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compras

Las funciones del departamento de compras en una empresa son esenciales para que todas las demás áreas de la misma puedan cumplir con su trabajo. Este departamento tiene a su cargo la gestión de la adquisición de productos y mercancías, llevar a cabo los pedidos, contactar y negociar con los proveedores. En este artículo hablaremos sobre estas funciones, qué relación tienen con otras áreas y qué tipo de puestos integran al departamento de compras.

Las empresas necesitan un equipo de trabajo que se encargue de gestionar sus compras para mantener un control de las mercancías, materiales, herramientas y materias primas que requieren para funcionar. Este equipo de trabajo conforma el departamento de compras y su objetivo principal es asegurar el suministro de estos materiales para asegurar que la empresa pueda satisfacer la demanda de los productos y servicios que ofrece.

Este departamento debe trabajar en coordinación con otras áreas de la empresa, incluyendo el departamento de ventas, el área de logística, el área de administración y finanzas y la dirección general.

El departamento de compras lleva a cabo una serie de funciones que tienen que ver con el seguimiento y control de las mercancías, el contacto con los proveedores, el pago de productos, entre muchas otras.

Planeación y gestión de presupuestos

La planeación presupuestaria se lleva a cabo en conjunto con el departamento de administración y finanzas. También se apoya en los informes del departamento de ventas, en informes de producción e inventarios, ya que esta información permite pronosticar el estado de las ventas.

Esta función es necesaria para equilibrar los ingresos y gastos de la empresa y asegurar su solvencia económica. Se requiere una revisión de los recursos disponibles, incluyendo recursos financieros, materiales y humanos, para hacer una proyección de las necesidades de la empresa en un periodo de tiempo determinado.

Reducción de costos

El personal del departamento de compras debe evaluar las distintas opciones de productos disponibles en el mercado a través de diferentes proveedores. También se encarga de negociar con los proveedores para pactar un precio que convenga a ambas partes. Es importante destacar que no siempre se trata de buscar los precios más bajos, sino obtener productos que por su calidad sean durables, garanticen la satisfacción del cliente y resulten más rentables a largo plazo.

Realización compras

El tipo de compras que realiza el departamento dependerá del rubro de la empresa en cuestión. Las empresas manufactureras pueden requerir la compra de materias primas, mientras que las empresas que venden productos de terceros compran productos terminados. Las empresas de servicios, como empresas turísticas, necesitan comprar productos y también servicios de terceros.

Cumplimiento de los plazos de entrega

El departamento de compras procura realizar sus pedidos con el tiempo necesario para evitar faltas en su stock y satisfacer la demanda de los clientes. Cuando la empresa no cumple con sus tiempos de entrega, no solo corre el riesgo de perder ventas, sino la fidelidad de sus clientes y eso puede afectar negativamente su imagen. El departamento de compras trabaja en conjunto con el departamento de atención al cliente para poner en marcha un plan de intervención en caso de sufrir un imprevisto para compensar a sus clientes y mantener la buena reputación de la empresa, por ejemplo: Contactar al cliente de manera personal. Reconocer el fallo por parte de la empresa. Ofrecer alternativas (por ejemplo, reemplazar la mercancía con otra similar o aplazar el tiempo de entrega). Ofrecer un regalo o un descuento en su próxima compra.

Almacenaje de productos

Esta también es una función del departamento de compras que debe gestionarse con la debida planeación. Los productos se deben almacenar de manera ordenada y se debe llevar un control de ingreso y salida de mercancías para determinar las próximas compras. Este control de inventarios se puede llevar a cabo en tiempo real, ya sea físicamente o de manera digital empleando alguna herramienta como Holded, Mecalux y Odoo.

Cumplimiento de las políticas de la empresa

Gestión administrativa

Cada empresa establece su propia normativa interna para la adquisición de mercancía. El departamento de compras se asegura de controlar que los productos cumplan con los estándares de compras, incluyendo estándares de calidad.

Esta función tiene que ver con el control de todos los documentos relacionados con el departamento de compras. Esto incluye información de proveedores, órdenes de compra, transacciones, facturas, comprobantes de pago, inventarios e informes.

Seguimiento de pedidos

El personal del departamento de compras se encarga de registrar los pedidos para saber en qué etapa se encuentran y detectar si existen retrasos.

Quiénes trabajan en el departamento de compras

Llevar a cabo todas estas funciones puede ser una tarea compleja, sobre todo cuando se trata de medianas y grandes empresas, por lo que se requiere un equipo de trabajo bien estructurado. Estos son algunos puestos que conforman este departamento: Jefe o gerente de compras. Agente de compras. Desarrollador de proveedores. Ingeniero de abastecimiento. Jefe de almacén. Auxiliar de almacén. Auxiliar administrativo.

Las funciones del departamento de compras están diseñadas para garantizar el suministro de materiales, maquinaria y herramientas que una empresa necesita para funcionar. Incluyen la gestión de pedidos, el trato directo con proveedores, recibir y almacenar los productos y distribuirlos a las demás áreas de la empresa. Una de sus funciones más valoradas consiste en reducir los gastos de la empresa, lo cual se logra a través de la negociación con los proveedores para adquirir los productos de mayor calidad al menor precio.