MF0978_2: GESTIÓN DE ARCHIVOS

MF0978_2

gestión de archivos

ÍNDICE

Procedimiento de registro

Aplicación de técnicas de archivo documental

Funciones y características

Procedimientos

Aplicación de procedimientos seguridad

Técnicas de protección de accesos

DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO

En la actualidad existen una gran cantidad de definiciones reconocidas por la comunidad archivística sobre el concepto de archivo público y privado. A continuación, se van a mencionar algunas de ellas:

ARCHIVOS PÚBLICOS Los que pertenecen a un servicio público, pueden ser consultados y se rigen por el derecho público. Conjunto de documentos que pertenecen a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Se consideran parte del patrimonio documental.

ARCHIVOS PRIVADOS Documentos que han pertenecido a una persona pública, ya sea político, literario, científico, artista en general, o a una familia con una notable importancia histórica. Requieren una antigüedad superior a 100 años para que se considere patrimonio documental.

Judiciales

Municipales

Militares

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DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO

Otra posible clasificación es atendiendo al tipo de derecho al que se adscribe el organismo productor de los fondos documentales. Se distinguen:

LOS ARCHIVOS QUE SE ADSCRIBEN AL DERECHO PÚBLICO * Todos los archivos de la Administración Internacional (p.ej. OTAN). * Todos los archivos de la Administración Europea. * Todos los archivos de la Administraciones españolas (p.ej. Adm. central, autonómica y local).

LOS ARCHIVOS QUE SE ADSCRIBEN AL DERECHO PRIVADO * Los archivos civiles: todos los archivos privados, tanto de la empresa pública o privada, de asociaciones como archivos sindicales, familiares o personales. * Los archivos religiosos: entre los que hay que distinguir los que forman parte del culto católico y los que forman parte de archivos de otros cultos.

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DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO

Los archivos se producen de forma natural por la acumulación de documentos y su gestión es parte de la unidad administrativa. Se consideran parte del archivo todos los documentos, ya sean de tipo gráfico, sonoro, audiovisual o informático. Un montón de papeles donde no se puede encontrar nada...NO ES UN ARCHIVO!!!!!!! Los archivos deben prestar servicios:

1. A la propia Administración.
2. A los ciudadanos, para defender sus derechos.
3. A la investigación y a la cultura.

DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO

La Ley protege la gestión de archivos, obligando a sus responsables a:

1. Conservarlos y protegerlos.
2. Evitar la apropiación de los mismos, entregándolos a aquellos que les suceden en sus funciones.
3. Evitar la destrucción sin tener autorización del órgano competente.

DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO

Los ciudadanos, en relación con las Administraciones públicas, tienen los siguientes derechos:

1. Conocer en cualquier momento el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos.
2. Acceder a los registros y archivos de la Administraciones Públicas en los términos previstos en la Constitución y en otras leyes.

1.

Aplicación de técnicas de archivo documental

técnicas de archivo

Son necesarias para conseguir la ordenación, clasificación y conservación adecuada de los documentos con el fin de ser localizados de forma fácil y rápida y protegerlos de pérdidas y deterioros.

Vida de la información documental:

1. FASE DE CREACIÓN: Nace para servir como testimonio de la gestión administrativa y durante la primera etapa de su vida cumple fundamentalmente esta finalidad
2. FASE DE MANTENIMIENTO Y USO.
3. FASE DE EXPURGO.

ETAPAS DEL ARCHIVO A LO LaRGO DEL TIEMPO

2ª ETAPA. Archivo central.

1ª ETAPA. Archivo de gestión (definición).

Es el órgano que se ocupa de recibir la documentación de los archivos de oficina, cuando las necesidades de consulta ya no son constantes y dejan de ser utilizados con frecuencia. Es clave dentro del sistema de tratamiento de los documentos semiactivos. Cuando pasan 10-15 años los documentos pasan a la siguiente etapa.

Estos documentos están bajo la responsabilidad de las unidades administrativas, es más conocido como ARCHIVO DE OFICINA. Custodia los documentos mientras todavía están en estado de trámite y su uso es todavía frecuente.

ETAPAS DEL ARCHIVO A LO LaRGO DEL TIEMPO

4ª ETAPA. Archivo histórico.

3ª ETAPA. Archivo intermedio.

Recibe la documentación de los distintos archivos centrales de la Administración cuando la consulta es esporádica. Liberan espacio de los archivos de gestión. Desde el archivo intermedio se transfiere solo la documentación que deba conservarse en el archivo histórico.

Se encarga de recibir la documentación que tiene un valor secundario, y la conserva de forma permanente al servicio de investigación y la cultura. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito, adquisición, etc.

1.1.1. sISTEMAS DE CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN

IDENTIFICACIÓN.

ORGANIZACIÓN: CLASIFICACIÓN + ORDENACIÓN.

ORGANIZACIÓN

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución.

Incluye las fases de CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN. Es de gran importancia para la administración, para la ciudadanía y para la ciencia y la cultura. Definición clasificación: "Operación archivística que consiste en la asignación de las unidades documentales a las diferentes categorías y grupos".

Ventajas de la clasificación:

• Acelera la recuperación de la información y los trámites administrativos.
• Ahorra espacio en el almacenamiento físico.
• Archiva los documentos con unos criterios uniformes (personal que trabaja en archivos).

ORDENACIÓN

Parte del proceso realizada dentro de la organización, que consiste en establecer secuencias naturales numéricas, cronológicas o alfabéticas.

Permite que se relacionen y se unan los elementos constitutivos de cada serie documental, de acuerdo a un criterio preestablecido. Este proceso va a indicar el lugar exacto que va a ocupar un expediente o un documento concreto en la serie

Definición de serie documental: Conjunto de documentos que tienen un mismo origen, es decir, que responden a una misma función administrativa, tienen el mismo uso administrativo o están sujetos al mismo trámite.

ORDENACIÓN

Entre los sistemas de ordenación, se pueden encontrar:

• Alfabética: Consiste en la utilización de las letras del alfabeto como criterio para la ordenación.
• Alfabeto onomástico: se ordena la documentación alfabeticamente. Los expedientes llevan escrito primero los apellidos y luego el nombre.
• Alfabeto geográfico: alfebeticamente por lugares.
• Alfabético de organismos: orden alfabético de instituciones u organismos.

.

• Ordenación cronológica: se ordenan según la fecha en que han sido tramitados.
• Ordenación numérica: se utilizan números correlativos para ordenar expedientes.
• Mixtos: combinan algunos de los sistemas anteriores.

1.1.2. finalidad y objetivos

OBJETIVOS

FUNCIONES

1.1.3. índices de archivo

DEFINICIÓN

FUNCIONES

Un índice es un instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos contenido tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción

Onomástico: Perteneciente o relativo a los nombres, y especialmente a los nombres propios.

Toponímico: Nombres propios que se le atribuyen a un lugar, región o país.

Cronológico: Orden en que se suceden los hechos en el tiempo.

índice de archivos

Finalidad

Imagen

Búsqueda

Control y localización de todos los documentos o expedientes que constituyen cada una de las series documentales.

Es la imagen del archivo y nos permite comprobar si está de acuerdo con nuestras necesidades. Es muy eficaz para evitar duplicidad (guardar mismo documento con distinto nombre).

Se consideran instrumentos auxiliares que facilitan la búsqueda de la información necesaria. Son imprescindibles cuando en la ordenación física de los documetos se ha elegido un criterio numérico.

1.1.4. aplicación de manuales de ayuda

Es un documento que sirve de orientación para llevar a cabo los diferentes procesos dentro del sistema de archivos. Cuenta con instrucciones precisas para realizar las operaciones más habituales dentro del archivo. Es de gran ayuda para realizar búsquedas. Están escritos para que los usuarios puedan entender las instrucciones de uso y suelen estar acompañados y de textos e imágenes que facilitan su entendimiento.

Dentro del manual, se indicarán algunos aspectos como: 1. Criterios utilizados para la organización. 2. Clase de documentos que se va a archivar. 3. Sistema de clasificación elegido. 4. Medidas de seguridad que se van a tomar. 5. Cualquier información que pueda resultar de ayuda.

1.1.5. mejoras ante detección de problemas de organización

Las mejoras que se van a aplicar serán en función del problema detectado y la situación concreta de cada archivo.

En toda entidad pueden darse dos situaciones: que haya o que no haya un sistema de archivo implantado.

1. El proceso debe comenzar con una reunión entre los responsables:
1. Realizar un análisis del problema.
2. Fijar los objetivos a llevar a cabo.
3. Lograr un consenso.
4. Medir los resultados.
2. Es necesario establecer ciertas decisiones.

Si no lo hay lo normal es que las oficinas estén desbordadas de documentación, lo que genera un problema de seguridad para estos documentos.

1.1.5. mejoras ante detección de problemas de organización

A grandes rasgos, estas son las mejoras para conseguir la organización documental:

1. Evitar la inflación de papeles y las duplicidades de los documentos.
2. El espacio físico ocupado por el archivo debe ser el menos posible. Para ello se debe implementar un proceso de digitalización de documentos.
3. Realizar un estudio de las necesidades de los usuarios para establecer un correcto sistema de clasificación e identificación de documentos.
4. La documentación debe conservarse en buen estado.

1.1.5. mejoras ante detección de problemas de organización

A grandes rasgos, estas son las mejoras para conseguir la organización documental:

5. Mejorar los sistemas de búsqueda de documentos para lograr recuperar la información de forma fácil y rápida.6. Utilizar un criterio de clasificación claro, eficiente y sencillo, que esté al alcance de todos los usuarios y no solo de la persona encargada del archivo.7. El coste del mantenimiento el archivo no debe ser excesivo. La estructura y el alcance del archivo deben estar en consonancia con el tamaño y el volumen de actividad de la organización.

1. Agruparos en dos grupos de 4 y uno de 5. 2. Repartir el trabajo y desarrollar cada uno el suyo de manera individual . 3. Puesta en común: Cada uno explica por orden a los compañeros la parte que trabajó y luego se pone en común para realizar su presentación. 4. Presentamos al grupo completo.

GRUPO 1: Página 20 (1.2.) hasta la página 31. GRUPO 2: Página 31 (1.3) hasta la página 42. GRUPO 3: Página 43 (1.4.2.) hasta la página 52.

1.6. aplicación de procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información

Con el avance de las nuevas tecnologías, el cuidado de la información se ha vuelto crucial para la sociedad. La información puede ser divulgada, mal utilizada, saboteada, borrada, etc. Esto afecta a su utilidad y la pone en riesgo.

CRÍTICA: Necesaria para la operación de las empresas.

Según las posibilidades estratégicas que tiene la información, se puede clasificar en:

VALIOSA (Que vale mucho o tiene mucha estimación o poder).

SENSIBLE: Debe ser conocida por las personas autorizadas.

RIESGO: Existen un número indeterminado de amenazas que ocurren sin previo aviso que pueden producir enormes pérdidas para las organizaciones.

SEGURIDAD: Es una forma de protegerse frente a los riesgos. LA seguridad de la información abarca diversos aspectos, entre ellos, la comunicación, la disponibilidad, la identificación de problemas, el análisis de riesgos, la integridad y la confidencialidad.

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CONFIDENCIALIDAD

Se puede definir como la propiedad de prevenir la divulgación de información a personas o sistemas no autorizados.

Es el acceso a la información solo por personas autorizadas en el momento que lo requieran.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Conjunto de medidas técnicas, organizativas y legales que permiten a una organización asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad del sistema de información

Los problemas derivados de la seguridad de la información han ido cambiando y evolucionando, por lo que las soluciones a estos problemas han tenido que adaptarse a estos nuevos requerimientos.

Necesidad de ocultar o mantener en secreto determinada información o recursos. Tiene como objetivo prevenir la divulgación no autorizada de información.

Confidencialidad

Se dice que un sistema está seguro si se garantizan estos tres conceptos:

Seguridad de la información

Disponibilidad

Integridad

La información del sistema debe permanecer accesible a los elementos que estén autorizados. Su objetivo es evitar interrupciones no autorizadas de los recursos informáticos.

Fidelidad de la información o recursos. El objetivo de la integridad es prevenir modificaciones no autorizadas de la información.

1.6.2. copias de seguridad

Es un duplicado de la información más importante, que se realiza para salvaguardar los documentos, hojas en formato papel, archivos, fotos, certificados digitales, con el fin de poder recuperarlos en caso de pérdida. Hay diferentes copias de seguridad:

1. COMPLETA.
2. ESPEJO.
3. INCREMENTAL.
4. DIFERENCIAL.

FIN

2.

OPTIMIZACIÓN DE UN SISTEMA DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

2.1.

Equipos informáticos: puesta en marcha, mantenimiento operativo y revisión periódica que eviten anomalías de funcionamiento.

Un sistema informático, utiliza computadoras para almacenar datos, procesarlos y ponerlos a disposición de quién se considere oportuno. Los sistemas de información tienen muchos elementos en común, la mayoría de ellos están formados por:

Personas

Procedimientos

Equipo

Producen y utilizan la información de sus actividades diarias para decidir loq ue se debe ahcer. Las decisiones pueden ser rutinarias o complejas..

Los sistemas de información deben soportar diversas clases de actividades del usuario, por eso hay que establecer procedimientos que aseguren que los datos correctos llegan a las personas adecuadas en el momento adecuado.

Formado por todos los ordenadores y todos los dispositivos necesarios.

CICLO DE VIDA DE UN EQUIPO INFORMÁTICO

Para hacer un buen mantenimiento del equipo informático, es necesario conocer su ciclo de vida.

CONSTRUCCIÓN

Se crea el sistema informático, su funcionalidad y se instala. También se denomina Instalación.

EXPLOTACIÓN

El sistema informático se encuentra en funcionamiento. En esta fase se tienen en cuenta aspectos como el mantenimiento del sistema, su ajuste y ampliación.

DESTRUCCIÓN

Desinstalación, reciclado y almacenamiento.

mantenimiento DE UN EQUIPO INFORMÁTICO

Tiene como objetivo conseguir que los equipos informáticos sean operativos el mayor tiempo posible. Deben ser eficaces y tener el máximo nivel de seguridad para el personal que lo utiliza. Se lleva a cabo en tres niveles:

Nivel de mantenimiento de HARDWARE

Nivel de mantenimiento de DOCUMENTACIÓN

Nivel de mantenimiento de SOFTWARE

Ejercicio individual para Classroom: Actividades

2.2.

optimización de sistemas operativos monousuario, multiusuario, y en red.

Con el paso del tiempo, el sistema operativo se va degradando. Esta pérdida de rendimiento y ralentización a la hora de cargar las aplicaciones se puede deber a varios factores como la fragmentación de los datos, el exceso de instalación de aplicaciones o la carga de programas innecesarios cuando arranca el sistema operativo. Los sistemas operativos se pueden clasificar según el número de usuarios en:

Monousuario

En red

Multiusuario

2.2.2. HERRAMIENTAS BÁSICAS DEL SISTEMA OPERATIVO

Todo sistema operativo debe contar con diferentes herramientas que se pueden clasificar en:

Herramientas de aplicación

Herramientas de optimización

Herramientas de configuración

2.3.

sistemas operativos en redes locales.

Los sistemas operativos en red son aquellos que están pensados para posibilitar la conexión y comunicación de varios ordenadores autónomos dentro de una red

En un entorno de red se pueden diferenciar dos componentes

componentes entorno de red

SERVIDORES

CLIENTES

Equipos que se conectan y validan al servidor para poder empezar a trabajar en red.

Equipos configurados que proporcionan recursos a los clientes.

características de los sistemas operativos de red

1. Conectan a todos los equipos y recursos de la red.

2. Coordinan las funciones de todos los periféricos y recursos.

3. Proporcionan la seguridad controlando el acceso a los datos y recursos.

4. Optimizan la utilización de los recursos.

5. Centralizan la gestión de los recursos y equipos de la red.

2.4.

aplicación de medidas de seguridad y confidencialidad del sistema operativo: programas de protección.

Después de haber instalado el sistema operativo es necesario asegurar dicho sistema para evitar los múltiples peligros del exterior que existen en la actualidad. Es fundamental mantener actualizado nuestro software para que detecte fallos. Además debemos disponer de diferentes Programas de seguridad, como son:

Otras amenazas que nos podemos encontrar son:

Phishing

2.5.

medidas de conservación e integridad de la información contenida en los archivos. y salvaguarda de los derechos de autor

Los archivos electrónicos conservan su autenticidad mediante dos procesos:

Migración

Renovación

Permite la conservación de la información en un modo que no garantiza ser una copia exacta del original. Reproduce el contenido cambiando la configuración y el formato.

Genera una reproducción completa del contenido. Copia fiel del original.

DIFERENCIA ENTRE AUTENTICIDAD Y AUTENTICACIÓN

Son dos términos completamente diferentes:

AUTENTICIDAD

AUTENTICACIÓN

Asegurar los contenidos y la verificación del recurso sin que se altere el contenido del documento

vs

Identificación de usuarios y permisos de acceso

Métodos más utilizados para la autenticidad de los documentos

GESTIÓN BÁSICA DE INFORMACIÓN EN SISTEMAS GESTORES DE BASES DE DATOS

3.1

BASES DE DATOS

Una base de datos es una colección de datos interrelacionados y almacenados en un soporte físico de gran capacidad, al que pueden acceder varios usuarios

Es un lugar donde se almacena información. Sirve para almacenar y recuperar información desde un dispositivo.

Toda base de datos debe contener más elementos que los simples datos. En su conjunto, debe estar compuesto por cuatro componentes:

PERSONAS

DATOS

HARDWARE Y SOFTWARE

3.1.1

tipos y característi-cas de las bases de datos

según el contenido se pueden clasificar en:

Directorios: recogen datos sobre personas o instituciones especializadas en una actividad o materia específica.

Bases de datos con información factual: recogen informaciones muy concretas y actuales. Generalmente son de carácter numérico.

Bases de datos documentales: cada registro se corresponde con un documento.

FACTUAL: utilizados como fuentes para la investigación científica, y que están aceptados por la comunidad investigadora como medios para validar conclusiones.

según la variabilidad de los datos pueden ser:

Bases de datos dinámicas: en ellas se puede modificar la información almacenada, permitiendo operaciones como actualización, eliminación, edición de datos y operaciones de consulta.

Bases de datos estáticas: son de solo lectura, se utilizan principalmente para almacenar datos históricos que luego se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo.

según sea el contenido completo o no de los documentos se clasifican en:

Bases de datos referenciales: solo contienen la información fundamental para describir y permitir la localización de los documentos, impresos o electrónicos.

Bases de datos a texto completo: permiten el acceso al propio documento en formato electrónico.

según la cobertura temática de la base de datos se pueden clasificar en:

Especializadas: recogen información de un área temática concreta.

Multidisciplinales: tienen una cobertura temática amplia, abarcan varias disciplinas y temáticas.

según el modo de acceso se clasifican en:

Bases de datos de acceso local: para consultarlas es necesario acudir a la biblioteca.

Bases de datos en línea: se pueden consultar desde cualquier ordenador que esté conectado a internet. La consulta puede ser libre o mediante suscripción.

Bases de datos en CD-ROM: se instalan en una red local y se consultan mediante ordenadores conectados a la red.

3.1.2

estructura de las bases de datos

modelo de estructuras

Estructura lógica de usuario: esquema externo

Estructura física: esquema interno

Estructura lógica global: esquema

Para poder usar correctamente una base de datos no es necesario conocer con detalle su estructura física. Por el contrario, si necesitamos conocer su estructura lógica, ya que se van actualizando continuamente. Entre los elementos lógicos de primer nivel que se pueden encontrar en una base de datos están:

Tablas

Índices

Procedimientos almacenados

estructuras de sgbd

El usuario de un sistema de información necesita visualizar los datos contenidos en el sistema y tener medios necesarios para describirlos

'La forma en que aparecen estructurados los datos y como se presentan al usuario se denomina estructura lógica'.

'La forma como los datos se organizan en el soporte del ordenador es lo que se denomina estructura física'.

3.1.3

funciones de los sistemas de gestión de bases de datos

funciones de sgbd

Un SGBD puede proporcionar un amplio abanico de funcionalidades para poder desempeñar bien su misión. Normalmente se clasifican en:

Manipulación: Permite buscar, añadir, suprimir y modificar los datos de las base de datos.

Función de utilización: Incluye la capacidad de modificar registros, cargar archivos, realizar copias de seguridad, arranque, protección, etc.

Función de definición: Permite describir los elementos de los datos, sus estructuras, sus interrelaciones.

3.1.4

asistentes

asistentes

El asistente para base de datos muestra una gran cantidad de bases de datos. Entre ellas puedes elegir la que más te interese.

Al iniciar, aparecerá la ventana Nueva. Esta tiene dos pestñas: General (en blanco) y la pestaña Base de Datos (plantilla).

Una vez elegida como quieres crear tu base de datos, deberás guardarla con un nombre.

Se pulsa siguiente y ya tenemos nuestra base de datos nueva.

3.1.5

organización

En general, todos los modelos se pueden representar mediante diagramas de base de datos. Los modelos que existen, entre otros, son los siguientes:

Existe una gran diferencia entre los archivos y las bases de datos en cuanto a la forma en la que se organizan los datos. En el archivo se organizan de acuerdo a un formato concreto, mientras que en la base de datos se estructuran teniendo en cuenta un modelo de datos. El modelo de base de datos es: "la estructura lógica que adopta la base de datos, donde se describen detalladamente todos los elementos de información que se van a guardar en ella y las relaciones que se establecen entre ellos, asi como la forma de acceder a los datos".

MODELO JERÁRQUICO

MODELO EN RED

MODELO RELACIONAL

MODELO ENTIDAD-RELACIÓN

Las principales características de las bases de datos jerárquicas son las siguientes:

• Se organizan en forma de árbol invertido, con un nodo raíz, nodos padre e hijos.
• El árbol se organiza en un conjunto de niveles.
• El nivel 0 se corresponde al nodo raíz y es el nivel más alto de la jerarquía.
• Los arcos (enlaces) representan las asociaciones jerárquicas entro dos nodos.
• Uno nodo padre puede tener un número ilimitado de nodos hijos, pero a un nodo hijo solo le puede corresponder un padre.
• Todo nodo debe tener un padre, a excepción del nodo raíz.
• Los nodos sin descendientes se llaman «hojas».
• Los niveles de la estructura jerárquica se denominan «altura».
• El número de nodos se llama «momento».
• La estructura del árbol no se puede modificar cuando ha quedado establecida.

3.2.

MANTENIMIENTO DE LA INFORMACIÓN EN APLICACIONES DE BASES DE DATOS

Es imprescindible aprender previamente la introducción y presentación de los datos de tablas y la elaboración de las consultas. Un formulario es el principal interfaz entre el usuario y la base de datos. Esta forma de interrelación permite presentar, modificar, eliminar e introducir la información de una o más tablas o de una o más consultas. Se pueden diseñar formularios con diferentes objetivos:

Controlar el flujo de aplicación

Imprimir información

Introducción de datos

Presentación de mensajes

Para crear un formulario existen dos posibilidades:

Creación de formularios en vista diseño

A través del asistente

Se crea de forma automática con los campos que hayan sido seleccionados por el usuario. Permite elegir entre distintas opciones de formato.

Se crea de forma personalizada.

Tipos de formularios

Formularios de varias páginas

Formularios modales

Formularios emergentes

Formularios contínuos

Subformularios

Autoformularios

3.3.

búsquedas de información en aplicaciones de bases de datos

BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

Independientemente de la base de datos que se esté usando, la habilidad para encontrar información relevante es fundamental. Para ello se deben seguir estos pasos:

2. Localizar las fuentes de información adecuadas.

3. Establecer estrategias de búsqueda.

1. Definir claramente cuáles son las necesidades.

4. Hacer una evaluación de los resultados.

3.3.1

filtros

Los filtros permiten seleccionar aquellos registros que cumplen con una propiedad. Al abrir un formulario aparece reflejada en el filtro toda la tabla de la base de datos, pero en determinadas ocasiones se quiere seleccionar únicamente ciertos registros y no todos. Los diferentes tipos de filtros son:

Filtro por selección

Filtro por formulario

Filtro avanzado

Cuando se aplica un filtro que no está incluido en la lista de los más comunes.

Es útil cuando se desea filtrar por varios campos en un formulario o en una hoja de datos, o bien, cuando se intenta buscar un registro específico.

Si el valor que desea como base para un filtro está seleccionado, podrá filtrar la vista pinchando con el ratón en uno de los comandos.

3.3.2

consultas

consultas

Cuando se necesita extraer resultados de una base de datos, las tablas no son el mejor medio para hacerlos, porque en ellas hay mucha más información de la que seguramente se necesite. Otras veces, la información, no se encuentra en una sola tabla, sino que proviene de la combinación de varias. En estos casos es lo mejor es utilizar las consultas.

Una consulta es como una pregunta que se hace a la base de datos para obtener una determinada información, y puede provenir de una o más tablas

El resultado que se obtiene aparece en lo que se conoce como hoja de respuesta dinámica. Hay dos variedades básicas de consultas: de selección y de acción.

tipod de consultas

De selección

De acción

Permiten modificar, eliminar o añadir registros en la base de datos.

Simplemente recupera los datos y los pone a disposición para su uso.

+info

Permite ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos al portapapeles. No se modifica la base de datos.

El diseño de este tipo de consultas tiene que ser muy cuidadoso, ya que sus consecuencias no se pueden deshacer.

3.4

presentación de información en aplicaciones de bases de datos

Hoy en día las empresas manejan un gran volumen de datos. Es fundamental el desarrollo de aplicaciones que los gestionen de forma eficiente. El diseño de la base de datos es muy importante (no es tan importante el número de resgistros de una base de datos como su eficiencia). Algunas recomendaciones básicas para la realización de dicho diseño son:

5. Facilidad para extraer información

1. Velocidad de acceso.

6. Comportamiento de la persona que maneja la base de datos

2. Tamaño de la información.

3. Tipo de información que contiene

4. Facilidad de acceso a la información.

3.4.1.

informes

INFORMes

Constituyen la mejor manera de crear una copia impresa de la información que se ha extraído o calculado a partir de los datos de la base de datos. Ventajas

Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Suelen tener un formato que permita la impresión, pero también se pueden consultar en pantalla, exportar o enviar por correo.

Sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente responde a una pregunta específica. Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor forma posible.

Anti-Spyware

Son aplicaciones espías, cuya misión es recopilar información sobre una persona u organización sin su conocimiento. Esta información luego puede ser cedida o vendida a empresas publicitarias. Los buenos anti-spyware son deben tener las mismas propiedades que un antivirus.

DIFERENCIAL

Es muy similar a la anterior, ya que la primera vez que se lleva a cabo copia todos los datos modificados y nuevos desde la última copia. La diferencia es que cada vez que se realiza, seguirá copiando todos los datos, es decir, no solo copiará los nuevos desde la última copia, sino desde la primera vez que se hizo la copia diferencial.

TIPOS

• Consultas de actualización: Permiten realizar cambios globales en un grupo de registros en una o más tablas en un solo paso.
• Consultas de eliminación: Puede borrar los registros de una o más tablas.
• Consultas de datos anexados: Permite incluir un grupo de registros de una o más tablas al final de otra (u otras).
• Consultas de creación de tablas: Mediante una consulta de creación de tablas se puede crear una tabla a partir de la información de otra.

LOS DATOS

Son el objeto principal de una base de datos. Constituyen la base sobre la que se fundamentan las necesidades de información y de procesamiento de una empresa.

Estructura lógica global: esquema

Aquí deberá incluirse la descripción de todos los datos e interrelaciones entre estos, las relaciones de integridad y de confidencialidad. El objetivo del esquema global es conseguir una representación lo más fiel posible del mundo real que tratamos de representar en nuestra base de datos, con el fin de ofrecer un buen servicio a todos los usuarios del sistema de información.

HARDWARE

Se tiene en cuenta el estado de los equipos y periféricos del sistema. Los fallos en este nivel se dan en forma de averías, que pueden ser por desgaste o por accidente.Las tareas de mantenimiento realizadas en este nivel son:

• Limpieza de los dispositivos de hardware.
• Control de funcionamiento en condiciones de estrés del equipo (voltaje, temperatura...).
• Reemplazar o reparar los componentes que funcionan de manera incorrecta.

PHISHING

Intenta conseguir información confidencial de forma fraudulenta, como conseguir contraseñas o pin bancarios, mediante una suplantación de identidad. Para ello el estafador se hace pasar por una persona o empresa de la confianza del usuario mediante correo electrónico oficial o mensajería instantánea.

• La documentación debe permanecer en este archivo hasta que no finalice el trámite, y aun cuando este haya finalizado, durante el periodo establecido para su consulta.
• Una vez ya no son útiles en la oficina, es necesario pasarlos al archivo central.
• Se conservan durante un periodo de 5-6 años (según la vigencia de cada tipo).

FUNCIONES

Reunir la documentación

Las funciones generales son comunes a todo tipo de archivo, pero a la hora de ponerlas en práctica es necesario matizarlas, dependiendo de la fase en que se encuentre la documentación.

Organizar: clasificar + ordenar

FUNCIONES

Conservar: instalaciones adecuadas

Tampoco se aplican los mismos métodos para conservar la documentación.

Difundir

• La finalidad del archivo es guardar y clasificar todos los documetnos que la empresa tiene que conservar.

• El archivo sirve como valor probatorio, cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.

SOFTWARE

El mantenimiento asociado se centra en las aplicaciones y datos alojados en los equipos del sistema.Las medidas de mantenimiento en este nivel son:

• Limpieza de archivos y programas en los equipos.
• Mantenimiento de la información almacenada.
• Configuración adecuada del sistema operativo.
• Revisión de la seguridad de los equipos (virus, firewall...)

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Estructura física: Esquema interno

Se pueden distinguir tres aspectos:

• Estrategia de almacenamiento: se incluyen la asignación de espacios de almacenamiento para los datos, asi como las relaciones que existan entre ellos.
• Caminos de acceso: se incluyen la especificación de claves primarias y secundarias, asi como la de índices.
• Miscelánea: incluimos las técnicas de compresión de datos, de criptografía, de ajuste, optimizaciones, etc.

Introducción de datos

Podemos diseñar formularios que se utilicen para la introducción de nuevos datos o para proporcionar los posibles valores de los datos, facilitando la automatización de la aplicación.

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IDENTIFICACIÓN

Para entender el proceso de clasificación hay que conocer el organismo que lo ha producido.

A esto se le conoce como IDENTIFICACIÓN del organismo productor. Para llevarla a cabo es necesario aplicar los principios básicos de la archivística: el respeto de procedencia y la estructura interna del fondo.

• Con toda la información recogida durante el proceso de identificación se puede elaborar un cuadro de clasificación.
• Es como un guion que sirve para dar estructura a la información.

Estructura lógica de usuario

Esquema externo

Es la visión de una base de datos que tiene un usuario en particular. Deben encontrarse reflejados solo aquellos datos e interrelaciones que el usuario necesite, y también habrán de especificarse las restricciones de uso (insertar, borrar o acceder a datos).

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MODELO EN RED

Surge porque se comprobó que el modelo jerárquico tenía algunas deficiencias importantes ya que no todas las interrelaciones podrían expresarse fácilmente en una estructura jerárquica. Las ventajas de este modelo son las siguientes:

• Flexibilidad: las múltiples relaciones padre/hijo permiten a una base de datos en red representar datos que no tengan estructura jerárquica sencilla.
• Rendimiento: a pesar de ser más complejos, el rendimiento de esas bases de datos alcanzó al de las bases de datos jerárquicas.

MULTIUSUARIO

Son aquellos sistemas capaces de ofrecer servicio a más de un usuario en tiempo real, ya sea por medio de varios terminales conectados a un ordenador o por medio de sesiones remotas en una red de comunicaciones.Son muy utilizadas en redes.

MONOUSUARIO

Son aquellos sitemas que soportan un solo usuario a la vez.

• La documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva de manera permanente, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras.

Antivirus

Se puede definir un virus como un programa malicioso que puede infectar otros programas modificándolos para incluir una copia de sí mismo. Los virus tienen la función de propagarse, pero además, la mayoría de ellos contiene una carga dañina llamada PAYLOAD, con diferentes objetivos:

• Destrucción de información.
• Envío masivo de mensajes.
• Copia y robo de información confidencial.
• Robo de contraseñas.
• Bloqueo de las redes informáticas generando tráfico inútil.

Decisiones

• Establecer y adoptar una política en materia de gestión de recursos.
• Difundirla en toda organización y obligar a su cumplimiento en todos los niveles.
• Asignar los recursos necesarios.
• Designar un responsable dentro del equipo de dirección.

EN RED

Son aquellos sistemas que tienen la capacidad de interactuar con los sistemas operativos de otros ordenadores a través de un medio de transmisión con el objeto de intercambiar información, transferir archivos, ejecutar comandos y un gran número de procesos.

MODELO ENTIDAD-RELACIÓN

Es básicamente el paso previo a un modelo de bases datos relacional, puesto que se trata de un diagrama elaborado a través de unos elementos básicos y su relación entre ellos: 1. Entidades: son los objetos que se representan en la base de datos. 2. Atributos: son el contenido de la entidad, sus características. Pueden ser de distintos tipos (numéricos, texto, fechas....). A los atributos se les asigna un clave para distinguirlos de los demás registros. Para el caso del empleado podría ser su nombre, nacionalidad, fecha de nacimiento, estado civil... 3. Relación o interrelación: el vínculo que define la dependencia entre varias entidades. 4. Dominio: Describe un conjunto de posibles valores para cierto atributo. Por ejemplo en el dominio de estado civil podría ser: soltero, casado, etc. 5. Cardinalidad: es la participación entre entidades, que pueden ser uno a uno, uno a varios o varios a varios. Representa un mínimo y un máximo de los tipos de entidad que participan en una interrelación.

En el diagrama las entidades se representan con un rectángulo, las relaciones con un rombo y los atributos con un óvalo. Lo vemos en un ejemplo:

Públicos

Privados

• Registros de identificadores únicos.
• Definición de estructuras de metadatos que contengan declaraciones de preservación de autenticación.

• Marca de agua.
• Esteganografía: transmitir información de forma que pase inadvertida, escondida dentro de texto o imagen. Consiste por ejemplo en ocultar un texto dentro de un archivo gráfico o de audio, asegurado por una clave conocida solo por la persona que ha creado el archivo.

Los metadatos son “información estructurada o semiestructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo".

MODELO RELACIONAL

Es uno de los más comunes. Este modelo es el que emplean las bases de datos relacionales y ordena los datos en tablas (relaciones) compuestas por columnas y filas. Cada columna alberga un atributo de la entidad (nombre, dirección, fecha de nacimiento…). Escogiendo un atributo en concreto o una combinación de varios tenemos una clave primaria, a la que se puede hacer referencia en otras tablas, en las que será un clave externa. Las características fundamentales del modelo relacional son las siguientes:

• Las estructuras de datos son simples: Son relaciones que se presentan al usuario en forma de tablas bidimensionales, permitiendo cierto grado de independencia de la información.
• Permite la manipulación de las relaciones en forma orientada a conjuntos.

ADWARE

Son programas que abren ventanas emergentes mostrando publicidad de productos y servicios. Se suele utilizar para subvencionar la aplicación y que el usuario pueda bajarla gratis u obtener un descuento. Normalmente el usuario es consciente de ello y da su permiso.

Controlar el flujo de la aplicación

Se pueden diseñar formularios que trabajen con procedimientos para aplicaciones para automatizar la presentación de ciertos datos o la secuencia de ciertas acciones.

¿Sabías que...Retenemos un 42% más de información cuando el contenido se mueve? Es quizá el recurso más efectivo para captar la atención de tu alumnado.

COMPLETA

Se realiza una copia al completo de todos los datos existentes. Esta opción ocupa mucho espacio y requiere más tiempo para su realización.

Las personas

Se puede hablar de dos tipos de usuarios:

• Usuarios informáticos: son las personas que tienen la responsabilidad del diseño y mantenimiento del sistema de base de datos y su paquete de programas. A este colectivo pertenecen analistas, programadores, diseñadores del sistema y de la base de datos, administradores de los sistemas de información, etc...

• Usuarios no informáticos: aquellas personas que necesitan la información de la base de datos para desarrollar su responsabilidad en el negocio. A este colectivo pertenecen los responsables de las organizaciones, administradores, personal que trabaja en la empresa, etc...

ESPEJO

Es muy similar a la completa. Se diferencia de ella en que los archivos no se comprimen. Por lo tanto, ocupa mucho más espacio que la anterior y es menos segura.

INCREMENTAL

Solo se copian los datos que han cambiado desde la última vez que se hizo la copia, por lo tanto se incluyen solo los archivos nuevos o modificados. Es el método más rápido para realizar copias.

OBJETIVOS

Disponer de una documentación organizada, cuya información sea en cada momento recuperable para su uso.

OBJETIVOS

Gestión administrativa

Se trata, por tanto, de que los archivos presten un servicio a la sociedad. La utilización del archivo variará en función del tipo de usuario. Otro tipo de servicio del archivo está encaminado a la investigación y a la difusión cultural.

Información

INFORMACIÓN AL SERVICIO DE

Investigación

Cultura

Truquito: La interactividad es la pieza clave para captar el interés y la atención de tus estudiantes. Un genially es interactivo porque tu alumnado explora yse relaciona con él.

Presentación de mensajes

Los formularios pueden proporcionar información sobre la forma de utilizar la aplicación o sobre determinadas acciones.

DOCUMENTACIÓN

La tarea fundamental de este nivel es la de crear y actualizar la documentación existente del sistema cada vez que se realice una actuación sobre el mismo. En líneas generales existen cuatro tipos distintos de mantenimiento informático según el carácter de las tareas en las que se involucran:

3. MANTENIMIENTO CORRECTIVO

1. MANTENIMIENTO PREDICTIVO

4. MANTENIMIENTO EVOLUTIVO

2. MANTENIMIENTO PREVENTIVO

TABLAS

Una tabla está compuesta por varias filas y columnas de datos, también conocidos como registros. Una base de datos contiene múltiples tablas, existiendo enlaces entre ellas que permiten establecer relaciones:

Es el término que corresponde a la entidad básica de almacenamiento de información en una base de datos. Todos los datos que se pueden añadir mediante herramientas o aplicaciones se almacenarán en tablas. Cuando ejecutamos una consulta o abrimos una vista, los datos se recuperan de una o más tablas.

• Uno a uno.
• Uno a muchos.
• Muchos a muchos.

Herramientas de aplicación

Todos aquello programas que contiene el sistema operativo para que el usuario desarrolle sus propias actividades, ya sea hacer un escrito, diseñar un dibujo, realizar un cálculo, etc... (paint, Wordpad, grabadora de sonidos, calendario, juegos...)

Procedimientos almacenados

Se llaman así porque están almacenados en la propia base de datos. Gracias a estos procedimientos un administrador puede crear la estructura de una base de datos con la que trabajarán las aplicaciones y la lógica para administrar esos datos.

Imprimir información

Aunque para imprimir la mayor parte de la información debería diseñarse informes, también puede imprimirse la información que se encuentra en un formulario.

ÍNDICES

Cuando se trabajan con tablas de tamaño considerable, con miles de filas, el proceso de recuperación de los datos puede verse afectado de forma considerable.El mecanismo común para acelerar el proceso para encontrar las filas de manera rápida son los índices. Cada vez que se inserta, modifica o elimina una tabla de la cual dependen uno o varios índices, el servidor tiene que actualizar no solo la tabla, sino también todos los índices.

Firewall

Es un elemento que pertenece tanto al hardware como al software. Se encarga de analizar el tráfico de la conexión de red y bloquear el tráfico no deseado.

Herramientas de configuración

Son aplicaciones que permiten al usuario conocer las características específicas de su equipo y cambiar la configuración de alguno de los dipositivos de hardware (ratón, pantalla, teclado...).

SPAM

Consiste en la recepción de mensajes no solicitados. Se suele utilizar esta técnica en los correos electrónicos, mensajería instantánea y mensajes a móviles.

FUNCIONES

• Formación de expedientes y series documentales producidos en la oficina.
• Elaboración de ficheros o bases de datos para poder recuperar la información fácilmente.
• La preparación de transferencias al Archivo central.

VENTAJAS

• Estructura simple: la jerarquía de la base de datos es similar al diagrama organizativo de una empresa o de un árbol familiar.
• Organización padre/hijo: represetna de forma excelente las relaciones padre/hijo.
• Rendimiento: el almacenamiento de las relaciones padre/hijo como punteros físicos desde un registro de datos a otro hace que el moviemiento a través de la base de datos sea más rápido.

Herramientas de optimización

Son aquellos programas o aplicaciones que permiten al usuario mejorar el rendimiento de su sistema operativo. Entre ellos están: 1. Comprobar errores. 2. Desfragmentar el disco. 3. Liberar espacio en disco. 4. Restaurador del sistema.