ALPEN

Gestión del tiempo con la técnica ALPEN

Instructor: Aldo Aristóteles Cera de la Torre

Empezar

PRESENTACION DEL GRUPO

"NOMBRES AL REVES"

OBJETIVO DEL CURSO

Al finalizar del curso los participantes conocerán porque es importante las técnicas básicas de gestión del tiempo, definición de gestión del tiempo, beneficios de gestionar el tiempo y tipos de métodos para gestionar el tiempo a través de la exposición del tema, y llevarán a cabo una secuencia de pasos para la realización de una técnica básica ALPEN de gestión del tiempo mediante un ejercicio práctico, para mejorar su rendimiento y eficiencia en sus actividades diarias.

+ INFO

Desarrollo

Examen formativa

Examen Final

o%

50%

guia observación

lista de cotejo

25%

25%

1.

6.

Que es la gestion del tiempo

6 consejos para mejorar la capacidad de gestión del tiempo

Temario

2.

7.

Por qué es importante la gestión del tiempo

¿Cuáles son las mejores estrategias de gestión del tiempo?o La técnica Pomodoroo La teoría del tarro de pepinilloso El método ALPEN

3.

La gestión del tiempo y los empleados de primera línea

4.

¿Como puedo mejorar mis habilidades de gestión del tiempo?

5.

Plantear un problema de gestión del tiempo

¿Quién utiliza aplicaciones para gestionar su tiempo? ¿Quién utiliza su calendario para sus actividades? ¿Quién utiliza alguna tecnica de gestion de tiempo?

Compromisos

Expectativas

Reglas

A que se comprometen durante el curso. Los compromisos son promesas o acuerdos en los que una persona se obliga a hacer algo. Son decisiones que implican responsabilidad y dedicación para cumplir con lo acordado.

Cuales reglas realizar durante el curso as reglas son directrices establecidas que dictan el comportamiento esperado y las acciones permitidas o prohibidas en una determinada situación o entorno. Son normas que deben seguirse para mantener el orden y la convivencia.

Las expectativas que esperan del curso , aprendizaje etc.. Las expectativas son creencias o suposiciones sobre cómo deberían ser o comportarse las personas, las situaciones o los resultados.

Examen Diagnostica

Criterios de evaluacion Tipo: Examen multiple Tiempo: 3 min Reactivos: 10

¿Qué es la gestión del tiempo?

Objetivo del tema:

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Gestion del tiempo

Si alguna vez ha programado una cita con un colega, ha gestionado su tiempo. Si alguna vez ha decidido que no vale la pena terminar una tarea, también ha gestionado tu tiempo. Pero ¿por qué es tan importante?

¿A quien le ha pasado que al final del dia piensa que no hizo nada? ¿Quién considera que le faltaron horas al dia? ¿Cómo gestionan el tiempo actualmente en su vida diaria?

¿Porqué es importante ?

Un día bien organizado puede ayudar a reducir los niveles de estrés y aumentar la productividad. Cuando las personas planifican y ejecutan cuidadosamente las tareas, se sienten más seguras en su trabajo. Entregar los proyectos a tiempo también ayuda a generar confianza y respeto por parte de los compañeros.

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La gestión del tiempo y los empleados de primera línea.

Una nueva investigación en el informe Deskless Not Voiceless 2020 de Workplace muestra cómo las organizaciones están descuidando a los gerentes de primera línea esenciales y explora el efecto que esto puede tener en la productividad y el compromiso de los empleados.

Una tendencia preocupante es que los directivos de primera línea pierden hasta 9,3 semanas de trabajo al año por culpa de una comunicación deficiente.

Un estudio de McKinsey los directivos de primera línea pueden dedicar hasta un 60% de su tiempo a tareas administrativas y tan sólo un 10% a la gestión.

Una desconexión que les impide dedicar su tiempo a dirigir equipos, resolver problemas y atender a los clientes.

“PARA SER MÁS PRODUCTIVO SE DEBEN TRABAJAR MENOS HORAS”

Como puedo mejorar mis habilidades de gestión del tiempo

Antes de poder mejorar sus habilidades de gestión del tiempo o las de su equipo, tiene que reconocer cuándo hay un problema.

Prorrogas

Incumplimiento de plazos

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Caida de estandares

Excusas

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Priorizar y programar

Empiece pronto

Aprende a decir que NO

6 Consejos para mejorar la capacidad de gestión del tiempo

Reduzca las actividades que le hacen perder el tiempo.

Experimente con estrategias.

Sea realista

Resumen del tema I

Energizante

Evaluacion Intermedia

Criterios de evaluacion Tipo: Opciones Multiples Tiempo: 3 min Reactivos: 10 .

¿Cuales son las mejores estrategias de gestión del tiempo?

Objetivo

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Tecnica pomodoro

Tarro de pepinillos

ALPEN

• Herramienta útil para gestionar el tiempo de manera efectiva, mejorando la productividad y reduciendo el estrés a través de una planificación y revisión sistemáticas.

Implica trabajar en intervalos de 25 minutos seguidos de breves descansos, ayudando a mejorar la concentración y la productividad.

La idea es que tu tiempo es como un tarro que necesita ser llenado con diferentes tipos de tareas, representadas por pepinillos, rocas, arena y agua

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Planificar tiempos de descanso o buffer

Enlistar Actividades

Estimar la duración

Demostración

Revisión y control

Tomar decisiones

• 8 actividades personales
• 2 Actividades por cuadrante

Tiempo: 5 min

Practica

Resumen

• Introducción a la Gestión del Tiempo
• Conceptos Clave
• Técnicas y Métodos de Gestión del Tiempo

• Metodo ALPEN
• Ejercicios practicos

• Consejos para la gestion del tiempo

Evaluacion Final

Criterios de evaluacion Tipo: Opciones Multiples Tiempo: 5 min Reactivos: 10 .

• 8 actividades laborales
• 2 Actividades por cuadrante

Tiempo: 5 min

Practica

Cierre

Encuesta

Revision y control

¿Completaste todas las tareas prioritarias? ¿Subestimaste o sobrestimaste la duración de alguna tarea? ¿Fueron suficientes los tiempos de buffer? ¿Hay tareas que no pudiste completar y que deben ser reprogramadas?

¿Tienes una idea?

Usa este espacio para añadir una interactividad genial. Incluye texto, imágenes, vídeos, tablas, PDFs… ¡incluso preguntas interactivas! Tip premium: Obten información de cómo interacciona tu audiencia:

• Visita las preferencias de Analytics;
• Activa el seguimiento de usuarios;
• ¡Que fluya la comunicación!

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• ¡Que fluya la comunicación!

• No todas las tareas tienen la misma importancia.
• Es común mezclar pequeños recados con proyectos grandes al organizar el día.
• Prioriza tu lista de tareas como primer paso.
• Un sistema de dos niveles es eficaz para la priorización.
• Identifica las tareas más importantes y construye tu agenda en torno a ellas.
• Establece plazos en tu planificador de productividad basados en las tareas prioritarias.

Ejemplo

• Reunión con el equipo de ventas
• Preparar la presentación para el cliente
• Revisar los informes financieros
• Responder correos electrónicos importantes

¿Descansos

Una regla general es planificar entre un 20% y un 30% del tiempo total como margen de maniobra. Esto te ayudará a manejar interrupciones y evitar el estrés. Ejemplo: Si tu día laboral es de 8 horas, podrías planificar 1.5 horas como tiempo de buffer.

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Dinamica

• Vamos a formar dos equipos de 2 personas
• Un equipo estara a favor del tema y el segundo equipo en contra.
• Cada equipo colocará al menos 3 ventajas de acuerdo a su postura.

¿Porque es importante?

¡Que fluya la comunicación!

Gestionar bien el tiempo también puede mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida privada, que es muy valioso tanto para los empleados como para las organizaciones. Los empleados con un buen equilibrio entre la vida laboral y personal tienen un 10% más de probabilidades de permanecer en sus empresas.

Lista de Cotejo

Contienen los reactivos de evaluación Cada ítem debe ser evaluado según el cumplimiento de los criterios establecidos. La evaluación se realiza observando si cada criterio está presente y es adecuadamente cumplido

Pasos

• Enlistar Actividades
• Estimar La duracion
• Planificar tiempos de descanso o buffer
• Tomar decisiones (Eisenhower)
• Revisión y control

Beneficios

Claridad y Organización: Tener una lista clara de tareas y tiempos estimados proporciona una visión estructurada de tu día. Flexibilidad: Planificar tiempos de buffer te permite manejar imprevistos sin estrés. Eficiencia: Priorizando tareas, te aseguras de que las actividades más importantes se completen primero. Mejora Continua: La revisión regular de tus logros y métodos te permite ajustar y mejorar tu planificación.

Guía de Observación

El propósito de esta evaluación es medir el rendimiento de los participantes en función de los criterios establecidos. Su evaluación debe ser objetiva y seguir las directrices detalladas a continuación.

Componentes

• Rocas Grandes: Representan las tareas más importantes y prioritarias que tienen el mayor impacto en tus objetivos.
• Pepinillos Medianos: Son tareas importantes pero no críticas. Necesitan ser hechas pero no de manera urgente.
• Arena: Simboliza las tareas menores y rutinarias que son necesarias pero no urgentes ni importantes.
• Agua: Representa las distracciones y pequeñas actividades que llenan el tiempo, como revisar redes sociales o correos electrónicos.

Prioriza las tareas en función de su importancia y urgencia. Decide qué tareas son esenciales y deben ser completadas primero, y cuáles pueden posponerse o delegarse. Utiliza técnicas de priorización como la matriz de Eisenhower para ayudarte en esta tarea. Ejemplo: Preparar la presentación para el cliente (importante y urgente) Reunión con el equipo de ventas (importante, No urgente) Revisar los informes financieros (no importante, no urgente) Responder correos electrónicos importantes (no importante, urgente)

BENEFICIOS

¡Que fluya la comunicación!

La importancia de la gestión del tiempo radica en su impacto directo sobre la productividad, el bienestar y el equilibrio entre la vida personal y profesional. Estudios han demostrado que una buena administración del tiempo puede reducir el estrés, mejorar la calidad del trabajo y aumentar la satisfacción personal. Además, en el entorno laboral, la eficiencia en la gestión del tiempo se traduce en mejores resultados y una mayor competitividad.

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Ejemplo

• Reunión con el equipo de ventas: 1 hora
• Preparar la presentación para el cliente: 2 horas
• Revisar los informes financieros: 1.5 horas
• Responder correos electrónicos importantes: 30 minutos

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