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Gestión del tiempo Estrategias prácticas para una gestión eficiente

INDICE

INTRODUCCIÓN CONCEPTOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO: - DEFINICIÓN Y MITOS - TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DEL TIEMPO DIAGRAMA DE DECISIÓN TIPS Y CONCLUSIONES

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Conceptos básicos de la definicción del tiempo.

DEFINICCIÓN

Es la práctica de gestionar tu trabajo para asegurarte de que estás utilizando tu tiempo de la manera más consciente posible. La mayor ventaja de la gestión eficaz del tiempo es la capacidad de establecer correctamente las prioridades en tu día para hacer espacio para el descanso y el cuidado personal.

BENEFICIOS PERSONALES

• Reducir el estrés.
• Aumenta la confianza.
• Aumento de la energía.
• Sentir que tienes más

tiempo en tu día.

• Quitar los malos hábitos
• Aumenta la autodisciplina.

BENEFICIOS PROFESIONALES

• Mejora la productividad.
• Mayor calidad en el trabajo.
• Simplificar la toma de decisiones
• Mayor satisfacción personal y profesional

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Mitos sobre la gestión del tiempo

Rapidez es sinónimo de eficacia

Gestionar el tiempo es tener una agenda

La multitarea me hace más productivo

Los descansos son una pérdida de tiempo

Agendo primero lo más complicado del día

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TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DEL TIEMPO

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Herramienta para la gestión de tareas. Priorizando las tareas más urgentes e importantes.

Ventajas

Desventajas

• Permite identificar cuáles actividades de tu día a día se pueden posponer, o incluso eliminar del todo.

• Facilita organizar el momento para lo que no necesariamente debe completarse de inmediato, pero que no conviene posponer porque es vital para el buen desempeño de tu área.

• Te obliga a clasificar tus tareas en lo que urge y lo que no, que no siempre es tan sencillo como aparenta. Ten en cuenta tus fechas de entrega.
• Cuando se involucran varios procesos o personas para la culminación de una tarea, la matriz no ayuda tanto ya que depende de varios factores.

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Lista de tareas

•  Almacenar toda la información relacionada con tu trabajo en una fuente de referencias externa y organizada. 
• Puedes realizar una lista de tareas que te ayude a organizarte y a no pasar cosas por alto.

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Ventajas

Desventajas

Se necesita tiempo para configurarlo. Si aún no usas ningún sistema de gestión de tareas, te recomendamos adoptar uno para documentar todo tu trabajo. Puede ser demasiado flexible. Ayuda a organizar las tareas pendientes pero no a planificarlas.

• Reducir la carga cognitiva al tratar de recordar todo lo que tienes por hacer.

• Dejar de realizar varias tareas al mismo tiempo y así tener más tiempo para alcanzar el trabajo entre manos.

• Crear una fuente central para almacenar toda la información.
• Tener una idea clara del trabajo que tienes pendiente, así priorizar y reorganizar.

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Time Bloking

Agrupa tareas que son similares y programa un bloque de tiempo para trabajar en esas tareas.  Existen dos principios básicos del time blocking:

• Planificar de forma visual los bloques de tiempo en tu calendario, para evitar la interrupción o superposición de trabajo.
• Agrupar tareas similares en un único bloque de tiempo.

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Ventajas

Desventajas

• El time blocking es de gran utilidad si:

• Sueles realizar varias tareas a la vez.
• Necesitas ayuda para concentrarte en una tarea y reducir las distracciones.
• Quieres gestionar de manera más consciente el tiempo y la energía que dedicas al trabajo
• Necesitas comprender mejor en qué dedicas tu tiempo todos los días
• Tienes sobrecarga de trabajo

• Si no sabes qué trabajo priorizar, no tendrás una idea clara de qué tareas debes terminar hoy y de cuáles puedes postergar hasta mañana.
• Al realizar trabajo en equipo resulta más difícil llegar a un consenso en el tiempo que se va a emplear.

Técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro divide el trabajo en intervalos de 25 minutos llamados "pomodoros", seguidos de un breve descanso de 5 minutos. Después de completar cuatro periodos, se toma un descanso más largo de 15-30 minutos. Esta técnica ayuda a mejorar la concentración y productividad, reduciendo la fatiga mental y evitando distracciones.

Ventajas

Desventajas

La estricta división del tiempo puede no ser adecuada para tareas que requieren períodos más largos de concentración ininterrumpida. En un entorno de trabajo dinámico, las interrupciones pueden afectar la eficacia de la técnica. Puede ser difícil adaptarse a esta técnica si se está acostumbrado No todos los trabajos se prestan bien a la división en intervalos de 25 minutos, especialmente aquellos que requieren planificación a largo plazo.

Al trabajar en intervalos cortos y definidos, se puede mantener un alto nivel de enfoque sin sentirse abrumado. Los descansos regulares ayudan a evitar la fatiga mental, permitiendo que la mente se recupere y mantenga la productividad Al eliminar las distracciones y concentrarse en una sola tarea a la vez, la técnica puede aumentar la eficiencia y la calidad del trabajo realizado.

Diagrama de decision.

HERRAMIENTAS DIGITALES

Trello: Ideal para la gestión visual de proyectos, permite crear tableros, listas y tarjetas para organizar y seguir el progreso de las tareas. Todoist: Una aplicación de lista de tareas que ayuda a priorizar y gestionar actividades diarias con recordatorios, etiquetas y proyectos. (Es de pago). Podemos usar una lista en google Task. Google Calendar: Facilita la planificación de horarios, permitiendo programar reuniones al facilitar ver los calendarios de los demás miembros, establecer recordatorios y sincronizar con otras aplicaciones. Notion: Una herramienta todo-en-uno que combina notas, bases de datos, tareas y calendarios, ideal para organizar información y proyectos en un solo lugar. (hay una versión gratuita) RescueTime: Monitorea el uso del tiempo en el ordenador y ofrece informes detallados para identificar y reducir distracciones, mejorando la productividad.

Conclusiones finales y tips

Tómate un tiempo para revisar las tareas que estás realizando o has realizado. Así podrás valorar si están terminadas y estimar cuánto tiempo pueden llevarte otras tareas similares.

Antes de entregar cualquier tipo de tarea, agendate un tiempo para revisar que todo esté correcto, realiza esto uno o dos días como mínimo antes de la fecha de entrega.

AUDITA TUS TAREAS!!!

Si han surgido algunos problemas en las tareas, busca recursos que puedas utilizar o aprender para tareas parecidas.

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• Desconecta tus aparatos electrónicos mientras sea posible.
• Organiza tu espacio, procura mantenerlo limpio y ordenado.
• No intentes realizar varias tareas a la vez.
• Agrupa tareas parecidas.
• Toma descansos.
• Empieza con tareas sencillas/ Empieza con aquella tareas que te sean más arduas.

MUCHAS GRACIAS