Tipos documentales

La Carta

Ulate, M. (2014)

01

La carta

En el ámbito de las comunicaciones en las oficinas, empresas e instituciones se producen diferentes tipos de documentos.

La carta es un documento formal, que tiene su legalidad, y proyecta una determinada imagen y causa efecto en el lector.

Reglas de redacción

• Claridad. Se refiere a poder comunicar el mensaje de tal forma que el lector no necesite posteriores aclaraciones.
• Concisión. Se refiere al uso de las palabras indispensables para que el mensaje se dé de forma clara y completa.
• Coherencia. Comunicar el mensaje, vinculando la idea central del primer párrafo con la del segundo y subsiguiente.
• Cortesía. Transmitir las ideas de forma que se refleje una actitud amistosa, cordial y positiva hacia el lector.
• Corrección. Se refiere al uso de técnicas de presentación mecanográficas y de digitación tales como: precisión, puntuación, márgenes, tipos de fuentes, entre otras.

Técnicas para la presentación

La presentación debe estar acorde con las normas establecidas en cuanto a estructura, centralización, estilos, tipos de puntuación.

• Márgenes. Superior: 2 cm,

Inferior: 2.5 cm Derecho: 2 cm Izquierdo: 3cm

• Tipografía. Se recomienda utilizar fuentes tales como:

Times New Roman de 12 puntos Arial de 11 puntos

• Interlineado. El texto puede ser con interlineado sencillo o doble, dependiendo de la extensión del párrafo.
• Sangría. Los párrafos pueden sangrarse dependiendo del estilo de la carta.
• Alineación. El texto debe escribirse en forma justificada.

Partes de la carta

Membrete

Logotipo

Lema

Dibujo o representación gráfica que identificia a la empresa o entidad.

Frase que identificia a la empresa o entidad. Se ubica a una pulgada del borde superior.

Identifica la empresa, persona o entidad, incluye:

• Datos generales de la empresa
• Nombre
• Dirección
• E-mail

Partes de la carta

Destinatario

Número de referencia

Lugar y fecha

Las partes de las fechas no se abrevian, de agrega el lugar donde se origina la carta si no aparece en el membrete.

Se refiere al nombre de la persona o entidad a quien se dirige la carta, debe usar entre tres y cinco espacios.

Número de oficio o consecutivo, se utiliza para identificar la secuencia con que se producen las cartas.

Lic. Carlos Fernández ValverdeDirector AcadémicoColegio Saint FrancisMoravia, San José

Quesada, 15 de enero de 2024 GCSC-010-2024

Quesada, 15 de enero de 2024

Partes de la carta

La despedida

Texto y cuerpo

Saludo

Es una frase de cortesía que indica el final de la comunicación. ubica dos espacios verticales después del final del texto, al margen izquierdo o central, según el estilo de carta.

Es una expresión de cortecía que su ubica antes del cuerpo o desarrollo de la carta.

Es la parte más importante de la carta porque contiene el mensaje que se desea comunicar. Se escribe a espacio o interlineado simple. Cada párrafo se separa por una línea en blanco. Según el estilo de carta utilizado, la sangría puede ser de cinco a diez espacios horizontales.

Atentamente,Cordialmente,

Estimado señor: Estimada señora:

Partes de la carta

12

11

10

Firma

Varios firmantes

Antefirma

Cuando una carta debe ser firmada por dos personas, debe respetarse la jerarquía, de tal forma que el nombre del firmante con mayor rango se ubica siempre al lado derecho.

Indica el nombre y los apellidos de la persona que le dá autenticidad al documento.Se deben dejar de cuatro o seis espacios verticales después de la antefirma.

Se refiere al nombre que identifica al departamento, sección o unidad administrativa. Se escribe en mayúscula total, dos espacios verticales despúes de la despedida

Atentamente, COORDINACIÓN ACADÉMICA Carlos Fernández Valverde Director

Atentamente, COORDINACIÓN ACADÉMICA

Atentamente, Lic. Carlos Fernández Valverde Coordinador Académico

Fray Victor Mora Mesén Director General

Partes de la carta

15

14

13

Copias

Iniciales de identificación

Anexos

Se refiere al nombre de la persona que digita el documento. Se ubica siempre en el margen izquierdo del documentos, dos espacios verticales después del cargo y se anota en minúscula o mayúscula.

Se utiliza para indicarle al receptor que otras personas recibirán la misma comunicacion.

Se utiliza para indicarle al receptor de la comunicación que junto con la carta se acompaña otro documento.

Atentamente, COORDINACIÓN ACADÉMICA Carlos Fernández Valverde Director zach Anexos 2 C. MEd. Walter Murillo García Director General

Atentamente, COORDINACIÓN ACADÉMICA Carlos Fernández Valverde Director zach Anexos 2

Atentamente, COORDINACIÓN ACADÉMICA Carlos Fernández Valverde Director zach

Distribución de las partes

Uno de los elementso que contribuye a que una carta luzca atractiva es el de distribución.Puedes usar vista previa para asegurarse que el documento luce bien distribuido. Puntuación: El tipo de puntación utilizado en las cartas se denomina puntuación estándar. Consiste en colocar el signo de los dos puntos (: ) después del saludo, y una coma (, ) después de la línea de despedida.

Estilos de cartas

• Bloque extremo
• Bloque
• Semibloque

Estilo Bloque Extremo

Es un estilo sencillo, ecónomico en tiempo y que requiere menos esfuerzo para su elaboración. Se caracteriza porque todas las líneas parten del margen izquierdo.

Estilo Bloque

Se caracteriza porque la línea de la fecha, la despedida, la antefirma y la firma mecanografiada se escriben a partir del centro del papel hacia el margen derecho. Emplea espacio sencillo entre líneas y doble espacio entre cada párrafo.

Estilo Semibloque

Este estilo se caracteriza porque los párrafos van sangrados cinco espacios; además de usar la fecha, la despedida, la antefirma y la firma mecanografiada al centrol de la hoja hacia el margen derecho. Emplea espacio sencillo entre líneas y doble espacio entre cada uno de los párrafos.

02

Tipos de cartas empresariales

Carta de consulta

Es aquella carta cuyo propósito principal es el de solicitar una información o hacer una consulta sobre un tema determinado.Dentro del mundo laboral e industrial, este tipo de documentos se utiliza para solicitar información sobre productos de venta, precios, medidas o dimensiones del producto, hacer una estimación sobre el tiempo de entregas.

Carta Comercial

Una carta comercial es una herramienta que permite al departamento de marketing o ventas contactar de manera directa y personal con la clientela que desea en un momento determinado.

Carta Pedido

Una carta de pedido es un documento comercial que sirve como comprobante del compromiso aceptado entre dos partes al momento de realizar una operación de compraventa.Es decir, es un documento usado por tiendas comerciales, establecimientos y empresas para realizar una solicitud formal de requerimiento de materiales, herramientas, bienes o servicios.

Carta de Cobranza

La carta de cobranza está enfocada a recordar el cobro una deuda que se encuentra pendiente o en mora, es decir, que ya excedió la fecha límite de pago dispuesta por la comunidad.

Carta de Reclamo

Un carta de reclamación es un documento escrito que se utiliza para expresar una queja o insatisfacción sobre un producto, servicio o situación específica. Por lo general, se redacta con el objetivo de solicitar una solución o una respuesta satisfactoria por parte de la persona o entidad responsable del problema.

02

El memorando

Es un medio de comunicación escrita que se usa a nivel interno entre los departamentos de las empresas e instituciones. Su estilo es mas sencillo y el tono más familiar que el de una carta.

Técnicas para la presentación

• Márgenes. Superior: 2 cm,

Inferior: 2.5 cm Derecho: 2 cm Izquierdo: 3cm

• Tipografía. Se recomienda utilizar fuentes tales como:

Times New Roman de 12 puntos Arial de 11 puntos

• Interlineado. El texto puede ser con interlineado sencillo o doble, dependiendo de la extensión del párrafo.

• Sangría. Los párrafos pueden sangrarse o escribirse en forma de bloque. Si el texto se escribe a doble espacio, deberá llevar sangría.

• Alineación. El texto debe escribirse en forma justificada.

Partes del memorando

Encabezado

Cuerpo

El membrete

Es el título principal y las palabra guías.

Identifica la empresa, persona o entidad, incluye:

• Datos generales de la empresa
• Nombre
• Dirección
• E-mail

A diferencia de la carta, el memorando no incluye el saludo ni la despedida. La firma y las iniciales se anotan al lado derecho del nombre remitente.

MEMORANDO

FECHA: PARA: DE: ASUNTO:

Partes adicionales

Copias

Visto bueno

Anexos

Se indica al final del documento y se ordenan según la jerarquía o bien de forma alfabética si hay igualdad de la misma.

ISe utiliza para indicar que junto con el memorando se acompaña otro documentos.

se usa cuando, por naturaleza de la información que se comunica, se requiere de la aprobación de la jefatura.

Universidad Horizontes Teléfono 2220-2020 E-mail: uho@unihor.ac.cr

Modelo 1.

MEMORANDO DG-79-2024

En este modelo, la línea de la fecha se ubica del centro hacia la derecha, si la localidad no aparece en el membrete, se recomienda ubicarla en la línea de la fecha separado de una coma.

16 de julio de 2024

PARA: Profesores DE: Ing. Carlos Fallas ASUNTO: Uso del parqueo Nº1

Como es de su conocimiento, la próxima semana dará comienzo el III Congreso Educativo.

Universidad Horizontes Teléfono 2220-2020 E-mail: uho@unihor.ac.cr

Modelo 2.

MEMORANDO DG-79-2024

Mantiene el mismo orden de las palabras guías, solo que incluye la fecha en la misma posición que las otras.

FECHA: 16 de julio de 2024 PARA: Profesores DE: Ing. Carlos Fallas ASUNTO: Uso del parqueo Nº1

Como es de su conocimiento, la próxima semana dará comienzo el III Congreso Educativo.

Universidad Horizontes Teléfono 2220-2020 E-mail: uho@unihor.ac.cr

Modelo 3.

MEMORANDO DG-79-2024

Es uno de los estilos tradicionales, distribuyen las palabras guías en ambos lados.

PARA: Profesores ASUNTO: Uso del parqueo Nº1

DE: Ing. Carlos Fallas FECHA: 16 de julio de 2024

Como es de su conocimiento, la próxima semana dará comienzo el III Congreso Educativo.

Memorando Moderno

03

La Circular

La circular es aquella comunicación de carácter general que se enviía a un grupo de personas para informar sobre un mismo asunto.

Se puede utlizar el formato para una carta siempre y cuando respete todas las normas establecidas en cuanto estructura, centralización, estilos y tipo de puntuación.

CLASIFICACIÓN

Circular externa

Circular interna

Es la que se utiliza para dar a conocer al cliente, proveedores o distribuidores información sobre productos, modificación de precios, cambios de domicilio y otros.

Es aquella cuya finalidad es comunicar a nivel interno sobre normas generales, asuntos de interés actual, cambios de decisiones, como: invitar a eventos

04

El Acta

Es un documento de carácter permanente, en el cual se refleja lo que históricamente ha sido el quehacer de una institución, un órgano o grupo colegiado. Se considera un testimonio de los hechos ocurridos en una sesión o reunión dado que registra todas las deliberaciones y acuerdos que fueron tomados.

Estructura del Acta

• Membrete
• Título del documento
• Encabezado
• Registro de miembros presentes y ausentes
• Orden del día
• Nombre de quien preside y del secretario o secretaria de actas
• Cuerpo del acta
• Párrafo de cierre
• Firmas de los responsables

Partes del acta

Membrete

Título del documento

Encabezado

Es un párrafo que registra el órgano, la fecha, hora y lugar

Indica el tipo de Acta y el número que corresponde

ACTA NÚMERO QUINCE DE LA SESIÓN ORDINARIA, CELEBRADA POR EL CONSEJO DE PROFESORES, EL QUINCE DE MAYO DEL DOS MIL VEINTICUATRO, A LAS CATORCE HORAS, POR LA PLATAFORMA MEET.

Identifica la empresa, entidad o institución que realiza la reunión.

ACTA No.15

Partes del acta

Registro de miembros

Orden de día

Quien preside

Se registro el nombre completo de todas las personas que estuvieron presentes Los nombres se citan siguiendo un orden jerárquico. Y el nombre de los ausentes con justificación o sin justificación

Orden del día o agenda a tratar

Se indica el nombre completo

ORDEN DEL DÍA

1. Aprobación del orden del día
2. Aprobación del acta 14
3. Informe de dirección
4. Eleccion Tribunal Electoral
5. Asuntos varios

Carlos Fernández Valverde, quien preside Ligia Escoto Ramírez, Secretaria

Cuerpo o desarrollo del Acta

Acuerdos

Se refiere a la toma de decisiones una vez deliberado un determinado asunto

Acuerdos firme

Es aquel que va a ser aplicado desde el momento de su aprobación.

Cuerpo o desarrollo del Acta

Mociones

Son propuestas que algunos miembros presentan para su consideración.

Considerandos

Son aspectos o puntos que fueron tomados en cuenta para tomar el respectivo acuerdo.

Cuerpo o desarrollo del Acta

Párrafo de cierre

Indica que la sesión ha finalizado y a la hora.

Finaliza la sesión a las dieciséis horas.

Firmas de los responsables

Indica los nombres completos de quienes legalmente les compete firmar.

Técnicas para la presentación

La presentación debe estar acorde con las normas establecidas en cuanto a estructura, centralización, estilos, tipos de puntuación.

• Márgenes. Superior: 3 cm,

Inferior: 3 cm Derecho: 3 cm Izquierdo: 3cm

• Tipografía. Se recomienda utilizar fuentes tales como:

Times New Roman de 12 puntos Arial de 11 puntos

• Interlineado. Se recomienda usar doble interlineado

• Alineación. El texto debe escribirse en forma justificada, no debe haber palabras divididas al finalizar una línea.
• Encabezado y pies de páginas. Se usa para indicar el número de acta, el número de página y la fecha.

Primera parte del acta

Segunda parte del acta

Tercera parte del acta

Documentos complementarios al acta

CONVOCATORIA

Es el documeto en el que se cita a los miembros de un grupo. En él se expresa el hecho de ser convocado.

Uno de los formatos más utilizados es el de tipo de carta

Orden del día

Debe tener los mismo datos que se incluyeron en el orden del día de la convocatoria.

Formato

Se utiliza el membrete, la fecha del día de la reunión, se anota el tipo de sesión y su número. Se expresa el título ORDEN DEL DIA y se enumeran los puntos que van a ser tratados en la reunión

Ejemplo de convocatoria,

Orden jerárquico

PRESENTES

Juan Figueroa Rojas Presidente Margartia Campos Rojas Vicepresidenta Ligia Escoto Rivera Tesorero Mario Méndez Mora Vocal 1

Mismo rango

PRESENTES

Melvin Aguilar Marin Prof. Matemáticas Luis Coto Solis Prof. Inglés Rita Solis Hidalgo Prof. Frances Carlos Cruz Angulo Prof. Sociales

Ausentes

Ejemplo:

La estudiante Ariana Gómez García de la sección 9-A presentó a la Dirección Académica los documentos y tiene el permiso para que se le reponga la comprobación de Computación, correspodiente al primer trimestre. la estudiante dispone únicamente de tres días hábilies para presentar este documento al profesor respectivo.

La estudiante Ariana Gómez García de la sección 9-A presentó a la Dirección Académica los documentos y tiene el permiso para que se le reponga la comprobación de Computación, correspodiente al primer trimestre. La estudiante dispone únicamente de tres días hábilies para presentar este documento al profesor respectivo.

Ejemplo:

La estudiante Ariana Gómez García de la sección 9-A presentó a la Dirección Académica los documentos y tiene el permiso para que se le reponga la comprobación de Computación, correspodiente al primer trimestre. la estudiante dispone únicamente de tres días hábilies para presentar este documento al profesor respectivo.

La estudiante Ariana Gómez García de la sección 9-A presentó a la Dirección Académica los documentos y tiene el permiso para que se le reponga la comprobación de Computación, correspodiente al primer trimestre. La estudiante dispone únicamente de tres días hábilies para presentar este documento al profesor respectivo.

Ejemplo:

La estudiante Ariana Gómez García de la sección 9-A presentó a la Dirección Académica los documentos y tiene el permiso para que se le reponga la comprobación de Computación, correspodiente al primer trimestre. la estudiante dispone únicamente de tres días hábilies para presentar este documento al profesor respectivo.

La estudiante Ariana Gómez García de la sección 9-A presentó a la Dirección Académica los documentos y tiene el permiso para que se le reponga la comprobación de Computación, correspodiente al primer trimestre. La estudiante dispone únicamente de tres días hábilies para presentar este documento al profesor respectivo.