C'MIDY - Base de connaissance

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Les supports de travail

Qui fait quoi ?

Quel public ?

le parcours d'inscription

moyens de CONTACT

les questions frequentes des familles

Les grandes étapes

Et réponses standards

Le contexte

Notre activité

Le profil des usagers qui appellent

• Sodexo Education propose des services de restauration et de "facility management".
• Sodexo Education a, entre autres, la charge de la gestion de l’ensemble des cantines des collèges des Yvelines à travers la SEMOP C'MIDY, société d'économie mixte créée par le Département des Yvelines et Sodexo pour gérer la restauration scolaire.
• Le service facturation familles doit à cet effet gérer l’ensemble de la facturation, tout au long de l'année, et des inscriptions des enfants entre le moi de mai et la rentrée scolaire.

• Les parents des enfants scolarisés dans un collège publique des Yvelines, et déjeunant à la cantine de leur établissement

• Les foyers/familles d'accueils prenant en charge des collégiens du 78 qui bénéficient de la restauration scolaire.
• Un panel très large avec des familles à l'aise avec les outils informatiques et des familles éloignées du digital qui auront besoin d'un accompagnement plus poussé.

en savoir +

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Les outils

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Communiquer avec les familles et en interne

Le SVI et les échanges internes

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SOHAPPY

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CONCERTO

L'interface des familles

Gérer les dossiers des familles

Où les trouver ?

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Le parcours d'inscription

Je souhaite m'inscrire à la cantine

Je souhaite me réinscrire à la cantine

Le parcours d'inscription

Cliquez sur les éléments pour en savoir plus

Je souhaite m'inscrire à la cantine

J'ai déjà un compte SoHappy

Je n'ai pas de compte SoHappy

Retrouvez la documentation

Je créé un compte

cliquez ici pour consulter le tutoriel vidéo SoHappy

J'ajoute un nouveau membre à ma famille

Je fais une demande d'inscription/réinscription

Le service facturation étudie mon dossier

Je reçois un mail de confirmation

Le parcours de reinscription

Cliquez sur les éléments pour en savoir plus

Je souhaite me réinscrire à la cantine

J'ai reçu un mail Vocaza pour me réinscrire aux mêmes conditions

Je n'ai pas reçu le mail Vocaza ou je ne souhaite pas me réinscrire aux mêmes conditions (changement de forfait, d'établissement)

Je réponds au questionnaire

Je m'inscris sur SoHappy1 - j'ajoute un nouveau membre à ma famille 2 - J'ouvre une demande de réinscription

cliquez ici pour consulter le tutoriel vidéo SoHappy

Le service facturation étudie mon dossier

Retrouvez la documentation

Je reçois un mail de confirmation

Les questions fréquentes

SOHAPPY

INSCRIPTIONS

LE CAS DES REGIES

tarif et paiements

+ info

+ info

+ info

+ info

Les questions fréquentes - SOHAPPY

VIDE

ERREUR

ETABLISSEMENT

CHAMPS

Je ne trouve pas mes factures, je ne peux pas accéder à mon profil et à mes informatons

Message d'erreur : "Plusieurs espaces sont associés à cotre compte ou incohérence des éléments"

Je ne trouve pas mon collège au moment de créer le profil

Message d'erreur "les champs sont mal renseignés"

+ info

+ info

+ info

+ info

Les questions fréquentes - TARIFS ET PAIEMENTS

CHANGEMENT

JUSTIFICATIFS

PRIX

Je n'ai pas renseigné mon avis d'imposition ou mon numéro d'allocataire pour l'inscription

Comment connaitre le prix du repas ?

Ma situation financière risque de changer

La prefacturation

+ info

+ info

+ info

Qu'est-ce que c'est ?

PAIEMENTS

AIDES

MANDAT SEPA

+ info

Les possibilités de paiement

Comment le mettre en place ?

J'ai des difficultés financières

+ info

+ info

+ info

Les questions fréquentes - INSCRIPTIONS

PLANNING

CONFIRMATION

REINSCRIPTION

Je n'ai pas encore le planning de mon enfant pour choisir les jours de fréquentation

Je n'ai pas reçu de mail vocaza pour la réinscription

Je n'ai pas reçu de mail de confirmation

+ info

+ info

+ info

MODIFICATION

GARDE ALTERNée

COMMENSAUX

Je suis parent et on me dit que je suis inscrit à la cantine

Quans pourrais-je annuler ou ajouter des repas ?

Comment ça se passe ?

+ info

+ info

+ info

Le CAS DES REGIES

Les régies sont des cas de gestion trè spécifiques auxquelles il faut porter une attention toute particulière

• Jules VERNE (Les Mureaux)
• Jean MOULIN (Croissy sur Seine)
• LE RONDEAU (Rambouillet)

C'MIDY encaisse pour la régie, mais il ne s'agit pas de son chiffre d'affaire, elle opère un peu comme une "boite aux lettres".

Points de vigileance :

• Ne pas relancer les factures en contentieux pour les régies (ces factures sont à devoir au Trésor Publique, et seront saisie sur salaire après un certain temps). A l'inverse des autres établissements, pour lesquels le recouvrement passent entre les mains du cabinet BELIN/COJURIS après le cycle normal de relance.

• Moyens de paiement non acceptés : SEPA et espèces

le reglement de restauration

l'intégralité du règlement se trouve également sur Teams

Pourquoi dois-je payer en début de mois ?

La prestation de restauration fait l’objet d’une facturation en début de chaque mois sur la base du forfait annuel choisi au moment de l'inscription (x nombre de jour par semaine). Les repas dont la désinscription a été demandée dans les délais sont déduits des montants facturés sur la facture du mois suivant l'évènement. Ce mode de facturation permet à nos équipes de prévoir les volumes de repas à prévoir et de lutter contre le gaspillage alimentaire.

• Début septembre, la famille paiera donc les repas prévus pour le mois de septembre
• Début octobre, la famille paiera les repas prévus pour le mois d'octobre + ou - les repas ajoutés/annulés de septembre
• Etc

Les parents qui ne sont pas concernés, et ne sont pas des "commensaux" (le nom que l'on donne aux personnes adultes qui sont convives à la cantine), n'ont pas besoin de faire une inscription.

Nous proposons aux parents qui travaillent sur l'établissement de s'inscrire à la cantine

RDV SUR SOHAPPY

Pour mettre en place le prélèvement automatique, RDV sur SoHappy dans l'onglet "Autres démarches" puis "Adhérier au prélèvement" :

Ajouter un nouveau membre à ma famille (cliquez sur les captures d'écran pour les agrandir)

1 / Sur le compte SoHappy, cliquer en bas sur "Démarches

2 / Cliquer sur "Gérer mes inscriptions et mes paiements"

3 / Cliquer sur "Ajouter un membre"

5 / Cliquer sur "Ajouter un enfant" et certifier que les infos sont OK

6 / Remplir les champs

4 / Cliquer sur "Ajouter les membres du foyer

7 / Valider

La clé enfance doit être changée ou le nom de famille doit être modifié

Demande de Niveau 2 à transférer au Service relation Usagers de C'MIDY

Ajouter un nouveau membre à ma famille (cliquez sur les captures d'écran pour les agrandir)

1 / Sur le compte SoHappy, cliquer en bas sur "Démarches

2 / Cliquer sur "Gérer mes inscriptions et mes paiements"

3 / Cliquer sur "Ajouter un membre"

5 / Cliquer sur "Ajouter un enfant" et certifier que les infos sont OK

6 / Remplir les champs

4 / Cliquer sur "Ajouter les membres du foyer

7 / Valider

Teams

• Pour les appels en interne
• Pour réceptionner les appels des familles

En savoir +

Sur Teams dans l'onglet "fichier"

• Dans la Team C'MIDY pour toutes les informations partagées avec les opérationels sur le terrain (fichier des inscriptions dematérialisées, documents d'inscription, procédures bornes, pointages, ...)

• Dans l'équipe Facturation C'MIDY pour les documents qui concernent uniquement notre service (procédures, listings d'appels sortants, archives)

Nous proposons aux familles déjà inscrites en 2023-2024 de se réinscrire aux mêmes conditions (même forfait, même établissement, ...) en répondant simplement à un questionnaire qui leur a été envoyé par mail le 15 mai, et pour lequel ils sont régulièremment relancés jusqu'à la rentrée du 2 septembre 2024.

Vous avez procédé à l’inscription à la restauration scolaire de votre enfant, afin de fixer le prix du repas de la restauration scolaire nous avons besoin de vos ressources. Merci de nous transmettre par mail votre dernière attestation de quotient familial, ou en l’absence votre dernier avis d’imposition. En l’absence de justificatif, le tarif appliqué sera de 4.57€ (tarif maximum).

Vous devez nous transmettre votre justificatif

Nous avons besoin de la mise à jour d'un justificatif

Si vous n'avez pas reçu le questionnaire Vocaza, c'est que vous ne pouvez pas vous réinscrire automatiquement car nous avons besoin de la mise à jour de l'un de vos justificatif pour calculer votre tarif (justificatif de revenu, attestation CAF avec le numéro d'allocataire). Vous devrez donc procéder à l'inscription directement sur le site SoHappy.

Une simulation est disponible sur votre Espace famille

voir le détail

facturation.fr@cmidy.fr

Adresse de contact des familles

• les mails sont classés au fur et à mesure dans des secteurs "géographiques" de 1 à 5 permettant à l'équipe de se répartir efficacement les tâches.
• 1 dossier SEPA/Virements/chèques pour les mails à destination de l'équipe encaissement
• 1 dossier MODELES, permettant d'utiliser des réponses types pour les questions fréquentes
• 1 dossier "Mails traités" pour archiver les mails une fois la réponse apportée à la famille

scinterne.fr@cmidy.fr

Une adresse dédiée pour les échanges internes spécifiques avec les Responsables de sites qui font le lien entre le service et les assistantes sociales ou les gestionnaires des collèges. Deux sections spécifiques pour les badges et les bornes (service facturation de Noémie) et les encaissement sur site (service de Marilyn)

L'univers n'est pas le bon

Les familles ont souvent un espace Sodexo Entreprise dans le cadre de leur activité salariée (univers bleu) il faut donc qu'ils accèdent à l'univers Famille (rouge) pour pouvoir accéder aux démarches relatives à la restauration scolaire de leurs enfants.

Pour accéder à votre espace Famille, nous vous invitons à suivre les étapes ci-dessous : 1- Cliquer sur l’icône en haut à droite 2- Descendre / scroller jusqu’à "Accéder à mon univers famille" (en rouge) 3- Cliquer et ainsi retrouver l’accès à votre espace habituel et votre rubrique « Démarches »

Puis-je mettre à jour mon tarif en cours d'année?

• Le tarif est calculé une fois par an en fonction des justificatif fournis au moment de l'inscription (QF, avis d'imposition)
• Il est possible de demander une actualsisation en cours d’année en cas de situation exceptionnelle (décès, séparation, naissance, perte d’emploi), en transmettant les justificatifs par mail à l'équipe C'MIDY.

Modification des prévisions de repas

A partir de fin août, directement sur l'espace famille, un onglet apparaitra pour annuler ou ajouter des repas en toute autonomie par les familles.

Un seul représentant financier

Le règlement de restauration C’MIDY prévoit, en cas de garde alternée, l’imposition d’une seule inscription à la restauration pour l’enfant, et la désignation d’un « Référent 1 » qui est le payeur principal. Si le deuxième parent souhaite payer une partie des factures, cela est tout à fait possible de lui permettre d’être « affilié » au dossier en tant que « Referrent 2 » pour accéder aux montants des factures. Cette possibilité d’ajouter un deuxième référent permet aux parents séparés de trouver des solutions amiables concernant le règlement de la cantine, en partant donc du principe que chaque référent, 1 et 2, payent chacun leur part de leurs côtés. Le payeur principal (référent 1 dans le dossier) est garant du paiement des factures en intégralité etsera donc relancé si la facture n’est pas soldée. Les justificatifs à envoyer à C’midy sont les suivants :

• En cas de partage des allocations familiales : dans ce cas, il vous appartient de fournir les attestations CAF mentionnant le quotient familial et le nom de l’enfant concerné par la demi-pension
• En cas de non partage des allocations familiales ou si l’un des deux parents seulement est allocataire de la CAF : c’est le parent allocataire qui doit fournir l’attestation CAF mentionnant le quotient familial et le nom de l’enfant concerné par la demi-pension
• Les deux parents ne sont pas allocataires de la CAF : les revenus des deux parents sont pris en compte pour le calcul du tarif et il vous appartient de fournir leurs deux avis d’imposition. Le quotient familial se calcule de la manière suivante : (revenu fiscal de référence parent 1 + revenu fiscal de référence parent 2)/ (nombre de parts parent 1+nombre de parts parent 2)/12
• En cas d’enfants en résidence exclusive : Le foyer fiscal du parent ayant la résidence exclusive de l’enfant est pris en considération.

Choisir et/ou modifier mon forfait

Au moment de vous inscrire, vous devrez sélectionner un forfait sur la base duquel vous serez facturés en début de chaque mois (lundi, mardi, mercredi, jeudi et/ou vendredi) Une démarche spécifique s'ouvrira sur l'espace famille entre septembre et novembre pour pouvoir demander à changer votre forfait en cas de modification de planning annuel de votre enfant. Après novembre, et en cas de besoin, vous pourrez en faire la demande directement par écrit à nos services par mail.

Votre demande est en cours de traitement

Le traitement d'une demande d'inscription prend un moyenne une semaine. Nos équipes travaillent activement à traiter toutes les demandes dans les meilleurs délais. Si votre demande est antérieure à plus de deux semaines, n'hésitez pas à écrire un mail à nos services pour en savoir plus. Pour rappel, vous devez avoir régulariser toutes vos factures, ou avoir déposé une demande de fonds sociaux auprès de l'assistante sociale, ou du collège, pour que la demande d'inscription soit acceptée.

facturation.fr@cmidy.fr 01 30 85 99 90

Faire une demande d'inscription (cliquez sur les captures d'écran pour les agrandir)

1 / Sur le compte SoHappy, cliquer en bas sur "Démarches

2 / Cliquer sur "Gérer mes inscriptions et mes paiements"

3 / Cliquer sur "Demande d'inscription"

5 / Cliquer sur "Commencer"

6 / Remplir l'identité du représentant

4 / Cliquer sur l'enfant concerné

7 / Remplir la fiche d'inscription

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Faire une demande d'inscription (cliquez sur les captures d'écran pour les agrandir)

1 / Sur le compte SoHappy, cliquer en bas sur "Démarches

2 / Cliquer sur "Gérer mes inscriptions et mes paiements"

3 / Cliquer sur "Demande d'inscription"

5 / Cliquer sur "Commencer"

6 / Remplir l'identité du représentant

4 / Cliquer sur l'enfant concerné

7 / Remplir la fiche d'inscription

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Le mauvais profil a été sélectionné au moment de la création du compte

Lorsque le parent créé son compte Sohappy, il doit sélectionner le profil "parent d'élève" et non "collégien". Il faudra donc qu'il créé un nouveau compte avec le bon profil s'il ne l'a pas fait.

Puis-je bénéficier d'une aide ?

• Si vous rencontrez des difficultés de paiement, nous vous encourageons à contacter l’assistante sociale de votre collège ou les services sociaux du département au 01 30 836 836

Si vous n'avez pas reçu le questionnaire Vocaza, c'est que vous ne pouvez pas vous réinscrire automatiquement car nous avons besoin de la mise à jour de l'un de vos justificatif pour calculer votre tarif (justificatif de revenu, attestation CAF avec le numéro d'allocataire).Vous devrez donc procéder à l'inscription directement sur le site SoHappy.

Nous vous rappelons que conformément au règlement de restauration, la réinscription de votre enfant à la restauration pour l’année scolaire ne sera validée qu’après règlement effectif de l’intégralité des sommes dues au titre de l’année scolaire précédente ou à l'établissement d’un dossier social.

Comment payer ma facture ?

• Paiement en ligne sur le site Sohappy par CB
• Paiement par téléphone au siège par CB
• Prélèvement automatique
• Chèques sur le collège auprès du Responsable C'MIDY
• Espèces à titre exceptionnel sur le collège auprès du Responsable C'MIDY
• Virements à titre exceptionnel en faisant une demande écrite par mail

Il manque une information

L'interface des familles

Lorsqu'une famille s'inscrit à la restauration scolaire, elle se créé un espace sur le site SoHappy qui devient son interface privilégiée pour suivre ses règlements, faire ses réservations ou consulter les informations de son compte.

Faire une demande d'inscription (cliquez sur les captures d'écran pour les agrandir)

1 / Sur le compte SoHappy, cliquer en bas sur "Démarches

2 / Cliquer sur "Gérer mes inscriptions et mes paiements"

3 / Cliquer sur "Demande d'inscription"

5 / Cliquer sur "Commencer"

6 / Remplir l'identité du représentant

4 / Cliquer sur l'enfant concerné

7 / Remplir la fiche d'inscription

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Ajouter un nouveau membre à ma famille (cliquez sur les captures d'écran pour les agrandir)

1 / Sur le compte SoHappy, cliquer en bas sur "Démarches

2 / Cliquer sur "Gérer mes inscriptions et mes paiements"

3 / Cliquer sur "Ajouter un membre"

5 / Cliquer sur "Ajouter un enfant" et certifier que les infos sont OK

6 / Remplir les champs

4 / Cliquer sur "Ajouter les membres du foyer

7 / Valider

La base de données

Concerto est l'outil phare qui permet à chaque Assistant(e) de facturation de retrouver le dossier d'une famille, consulter l'inscription, les factures, les informations diverses, et éventuellement effectuer des modification sur le compte.

Retrouve toutes les procédures Concerto sur le Teams

Nous vous rappelons que conformément au règlement de restauration, la réinscription de votre enfant à la restauration pour l’année scolaire ne sera validée qu’après règlement effectif de l’intégralité des sommes dues au titre de l’année scolaire précédente ou à l'établissement d’un dossier social.