Onboarding
Experience
La frise de l'expérience nouvel arrivant Restitution Matinale Onboarding du 2 juillet 2024
A propos
Cette frise de l'expérience d'onboarding est le fruit d'un atelier collaboratif organisé lors d'une matinale Flexjob & Very Up. Après une intervention inspirante d'Anna Garcia, Employee Experience Project Manager chez Salomon, les participants étaient invités à réfléchir aux différentes étapes de l'onboarding. Comment impliquer toutes les parties-prenantes (RH, collaborateurs, managers...) ? Comment penser le avant, pendant, après l'arrivée du collaboateur ? Zoom sur les idées qui en sont ressorties.
C'est parti !
Retour en vidéo
L'onboarding experience
À 1 an
Un mois après
Jour J
Un mois avant
1 mois avant Idées clés
#1 : Les enjeux
→ Rassurer le·la collaborateur·trice → Commencer à créer du lien → Préparer le terrain pour un J1 au top
#2 : La boîte à idées
Cliquez sur les + pour creuser chaque idée !
Soigner la communication
Traiter les sujets administratifs
Faciliter la création de liens
#3 : Les good tips
Co-construire
Informer
Le jour J Idées clés
#1 : Les enjeux
→ Générer un effet wahou → Embarquer dans les valeurs, la culture et l'ADN entreprise → Planter la première graine du sentiment d'appartenance
#2 : La boîte à idées
Travailler le sens de l'accueil et miser sur l'humain
Outiller et rassurer le·la nouveau·elle collaborateur·trice
Faire vivre l'ADN et les valeurs de l'entreprise
#3 : Les good tips
Soigner les détails qui n'en sont pas
1er mois Idées clés
#1 : Les enjeux
→ Faciliter la prise de poste → Nourrir le sentiment d'appartenance → Permettre au·à la collaborateur·trice de trouver sa place rapidement
#2 : La boîte à idées
Un livrable comme la restitution
Des checkpoints
L'humain au coeur
#3 : Les good tips
Donner du sens
Piloter !
La première année Idées clés
#1 : Les enjeux
→ Prendre de la hauteur sur le chemin parcouru → Valoriser sa montée en compétences et la valeur ajoutée qu'il·elle apporte à l'entreprise → Fidéliser le·la collaborateur·trice et lui ouvrir de nouveaux horizons
#2 : La boîte à idées
Célébrer l'année écoulée
S'accorder un moment de bilan
Nourrir la dynamique d'amélioration continue
#3 : Les good tips
Être clair sur les intentions et la finalité
Parole de participante
"La matinée m'a permis de me rendre compte des pratiques chez les uns et les autres, on rencontre tous les mêmes difficultés. J'en ressors en me disant que je vais travailler davantage sur l'étape des "1 an après le jour J" pour fidéliser davantage les collaborateurs !"
- Manon GEST, Responsable développement RH chez Grand Frais
Plus de témoignages et le Replay de la conférence d'Anna Garcia de Salomon à venir à la rentrée, suivez-nous sur Linkedin :
Flexjob
Very Up
Merci !
Restons en contact !
Flexjob
Very Up
Camille Guibert
Business Developer - VERY UP
camille.guibert@veryup.com
Damien Lepretre
Facilitateur & associé - FLEXJOB
damien@flexjob.fr
Demandez du feedback !
Profitez des 1 an pour demander du feedback aussi sur l'intégration, et pour améliorer peut-être encore votre parcours d'onboarding ! Les mieux placés sont ceux qui viennent de le vivre ! Et ils peuvent même devenir eux-mêmes les meilleurs "buddies" pour accueillir les nouveaux ! 🦸
Piloter les changements
Les rapports d'étonnement sont une source précieuse pour faire émerger des besoins et des suggestions émises par le·la collaborateur·trice qui apporte un regard neuf. 🌟 Tout l'enjeu derrière est de bien piloter le plan d'action pour mettre en œuvre ces améliorations ou changements ! 👍 Une bonne pratique ? Embarquer le·la collaborateur·trice lui·elle-même dans la mise en œuvre du plan d'action d'amélioration continue. Cela peut se traduire par l'intégration de ses idées dans des projets concrets, la participation à des groupes de travail dédiés, ou encore la responsabilisation sur certains aspects du processus. En impliquant directement le·la collaborateur·trice, non seulement vous valorisez ses contributions, mais vous renforcez également son sentiment d'appartenance et son engagement envers l'entreprise.
Pour démarrer dans les meilleurs conditions, il faut des bons outils et une team solide !
Les bonnes pratiques : 📖 Un welcome kit/book pour présenter une vision complète du plan d'onbaording, des bonnes pratiques sur l'application des valeurs de l'ADN de l'entreprise, quelques éléments culturels, les règles d'or de la collaboration, un mémo sur les grands process, une boîte à outil sur la partie admin, un annuaire de contacts clés, …
🪄 Une petite équipe dédiée et identifiée par le·la collaborateur·trice pour le·la suivre lors de son onboarding : manager, buddy, mais aussi un·e référent·e RH et/ou IT par exemple, pour traiter les questions du quotidien et éviter les petits cailloux dans la chaussure.
Donner du sens et du cadre
Un conseil simple mais essentiel pour garantir le succès des différentes initiatives d'onboarding de ce premier mois : donner du sens et un cadre ! 🎯 Quels sont les objectifs ? Définissez clairement les buts de chaque étape du processus d'onboarding. Pourquoi chaque action est-elle importante ? Quels résultats attendez-vous pour le nouvel arrivant ? ⏱️ Quel est le temps imparti pour chaque étape ? Quels sont les délais ? Indiquez le temps alloué et les échéances pour garantir une bonne gestion du temps et éviter les surcharges. 👍 Quelles sont les bonnes pratiques pour un onboarding réussi ? Partagez des conseils et des exemples concrets pour guider les nouveaux arrivants. 🌟 Dans quel esprit se déroule l'onboarding ? Communiquez clairement l'attitude et l'état d'esprit attendus tout au long du parcours d'onboarding. Encouragez une atmosphère positive et collaborative dès le début. 🏢 Quel est le lien entre l'onboarding et la culture d'entreprise ? Expliquez comment chaque initiative s'intègre dans les valeurs et la culture de l'entreprise. Donner du sens et un cadre aux initiatives d'onboarding permet de maximiser leur impact, d'assurer la compréhension et l'adhésion des nouveaux collaborateurs, et de créer une dynamique positive et cohérente dès le premier mois.
🎂 Un anniversaire, même de travail, ça se fête !
Carte avec message manuscrit, email personnalisé, message sur un fil de messagerie interne de l'entreprise, petit goodies ou cadeau, déjeuner entre collègues, … Les idées ne manquent pas, à vous de doser et de trouver la petite attention alignée avec votre ADN ! Une touche personnalisée montre à quel point chaque collaborateur·trice est apprécié·e. N'oubliez pas que l'objectif est de faire sentir à chaque membre de l'équipe qu'il·elle est valorisé·e et reconnu·e pour sa contribution, tout en restant fidèle aux valeurs et à l'esprit de votre organisation.
Faciliter la création de liens
Arriver dans un nouvel environnement, découvrir ses nouveaux collègues, ... voilà de quoi déclencher des angoisses de veille de rentrée, quelque soit le niveau d'expérience de votre nouvel onboardé ! Heureusement, voici quelques bonnes pratiques pour y remédier :
👯 Identifier un buddy (parrain ou marraine) pour l'accompagner tout du long 👥 Proposer un échange informel avec l'équipe quelques jours avant l'arrivée 📸 Partager en amont un trombinoscope de l'équipe, avec pourquoi pas un twist fun : une info décalée sur chacun ? Un talent particulier ? "Je pourrais t'aider sur …" ?
L'Humain au coeur !
On continue sur la lancée du J1 en proposant différentes occasions de se connecter avec ses collègues : ☕ Cafés découverte de 15 à 30 minutes, en présentiel ou en visio, avec tous ou une partie des collaborateurs de l'entreprise. C'est l'occasion de rencontrer des métiers proches ou éloignés du sien, d'échanger de manière informelle pour apprendre à mieux se connaître. Quelques exemples de sujets à aborder : l'histoire de la personne dans l'entreprise, les expériences précédentes, les passions, les talents, la manière dont chacun peut aider, les meilleures adresses de restaurants de la ville, etc. 🥾 Des "vis ma vie" sur le terrain, à la journée ou à la demi-journée, pour s'imprégner encore mieux des savoir-faire de l'entreprise, voir ses collègues à l'œuvre et imaginer comment mieux travailler ensemble. 🤸 Des défis terrain à intégrer dans le parcours d'onboarding, pour engager activement le nouvel arrivant et lui permettre de contribuer rapidement et de manière significative.
Un mot d'ordre ? Anticipation !
🧘 Un déroulé clair, partagé en amont avec tous les acteurs de la journée
🧳 Le matériel disponible et préparé, welcome pack en place (carnet, stylo, goodies, ...), poste de travail préparé …
🥐 Réservation effectuée pour le petit déj et ou le déj d'équipe
📣 Communiquez en amont à l'ensemble des équipes sur l'arrivée d'un nouveau collaborateur, en précisant son poste et sa date d'arrivée. Si le télétravail est répandu dans votre entreprise, c'est peut-être l'occasion d'inviter les équipes à être présentes sur site autant que possible pour accueillir chaleureusement le nouveau venu !
Être clairs sur les intentions
💡 Attention à ne pas tomber dans l'évaluation des compétences ou le bilan annuel, qui sont plutôt abordés lors de l'évaluation annuelle. Cherchez plutôt à savoir si les étapes d'onboarding ont été bénéfiques, si les gestes métiers et la culture d'entreprise sont bien intégrés. 🤔 Demandez tout simplement à la personne comment elle se sent : l'écoute est primordiale. Si ce n'est pas le cas, faites remonter l'information et trouvez ensemble des solutions. 🎯 L'objectif est de s'assurer que le·la collaborateur·trice se sent bien et pleinement intégré·e, et de prendre des mesures correctives si nécessaire.
Co-construire
C'est bien connu, l'union fait la force et la co-construction est un moyen efficace de créer un parcours d'onboarding le plus complet et le plus pertinent possible. Parmis les tips de nos participants :
🧱 Mettre autour de la table une équipe variée comprenant : RH, manager, anciens onboardés, certains référents métiers, un sponsor interne ... 👂Être à l'écoute et récupérer des feedbacks réguliers de la part des anciens onboardés pour optimiser et ajuster son parcours selon les besoins
S'accorder un moment de prise de hauteur...
S'accorder un moment de prise de hauteur sur l'année écoulée est une belle occasion de mesurer le chemin parcouru pour le·la collaborateur·trice et de s'assurer que nous sommes toujours aligné·e·s, voire de capter des signaux forts ou faibles. Voici quelques exemples de rituels à essayer chez vous : 📅 Un moment d'échange avec les RH et/ou le·la manager : un temps d'échange ouvert, qui peut être guidé par une grille de questions. ✅ Un autodiagnostic via un formulaire : ce que j'ai appris, ce qui m'a transformé·e, ce que j'ai apporté à l'équipe, ce que j'ai appris à mes collègues, ce que j'ai appris de mes collègues, etc. Une bonne occasion d'engager un travail de métacognition. 🧭 Un baromètre pour capter les tendances : comment ça va dans l'équipe ? Dans les missions ? Alignement avec les valeurs de l'entreprise ? Qu'est-ce qui vous a plu ? surpris·e ? manqué ? etc. Ces pratiques permettent de valoriser les progrès, de renforcer l'alignement avec la culture d'entreprise, et de détecter des opportunités d'amélioration continue.
Demander un livrable, comme une restitution
Plusieurs entreprises mettent en place un rapport d'étonnement, également appelé restitution. Mais quésaco ? Il s'agit d'un livrable écrit (sous forme de document Word, de slides, ou via la complétion d'un modèle préétabli) qui peut être accompagné d'une présentation orale. Ce rapport permet au collaborateur de partager son retour d'expérience sur ses premières semaines au sein de l'entreprise.
Pourquoi ça fonctionne ? 🔎 C'est un excellent moyen pour le nouvel arrivant de prendre du recul sur son expérience, de réfléchir aux apprentissages et découvertes réalisés au cours des premières semaines. 💡 C'est aussi une superbe occasion de proposer des axes d'amélioration en s'appuyant sur ses expériences passées, que ce soit pour améliorer les processus, les pratiques métiers, les habitudes de collaboration ou encore l'onboarding. 🏆 Cela ouvre également le dialogue, permet de capter les besoins du terrain, de valoriser et d'engager le collaborateur. #WinWin
Informer
Et pour un plan sans accroc, toutes les parties prenantes de votre parcours d'onbaording doivent être au point sur les différents temps forts de l'onboarding et leur rôle à chaque étape : 🗺️ Proposer un petit mémo, une infographie des grandes étapes de l'onboarding à partager aux différents acteurs du parcours 📓 Organiser les suivis des actions d'onboarding à travers un document collaboratif
Soigner la communication
Afin de donner quelques infos pratiques, de la visibilité sur le programme du J-1 et assurer une arrivée tout confort à votre nouvel·le onboardé·e, vous pouvez prévoir :
💌 Un mail du manager à J-7 pour partager les premières informations essentielles, 🗨️ Un échange informel quelques jours avant avec le manager (et le·la buddy) pour répondre aux premières questions et créer du lien, 🧩 Une activité ou clin d'œil fun dans le mail de bienvenue (gif, puzzle, etc.) pour ajouter une touche de légèreté, 🎞️ Un message vidéo pour personnaliser l'accueil et mettre un visage sur les noms. Ces petites attentions aideront à préparer le·la nouvel·le collaborateur·trice et à rendre son arrivée plus chaleureuse et agréable.
Le sens de l'accueil
Parce qu'on n'a pas plusieurs occasions de faire une bonne première impression, voici quelques petites attentions et moments chouettes à imaginer pour accueillir son·sa nouveau·elle collaborateur·trice :
😋 Un moment d'accueil gourmand, autour d'un petit déjeuner et/ou un déjeuner d'équipe 👋 Une table ronde d'arrivée avec l'équipe
✨ Un comité d'accueil avec une équipe mobilisée pour ce "special day" (représentant RH, manager, équipe ou une partie de l'équipe, buddy, …)
Traiter les sujets admin
Parce que les sujets administratifs sont bien souvent vécus comme une contrainte, autant les évacuer dès le début #vitefaitbienfait pour se concentrer sur l'essentiel le jour J. Voici la checklist des participants de l'atelier : 🗒️ Documents à préparer : DPAE, contrat de travail, mutuelle, ordinateur et téléphone, badge, codes d'accès et paramétrages IT, etc. 🖋️ Bonus : Proposer de venir signer le contrat de travail dans les locaux. C'est l'occasion de se familiariser avec son environnement de travail et d'avoir quelques échanges informels avec son manager, l'équipe ou encore son·sa buddy. Cela permet aussi de créer une première connexion positive et de rendre le premier jour plus fluide et agréable.
Faire vivre les valeurs de l'entreprise
Bien sûr, tout ne se joue pas dès le premier jour. Une culture d'entreprise se découvre et se vit progressivement, pour créer un engagement et un sentiment d'appartenance durables. Cependant, dès le premier jour, il est possible de semer et de commencer à nourrir cette petite graine. On peut par exemple présenter l'entreprise à travers son histoire, ses produits, et son savoir-faire en proposant des expériences de qualité : 🎬 Une jolie vidéo interactive pour captiver dès le début, 📖 Un module e-learning avec un fil narratif pour une immersion complète, 🤹 Des activités gamifiées, en synchrone ou en asynchrone, pour rendre l'apprentissage ludique, 🗺️ Une visite des ateliers ou des BU et des rencontres avec les différents services pour une découverte concrète. Une partie de ces éléments peut être intégrée dans le welcome book (physique et/ou digital) dont nous avons parlé juste avant ! Offrez une expérience riche et engageante dès le premier jour pour que chaque nouveau·elle collaborateur·trice se sente accueilli·e et motivé·e à s'investir pleinement.
Des checkpoints réguliers
Continuez à mobiliser votre "squad onboarding" en organisant des points réguliers pour évaluer le parcours d'onboarding du nouveau collaborateur. Selon les référents impliqués (buddy, RH, manager, IT, ...), plusieurs sujets peuvent être abordés : 🙌 Sentiment général d'intégration et relation avec les collègues 💻 Prise en main des outils ⚙️ Mode de collaboration et appropriation des processus métiers ❓ Questions sur l'onboarding ou les processus RH Ces échanges réguliers sont un excellent moyen de repérer les signaux faibles et de désamorcer rapidement certaines interrogations ou incompréhensions. Et pourquoi ne pas s'autoriser parfois un point hors les murs en organisant une rencontre informelle dans un café ou un espace convivial, afin de renforcer les liens et de favoriser un échange plus détendu ?
Frise onboarding Very Up x Flexjob
Very Up
Created on June 26, 2024
Découvrez les idées et good tips issus de la Matinale Flexjob & Very Up !
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Onboarding
Experience
La frise de l'expérience nouvel arrivant Restitution Matinale Onboarding du 2 juillet 2024
A propos
Cette frise de l'expérience d'onboarding est le fruit d'un atelier collaboratif organisé lors d'une matinale Flexjob & Very Up. Après une intervention inspirante d'Anna Garcia, Employee Experience Project Manager chez Salomon, les participants étaient invités à réfléchir aux différentes étapes de l'onboarding. Comment impliquer toutes les parties-prenantes (RH, collaborateurs, managers...) ? Comment penser le avant, pendant, après l'arrivée du collaboateur ? Zoom sur les idées qui en sont ressorties.
C'est parti !
Retour en vidéo
L'onboarding experience
À 1 an
Un mois après
Jour J
Un mois avant
1 mois avant Idées clés
#1 : Les enjeux
→ Rassurer le·la collaborateur·trice → Commencer à créer du lien → Préparer le terrain pour un J1 au top
#2 : La boîte à idées
Cliquez sur les + pour creuser chaque idée !
Soigner la communication
Traiter les sujets administratifs
Faciliter la création de liens
#3 : Les good tips
Co-construire
Informer
Le jour J Idées clés
#1 : Les enjeux
→ Générer un effet wahou → Embarquer dans les valeurs, la culture et l'ADN entreprise → Planter la première graine du sentiment d'appartenance
#2 : La boîte à idées
Travailler le sens de l'accueil et miser sur l'humain
Outiller et rassurer le·la nouveau·elle collaborateur·trice
Faire vivre l'ADN et les valeurs de l'entreprise
#3 : Les good tips
Soigner les détails qui n'en sont pas
1er mois Idées clés
#1 : Les enjeux
→ Faciliter la prise de poste → Nourrir le sentiment d'appartenance → Permettre au·à la collaborateur·trice de trouver sa place rapidement
#2 : La boîte à idées
Un livrable comme la restitution
Des checkpoints
L'humain au coeur
#3 : Les good tips
Donner du sens
Piloter !
La première année Idées clés
#1 : Les enjeux
→ Prendre de la hauteur sur le chemin parcouru → Valoriser sa montée en compétences et la valeur ajoutée qu'il·elle apporte à l'entreprise → Fidéliser le·la collaborateur·trice et lui ouvrir de nouveaux horizons
#2 : La boîte à idées
Célébrer l'année écoulée
S'accorder un moment de bilan
Nourrir la dynamique d'amélioration continue
#3 : Les good tips
Être clair sur les intentions et la finalité
Parole de participante
"La matinée m'a permis de me rendre compte des pratiques chez les uns et les autres, on rencontre tous les mêmes difficultés. J'en ressors en me disant que je vais travailler davantage sur l'étape des "1 an après le jour J" pour fidéliser davantage les collaborateurs !"
- Manon GEST, Responsable développement RH chez Grand Frais
Plus de témoignages et le Replay de la conférence d'Anna Garcia de Salomon à venir à la rentrée, suivez-nous sur Linkedin :
Flexjob
Very Up
Merci !
Restons en contact !
Flexjob
Very Up
Camille Guibert
Business Developer - VERY UP
camille.guibert@veryup.com
Damien Lepretre
Facilitateur & associé - FLEXJOB
damien@flexjob.fr
Demandez du feedback !
Profitez des 1 an pour demander du feedback aussi sur l'intégration, et pour améliorer peut-être encore votre parcours d'onboarding ! Les mieux placés sont ceux qui viennent de le vivre ! Et ils peuvent même devenir eux-mêmes les meilleurs "buddies" pour accueillir les nouveaux ! 🦸
Piloter les changements
Les rapports d'étonnement sont une source précieuse pour faire émerger des besoins et des suggestions émises par le·la collaborateur·trice qui apporte un regard neuf. 🌟 Tout l'enjeu derrière est de bien piloter le plan d'action pour mettre en œuvre ces améliorations ou changements ! 👍 Une bonne pratique ? Embarquer le·la collaborateur·trice lui·elle-même dans la mise en œuvre du plan d'action d'amélioration continue. Cela peut se traduire par l'intégration de ses idées dans des projets concrets, la participation à des groupes de travail dédiés, ou encore la responsabilisation sur certains aspects du processus. En impliquant directement le·la collaborateur·trice, non seulement vous valorisez ses contributions, mais vous renforcez également son sentiment d'appartenance et son engagement envers l'entreprise.
Pour démarrer dans les meilleurs conditions, il faut des bons outils et une team solide !
Les bonnes pratiques : 📖 Un welcome kit/book pour présenter une vision complète du plan d'onbaording, des bonnes pratiques sur l'application des valeurs de l'ADN de l'entreprise, quelques éléments culturels, les règles d'or de la collaboration, un mémo sur les grands process, une boîte à outil sur la partie admin, un annuaire de contacts clés, …
🪄 Une petite équipe dédiée et identifiée par le·la collaborateur·trice pour le·la suivre lors de son onboarding : manager, buddy, mais aussi un·e référent·e RH et/ou IT par exemple, pour traiter les questions du quotidien et éviter les petits cailloux dans la chaussure.
Donner du sens et du cadre
Un conseil simple mais essentiel pour garantir le succès des différentes initiatives d'onboarding de ce premier mois : donner du sens et un cadre ! 🎯 Quels sont les objectifs ? Définissez clairement les buts de chaque étape du processus d'onboarding. Pourquoi chaque action est-elle importante ? Quels résultats attendez-vous pour le nouvel arrivant ? ⏱️ Quel est le temps imparti pour chaque étape ? Quels sont les délais ? Indiquez le temps alloué et les échéances pour garantir une bonne gestion du temps et éviter les surcharges. 👍 Quelles sont les bonnes pratiques pour un onboarding réussi ? Partagez des conseils et des exemples concrets pour guider les nouveaux arrivants. 🌟 Dans quel esprit se déroule l'onboarding ? Communiquez clairement l'attitude et l'état d'esprit attendus tout au long du parcours d'onboarding. Encouragez une atmosphère positive et collaborative dès le début. 🏢 Quel est le lien entre l'onboarding et la culture d'entreprise ? Expliquez comment chaque initiative s'intègre dans les valeurs et la culture de l'entreprise. Donner du sens et un cadre aux initiatives d'onboarding permet de maximiser leur impact, d'assurer la compréhension et l'adhésion des nouveaux collaborateurs, et de créer une dynamique positive et cohérente dès le premier mois.
🎂 Un anniversaire, même de travail, ça se fête !
Carte avec message manuscrit, email personnalisé, message sur un fil de messagerie interne de l'entreprise, petit goodies ou cadeau, déjeuner entre collègues, … Les idées ne manquent pas, à vous de doser et de trouver la petite attention alignée avec votre ADN ! Une touche personnalisée montre à quel point chaque collaborateur·trice est apprécié·e. N'oubliez pas que l'objectif est de faire sentir à chaque membre de l'équipe qu'il·elle est valorisé·e et reconnu·e pour sa contribution, tout en restant fidèle aux valeurs et à l'esprit de votre organisation.
Faciliter la création de liens
Arriver dans un nouvel environnement, découvrir ses nouveaux collègues, ... voilà de quoi déclencher des angoisses de veille de rentrée, quelque soit le niveau d'expérience de votre nouvel onboardé ! Heureusement, voici quelques bonnes pratiques pour y remédier :
👯 Identifier un buddy (parrain ou marraine) pour l'accompagner tout du long 👥 Proposer un échange informel avec l'équipe quelques jours avant l'arrivée 📸 Partager en amont un trombinoscope de l'équipe, avec pourquoi pas un twist fun : une info décalée sur chacun ? Un talent particulier ? "Je pourrais t'aider sur …" ?
L'Humain au coeur !
On continue sur la lancée du J1 en proposant différentes occasions de se connecter avec ses collègues : ☕ Cafés découverte de 15 à 30 minutes, en présentiel ou en visio, avec tous ou une partie des collaborateurs de l'entreprise. C'est l'occasion de rencontrer des métiers proches ou éloignés du sien, d'échanger de manière informelle pour apprendre à mieux se connaître. Quelques exemples de sujets à aborder : l'histoire de la personne dans l'entreprise, les expériences précédentes, les passions, les talents, la manière dont chacun peut aider, les meilleures adresses de restaurants de la ville, etc. 🥾 Des "vis ma vie" sur le terrain, à la journée ou à la demi-journée, pour s'imprégner encore mieux des savoir-faire de l'entreprise, voir ses collègues à l'œuvre et imaginer comment mieux travailler ensemble. 🤸 Des défis terrain à intégrer dans le parcours d'onboarding, pour engager activement le nouvel arrivant et lui permettre de contribuer rapidement et de manière significative.
Un mot d'ordre ? Anticipation !
🧘 Un déroulé clair, partagé en amont avec tous les acteurs de la journée 🧳 Le matériel disponible et préparé, welcome pack en place (carnet, stylo, goodies, ...), poste de travail préparé … 🥐 Réservation effectuée pour le petit déj et ou le déj d'équipe
📣 Communiquez en amont à l'ensemble des équipes sur l'arrivée d'un nouveau collaborateur, en précisant son poste et sa date d'arrivée. Si le télétravail est répandu dans votre entreprise, c'est peut-être l'occasion d'inviter les équipes à être présentes sur site autant que possible pour accueillir chaleureusement le nouveau venu !
Être clairs sur les intentions
💡 Attention à ne pas tomber dans l'évaluation des compétences ou le bilan annuel, qui sont plutôt abordés lors de l'évaluation annuelle. Cherchez plutôt à savoir si les étapes d'onboarding ont été bénéfiques, si les gestes métiers et la culture d'entreprise sont bien intégrés. 🤔 Demandez tout simplement à la personne comment elle se sent : l'écoute est primordiale. Si ce n'est pas le cas, faites remonter l'information et trouvez ensemble des solutions. 🎯 L'objectif est de s'assurer que le·la collaborateur·trice se sent bien et pleinement intégré·e, et de prendre des mesures correctives si nécessaire.
Co-construire
C'est bien connu, l'union fait la force et la co-construction est un moyen efficace de créer un parcours d'onboarding le plus complet et le plus pertinent possible. Parmis les tips de nos participants :
🧱 Mettre autour de la table une équipe variée comprenant : RH, manager, anciens onboardés, certains référents métiers, un sponsor interne ... 👂Être à l'écoute et récupérer des feedbacks réguliers de la part des anciens onboardés pour optimiser et ajuster son parcours selon les besoins
S'accorder un moment de prise de hauteur...
S'accorder un moment de prise de hauteur sur l'année écoulée est une belle occasion de mesurer le chemin parcouru pour le·la collaborateur·trice et de s'assurer que nous sommes toujours aligné·e·s, voire de capter des signaux forts ou faibles. Voici quelques exemples de rituels à essayer chez vous : 📅 Un moment d'échange avec les RH et/ou le·la manager : un temps d'échange ouvert, qui peut être guidé par une grille de questions. ✅ Un autodiagnostic via un formulaire : ce que j'ai appris, ce qui m'a transformé·e, ce que j'ai apporté à l'équipe, ce que j'ai appris à mes collègues, ce que j'ai appris de mes collègues, etc. Une bonne occasion d'engager un travail de métacognition. 🧭 Un baromètre pour capter les tendances : comment ça va dans l'équipe ? Dans les missions ? Alignement avec les valeurs de l'entreprise ? Qu'est-ce qui vous a plu ? surpris·e ? manqué ? etc. Ces pratiques permettent de valoriser les progrès, de renforcer l'alignement avec la culture d'entreprise, et de détecter des opportunités d'amélioration continue.
Demander un livrable, comme une restitution
Plusieurs entreprises mettent en place un rapport d'étonnement, également appelé restitution. Mais quésaco ? Il s'agit d'un livrable écrit (sous forme de document Word, de slides, ou via la complétion d'un modèle préétabli) qui peut être accompagné d'une présentation orale. Ce rapport permet au collaborateur de partager son retour d'expérience sur ses premières semaines au sein de l'entreprise.
Pourquoi ça fonctionne ? 🔎 C'est un excellent moyen pour le nouvel arrivant de prendre du recul sur son expérience, de réfléchir aux apprentissages et découvertes réalisés au cours des premières semaines. 💡 C'est aussi une superbe occasion de proposer des axes d'amélioration en s'appuyant sur ses expériences passées, que ce soit pour améliorer les processus, les pratiques métiers, les habitudes de collaboration ou encore l'onboarding. 🏆 Cela ouvre également le dialogue, permet de capter les besoins du terrain, de valoriser et d'engager le collaborateur. #WinWin
Informer
Et pour un plan sans accroc, toutes les parties prenantes de votre parcours d'onbaording doivent être au point sur les différents temps forts de l'onboarding et leur rôle à chaque étape : 🗺️ Proposer un petit mémo, une infographie des grandes étapes de l'onboarding à partager aux différents acteurs du parcours 📓 Organiser les suivis des actions d'onboarding à travers un document collaboratif
Soigner la communication
Afin de donner quelques infos pratiques, de la visibilité sur le programme du J-1 et assurer une arrivée tout confort à votre nouvel·le onboardé·e, vous pouvez prévoir :
💌 Un mail du manager à J-7 pour partager les premières informations essentielles, 🗨️ Un échange informel quelques jours avant avec le manager (et le·la buddy) pour répondre aux premières questions et créer du lien, 🧩 Une activité ou clin d'œil fun dans le mail de bienvenue (gif, puzzle, etc.) pour ajouter une touche de légèreté, 🎞️ Un message vidéo pour personnaliser l'accueil et mettre un visage sur les noms. Ces petites attentions aideront à préparer le·la nouvel·le collaborateur·trice et à rendre son arrivée plus chaleureuse et agréable.
Le sens de l'accueil
Parce qu'on n'a pas plusieurs occasions de faire une bonne première impression, voici quelques petites attentions et moments chouettes à imaginer pour accueillir son·sa nouveau·elle collaborateur·trice :
😋 Un moment d'accueil gourmand, autour d'un petit déjeuner et/ou un déjeuner d'équipe 👋 Une table ronde d'arrivée avec l'équipe ✨ Un comité d'accueil avec une équipe mobilisée pour ce "special day" (représentant RH, manager, équipe ou une partie de l'équipe, buddy, …)
Traiter les sujets admin
Parce que les sujets administratifs sont bien souvent vécus comme une contrainte, autant les évacuer dès le début #vitefaitbienfait pour se concentrer sur l'essentiel le jour J. Voici la checklist des participants de l'atelier : 🗒️ Documents à préparer : DPAE, contrat de travail, mutuelle, ordinateur et téléphone, badge, codes d'accès et paramétrages IT, etc. 🖋️ Bonus : Proposer de venir signer le contrat de travail dans les locaux. C'est l'occasion de se familiariser avec son environnement de travail et d'avoir quelques échanges informels avec son manager, l'équipe ou encore son·sa buddy. Cela permet aussi de créer une première connexion positive et de rendre le premier jour plus fluide et agréable.
Faire vivre les valeurs de l'entreprise
Bien sûr, tout ne se joue pas dès le premier jour. Une culture d'entreprise se découvre et se vit progressivement, pour créer un engagement et un sentiment d'appartenance durables. Cependant, dès le premier jour, il est possible de semer et de commencer à nourrir cette petite graine. On peut par exemple présenter l'entreprise à travers son histoire, ses produits, et son savoir-faire en proposant des expériences de qualité : 🎬 Une jolie vidéo interactive pour captiver dès le début, 📖 Un module e-learning avec un fil narratif pour une immersion complète, 🤹 Des activités gamifiées, en synchrone ou en asynchrone, pour rendre l'apprentissage ludique, 🗺️ Une visite des ateliers ou des BU et des rencontres avec les différents services pour une découverte concrète. Une partie de ces éléments peut être intégrée dans le welcome book (physique et/ou digital) dont nous avons parlé juste avant ! Offrez une expérience riche et engageante dès le premier jour pour que chaque nouveau·elle collaborateur·trice se sente accueilli·e et motivé·e à s'investir pleinement.
Des checkpoints réguliers
Continuez à mobiliser votre "squad onboarding" en organisant des points réguliers pour évaluer le parcours d'onboarding du nouveau collaborateur. Selon les référents impliqués (buddy, RH, manager, IT, ...), plusieurs sujets peuvent être abordés : 🙌 Sentiment général d'intégration et relation avec les collègues 💻 Prise en main des outils ⚙️ Mode de collaboration et appropriation des processus métiers ❓ Questions sur l'onboarding ou les processus RH Ces échanges réguliers sont un excellent moyen de repérer les signaux faibles et de désamorcer rapidement certaines interrogations ou incompréhensions. Et pourquoi ne pas s'autoriser parfois un point hors les murs en organisant une rencontre informelle dans un café ou un espace convivial, afin de renforcer les liens et de favoriser un échange plus détendu ?