RECURSOS TÉCNICOS

ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS EN LOS ARCHIVOS

LICENCIATURA DE ARCHIVONOMÍA MARÍA DEL CARMEN PLATA MONTES

LOS RECURSOS TÉNICOS EN LOS ARCHIVOS

MATERIA: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS EN LOS ARCHIVOS

Índice

3.1 Los Recursos Técnicos en los Archivos

3.1.2.2 Inventarios de Transferencia Primaria

3.1.2.3 Inventarios de Transferencia Secundario

3.1.1 Instrumentos de Control

3.1.2.4 Inventarios de Baja Documental

3.1.1.1 Cuadro General de Clasificación Archivisatica

3.1.3 Normatividad

3.1.1.2 Cátalogo de Disposición Documental

Bibliografía

3.1.2 Instrumentos de Consulta

3.1.2.1 Instrumento de Exedientes de Archivo de Trámite

3.1 LOS RECURSOS TÉCNICOS EN LOS ARCHIVOS

Los recursos técnicos está representado pro un conjunto de tareas logicas y coordinadas que permiten al archivista cumplir con un proceso de organización intelectual que inicia con una recepción documental, termina con una valoración para su depuració o conservación definitiva, en forma integral.

Constituyen otro recurso indispensable que debe conocer y emplear este profesional en la sistematización documental, de tal forma que agilice y reduzca tiempos archivisticos, facilitando la recepcion, el registro, la clasificación, la descripción, el seguimiento, el acceso, recuperación y conservación de la información, lo que repercute en un servicio oportuno de calidad para el usuario.

3.1 LOS RECURSOS TÉCNICOS EN LOS ARCHIVOS

No utilizar el Recurso Técnico trae como consecuencia: Confusión, pérdida maltrato de la documentación, lo que limita la atención eficiente y oportuna de un asunto, además de *Facilita la duplicidad de funciones, generando gastos innecesarios a la empresa. *Conlleva a aplicar precedimientos erróneos sobre los diversos tipos de documentación. * Favorece la explosión documental, generando gastos de almacenamiento. * Propicia realizar bajas documentales sin previa valoración, que pone en riesgo la estabilidad de la empresa, entre otras consecuenvias.

Por lo anterior se puede comprobar que la aplicación del recurso técnico en Archivonom'ia, es fundamental para la realización de funciones, lo que rearirma que una Unidad de Archivo debe estar a cargo de personal especializado en la materia, que identifique el valor del documento tomando en cuenta sus características internas y externas para determinar su procedimiento archivístico desde su recepción hasta su destino final.

3.1.1 INSTRUMENTOS DE CONTROL

¿Qué son?

¿Qué son los instrumentos de control archivistico? Según la LGA son "los instrumentos técnicos que proporcian la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, que son el cuadro general de clasificación archivistica y el catalogo de disposición documental.

3.1.1.1 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSICA

De acuerdo con lo establecido en el artículo 4, fracción XX de LGA, se entenderá por CGCA:

Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado.

El CGCA es el primero de los instrumentos técnicos que permite vincular los procesos institucionales con la estructura archivística, derivada de la producción, organización y control de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital.

El CGCA es el primero de los instrumentos técnicos que ayudan a la producción, organizacion y control de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital. El Cuadro General de Clasificación Archivística responde a una doble necesidad.

CARACTERÍSTICAS DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA

I Estababilidad: Debe estar sustentado en las atribuciones y funciones del partido político productor de los documentos, lo cual ayudará a prolongar su permanencia y a través del tiempo. Por tanto, los cambios de estructura orgánica del partido político no deben afectar la estructura del CGCA.

II Flexibilidad. Debe basarse en el principio de apertura a la inclusion de nuevas secciones o series (agrupaciones). El CGCA tendrá cambios únicamente si exiten modificaciones en la legislación o normatividad que rige al pertido político y que impacte en sus funciones, tales como: nuevas atribuciones eliminacipon de la atribuciones, así como que ello significa modificar draticamente la estructura del CGCA.

IV Unicidad. Debe estar diseñado para incluir todos los documentos de archivo generados por el partido político sin que existan divisiones cronologicas.

III Simplificación. El CGCA no debe estar saturado de subdivisiones, ya que un exceso de niveles (subsección o subseries) dificulta su puesta en prácica, a la vez que incrementa el riesgo de cometer más errores, restandole flexibilidad al mismo tiempo.

DESCRIPCIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

Todas las Unidades administrativas del Instituto Mexicano del Seguro Social, aplicarán el Catálogo de Disposición Documental con la finalidad de regular las series documentales que correspondan con sus funciones comunes o sustantivas.

DESCRIPCIÓN DEL FORMATO DE INVENTARIO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVÍSTICA.

1.- Fondo: conjunto de documentos producidos orgánicamente por el Instituto Mexicano del Seguro Social.2.- Sección: cada una de las divisiones del fondo documental, basadas en las atribuciones del Insituto Mexicano del Seguro Social.3.- Niveles de Clasificación:a) Serie: division de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribucion general integradas en expedientes de acuerdo a un asunto, actividad o trámite especifico. b) Subseries: división de una serie documental. c) Expediente: unidad documental constitutida por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados. 4. - Vigencia documental: corresponde a la valoración primaria, en la que se especifican los valores primarios de la documentacion, para poder establecer sus plazos de conservación dentro del archivo de trámite y archivo de concentración. a) Valor documental: condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración. Estos valores se indican con una "X" en cada una de las casillas correspondientes. b) Plazos de conservación: se establece, en numero de años, el tiempo que los documentos tendrán que conservarse en cada archivo. *Archivo de Trámite (AT)* Archivo de Concentración (AC)* Total (AT + AC = Total de años de conservación) 5.- Técnicas de selección: corresponde a las acciones de disposicion final de los documentos. A partir del proceso de valoraci´n, se especifica la conservación o la eliminación de éstos. Esto se indica con una "X" en cada una de las casillas correspondientes: *Eliminación: Procedimiento archivístico que sonsiste en la identificación de los documentos de archivo susceptiboes de destrución conforme a los plazos establecidos en CDD vigente, previo dictamen de destino final emitido por la instancia correspondiente. * Conservación: Documentación susceptible de ser conservada permanentemente en su totalidad, los cuales se someterá a valoración y/o validacion por el archivo histórico. *Muestreo: Técnica archivística que consiste en seleccionar y extraer, para su conservación permanente, un grupo o muestra de documentos que ejemplifiquen a una serie documental como evidencia de la información contenida en la misma.

FINALIDAD DEL CGCA

ASIGNA UNA ESTRUCTURA LÓGICA Y COHERENTE A LOS EXPEDIENTES.

GARANTIZA LA LOCALIZACIÓN, ACCESO Y RECUPERACIÓN DE FORMA ESPEDÍTA DE LOS EXPEDIENTES.

El CGCA es el instrumento de control archivístico que ayudará al partido político a organizar los expedientes integrados por documentos de archivo que produzca, reciba, obtenga, adquiera, transforme o posea, en el ejercicio de sus facultades competencias, atribuciones o funciones . Con base en lo anerior el CGCA tendrá las siguientes finalidades.

CORRECTA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS.

3.1.1.2 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

El CADIDO responde a la necesidad de administrar correctamente los expedientes de archivo de forma controlada para evitar la innecesaria acumulacion documental. El CADIDO es aplicable a todos los expedientes sin imortar el soporte en el que se encuentren (papel, electrónico, video, sonoro, etc).

Según lo establecido en el artículo 4, fraccion XIII de la LGA, se entenderá por CADIDO

Al registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia y disposición documental.

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO)

Para dar cumplimiento al artículo 18 de la Ley Federal de Archivos, al Artículo 12 de su Reglamento, al numeral Décimo Séptimo de los Lineamientos generales para organizacion y conservación de lo s archivos del Poder Ejecutivo Federal, así como a los numerales Sexto a Décimo cuarto de los Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidade del Poder Ejecutivo Federal, la Unidad de Administración y la Coordinadora de Archivos y con la aprobación del Comite de Transparencia, pone a disposicion de las unidades administrativas del Instituto Mexicano del Seguro Social. el Catálog de Disposicion Documental (CADIDO).

Lo anterios , se podrá realizar a partir de que se apliquen correctamente los plazos de conservación asignados a cada serie documental, será un plazo para Archivo de Trámite y otro para Archivo de Concentración. Es importante aclarar que el plazo de Archivo de Trámite será aplicado solamente a expedientes cerrados, los cuales una vez que cumplan dicho plazo podrán ser enviaddos al Archivo de Concentración a tráves de una transferencia primaria para que estos cumplan el pazo de conservación establecido para a-rchovo de Concentración.

FINALIDAD DEL CADIDO

Su correcta aplicacion contribuye a impedir la explosipon documental descontrolada que sature los espacios físicos y electrónicos destinados al resguardo en los Archivos de Trámite , así como en los Archivos de Concentración y sobre todo coadyuvará a preservar el material documental que posee valores secundarios o históricos.

3.1.2 INSTRUMENTOS DE CONSULTA

¿Qué son?

El inventario documental o instrumentos de consulta no es un simple listado o relalcion de los documentos contenidos en un archivo, es un instrumento de registro de control y localizacion de los expedientes y documentos que producen las unidades administrativas.

A continuación se mencionan los tipos de inventarios o instrumentos de consulta que se deben de elaboras. 1.- Inventario general por expediente. 2.- Inventario de transferencia primaria. 3.- Inventario de baja documental. 4.- Inventario de transferencia secundaria.

De acuerdo con lo establecido en la LGA se entenderá por Inventarios documentales.

Los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario de transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental).

INVENTARIO GENERAL DE ARCHIVO DE TRÁMITE.

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Y SECUNDARIA

INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL

FINALIDAD DE LOS INVENTARIOS DOCUMENTALES

La finalidad de los inventarios documentales es controlar y administrar la documentacion, así como asegurar su localización y garantizar su disponibilidad en el Archivo de Trámite (inventario general), una vez que se cumpla el plazo de conservación indicado en el CADIDO. Se deberá realizar una transferencia primaria al Archivo de Concentración a través de un inventario de transferencia primaria y una vez que se concluya el plazo de conservación para Archivo de Concentración y que se defina el destino final de la documentación, se deberá realizar el inventario de transferencia secundadria y/o el inventario de baja documental.

3.1.3 LEGISLACIÓN Y NORMATIVIDAD

• La legislación para regular los Recursos Técnicos en los Archivos se base en
• La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
• Ley General de Archivos
• Leyes y Lineamientos Particulares

CONSTITUCIÓN PÓLITICA

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS (ÚLTIMA REFORMA DOF 08-05-220) Artículo 6. (...) A. Para el ejercio del derecho de acceso a la información, la Federación, los Estados y la Ciudad de México, en el ámbito de sus respectivas competencias, se regirán por los siguientes principio y bases: I. (...) Los sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejerciio de sus facultades, competencias o funciones, la ley determinará los suspuestos especificos bajo los cuales procederá la declaración de inexistencia de la información. (...) V. Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán, a tráves de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos y los indicadores que permitan rendir cuenta del cumplimiento de sus objetos y de los resultados obtenidos.

LEY GENERAL DE ARCHIVOS

LEY GENERAL DE ARCHIVOS (DOF. 15/06/2018) Artículo 11. Los sujetos obligados deberán: I. Administrar, organizar, y conservar de manera homogénea los documentos de archivo que produzcan, reciban, obtengan, adquieran, transformen o posean, de acuerdo con sus facultades, competncias, atribuciones o funciones, los estándares y principios en materia archivística, los términos de esta Ley y demás disposiciones jurídicas que les sean aplicables. (...) V. Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación necesarias para asegurar que mantengan su procedencia y orden original; Artículo 13. Los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y consulta y archivísticos conforme a sus atribucionnes y funciones, manteniéndolos actualizados y disponibles, y contarán al menos con los siguientes: I. Cuadro General de Clasificación Archivística; II. Catálogo de Disposición Documental, e III. Inventarios Documentales.

LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Artículo 14. Además de los instrumentos de control y consulta archivística, los sujetos obligados deberán contar y poner a disposición del público la Guía de Archivos Documentales. LEY GENERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (DOF 04-05-2015) Artículo 24 IV. Constituir y mantener actualizados sus sistemas de archivos y gestión documental conforme a la normatividad aplicable. Artículo 70. De las Obligaciones de Transparencia comunes: XLV. El Catálogo de Disposición Documental y Guía de Archivo Documental.

OTRAS LEYES

LEY GENERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (DOF 09-05-2016). LINEAMIENTOS PARA LA OARGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS (DOF 04/05/2016).

BIBLOGRAFÍA

https://biblat.unam.mx/hevila/BibliotecasyarchivosMexicoDF/2014/vol1/no3/7.pdf https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGA.pdf https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGTAIP.pdf https://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5399403&fecha=03/07/2015#gsc.tab=0 https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/regla/26.PDF https://www.gob.mx/agn/documentos/metodologia-para-la-elaboracion-de-instrumentos-de-control-y-consulta-archivistica-y-guia-de-archivos-para-partidos-politicoshttps://www.gob.mx/agn/documentos/metodologia-para-la-elaboracion-de-instrumentos-de-control-y-consulta-archivistica-y-guia-de-archivos-para-partidos-politicos

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