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Obligaciones archivísticas
en el contexto nacional y estatal
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Lucía
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En esta presentación te mostraremos el caso de Lucía, Julián y otras personas cuyo actuar está regulado. Lee cada situación y haz clic en el documento normativo que sea de tu interés para que veas cómo se relacionan.
Julián
Karla
Rodrigo
Rocío
Obligaciones archivísticas
Lucía es la titular de la Dirección de Administración y Finanzas de una Dependencia del Poder Ejecutivo. En el desempeño de sus funciones genera documentos que constituyen la evidencia del desarrollo de sus actividades en el cumplimiento de sus atribuciones, por lo cual los integra en expedientes dotándolos de datos de identificación, mismos que resguarda de manera organizada de acuerdo con sus Instrumentos de Control y Consulta Archivística en su archivo de trámite.
Lucía
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de Guanajuato
Lo que señala la normativa:
Obligaciones archivísticas
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Artículo 6, fracción I. Los sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, la ley determinará los supuestos específicos bajo los cuales procederá la declaración de inexistencia de la información.
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Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
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Artículo 7. Los sujetos obligados deberán producir, registrar, organizar y conservar los documentos de archivo sobre todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, de acuerdo con lo establecido en las disposiciones jurídicas correspondientes.
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Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
Artículo 10. Cada sujeto obligado es responsable de organizar y conservar sus archivos; de la operación de su sistema institucional; del cumplimiento de lo dispuesto por esta Ley y las determinaciones que emita el Consejo Nacional y el Consejo Estatal, según corresponda; y deberán garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen documentos de archivo y la información a su cargo.
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Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
Artículo 12. Todo documento que forme parte del patrimonio documental, que generen, conserven y posean los servidores públicos y particulares que realizan actos equivalentes a los de autoridad en el Estado y los municipios en el ejercicio de sus funciones, deberá depositarse en los archivos correspondientes, en la forma y términos previstos por esta Ley y el reglamento respectivo.
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Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de Guanajuato
Artículo 49, Fracc. V. Registrar, integrar, custodiar y cuidar la documentación e información que, por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso, divulgación, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos.
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Obligaciones archivísticas
Julián es el coordinador de archivos de un municipio del estado de Guanajuato. En cumplimiento de sus atribuciones, solicita una audiencia con la alcaldía para comunicarle que, como sujetos obligados, es necesario que se realicen las gestiones pertinentes a fin de establecer un Sistema Institucional de Archivos (SIA) y un Grupo Interdisciplinario (GI) que se encargue de desarrollar lineamientos y criterios en materia archivística y considerar en el presupuesto la adquisición de materiales y equipo necesario para que el SIA y GI operen de manera adecuada y así dar cumplimiento a la normativa.
Julián
Documentos normativos
Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de Guanajuato
Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
Artículo 13. Los sujetos obligados deberán: I. Administrar, organizar y conservar de manera homogénea, bajo los estándares y principios en materia archivística, los documentos de archivo que produzcan, reciban, obtengan, adquieran, transformen o posean de acuerdo con el ejercicio de sus facultades, competencias, atribuciones o funciones, en los términos de la presente Ley y demás disposiciones jurídicas que les sean aplicables;
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Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
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Artículo 13. Los sujetos obligados deberán: II. Establecer un sistema institucional para la administración de sus archivos y llevar a cabo los procesos de gestión documental;
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Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
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Artículo 13. Los sujetos obligados deberán: III. Integrar los documentos en expedientes;IV. Inscribir en el registro nacional la existencia y ubicación de archivos bajo su resguardo;
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Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
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Artículo 13. Los sujetos obligados deberán: V. Conformar un Grupo Interdisciplinario que coadyuve en la valoración documental;
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Artículo 13. Los sujetos obligados deberán: VI. Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación necesarios para asegurar que mantengan su procedencia y orden original;
Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
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Artículo 13. Los sujetos obligados deberán: VI. Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación necesarios para asegurar que mantengan su procedencia y orden original;
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Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
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Artículo 13. Los sujetos obligados deberán: VII. Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de sus archivos;
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Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
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Artículo 13. Los sujetos obligados deberán: VIII. Promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la gestión documental y administración de archivos;
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Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
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Artículo 13. Los sujetos obligados deberán: IX. Racionalizar la producción, uso, distribución y control de los documentos de archivo;X. Resguardar los documentos contenidos en sus archivos;
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Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
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Artículo 13. Los sujetos obligados deberán: XI. Aplicar métodos y medidas para la organización, protección y conservación de los documentos de archivo, considerando el estado que guardan y el espacio para su almacenamiento; así como procurar el resguardo digital de dichos documentos, de conformidad con esta Ley; y
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Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
Artículo 13. Los sujetos obligados deberán: XII. Las demás disposiciones establecidas en esta Ley y otras disposiciones jurídicas aplicables.
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Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de Guanajuato
Artículo 49, Fracc. V. Registrar, integrar, custodiar y cuidar la documentación e información que, por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso, divulgación, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos.
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Karla es la responsable del archivo de concentración de su Dependencia. Todos los días registra en una bitácora la temperatura y humedad relativa tomada con un termohigrómetro con la finalidad de mantener las condiciones ambientales del inmueble dentro de los parámetros que establece la normativa para asegurar la conservación de los expedientes.
Karla
Lo que señala la normativa:
Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de Guanajuato
Obligaciones archivísticas
Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
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Artículo 6. Los sujetos obligados, en el ámbito de su competencia, deberán garantizar la organización, conservación y preservación de los archivos con el objeto de respetar el derecho a la verdad y el acceso a la información contenida en los archivos, así como fomentar el conocimiento de su patrimonio documental.
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Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
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Artículo 60. Los sujetos obligados deberán adoptar las medidas y procedimientos que garanticen la conservación de la información, independientemente del soporte documental en que se encuentre, observando al menos lo siguiente:I. Establecer un programa de seguridad de la información que garantice la continuidad de la operación, minimice los riesgos y maximice la eficiencia de los servicios; y
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Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
Artículo 60. II. Implementar controles que incluyan políticas de seguridad que abarquen la estructura organizacional, clasificación y control de activos, recursos humanos, seguridad física y ambiental, comunicaciones y administración de operaciones, control de acceso, desarrollo y mantenimiento de sistemas, continuidad de las actividades de la organización, gestión de riesgos, requerimientos legales y auditoría.
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Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de Guanajuato
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Artículo 49, Fracc. V. Registrar, integrar, custodiar y cuidar la documentación e información que, por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso, divulgación, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos.
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El coordinador de archivos de un organismo autónomo recibió una promoción por su buen desempeño. Por tal motivo, se dispuso a producir los inventarios para realizar el proceso de entrega-recepción y dar los documentos de archivo que generó durante su gestión y se encuentran bajo su resguardo, ya que deja el puesto.
Rodrigo
Lo que señala la normativa:
Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
Reglamento de Entrega-Recepción para la Administración Pública Estatal
Obligaciones archivísticas
Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
Artículo 19. Los servidores públicos que deban elaborar un acta de entrega-recepción, deberán entregar los archivos que se encuentren bajo su custodia, así como los instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados, señalando los documentos con posible valor histórico de acuerdo con el catálogo de disposición documental.
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Reglamento de Entrega-Recepción para la Administración Pública Estatal
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Artículo 14. La entrega-recepción ordinaria se efectuará a más tardar al día hábil siguiente de la separación del cargo del sujeto obligado, independientemente de que exista o esté por interponerse algún procedimiento ante cualquier instancia judicial, laboral o administrativa, que tenga por objeto dirimir alguna controversia relacionada con la separación del cargo.
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Rocío, coordinadora de archivos de una Unidad de Apoyo del Poder Ejecutivo, generó y publicó su Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA). En él contempla estrategias para atender a las necesidades en materia archivística de su institución. Lo publicó, junto con los elementos de planeación, programación y evaluación en el portal electrónico institucional y en los portales de transparencia. Al finalizar el ejercicio, elaboró un Informe Anual de Cumplimiento que publicó de la misma manera que el PADA.
Rocío
Lo que señala la normativa:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
Obligaciones archivísticas
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
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Artículo 6, fracción V. Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán, a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos y los indicadores que permitan rendir cuenta del cumplimiento de sus objetivos y de los resultados obtenidos.
Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
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Artículo 25. Los sujetos obligados que cuenten con un sistema institucional deberán elaborar un programa anual y publicarlo en su portal electrónico en los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente.El programa anual contendrá al menos, los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos con enfoque de administración de riesgos, protección de los derechos humanos y de otros derechos que de ellos deriven, así como de apertura proactiva de la información.
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Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
Ley de Archivos del Estado de Guanajuato
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Artículo 27. Los sujetos obligados deberán elaborar un informe anual detallado sobre el cumplimiento del programa anual y publicarlo en su portal electrónico, a más tardar el último día del mes de enero del siguiente año de la ejecución de dicho programa.
Referencias
Referencias
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (C.P.E.U.M.) [Political Constitution of the United Mexican States], as amended, Diario Oficial de la Federación [P.O.F.], 22 de marzo de 2024 (Mex.). https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/CPEUM.pdfLey de Archivos del Estado de Guanajuato (L.A.E.G.) [Guanajuato State Archives Law], as amended, Periódico Oficial del Estado de Guanajuato [P.O.E.G.], 22 de diciembre de 2022 (Mex.). https://congreso-gto.s3.amazonaws.com/uploads/reforma/pdf/3445/LAEG_REF22Dic2022.pdf
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Referencias
Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de Guanajuato. (L.R.A.E.G.) [Law of Administrative Responsibilities for the State of Guanajuato], as amended, Periódico Oficial del Estado de Guanajuato [P.O.E.G.], 29 de febrero de 2024 (Mex.). https://congreso-gto.s3.amazonaws.com/uploads/reforma/pdf/3548/LRAESPEG_REF_29Febrero2024.pdfReglamento de Entrega-Recepción para la Administración Pública Estatal (R.E.R.A.P.E.) [Delivery-Reception Regulations for the State Public Administration], as amended, Periódico Oficial del Estado de Guanajuato [P.O.E.G.], 23 de enero del 2018. (Mex.). https://www.seg.guanajuato.gob.mx/Normativa/Documents/ADMINISTRATIVO/reglamento/Reglamento%20para%20la%20Entrega-Recepción%20de%20las%20Dependencias%20y%20Entidades%20del%20Poder%20Ejecutivo%20del%20Estado.pdf