manera eficaz de mejorar el desarrollo profesional de la dirección del proyecto tanto a lo largo del mismo como una vez finalizado.

Herramientas:

• ¿Cómo y cuándo se incorporará cada persona?
• ¿Cuáles son sus capacidades actuales y sus necesidades de formación?
• ¿Cuáles serán sus roles y responsabilidades?
• ¿Cuáles serán los paquetes de trabajo que asignaremos a cada miembro del equipo?
• ¿Cuándo deberá enviar los informes cada persona?
• ¿A qué reunión deberá asistir cada uno?
• ¿Cómo será el plan de recompensas individual y grupal?
• ¿Cómo vamos a proteger al personal de las contingencias externas?

Se debe dar respuesta a:

Salidas

• Adquisición de personal.
• Calendarios de recursos.
• Plan de liberación del personal.
• Necesidades de capacitación.
• Reconocimiento y recompensas.
• Seguridad.

Plan para la administración de personal: se detalla cómo se adquirirá el personal, el histograma de recursos, la política para la liberación y reintegro de los recursos, los planes de capacitación, la política de reconocimiento y recompensas, los convenios de trabajo, las normas de seguridad laboral, etc.

Plan para la administración de personal:

Roles y responsabilidades. Organigrama del proyecto (OBS).

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