Gestion RH - J1

Gestion des Ressources Humaines

Administration du personnel

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Sommaire

Contribuer à la gestion des ressources humaines en gérant les plannings des congés et des absences, en préparant les éléments variables de salaire, en rédigeant des offres d’emploi, en planifiant les entretiens, et en répondant aux demandes du personnel relatives à la législation du travail.

Le pouvoir disciplinaire de l'employeur

Les documents obligatoires

Présentation du module

Le plan de développement des compétences

La veille juridique

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Présentation du module

La gestion des Ressources Humaines

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Calendrier de cours

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Administration du personnel

Lundi 19 août

• Introduction au module
• Les documents obligatoires
• Le pouvoir disciplinaire de l’employeur

• Le plan de développement des compétences et de son importance

• La veille juridique

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Gestion des variables de la paie

Mardi 20 août

• Le temps de travail
• Les congés payés

• Les heures supplémentaires et complémentaires

• Décompter les absences des salariés

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Le recrutement et son cadre juridique

Lundi 26 août

• Le process de recrutement
• Rédaction d'une offre d'emploi en respectant les obligations légales

• Préselection des candidats

• Grille d'entretien
• Suivi des recrutements

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L'intégration d'un nouveau salarié

Mardi 27 août

• Le contrat de travail
• Le processus d'intégration

• Les obligations de l'employeur

• Trouver les informations et les sources du droit

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Brise-glace

Petit tour de table pour se présenter et répondre ensemble à quelques questions :

• Quel est le rôle du RH en entreprise ?

• A quoi sert le pôle RH d'une entreprise ?

• Pourquoi le domaine des RH est important pour un.e assistant.e de direction ?

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Administration du personnel

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Les Ressources Humaines

En somme, les ressources humaines ne se contentent pas de gérer le personnel ; elles sont un pilier essentiel pour la croissance, la stabilité et l’innovation de l’entreprise. Grâce à une gestion efficace des RH, les entreprises peuvent non seulement attirer et retenir les meilleurs talents, mais aussi créer un environnement propice à la performance et au bien-être des employés.

Les ressources humaines (RH) constituent un domaine fondamental au sein de toute entreprise, centré sur la gestion et le développement des employés. Les RH englobent un ensemble de pratiques visant à recruter, intégrer, former, motiver, évaluer et récompenser les employés, tout en assurant leur bien-être et en respectant les lois et réglementations du travail.

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Le rôle du service RH

Le service des ressources humaines joue un rôle crucial dans la gestion de la masse salariale, de l'embauche jusqu'à la fin de contrat des employés. Ses principales responsabilités incluent :

Recrutement et intégrationGérer l'embauche, rédiger les contrats de travail et assurer l'intégration des nouveaux employés.

Gestion du personnel Veiller à la conformité des contrats et des pratiques avec le droit du travail, gérer la paie et suivre la vie professionnelle des salariés.

Développement des compétences Proposer des formations et des perspectives d'évolution, gérer les évaluations annuelles des collaborateurs.

Marketing RH Développer la marque employeur et proposer des expériences uniques pour attirer et retenir les talents.

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I. Les documents RH obligatoires

Les documents RH obligatoires sont essentiels pour assurer la conformité légale d'une entreprise. Ils incluent le registre unique du personnel, les contrats de travail, et les bulletins de paie, qui garantissent la transparence et le respect des obligations légales en matière de gestion du personnel. Ces documents sont indispensables pour encadrer les relations de travail et éviter les sanctions en cas de contrôle.

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Les documents RH obligatoires

Quels sont les documents administratifs RH obligatoires que doit fournir l'employeur ?

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Les documents RH obligatoires

Pour toutes tailles d'entreprises

Registre des heures de travail

Dossier individuel du salarié

Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)

Registre Unique du Personnel (RUP)

Contrats de travail

Affichages obligatoires

Déclaration Sociale Nominative (DSN)

Registre des accidents du travail et des maladies professionnelles

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Les documents RH obligatoires

Entreprises de 11 à 49 Salariés

Règlement Intérieur(Facultatif mais recommandé pour les entreprises de moins de 20 salariés)

Élection des Délégués du Personnel (si absence de CSE)

Affichage des Accords et Conventions Collectives

Livret d'Accueil et de Sécurité

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Les documents RH obligatoires

Entreprises de 50 à 299 salariés

Élections du Comité Social et Économique (CSE)

Rapport Annuel sur l'Égalité Professionnelle

Règlement Intérieur

Accord de Participation

Accord de Plan de Sauvegarde de l’Emploi (PSE)

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Les documents RH obligatoires

Entreprises de 300 salariés et plus

Programme Annuel de Prévention des Risques et d'Amélioration des Conditions de Travail

Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT)

Obligation de désigner un Médiateur interne

Bilan Social

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Les documents RH obligatoires

Autres documents RH

DPAE

Plan de Développement des Compétences

Entretiens Professionnels

Document planifiant les actions de formation et de développement des compétences des salariés, remplaçant l’ancien plan de formation.

Obligatoires tous les deux ans, ces entretiens permettent de faire le point sur les perspectives d'évolution professionnelle du salarié et ses besoins en formation. Un état des lieux récapitulatif doit être réalisé tous les six ans.

La DPAE est une déclaration obligatoire à faire à l'URSSAF avant l'embauche d'un salarié. Elle inclut plusieurs formalités administratives (immatriculation du salarié à la Sécurité sociale, demande d'adhésion à un service de santé au travail, etc.).

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Quiz à choix multiples

Les obligations RH

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Mise en pratique

Rédaction de documents RH

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II. Le pouvoir disciplinaire de l'employeur

Le pouvoir disciplinaire est un aspect important du droit du travail qui permet à l'employeur de sanctionner les comportements fautifs des salariés. Ce pouvoir s'exerce dans un cadre juridique strict, avec des règles et procédures à respecter pour garantir sa légalité. Nous allons examiner la définition et le cadre juridique du pouvoir disciplinaire, ainsi que son application pratique à travers les différents types de sanctions et procédures disciplinaires.

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Définition et cadre juridique du pouvoir disciplinaire

L’employeur possède deux types de pouvoirs :

Pouvoir de direction

Pouvoir disciplinaire

Permet à l'employeur de diriger les salariés en respectant le droit du travail et les libertés individuelles.

Permet à l'employeur de sanctionner en cas de non-respect du règlement intérieur, du contrat de travail, des notes de service, etc.

Une sanction disciplinaire est une mesure prise par l’employeur suite à un comportement fautif du salarié, comme :

• Le non-respect du règlement intérieur
• Le non-respect d’une directive de l’employeur
• Le non-respect de discrétion et de loyauté
• Les critiques, injures, menaces et violences
• Les erreurs ou négligences commises dans le travail

L'employeur doit respecter de nombreuses règles pour exercer ce pouvoir légalement, notamment prévoir la nature et l'échelle des sanctions dans le Règlement Intérieur.

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Types de sanctions et procédure disciplinaire

Sanctions possibles

L'employeur dispose d'un large éventail de sanctions disciplinaires qu'il peut appliquer en cas de faute du salarié :

• avertissement

• blâme

• mise à pied disciplinaire

• rétrogradation

• mutation

• licenciement pour faute simple, grave ou lourde

Le choix de la sanction doit être proportionné à la gravité de la faute.

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Types de sanctions et procédure disciplinaire

Règles à respecter

Certaines règles encadrent l'utilisation du pouvoir disciplinaire par l'employeur :

• l’employeur ne peut sanctionner deux fois la même faute

• aucun fait fautif depuis plus de 2 mois ne peut faire l’objet d’une sanction

• interdiction de certaines sanctions considérées comme discriminatoires

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Types de sanctions et procédure disciplinaire

Procédure pour les sanctions plus graves

Procédure de l'exercice du pouvoir disciplinaire

Pour les autres sanctions ou si l'avertissement ou le blâme risquent d'avoir des conséquences à terme sur la situation du salarié, l'employeur doit respecter une procédure plus détaillée : Etape 1 : Convocation à un entretien préalableLa lettre de convocation doit préciser l'objet, la date, l'heure et le lieu de l'entretien, ainsi que la possibilité pour le salarié de se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise ou par un conseil externe. Le courrier doit être envoyé en recommandé ou remis en main propre contre décharge. Etape 2 : L'entretien préalable Le délai minimum entre la convocation et la tenue de l'entretien préalable est de 5 jours ouvrables après le jour de la première présentation de la lettre de convocation Lors de cet entretien, l'employeur indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du salarié. Etape 3 : Notification de la sanctionLa notification de la sanction ne peut intervenir moins d'un jour franc, ni plus d'un mois après le jour fixé pour l'entretien préalable.

Procédure pour les sanctions légères

Pour les sanctions légères comme l'avertissement, la procédure simplifiée est suffisante. Elle consiste à notifier la sanction par écrit en rappelant les faits reprochés au salarié.

Exemple

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Les différents motifs de licenciement

Licenciement pour inaptitude professionnelle

Licenciement pour faute

Il est prononcé lorsque le salarié a été déclaré inapte par la médecine du travail, après étude du poste et que l'ensemble des possibilités de reclassement ait été envisagé. → Le salarié a droit à une indemnité spéciale de licenciement d'un montant au moins égal au double de l'indemnité légale de licenciement

Il y a plusieurs degrés de faute : Faute simple : résulte d'une inexécution du contrat de travail par le salarié. Faute grave : le comportement du salarié rend impossible son maintien dans l'entreprise. Voici quelques exemples de fautes considérées comme grave : agression, menaces, insulte, harcèlement, insubordination. Faute lourde : le salarié doit avoir la volonté de nuire à l'entreprise

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Les conséquences de différentes fautes

Faute grave

Faute simple

Faute lourde

• Préavis non réalisé

• Une mise à pied peut être demandée

• Pas d'indemnité de licenciement

• Pas d'ICCP

• Paiement de la prime de fin d'année due

• Allocation chômage

• Licenciement immédiat

• Mise à pied conservatoire qui justifie la faute lourde

• Pas d'indemnité de licenciement

• Pas d'ICCP

• Paiement de la prime de fin d'année due

• Allocation chômage

• Licenciement autorisé

• Préavis pouvant être autorisé

• Indemnité de licenciement

• ICCP

• Paiement de la prime de fin d'année due

• Allocation chômage

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Procédure de licenciement pour motif personnel

Connaissance des faits Maximum 2 mois entre la connaissance des faits et la convocation à l'entretien préalable.

Convocation à l'entretien L'entretien doit avoir lieu au plus tôt 5 jours ouvrables après la réception de la convocation.

Entretien préalable La lettre de notification ne peut être envoyée que 2 jours ouvrés après l'entretien et moins d'1 mois après.

Le licenciement pour motif personnel doit être fondé sur une cause réelle et sérieuse. La cause réelle nécessite qu'elle soit objective et vérifiable. La cause sérieuse indique une gravité rendant impossible la continuation du travail dans l'entreprise.

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Questionnaire

Le pouvoir disciplinaire

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Mise en pratique

Licenciement pour faute grave

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III. Le plan de développement des compétences et de son importance

Le plan de développement des compétences est un document stratégique qui définit les objectifs de formation et de développement des compétences pour une organisation ou un groupe de personnes. Il sert de feuille de route pour améliorer les compétences des employés, en alignant les besoins de l'organisation avec les aspirations individuelles. Le plan peut inclure des objectifs spécifiques, des programmes de formation, des évaluations des besoins, des indicateurs de performance, et des ressources pour soutenir le développement des compétences. Il est important de mettre à jour le plan régulièrement pour tenir compte des changements organisationnels et de l'évolution du marché du travail.

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Les informations générales du PDC

Objectifs

• Permettre l'accès à l'emploi pour les personnes sans qualification
• Favoriser l'adaptation et le maintien dans l'emploi des travailleurs

• Réduire les risques liés à une qualification inadaptée

• Favoriser la mobilité professionnelle

Caractéristiques

Depuis 2019, le plan de développement des compétences (PDC) remplace le plan de formation. Le PDC permet aux salariés de suivre des formations, bilans de compétences et validations des acquis à l'initiative de l'employeur.

Versions du PDC

PDC prévisionnel : projet des actions de formation qui vont être mises en place PDC réalisé : actions de formation mises en place

Rôle du CSE

ans les entreprises de plus de 50 salariés, le CSE guide l'élaboration du PDC.

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Les étapes du plan de développement des compétences

Etape 1 : Définir les priorités et le cadre budgétaire

Plusieurs moyens permettent aux entreprises de fixer des priorités :

1. Formations obligatoires

Tout d'abord, définir s'il y a des postes au sein de l'entreprise nécessitant des "formations obligatoires". Ces formations permettent aux salariés d'effectuer leur métier et dépendent de l'activités de l'entreprise. Ces formations nécessites donc un investissement obligatoire pour l' entreprise. Exemples de formations obligatoires :

Formations liées à la sécurité et à la santé au travail

Pour tous les salariés, en particulier ceux exposés à des risques spécifiques. Inclut la formation à la sécurité pour les nouveaux embauchés, la formation sur les Équipements de Protection Individuelle (EPI), la formation aux gestes et postures, et la formation à la Prévention des Risques Professionnels.

Formation à la Sécurité Incendie

Comprend la formation à l'évacuation et à la conduite à tenir en cas d'incendie pour tous les employés, la formation des Équipiers de Première Intervention, et la formation des responsables de sécurité incendie.

Formation des membres du Comité Social et Économique (CSE)

Inclut la formation Économique pour comprendre le fonctionnement économique et financier de l'entreprise, et la formation en Santé, Sécurité et Conditions de Travail pour les membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) du CSE.

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Types de formations obligatoires

Formation des salariés exposés à des Produits Dangereux

Comprend la formation à la manipulation des produits chimiques pour les salariés manipulant ou exposés à des produits chimiques dangereux, et la formation aux risques biologiques pour les travailleurs dans des secteurs tels que la santé, la recherche, ou l'industrie alimentaire.

Formation des travailleurs en hauteur

Formation à la sécurité des travaux en hauteur, incluant l'utilisation des échafaudages, nacelles, échelles, et autres équipements.

Formation à la Prévention des Risques Liés à l'Activité Physique (PRAP)

Formation PRAP pour identifier et prévenir les risques liés à l'activité physique.

Les autres habilitations et certifications réglementaires

Inclut les habilitations relatives à la conduite d'engins (CACES), l'utilisation de véhicules (FIMO ou FCO), les habilitations électriques, et les formations liées au respect de normes en matière d'environnement.

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Autres types de formations

Les formations liées à l’entretien professionnel des 6 ans Les entreprises ont pour obligation de permettre aux salariés de suivre au moins une “formation non obligatoires” en 6 ans. Les demandes de formations non obligatoires sont à proposer à l’entretien professionnel des 6 ans.

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Les étapes du plan de développement des compétences (suite)

Etape 2 : Recenser les besoin d'évolutions en compétences des salariés

Plusieurs moyens permettent de recueillir les besoins en formation.

Entretiens professionnels

Entretien professionnel

Interroger la direction

Entretien d'évaluation

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Types d'actions de formation

Etape 3 : Rechercher les types d'action de formation

Internes

En ligne

Autres types

Formations dispensées par des experts internes ou des formateurs au sein de l'entreprise.

Plateformes de formation en ligne, MOOCs, webinaires.

• Formation continue

• Formation par alternance

• La VAE

• Formation pour reconversion professionnelle

• Le bilan de compétences

Externes

Présentiel

Formations proposées par des organismes de formation spécialisés.

Séminaires, ateliers pratiques, conférences.

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Élaboration et validation du plan de développement des compétences

Etape 5 : Le projet de PDC

Sur la base du recensement des besoins, une proposition de plan de développement des compétences est faite. Cette proposition est présentée au CSE. (Pour les entreprises de plus de 50 salariés. Le CSE peut alors émettre son avis mais son rôle reste consultatif. Les avis émis par le CSE peuvent être prise en compte en totalité, en partie ou aucun.

Etape 6 : Rédaction du PDC final

Enfin, un plan définitif est élaboré et servira de base pour la mise en œuvre opérationnelle des actions de formation. Il est rédigé en fonction de plusieurs possibilités laissées aux entreprises : Par axe stratégique, Par public visé, Par type d'action : VAE, CPF…, Par thématique

Etape 7 : Validation du budget

Il est important d'évaluer les coûts liés aux actions de formation. Sur la base des coûts évalués, il faut définir un budget global pour l'année, en incluant une marge pour les imprévus. Il faut ensuite allouer des montants spécifiques pour chaque action de formation en fonction de leur priorité et de leur coût.

Info

Qu'est ce qu'un OPCO ?

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Info

Financement et partenariats

Mise en œuvre et évaluation des actions de formation

Etape 8 : Mise en œuvre des actions de formation

La mise en œuvre comprend plusieurs tâches :

• Envoie des convocations aux salariés
• Réservation des billets de transport/chambre d'hôtel si nécessaire, Gestion des attestations de suivi
• Réservation des salles
• Préparation du matériel pédagogique
• Paiement des intervenants extérieurs

Etape 9 : Evaluation globale des actions de formation

Les actions de formation doivent être évaluées sur le processus, la satisfaction, la mesure des acquis et l'impact des actions sur les objectifs.

Suivi et ajustements

Info

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Vidéo : le plan de développement des compétences

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Mise en pratique

Le PDC

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IV. La veille juridique et sociale

La veille juridique et sociale est essentielle en ressources humaines. Elle permet de surveiller les évolutions réglementaires et sociales impactant l'entreprise. Cette pratique assure la conformité et l'adaptation proactive aux changements. La veille sociale est l’observation des évolutions sociales, incluant les pratiques en matière de ressources humaines, les tendances du marché du travail, et les attentes des salariés.

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Questionnaire

Un point sur les termes juridiques

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Importance de la veille

Conformité légale

Assure le respect des lois et règlements en vigueur dans l'entreprise.

Anticipation

Permet de prévoir les changements législatifs et sociaux pour s'adapter en amont.

Gestion des risques

Réduit les risques juridiques et sociaux comme les litiges ou conflits.

Proactivité RH

Maintient une gestion proactive des ressources humaines et des opérations.

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Sources du Droit du Travail

Code du Travail

Recueil des lois régissant les relations de travail en France.

Journal Officiel

Publication officielle des lois et règlements de la République française.

Convention Collective

Accord entre employeurs et salariés d'un secteur professionnel.

Règlement Intérieur

Document fixant les règles au sein de l'entreprise.

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Étapes de la veille réglementaire

Identifier des sources fiables

Rechercher et sélectionner des sources d'information crédibles pour suivre les évolutions réglementaires.

S'informer des évolutions

Suivre les changements prévus pour anticiper leur impact sur l'entreprise.

Appliquer les nouvelles législations

Mettre en œuvre les nouvelles lois et réglementations pour assurer la conformité.

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Avantages de la veille

Anticipation

Conformité

Opportunités

Assure le respect des lois et conventions en vigueur, une obligation légale.

Permet de profiter des nouveaux avantages offerts par les réformes du code du travail.

Prépare l'entreprise aux changements législatifs à venir, évitant les surprises.

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Effectuer une veille juridique et sociale

Etape 1 : Définir les objectifs de la veille

Déterminer les domaines juridiques et sociaux pertinents pour le secteur d'activité (droit du travail, sécurité sociale, santé au travail, etc.).

Définir les objectifs de la veille :

Anticiper les changements

Assurer la conformité

Optimiser la gestion des RH

Répondre à une question d’un collaborateur

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Effectuer une veille juridique et sociale

Etape 2 : Identifier les sources d’information fiables

Pour cela, il faut :

• Utiliser un maximum les sites internet se terminant par .gouv
• Multiplier les sources pour les mettre en commun et assurer la fiabilité de l’information
• Vérifier les dates de publication pour être certain que l’information est à jour.

Effectuer une veille juridique et sociale

Etape 3 : Mettre en place des outils de veille

Google Alertes

Créer des alertes pour recevoir des notifications sur des sujets spécifiques.

Newsletters

S'inscrire aux newsletters des sources identifiées pour rester informé.

LinkedIn

Utiliser le réseau professionnel pour suivre l'actualité RH et échanger.

Événements RH

Participer à des conférences et webinaires pour rester à jour.

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Les bonnes pratiques sur LinkedIn

Rejoindre des groupes RH

Participer à des discussions entre professionnels sur des thématiques RH spécifiques.

Suivre des influenceurs RH

S'abonner aux publications de DRH et experts partageant leurs expériences.

Utiliser des hashtags RH

Suivre des hashtags pertinents pour voir les posts les plus inspirants.

Interagir régulièrement

Commenter, partager et publier du contenu pour développer son réseau.

Comptes RH à suivre

Effectuer une veille juridique et sociale

Etape 4 : Organiser la collecte et le traitement des informations

Centraliser

Utiliser des outils comme Trello ou Google Drive pour stocker les informations.

Catégoriser

Classer par thèmes : Droit du travail, sécurité sociale, gestion des talents.

Prioriser

Évaluer l'impact et l'urgence de chaque information pour l'entreprise.

Synthétiser

Rédiger des rapports résumant les informations clés et les recommandations.

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Outils de gestion de l'information

Microsoft Access

Base de données pour stocker et organiser les informations collectées.

Trello

Outil de gestion de projet pour organiser les informations visuellement.

Google Drive

Stockage cloud pour partager et collaborer sur les documents de veille.

Notion

Plateforme polyvalente pour centraliser et structurer les informations.

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Catégorisation et priorisation

Sous-catégories

Conformité

Système de priorité

• Rouge : Haute priorité

• Jaune : Moyenne priorité

• Vert : Faible priorité

• Contrats

• Ruptures de contrat

• Congés

• Droit du travail

• Sécurité sociale

• Formation professionnelle

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Synthétiser les informations

Rapports concis

Présentations visuelles

Rédiger des résumés clairs des évolutions juridiques et sociales pertinentes.

Créer des infographies pour présenter les informations de manière engageante.

Réunions régulières

Formation continue

Organiser des briefings mensuels pour discuter des implications pour l'entreprise.

Mettre en place des sessions de sensibilisation pour les salariés.

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Effectuer une veille juridique et sociale

Etape 5 : Diffuser les informations

Préparation

Créer des résumés clairs et concis des évolutions juridiques et sociales pertinentes.

Distribution

Diffuser les informations aux départements concernés via des réunions et bulletins internes.

Formation

Organiser des sessions de sensibilisation pour informer les salariés des nouvelles législations.

Suivi

Assurer un suivi régulier pour vérifier la bonne compréhension et application des informations.

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Mise en pratique

La veille juridique

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