GOOGLE DRIVE

Google Drive

Application de la suite de Google WorkSpace

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support réalisé par : Estelle BRET

Objectifs pédagogiques

À la fin de cet atelier, les participants seront capables de :

• Comprendre les fonctionnalités de base de Google Drive.
• Organiser et gérer les fichiers et dossiers dans Google Drive.
• Partager des documents et collaborer en temps réel.

Introduction

Plan de l'atelier

Présentation de Google Drive

Fonctions de base : atelier pratique

Partage & collaboration : atelier pratique

Questions - Réponses

Tour de table

Bonjour à toutes et à tous, avant de commencer notre formation sur Google Drive, j'aimerais recueillir vos attentes et objectifs concernant cet atelier. Pourriez-vous, s'il vous plaît, partager avec nous ce que vous espérez apprendre et les compétences que vous souhaitez développer au cours de cette formation ?

Travailler avec Google Drive

Le principe de Google Drive repose sur le stockage et le partage de fichiers dans le cloud, c'est-à-dire sur des serveurs distants accessibles via Internet.

Stockage de nombreux types de fichiers Gestion facile des fichiers Mode collaboratif Recherche avancée Sauvegarde automatique Mode hors connexion Historique des modifcations

+Info

Comprendre l'interface

Présentation de Drive

Mon Drive

Mon Drive est une plateforme de gestion de fichiers et dossiers personnels, qui vous permet de stocker, organiser, partager et collaborer efficacement sur vos documents professionnels. Cet espace est créé automatiquement lors de la création de votre compte Google Workspace.

Partagés avec moi

Cette section est dédiée aux fichiers et dossiers que d'autres utilisateurs ont partagé avec vous. Contrairement à "Mon Drive", où vous gérez vos propres fichiers, cette section centralise tous les éléments que vous n'avez pas créés mais auxquels vous avez été invité à accéder.

Drive partagés

Les Drive partagés sont des dossiers spéciaux dans lesquels vous pouvez stocker des fichiers, les rechercher et y accéder avec une équipe. Les fichiers d'un Drive partagé appartiennent à une équipe, et non à une personne.

Espaces de travail

L'Espace de travail de Google Drive est une fonctionnalité qui vous permet d'organiser et de centraliser les fichiers et documents que vous utilisez fréquemment ou qui sont essentiels à un projet spécifique.

Mon Drive

Nommage de vos fichiers

Voici les éléments à inclure dans le nom de votre fichier :

• son type ou sujet (rapport d’activité, notes, devis, etc.)
• sa date de création
• son état (VT : Version de Travail = document provisoire, VF : Version Finale = document finalisé et vérifié; VV : Version Validée et Publiée = document validé/signé)
• son niveau de confidentialité (suivant l'échelle de classification de l'information)

N'ajoutez jamais de noms de personnes dans l’intitulé de vos fichiers. Eviter les caractères spéciaux et espaces vides (sauf underscore « _ ») comme , ; . : ! ? ’ Exemple : GUIDE_GWS_2024_VV_C1

Echelle de classification

Echelle de classification des données

Mon Drive

Avec qui puis-je partager mes documents et comment ?

Vous ne pouvez partager qu'avec des personnes internes à la Croix-Rouge française et ayant une adresse mail @croix-rouge.fr migrée sur Google Workspace.

Partage de dossiers Lorsque vous partagez des dossiers avec d'autres personnes, vous pouvez leur accorder les autorisations suivantes : Editeur = les utilisateurs peuvent ouvrir, modifier, supprimer et déplacer les fichiers qui se trouvent dans le dossier. Ils peuvent également ajouter des fichiers dans le dossier. Lecteur = les utilisateurs voient le dossier et peuvent ouvrir tous les fichiers situés à l'intérieur.

Partage de fichiers Lorsque vous partagez un fichier avec d'autres personnes, vous pouvez leur accorder les autorisations suivantes : Editeur = les utilisateurs peuvent modifier le fichier Commentateur = les utilisateurs peuvent laisser des commentaires sur le fichier et faire des suggestions de modification Lecteur = les utilisateurs peuvent uniquement consulter le fichier Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un document avec eux, cochez la case "Envoyer une notification". Si vous envoyez une notification par e-mail, celle-ci sera transmise à toutes les adresses indiquées.

Mon Drive

Avec qui puis-je partager mes documents et comment ?

Pour partager un dossier ou un fichier, il suffit de faire un clic droit sur le document et choisir partager dans la liste déroulante.

Vous avez ensuite 2 possibilités pour partager votre fichier ou dossier : <Partager> en saisissant l'adresse mail de la personne à qui vous souhaitez partager le document <Copier le lien> en activant le lien de partage (vous pouvez envoyer aux autres utilisateurs un lien menant à votre fichier, qui devient ainsi accessible à toutes les personnes possédant le lien). Le partage par lien est utile quand vous ne savez pas à l'avance qui aura besoin d'accéder au fichier (par exemple, dans le cas d'un Forms pour remonter des informations du terrain).

Les documents de travail doivent être impérativement créés sur des Drives Partagés et non sur des drives personnels. Il est crucial de prendre cette mesure pour éviter tout risque de perte des fichiers en cas de départ de la personne propriétaire.

Mon Drive

Quelques astuces

Donner les droits de propriété sur un fichier

Vous pouvez attribuer les droits de propriété d'un fichier de Mon Drive à la personne de votre choix. Pour cela, il faut que le fichier vous appartienne (vous en êtes le créateur) et que le fichier soit déjà partagé avec la personne à qui vous souhaitez donner les droits de propriété.

1. Recherchez le fichier que vous souhaitez transférer, puis effectuez un clic droit.
2. Cliquez sur Partager puis Partager
3. À côté du nom du destinataire, cliquez sur la flèche vers le bas Flèche vers le bas puis Transférer la propriété.

Faire approuver un document

A la fin d'un travail collaboratif et pour pouvoir présenter une version validée, il existe "l'approbation" de document dans google pour les documents sheet, Doc et slide. <Le demandeur> Dans le menu fichier, cliquez sur approbation. Un menu apparait à droite, puis sur faire une demande <L'approbateur> L'approbateur reçoit une notifcation. En cliquant sur "Approuver" un menu s'ouvre dans la barre de droite, l'approbateur est invité a "Approuver" et peut ajouter un message s'il le souhaite

Drive partagés

Quelles différences entre <Mon Drive> et un <Drive partagé> ?

Un Drive Partagé est idéal pour stocker du contenu partagé à une équipe dans le cadre d’un projet ou pour de l’archivage documentaire. Les règles de partage sont plus strictes et optimisées pour un stockage à long terme. Stocker sur un Drive Partagé peut être considéré comme stocker sur le réseau. Dans Drive Partagé, le partage en dehors de la Croix-Rouge française est autorisé au cas par cas.

Mon Drive est idéal pour les documents dont je souhaite conserver la propriété et dont les règles de partage doivent régulièrement évoluer. Mon Drive peut être considéré comme “Mes Documents” avec néanmoins un partage possible. Dans Mon Drive, le partage en dehors de la Croix-Rouge française n’est pas autorisé.

Les Drive partagés "de référence" sont créés par le siège CRF et les Drive partagés "spécifiques" sont crées par le référent Google Workspace régional. L'administration des Drive partagés est réalisée par les référents GWS régionaux.

Drive partagés

Qui peut accéder aux documents d'un Drive Partagé ?

Tous les membres d'un Drive Partagé ont accès à tous les documents qui s'y trouvent, en fonction du niveau d’accès qui leur a été octroyé (voir ci-dessous). Il est aussi possible de partager un seul document ou un seul dossier à une personne qui n'est pas membre du Drive Partagé. Enfin, contrairement à Mon Drive, les Drives Partagés peuvent avoir des membres externes à la Croix-Rouge française (à partir du moment où ces personnes ont un compte Google), et il est possible de partager des dossiers ou documents placés sur un Drive Partagé avec des personnes externes à la Croix-Rouge française (qu’elles aient ou non un compte Google).

Niveau d'accès sur Drive partagé

Drive partagés

Niveaux d'accès

Partagés avec moi

Attention : A ne pas confondre avec un Drive Partagé

"Partagés avec moi" correspond à la boîte de réception des éléments que d'autres personnes ont partagé avec vous. A la différence de Mon Drive, vous ne pouvez pas organiser cet espace comme vous le souhaitez. La seule chose que vous pouvez faire est de trier les éléments en fonction du nom, de la date de modification, ... Pour faciliter la visibilité d'un dossier partagé avec vous, que vous utilisez régulièrement, je vous conseille de l'ajouter à vos favoris en cliquant sur l'étoile à droite. Vous le retrouvez ensuite dans la section "Suivis". Autre possibilité : déplacer le dossier ou fichier vers Mon Drive. Vous ne serez pas pour autant propriétaire de l'élément déplacé mais cela créera un lien dans Mon Drive qui vous permettra de le classer comme vous le souhaitez.

Partagés avec moi

Comme lorsque vous partagez un dossier ou un fichier, la personne qui a partagé un dossier ou fichier avec vous, a appliqué un paramètre de partage : Éditeur : si vous avez des droits d'éditeur, vous pouvez ouvrir, modifier, supprimer ou déplacer les fichiers qui vous ont été partagés. Commentateur : si vous avez des droits de commentateur, vous ne pouvez que publier des commentaires sur le fichier, mais pas modifier ni partager le fichier avec d'autres personnes. Lecteur : si vous avez des droits de lecteur, vous ne pourrez qu'ouvrir le fichier et en prendre connaissance sans aucune autre possibilité d'intervention. Si vous recevez un fichier en lecture seule dans lequel vous devez interagir, vous pouvez demander l'accès en écriture à son propriétaire.

Espaces de travail

Organiser et centraliser vos fichiers

Cet espace vous permet d'accéder rapidement à des fichiers que vous utilisez fréquemment. Vous pouvez créer un maximum de 8 espaces de travail.

Attention, cet espace ne vous permet que d'insérer des fichiers.

Classement des documents

Activité 1

Activités

Organiser et gérer les fichiers et dossiers dans Google Drive

Organisation de Mon Drive Partage & collaboration atelier pratique

Activité 2

Partager des documents et collaborer en temps réel

Activité 1

Activité

Organiser et gérer les fichiers et dossiers dans Google Drive

Organisation de Mon Drive

1- Créer un dossier dans Mon Drive que vous nommerez Formation GWS 2- Insérer plusieurs types de fichiers (fichiers importés, document texte créé à partir d'un modèle CRF et nommé selon la procédure CRF, une feuille de calcul, une présentation) 3- Ajouter ce nouveau dossier à vos favoris.

Activité

Activité 2

Partager des documents et collaborer en temps réel

Partage & collaboration atelier pratique

1- Créer un groupe de 4 participants 2- Un membre de chaque groupe créé un dossier dans Drive intitulé "Projet_collaboratif_GrX" puis partage le dossier aux 3 autres collaborateurs en leur donnant des droits d'édition. 3- Dans ce dossier chaque membre du groupe va créer un fichier en utilisant les modèles CRF :

• Un document Google Docs nommé "Description du projet" avec le modèle Note.
• Une feuille de calcul Google Sheets nommée "Composition de l'équipe Projet" avec le modèle Composition de l'équipe.
• Une présentation Google Slides nommée "Présentation du Projet" en utilisant le template Croix-Rouge Compétence_2024.
• Un formulaire Google Form nommé "Recueil des besoins" à partir du modèle CRF_2023.

4- Partager les fichiers avec vos collègues du groupe en définissant différentes permissions d'accès :

• Commentateur sur le Google Docs
• Editeur sur le Google Sheets
• Lecteur sur le Google Slides en ôtant la possibilité de télécharger ou imprimer le contenu.

5- Collaborer maintenant sur les les documents comme suit :

• Google Docs : Chaque membre du groupe doit ajouter un commentaire au document.
• Google Sheets : Les participants doivent entrer leurs coordonnées.
• Google Slides : Chaque membre devra ajouter le document dans ses favoris.

Questions - Réponses

Conclusion

2 grandes étapes à retenir : 1- Le tri des données personnelles/privés (priorité du moment)

• il est temps de dégager ses photos de vacances et ses gifs de chats de son serveur personnel (celui qui porte son nom de famille par exemple)
• les dossiers en rapport avec l’activité, qui doivent être conservés, vont être ajoutés dans “Mon Drive”

2- Le tri des dossiers de travail

• données d’archivage/conservation échues : à supprimer
• docs en doubles : à supprimer
• docs obsolètes : à supprimer
• toujours utile, à conserver : à migrer des serveurs aux DP

Dead-line : fin 2024/début 2025

Zone de menu

• Bouton « Nouveau » : permet de créer et d’importer des fichiers et dossiers.
• Mon Drive : espace où sont stockés tous vos fichiers et vos dossiers.
• Partagés avec moi : Tous les fichiers et dossiers que d’autres personnes ont partagés avec vous.
• Récents : Les derniers fichiers utilisés par ordre chronologique.
• Suivis : sorte de “favoris”. Permet de retrouver des fichiers et dossiers rapidement. Très utile pour des fichiers et dossiers à visualiser ou modifier de façon récurrente.
• Corbeille : tous les fichiers ayant été supprimés.

Contexte

La Croix-rouge s’est dotée de Google Workspace depuis 2020. Croix-Rouge Compétence a décliné le projet UNIS dans sa stratégie par la mise en place d’une arborescence de drive partagés déployée en région. Ces espaces remplaceront à terme les serveurs locaux sur lesquels sont enregistrés actuellement les documents. Cela signifie que les utilisateurs travaillent directement sur ces espaces drive partagés. L’arborescence de drive partagés est mise en place progressivement dans les régions depuis fin 2023.

Zone barre d'édition

Cette zone barre d’édition et de paramètres vous permet d'avoir accès :

• à l’aide de Google
• au bouton de paramétrage de la solution de stockage dans laquelle notamment vous pouvez paramétrer le mode hors connexion.
• aux raccourcis clavier
• aux applications de Google

Zone des fichiers

La zone des fichiers propose sur la page d’accueil un espace d’accès rapide avec une suggestion des fichiers les plus utiles à un instant donné. En dessous nous avons accès aux différents éléments (fichiers, dossiers) de la zone de menu. Dans "Mon Drive", la zone des fichiers liste les dossiers et les fichiers présents dans cet espace.

Zone de recherche

Cette zone vous permet de rechercher un fichier plus rapidement. Vous pouvez effectuer des recherches selon ces catégories :

• Titre du fichier
• Contenu du fichier
• Type de fichier

Autres métadonnées accessibles par la recherche avancée :

• Type
• Propriétaire
• Éléments ou mots figurant dans des images, des fichiers PDF ou d'autres fichiers stockés sur votre Drive
• Emplacement du fichier
• Date de dernière modification
• Libellés
• Approbations
• Paratagé avec
• Suivis

Récupérer un fichier supprimé

Pour supprimer vos fichiers sur Drive, placez-les dans la corbeille. Que ce soit sur Mon Drive ou un Drive Partagé, les fichiers placés dans la corbeille y restent 30 jours avant d'être définitivement supprimés. Durant ces 30 jours, vous avez la possibilité de les restaurer comme indiqué ci-dessous.

1. Cliquez sur Corbeille en bas à gauche du menu
2. Effectuez un clic droit sur le fichier à récupérer.
3. Cliquez sur Restaurer