conduite de réunion - pratique
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Transcript
Préparer, organiser et animer des réunions efficaces avec des publics variés
QSEMPQSE
Conduite de réunion
Par 2 : les expériences et défis rencontrés en réunion
QSEMPQSE
Ice breaker !
- Introduction à la conduite de réunion
- Préparer et organiser des réunions efficaces
- Animer une réunion avec des publics variés (cadres, ouvriers...)
- Développer une argumentation convaincante et persuasive
- Gérer des situations de conflit et d'opposition
- Motiver et pousser à l'action les participants
Au programme :
Définition et enjeux
Différents types de réunion
Rôles et responsabilités de chacun
1- Introduction à la conduite de réunion
CODIR
Il existe différents types de réunions, en fonction de leurs objectifs et de leur format:
Réunion d'équipe
Réunion d'information
Brainstorming, réunion d'amélioration
Réunion de résolution de problème
Différents types de réunion
Choisir le lieu et le matériel
Convoquer les participants et préparer les documents
Etablir l'ordre du jour
Définir les objectifs de la réunion
2 - Préparer et organiser une réunion efficace
- Quel est le but de la réunion ?
- Que voulez-vous accomplir en réunissant ces personnes ?
- Quels sont les résultats concrets que vous souhaitez obtenir ?
- Que voulez-vous que les participants sachent, fassent ou décident à la fin de la réunion ?
- Quels sont les problèmes clés que vous souhaitez aborder ?
- Quelles sont les décisions que vous devez prendre ?
- Quelles informations doivent être partagées ?
Pour définir les objectifs d'une réunion, quelles questions se poser ?
Déterminer l'objectif de la réunion
- En fonction des objectifs de la réunion, identifiez les différents points qui doivent être abordés pour les atteindre.
- Pour chaque point à aborder, estimez le temps approximatif qu'il faudra pour le traiter. Cela vous permettra de structurer l'ordre du jour de manière réaliste et d'éviter de dépasser le temps imparti à la réunion.
- Classez les points à aborder par ordre d'importance, en commençant par les plus critiques pour l'atteinte des objectifs de la réunion.
Exemple
Quel est le but de la réunion ? Que voulez-vous accomplir en réunissant ces personnes ?Quels sont les résultats concrets que vous souhaitez obtenir ? Que voulez-vous que les participants sachent, fassent ou décident à la fin de la réunion ?Quels sont les problèmes clés que vous souhaitez aborder ?Quelles sont les décisions que vous devez prendre ?Quelles informations doivent être partagées ?
Des objectifs bien définis permettent de garantir que la réunion reste focalisée et productive, de guider les discussions et les décisions et d'évaluer le succès de la réunion.
Etablir l'ordre du jour
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Donnez aux participants des informations pratiques :
- Thème de la réunion
- Lieu de la séance (plan d’accès si nécessaire)
- Horaires
- Ordre du jour
- Présentation de l’animateur
- Etc.
Prévenir les participants
Si possible, mettez-les à disposition en version numérique avant la réunion afin que les participants puissent les consulter et les télécharger.
- Préparez les supports de présentation (des diapositives PowerPoint, des tableaux blancs ou des documents imprimés). Les supports de présentation doivent être clairs, concis et agréables.
- Rassemblez les documents nécessaires pendant la réunion, tels que des rapports, des analyses, des contrats, etc.
Préparer les documents
Table
Disposition favorisant la communication
Table
Table
Dispositions favorisant peu la communication
Table
Table
Table
- Réservez/ préparez / testez le matériel
- Préparez les documents administratifs si besoin
- Préparez de quoi prendre des notes
- Aménagez la salle de façon à favoriser la communication
Préparer le matériel
- Accueillir les participants et lancer la réunion
- Gérer le déroulement de la réunion
- Animer les discussions et favoriser la participation : informer, diriger ou co-construire
- Prendre des décisions et conclure la réunion
3 - Animer une réunion
POUVOIR
RECONNAISSANCE
SECURITE
Tout au long de la formation :
- Veiller à l’équilibre de la répartition des pouvoirs
Tout au long de la formation :
- Reconnaitre la place de chacun
- Laisser chacun s’affirmer dans son rôle au sein du groupe
- Regarder les gens pour les faire exister
Pendant la phase d’accueil :
- Besoin de sécurité individuelle
- Besoin de sécurité collective
L'importance de l'accueil : les besoins du groupe
Exemple
L'importance de l'accueil
- Être enthousiaste et positif.
- Faire preuve d'autorité et de leadership.
- Encourager la participation de tous.
- Recentrer la discussion si nécessaire.
- Remercier les participants pour leur contribution.
- Rappel des objectifs de la réunion.
- Présentation de l'ordre du jour et de son déroulement.
- Explication des règles de base de la discussion.
- Désignation d'un secrétaire de séance pour prendre des notes.
- Lancement de la discussion sur le premier point de l'ordre du jour.
- Arriver en avance et préparer la salle de réunion.
- Accueillir les participants chaleureusement et individuellement.
- Présenter les participants qui ne se connaissent pas.
- Briser la glace avec une activité simple, si nécessaire.
- Remercier les participants de leur présence.
L'attitude
Le lancement
L'accueil
- Bien communiquer est un atout réel pour son intégration en entreprise, la bonne réalisation de ses tâches.
- La communication est le reflet de l’entreprise : compétence relationnelle clé.
Nous ne voyons pas tous les mêmes choses
Nous ne voyons pas toujours des choses qui existent
Nous croyons à des réalités qui n’existent pas
On ne peut pas ne pas communiquer
La communication parfaite n’existe pas
L’importance de la communication
- Ecouter l’autre entre les mots
- Tenir compte du cadre de référence de l’autre
- En cas de désaccord être dur avec les idées et doux avec les hommes
- Savoir que le mieux est l’ennemi du bien
Vous aurez besoin DE
- Avoir un but clair et précis
- Identifier en permanence votre objectif
- Construire votre exposé autour d’une idée force
- Être flexible
- ECOUTER vos interlocuteurs
Vous devez
Pour mieux communiquer
Gérer le déroulement
En tant que conducteur d'une réunion, vous avez la responsabilité de veiller à son bon déroulement et à l'atteinte de ses objectifs. Cela implique de :
Gérer le temps : Respecter l'ordre du jour et s'assurer que chaque point est abordé dans le temps imparti. Animer la discussion : Encourager la participation de tous, recentrer la discussion si nécessaire et gérer les conflits de manière constructive. Prendre des décisions : Identifier les points clés de la discussion et prendre des décisions claires et concises. Motiver les participants : Maintenir l'intérêt et l'engagement des participants tout au long de la réunion.
Animer les discussions et favoriser la participation
Faire preuve
- d’enthousiasme,
- d’humour
- d’autodérision
- Poser des questions
- Prévoir des activités, jeux, etc.
Les méthodes d'animation vont dépendre de l'objectif de la réunion, des participants et du contexte :
informer Prendre des décisions, planifier des actionsGénérer des idées nouvelles, développer des consensus
Informer,diriger ou co-construire
Brainstorming Mind mapping Jeux de rôle mais aussi : débats, études de cas...
Les méthodes d'animation seront choisies selon l'objectif de la réunion et les participants. Auxquelles pensez-vous ?
Méthodes d'animation
Fonction principale : impliquer par la réflexion
- Questions ouvertes ou fermées
- Questions orientées ou non
- Questions alternatives
- Questions colles
- Questions relais
- Questions écho
- Questions miroir
Exploiter les QUESTIONS
Fonction principale : impliquer par la réflexion
- Questions ouvertes ou fermées
- Questions orientées ou non
- Questions alternatives
- Questions colles
- Questions relais
- Questions écho
- Questions miroir
Exploiter les QUESTIONS
Fonction principale : impliquer par la réflexion
- Questions ouvertes ou fermées
- Questions orientées ou non
- Questions alternatives
- Questions colles
- Questions relais
- Questions écho
- Questions miroir
Exploiter les QUESTIONS
Prendre des décisions et conclure
conseils
CONCLURE LA REUNION
Prendre des décisions
- Les principes de base de l'argumentation
- Structurer son argumentaire
- Utiliser des techniques de persuasion
- Répondre aux objections
4 - Développer une argumentation convaincante
Débat !
les éléments clés
les types d'arguments
les qualités
les techniques
Fonction principale : défendre une idée ou une proposition en s'appuyant sur des raisons et des preuves.
Les principes de base
- Identifier les sources de conflit
- Désamorcer les tensions et favoriser le dialogue
- Trouver des solutions acceptables pour tous
- Gérer les participants difficiles
5 - Gérer les conflits et les oppositions en réunion
Le Bagarreur
Le Bavard
Le Timide
Le Savant
Le mettre en confiance en le sollicitant directement sur des sujets simples et peu impliquants au départ
Ne pas rentrer dans la compétition ou le remettre en cause directement. Laisser le groupe le faire
S’appuyer sur lui pour lancer les échanges puis le canaliser sans le vexer
Ne pas rentrer en conflit direct avec lui. Reformuler son point de vue et le renvoyer au groupe pour avis
A chaque profil son astuce
Le sage
Ne pas le critiquer directement. Utiliser la technique du oui, mais ou celle du oui, et …
Le rusé
Le dormeur
L’opposant
Le grand seigneur
C’est une aide précieuse. S’appuyer sur ses connaissances
Le solliciter pour le maintenir éveillé. Lui faire exprimer ses expériences. L’inciter à bouger
Il tente d’accaparer l’animateur. Ne pas se laisser enfermer. Renvoyer ses remarques et questions au groupe
Il est contre par principe. Ne pas « rentrer dans son jeu ». Tenter de valoriser ses compétences et faire remettre en cause son opposition par le groupe
A chaque profil son astuce
- Multiples enjeux (psychologiques, sociaux ou organisationnels)
- Enjeux plus profond
- Exprimer l’état d’un système
- Repérer les signes
Les enjeux
- Conditions de travail
- Revendications salariales
- Moyens insuffisants
- Objectifs flous
- Valeurs ou cognitif ou d’opinion
- Points de vue
- Malentendu
- Générationnel
- De pouvoir et d’autorité
Les sources de conflit
- Conflit interpersonnel
- Conflit intra-individuels
- Conflit intragroupe
- Conflit intergroupe
Les formes
- Conflit manifeste vs conflit latent
- Conflit stratégique
- Conflit tactique
Les formes
Test de Kilman
Quel type de conducteur ?
Test de Kilman
- La Tortue: Je perds/Tu perds
- Se retirent sous sa carapace pour éviter les conflits
- Renonce à leurs intérêts personnels et à leur rapports avec les autres
- Evite autant les sujets de litiges que les personnes avec lesquels elle est en désaccord
- N’a aucun espoir de résoudre les conflits et se sent démunie
- Croit qu’il est plus facile de se retirer (psychiquement et psychologiquement) d’un conflit que d’y faire face
Test de Kilman
- Le requin: Je gagne/Tu perds
- Essaie de dominer son adversaire en le forçant à accepter sa solution au conflit
- Ses intérêts sont extrêmement importants pour lui et ses rapports avec les autres le sont peu
- Cherche à atteindre ses objectifs à n’importe quel prix
- Ne s’intéresse pas aux besoins des autres personnes et ne se soucie pas que les autres les aime ou les accepte
- Considère que les conflits se règlent par la victoire d’une personne sur les autres
- Veut être le vainqueur. Gagner leur donne un sentiment de fierté et d’accomplissement
- Essaie de gagner en attaquant les autres personnes, en les dominant, en les écrasant et en les intimidant.
Test de Kilman
- Le Nounours: Je perds/Tu gagnes
- Les rapports avec autrui ont beaucoup d’importance, alors que leurs propres intérêts en ont peu.
- Désire qu’on l’accepte et qu’on l’aime.
- Croit qu’il faut éviter les conflits pour préserver l’harmonie et qu’il est impossible d’en discuter sans porter atteinte aux bonnes relations.
- a peur que, si un conflit persiste, quelqu’un se sente blessé et que les rapports personnels soient compromis.
- Abandonne ses intérêts pour protéger les rapports.
- Essaie d’aplanir les conflits de peur qu’ils ne nuisent aux relations.
Test de Kilman
- Le Renard: Je gagne un peu/Tu gagne un peu
- S’intéresse modérément à leurs propres intérêts et à leurs rapports avec les autres
- Cherche un compromis
- Laisse tomber une partie de leurs intérêts et persuadent l’autre personne avec qui il est en conflit d’abandonner une partie des siens.
- Cherche une solution où chaque partie a quelque chose à gagner
- Veut un compromis qui se situe entre les deux extrêmes
- Cherche un accord en vue du bien des deux, quitte à sacrifier une partie de ses objectifs et de ses rapports personnels.
Test de Kilman
- La chouette: Je gagne/Tu gagnes
- Les intérêts et les rapports ont beaucoup de valeur.
- Considère les conflits comme des problèmes qu’il faut résoudre et recherche une solution qui leur permette, comme à l’autre personne d’en sortir gagnant
- Considère les conflits comme une occasion d’améliorer les rapports en réduisant les tensions entre deux personnes.
- Essaie d’entamer une discussion en présentant le conflit comme un problème
- En cherchant des solutions qui satisferont les deux parties, elle conserve de bonnes relations interpersonnelles
- Elle ne sera satisfaite que lorsqu’elle aura trouvé une solution qui permette à chacun
Test de Kilman
- La Tortue: Evitement
- Quand une question a peu d’importance ou qu’il en existe de plus urgentes.
- Quand vous ne percevez aucune chance de réussite.
- Quand une rupture potentielle est plus sérieuse que les bénéfices d’une solution
- Pour laisser les gens se calmer et retrouver un sens de la perspective.
- Quand il est plus important de recueillir de l’information que de prendre une décision immédiate.
- Quand un problème semble tangent à d’autres ou en être le symptôme.
test de Kilman
- Le Requin : Compétition/Affrontement
- Quand on a absolument besoin d’une action rapide et décisive; par exemple en cas d’urgence.
- A propos de problèmes importants, quand il faut prendre des mesures impopulaires. Par exemple coupures dans les prix de revient ; certaines mesures de discipline.
- A propos de questions cruciales pour le bien de l’organisation, quand vous savez que vous avez raison.
- Contre les gens qui tirent avantage d’un comportement non compétitif.
Type de conflit
Les enjeux
Selon vous : quelles sont les qualités attendues d’un (bon) manager?
Qualité des managers
Les qualités les plus attendues d'un manager peuvent varier en fonction des contextes et des besoins spécifiques d'une entreprise. Certaines qualités reviennent fréquemment dans les études et les enquêtes portant sur le sujet
Selon vous : il vaut mieux un manager ou un leader?
- Leadership : aptitude
- Management : fonction
Arrêtons de confondre
Carte de visite
Attention !
Selon une étude Cadréo, seuls trois cadres sur 10 sont formés au management avant de passer encadrant … Problème :
- Nommer manager un bon technicien n’est pas toujours efficace
- Attention au syndrome du scarabée
S’adapter pour mieux gérer
Identifier et évaluer son style de management
S’adapter
Un manager doit s’adapter à son équipe. Cela implique :
- Se connaitre
- Connaitre ses équipes
- Connaitre leurs situations de vie
- Connaitre leur situation professionnelle
A votre avis : ou se place chaque style sur le graph’?
Humain
Froid
Micro-management
Autonomie
Styles de management
Vous pouvez appliquer différents styles de management (leadership) :
- A - Directif
- B -Persuasif
- C - Délégatif
- D - Participatif
A votre avis : quels avantages / inconvénients pour chaque structure?
La structure organisationnelle de l’entreprise impacte le management.
Horizontal
Etoile
Pyramidal
Impact de l’entreprise
Enjeux contemporains
Les enjeux sociétaux actuels impactent grandement le management des équipes :
- Flex office
- Télétravail
- Quiet quitting
- Equipes hybrides
Mise en situation
L’entreprise Flixaflex, une agence de communication digitale, a une équipe de 10 salariés, dont 2 mamans à 80%. Proposer (et justifier) une :
- structure organisationnelle adaptée
- Le style de management qui vous semble le plus adapté
Objectifs et résultats
Animer dans une logique de performance
Définir les objectifs
- Ils permettent d’atteindre les objectifs stratégiques
- Ils sont contextualisés
- Ils portent tant sur la méthode que la réalisation
Objectifs opérationnels
- Déterminent ce que l’entreprise désire
- Ils sont généraux
- Ils impliquent généralement la finalité, pas la méthode
Objectifs stratégiques
A votre avis : est-ce que « diminuer le nombre de plainte client est un objectif SMART » ?
Définir ses objectifs
Les objectifs que vous fixez à vos équipes devront-être SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel)
S = Spécifique : l’objectif est clairement défini ❌ "Disponibilité du serveur supérieure à 99,5 %" n’est pas assez concret. ✅ "Assurer une disponibilité du serveur de l’Intranet supérieure à 99,5 %" est plus concret.
S - Spécifique
M = Mesurable : l’objectif est défini avec des chiffres ❌ "Doit faire des présentations en anglais" n’est pas mesurable. ✅ En revanche, "faire au moins 2 présentations en anglais par mois" est mesurable.
M - Mesurable
A = Atteignable : le collaborateur doit avoir les capacités et les responsabilités pour remplir l’objectif ❌ "Aucun PC portable dérobé dans l’entreprise" n’est pas acceptable, car cela ne dépend pas que du responsable sécurité. ✅ En revanche, "informer tous les mois les utilisateurs de PC portables des mesures de sécurité à prendre" est atteignable.
A - Atteignable
R = Réaliste : l’objectif est pertinent et lié au poste ❌ "Répondre à tous les appels en moins de 10 secondes" n’est pas réaliste. ✅ "Répondre à au moins 80 % des appels en moins de 10 secondes" est réaliste.
R - Réaliste
T = Temporel (avec une périodicité ou une date de fin) : l’objectif est délimité dans le temps ❌ "Atteindre 95 % de taux de satisfaction client" n’est pas temporel. ✅ "Passer d’un taux de satisfaction client de 90 % à 95 % en un an" est temporel.
T - Temporel
Astuce :
- limiter à 4 le nombre d’objectifs individuels
- mixer les objectifs individuels et collectifs
Objectifs individuels ou collectifs?
- Les objectifs individuels ciblent la contribution personnelle.
- Les objectifs collectifs sont attribués à tous les membres de l’équipe.
Distribuer les cartes
Les objectifs sont définis par le manager seul, ou conjointement avec les équipes.
- Objectifs individuels fixés en entretien
- Objectifs collectifs fixés en réunion de travail
Réunions d’équipe
Réunions de cadrage : définition des objectifs généraux Réunions de pilotage :
- Définir les indicateurs à suivre pour prendre des décisions.
- Suivre le planning projet et la gestion des tâches.
- Adapter l'allocation des ressources humaines.
- Surveiller le budget et la rentabilité du projet.
- Faire le point régulièrement.
- Prendre des décisions pour (ré) orienter la gestion de projet.
Exemple : réunions hebdomadaires, standup meeting, etc.
Fréquence des réunions
Le type de management (directif, persuasif, délégatif, participatif) appliqué aura un impact sur la fréquence et le contenu des réunions mises en place.
Rq : favorisez la cohésion
- Réunions pour faire le point sur l’avancée des projets
- Travailler en petits groupes, voire en binôme sur des microprojets
- Favoriser des échanges informels
- Faire monter les collaborateurs en compétences, par exemple par des formations
- Organiser des actions de cohésion de groupe
Entretiens professionnels et annuels d’évaluation
Modèle de document :
Entretien professionnel
- Entretien professionnel formel et cadré
- Document officiel à respecter
Astuce : en fixant des objectifs projets et livrables mesurables, ils se confondront et faciliteront le management.
Formaliser et suivre les objectifs
Pour que les objectifs soient tangibles, ils seront écrits et suivis. Lors de réunion et points réguliers, l’équipe ou le salarié sont informés de l’efficacité des mesures prises.
Proposez des feed-back réguliers
Des feed-backs réguliers sont proposés :
- 1ère étape : feedback positif (atouts de votre collaborateur)
- 2ème étape : feedback négatif (exprimez les points d’amélioration)
- 3ème étape : terminez toujours par un feedback positif
Facteurs clés du feedback
- Rester factuel et centré sur la situation actuelle
- Adapter le feed-back à la personne à son destinataire
- Être constructif (valoriser les réussites pour donner confiance et voir les non-réussites comme axes d’améliorations).
- Faire dire au lieu de dire : laisser le collaborateur d’abord s’exprimer sur le sujet.
- Mettre en place un plan d’action au besoin. Surtout, le suivre dans le temps en maintenant un dialogue positif.
Appliquer la méthode DESC
D = Décrire les faits Décrire la situation en s’appuyant sur des faits précis, concrets et vérifiables. E = Exprimer ses émotions Exprimer ce que l’on ressent en utilisant le "je", et non le "tu", ou le "on". S = Spécifier des solutions Proposer des solutions ou les chercher ensemble selon le contexte. C = Conclure positivement Lister les conséquences positives du changement. Pour convaincre, penser à bien exprimer ces conséquences positives pour votre collaborateur à mettre en place cette solution.
Mise en situation
L’entreprise Flixaflex, se voir commander une grosse commande réalisable en 8 semaines, alors que 2 salariés sont en congés pour 3 semaine. Proposer (et justifier) :
- Des objectifs
- Une organisation de réunion adaptées
On a dit efficacement
Communiquer efficacement
- Le Nounours: Concession
- Quand vous constatez que vous avez tort
- Quand les questions sont plus importantes pour les autres que pour vous-même.
- Pour produire et accumuler des crédits d’ordre social en prévision du prochain problème.
- Pour minimiser l’échec lorsque vos adversaires sont plus forts que vous et que vous êtes entrain de perdre.
- Quand l’harmonie et la stabilité ont une importance particulière.
- Pour permettre à vos subordonnés de s’améliorer en apprenant à partir d’erreurs
Type de conflit
- Le Renard: Compromis
- Quand les buts sont importants, mais ne valent pas l’effort nécessaire ou la rupture possible si l’on s’affirmait davantage.
- Quand des adversaires dotés d’un pouvoir égal sont décidés à atteindre des buts qui s’excluent mutuellement.
- Pour résoudre de façon temporaire des questions complexes.
- Pour arriver à des solutions commodes quand le temps presse.
- Comme dernière ressource si la collaboration ou la compétition ne réussit pas.
Type de conflit
- La Chouette : Collaboration
- Trouver une solution intégratrice quand les deux ensembles de principes sont trop importants pour se prêter à des compromis.
- Quand l’objectif est d’apprendre.
- Pour faire converger les idées de gens qui ont des perspectives différentes.
- Pour obtenir l’engagement des autres en intégrant leurs problèmes dans un accord.
- Pour travailler sur les sentiments qui ont causé des problèmes dans une relation.
Type de conflit
- 5 manières de les aborder:
- La force
- L’évitement
- Le compromis
- La conciliation
- Confrontation des problèmes
- Comment choisir?
Gérer les conflits
- La position
- Les méthodes
- Classique
- Raisonnée (méthode Fisher et Ury)
- Traiter séparément les questions de personne et le différent
- La perception
- L’affectivité
- La communication
- Se concentrer sur les intérêts en jeu et non sur les positions
- Imaginer des solutions qui procurent un bénéfice mutuel (cf. diapo suivante)
- Exiger l’utilisation de critères objectifs
Les modes de négociation
Les modes de négociation
- La stratégie de négociation et
- Le pouvoir
- La relation
- Le temps
- L’argumentation
- L’information
Les stratégies de négociation
- Les tactiques de négociation
- Procédurale (Blake et Mouton)
- Point par point (salami)
- Le paquet (donnant/donnant)
- L’élargissement
- Faux pivot
- Christophe Dupont (cf. diapo suivant)
- Pierre Goguelin (cf. diapo suivant)
- Persuasion
- Langage
- Le carré des ressources persuasives (cf. diapo suivant)
- Le jeu de l’ultimatum
Les tactiques de négociation
Tactiques selon C. Dupont
Tactiques de P. Goguelin
Carré des ressources persuasives
- Jeu de l’orange
- Jeux de rôles
Exercice
- Exemple de gestion de conflit
Les modes de négociation
- Créer un climat favorable à la participation
- Fixer des objectifs clairs et stimulants
- Valoriser les contributions des participants
- Obtenir l'engagement des participants
6 - Motiver et pousser à l'action les participants à une réunion
Une des clés de la réussite d’une formation est le bien être :
- Les apprenants n’écouteront pas s’ils ne sont pas en confiance
- Le stress bloque la mémorisation
Mettre en confiance les apprenants
Garantir la sécurité individuelle :
- peur de ne pas savoir faire, ou de mal faire,
- peur de prendre la parole devant un groupe,
- peur de poser une question qui montre qu’on ne sait pas…..
- peur de ne pas avoir sa place au sein du groupe,
- peur de ne pas être légitime….
Mettre en confiance les apprenants
Récapituler les points clés de la discussion.Identifier les options et les solutions possibles.Evaluer les avantages et les inconvénients de chaque option.Prendre une décision claire et concise, logique suite à la réunion.Communiquer la décision à tous les participants.
PRENDRE DES DECISIONS
Manque d'interactivité, ce qui peut démotiver les participants.Il peut être difficile de capter l'attention d'un public pendant une longue période, surtout si les informations ne sont pas pertinentes ou intéressantes pour tous les participants.
Communication efficace et gain de temps: transmission des informations de manière claire, concise et structurée à un grand nombre de personnes en même tempsMotivation et implication: bon moyen de motiver et d'impliquer les collaborateurs en les tenant informés des projets et des changements en cours.
Avantages et inconvénients
Réunions d'information
Définitions et objectifs
Elles permettent de :
- Présenter des faits, des données ou des résultats
- Expliquer un projet, une nouvelle procédure ou un changement
- Diffuser des consignes ou des instructions
- Répondre aux questions des participants
- La thèse : L'idée ou la proposition que l'on cherche à défendre.
- Les arguments : Les raisons et les preuves qui soutiennent la thèse.
- Les exemples : Des illustrations concrètes qui viennent appuyer les arguments.
- Les conclusions : Les conséquences logiques qui découlent de la thèse et des arguments.
Les éléments clés
L'animateur co-construit la discussion avec les participants en encourageant leur participation active, en valorisant leurs contributions et en facilitant la collaboration
Co-construire
Paroles de conclusion
- "La décision est donc de..."
- "Les actions à mener sont les suivantes..."
- "Les responsables sont..."
- "Les échéances sont..."
- "Nous communiquerons par..."
- "Je vous remercie tous pour votre participation."
- "La réunion est terminée."
Les techniques
- La définition : Préciser le sens des termes clés pour éviter les malentendus.
- L'illustration : Utiliser des exemples concrets pour rendre les arguments plus clairs.
- La comparaison : Mettre en parallèle deux ou plusieurs choses pour souligner leurs ressemblances ou leurs différences.
- L'opposition : Mettre en évidence les contradictions entre les arguments adverses.
- La concession : Reconnaître certains points de l'argumentation adverse pour mieux défendre sa propre thèse.
L'animateur dirige la discussion en définissant les sujets à aborder, en cadrant les interventions et en guidant les participants vers les objectifs de la réunion.
Prendre des décisions
Récapituler les décisions prises et les actions à mener.Assigner les responsabilités aux participants.Fixer les échéances et les dates limites.Déterminer les moyens de communication et de suivi.Remercier les participants pour leur contribution.Clôturer la réunion de manière formelle.
Conclure la réunion
L'objectif est d'identifier et de résoudre des problèmes. Elle implique un groupe de personnes concernées par le problème, qui se réunissent pour en analyser les causes et proposer des solutions. La réunion d'amélioration prend souvent la forme d'un brainstorming.
- risque de domination des participants les plus extravertis.
- génère aussi des idées irréalistes ou inapplicables.
- Nécessite un animateur expérimenté pour cadrer la discussion.
- génère rapidement un grand nombre d'idées.
- favorise la créativité et l'innovation.
- encourage la participation de tous les membres du groupe et crée une dynamique positive.
Brainstorming
Réunion d'amélioration
L'objectif est de recueillir un maximum d'idées, sans jugement ni critique. Les idées sont ensuite analysées et évaluées afin de sélectionner les meilleures.
Les types d'arguments
Arguments logiques : Fondés sur des raisonnements déductifs ou inductifs.Arguments d'autorité : Fondés sur l'opinion d'experts ou de personnes reconnues.Arguments émotionnels : Fondés sur les sentiments et les émotions du public.Arguments éthiques : Fondés sur des valeurs morales ou des principes universels.
- Accueil et introduction (5 min)
- Présentation du projet X (15 min)
- Discussion et questions (10 min)
- Répartition des tâches et responsabilités (15 min)
- Points divers (5 min)
- Conclusion et prochaines étapes (5 min)
Exemple d'ordre du jour
Les qualités
- La clarté : La thèse, les arguments et les exemples doivent être faciles à comprendre.
- La pertinence : Les arguments et les exemples doivent être en rapport direct avec la thèse.
- La solidité : Les arguments et les exemples doivent être fondés sur des faits vérifiables et des raisonnements logiques.
- La suffisance : Il doit y avoir suffisamment d'arguments et d'exemples pour soutenir la thèse de manière convaincante.
- La cohérence : Les arguments et les exemples ne doivent pas se contredire.
Réunions des collaborateurs qui travaillent ensemble sur un projet ou une mission commune pour partager des informations, coordonner les actions, résoudre des problèmes et motiver les équipes. Ces réunions rythment le projet :
- lancement (définir les objectifs du projet, de répartir les tâches et de planifier les actions).
- points d'étape (suivre l'avancement du projet, d'identifier les obstacles et de prendre les mesures correctives nécessaires).
- résolution de problèmes( trouver des solutions aux problèmes rencontrés et mettre en place des actions correctivesà.
- bilan
Réunions d'équipe
Réunions qui jouent un rôle dans le pilotage et la performance des organisations. Elles permettent de réunir les acteurs clés pour partager des informations, prendre des décisions, résoudre des problèmes et stimuler l'innovation.
Principaux rôles et responsabilités
- Animateur de réunion : Personne en charge de la préparation, de l'organisation et de l'animation de la réunion. Il doit être préparé et veiller à ce que les sujets prévus soient traités dans le temps imparti. Il prépare l'ordre du jour (qui liste les sujets qui seront abordés lors de la réunion) et se charge du compte rendu et de sa diffusion (qui résume les discussions et les décisions prises lors de la réunion)
- Participants : Personnes qui sont invitées à participer à la réunion. Elles doivent être attentives et actives, leur participation doit être constructive.
Être clair et concis.S'assurer que tous les participants comprennent les conclusions.Motiver les participants à mettre en œuvre les actions décidées.Distribuer un compte rendu de réunion après la séance.
conseils
"Bonjour à tous et bienvenue à cette réunion.""Je suis heureux de vous voir tous ici aujourd'hui.""Commençons par un rapide tour de table pour que chacun puisse se présenter.""Le but de cette réunion est de...""Voici l'ordre du jour de la réunion...""Pour commencer, discutons de...""N'hésitez pas à partager vos idées et vos questions.""Merci pour votre participation."
Exemple de phrases de lancement
Brainstorming
Présentez le sujet de la réunion et l'objectif du brainstorming.Encouragez les participants à proposer des idées sans jugement ni critique.Notez toutes les idées sur un tableau ou un flipchart.Discutez ensuite des idées et regroupez-les par thèmes. Sélectionnez les idées les plus prometteuses et explorez-les plus en détail.Nécessite un animateur ferme pour gérer le groupe et éviter les dérives
Des réunions mal préparées ou mal conduites peuvent être une perte de temps et d'argent pour les participants.
Une réunion est un rassemblement de personnes qui a pour but d'échanger des informations, de prendre des décisions ou de résoudre des problèmes. C'est un outil essentiel de communication et de collaboration dans le monde professionnel. Elle permet de :
Définition et enjeux
- Partager des informations et des connaissances
- Prendre des décisions collectives
- Résoudre des problèmes
- Gérer des conflits
- Motiver et impliquer les collaborateurs
- Renforcer la cohésion d'équipe
L'animateur présente des faits, explique des concepts, partage son expertise. Les participants sont à l'écoute.
Informer
Mindmapping
Commencez par noter le sujet central de la réunion au centre d'une feuille ou d'un tableau blanc.Ensuite, notez les idées principales liées au sujet central en partant de ce dernier.Pour chaque idée principale, développez des sous-idées et reliez-les à l'idée principale par des branches.Utilisez des couleurs, des symboles et des images pour rendre la carte mentale plus visuelle.La complexité peut limiter la lisibilité de la carte.
- Peut prendre du temps
- L'évaluation des solutions peut être biaisée (perte de recul)
Réunion qui a pour objectif de trouver des solutions concrètes à un problème donné. Elle implique généralement un groupe de personnes concernées par le problème, qui se réunissent pour en analyser les causes, identifier des solutions potentielles et choisir la meilleure option.
Réunion de résolution de problème
- Apporte des solutions concrètes et durables à des problèmes complexes.
- Favorise la collaboration et le partage d'idées.
- Renforce l'implication et la responsabilisation des participants.
- Améliore la communication et la prise de décision.
CODIR - Comité de direction
Réunion qui joue un rôle dans le pilotage et la performance des organisations. Elle permet de réunir les acteurs clés pour partager des informations, prendre des décisions, résoudre des problèmes et stimuler l'innovation.
- CODIR : groupe de dirigeants au sein d'une organisation pour définir la stratégie globale, prendre des décisions importantes et superviser la performance de l'entreprise.
Jeu de rôle
Définissez le contexte et les objectifs du jeu de rôle.Attribuez des rôles aux participants en fonction de leurs compétences et de leurs intérêts.Expliquez les règles du jeu et le déroulement de la simulation.Animez le jeu de rôle en veillant à ce que tous les participants s'impliquent.Après le jeu de rôle, organisez une discussion pour analyser les actions et les résultats obtenus.Certains participants peuvent être réticents.