Presentación 11

Manejo Correcto

• Envío de Oficios,

• Memorándum
• Correos Electrónicos

¡Vamos!

Objetivo:

La elección entre un correo electrónico y un oficio depende principalmente del objetivo que se busca alcanzar con la comunicación. En ocasiones se busca comunicar ciertos aspectos con un contenido de formalidad, en otras se busca que la comunicación sea dinámica y con evidencias. Por lo tanto, en este documento encontraras en que escenarios utilizaras el medio de comunicación más apropiado.

Info

Utilizar un correo electrónico:

+ info

Utilizar un oficio:

+ info

1. Asunto claro y conciso

Tan claro que sepas de que se trata sin necesidad de abrirlo.

2.Saludo cordial:

Comienza con un saludo cordial y dirigido al destinatario por su nombre.

3.Introducción clara:

Explica brevemente el propósito y la actividad que deseas que se cumpla. Sé claro y conciso, y evita dar rodeos.

4.Llamada a la acción:

Deja claro al destinatario lo que quieres que haga (responder al correo electrónico, confirmar la recepción, completar la actividad o programar una reunión.)

5. Cierre cordial:

Termina con un cierre cordial y tu nombre completo. Incluir tu información de contacto.

6.Comparte y responde

Comparte el correo electrónico con 3 días de anticipación.

7. Oficio o memorandum

Tiempo de respuesta de un oficio o memorando al instante en que se entrega y se firma. De no haber respuesta inmediata hacer realizar una llamada directa a destinatario e informar.

8. Revisa cuidadosamente:

Antes de enviar el correo electrónico, revisa cuidadosamente la ortografía, la gramática y la puntuación.

En resumen:

Característica

Formalidad Urgencia Adjuntos Destinatario Tipo de comunicación Tiempo límite para enviar o compartir Tiempo de respuesta

Correo electrónico

Informal a semi-formal Urgente o no urgente Sí Familiarizado con el correo electrónico Interna o externa 4 días antes de una implementación 24 hrs después de recibido

Oficio o Memo

Formal a muy formal No urgente No Puede no estar familiarizado con el correo electrónico Externa en oficio e interna con un Memo De 5 a 7 días antes de una implementación Inmediatamente en cuanto se firma el documento

No es la especie más fuerte la que sobrevive, ni la más inteligente, sino la que responde mejor al cambio." -

- Charles Darwin

Correos electrónicos

Consideraciones adicionales:

Longitud del mensaje: Los correos electrónicos suelen ser más breves que los oficios. Tono del lenguaje: El tono del lenguaje en un correo electrónico debe ser más informal y directo que en un oficio.

oficio o memorandum

Consideraciones adicionales:

Longitud del mensaje: Los correos electrónicos suelen ser más breves que los oficios. Tono del lenguaje: El tono del lenguaje en un correo electrónico debe ser más informal y directo que en un oficio.

El memorándum, comúnmente conocido como memo, es un escrito que se utiliza para comunicar información importante dentro de nuestra organización. Los memorándums son típicamente formales, breves y directos.

Memorándum