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ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS EN LOS ARCHIVOS

19 de junio de 2024

RECURSOS TECNICOS ARCHIVISTICOS

Alumno: Joel Vega Rodríguez

Asesor: Zea Elizalde Evelin Adriana

RECURSOS TECNICOS ARCHIVISTICOS ACTIVIDAD 6 3.1 Recursos Técnicos. 3.1.1 Instrumentos de Control (Cuadro General de Clasificación y Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) Instrumentos de Consulta: Inventario General, Inventario de Transferencia primaria y secundaria, Inventario de Baja Definitiva. (Deberán anexar ejemplos de los tipos de inventarios. Guía, Catálogo, Índice, Tesauro) 3.1.3 Normatividad: Ley General de Archivos (importante hacer mención de los artículos que hablen de estos).

Los recursos técnicos, también conocidos como tecnológicos, son los utilizados como instrumentos y herramientas auxiliares para coordinar los otros recursos de una empresa, como los sistemas de ventas, sistemas de producción, sistemas administrativos y financieros, entre otros. Estos recursos pueden incluir patentes, fórmulas, software, hardware, entre otros.

3.1 Recursos Técnicos

Características
  • Son herramientas y instrumentos que ayudan a controlar otros recursos.
  • Pueden ser utilizados para diseñar, crear o proporcionar un producto o servicio.
  • Abarcan una amplia gama de componentes, como máquinas, energía, datos, herramientas y personas.

Ejemplos de Recursos Técnicos
  • Máquinas y herramientas
  • Software y hardware
  • Patentes y fórmulas
  • Sistemas administrativos y financieros
  • Energía y recursos naturales
  • Data y información

ImportanciaLos recursos técnicos son fundamentales para el éxito de una empresa, ya que permiten la coordinación y el control de otros recursos, lo que a su vez, permite la toma de decisiones informadas y la eficiente gestión de la empresa.

Los instrumentos de control Cuadro General de Clasificación (CGCA) son técnicas que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital. Según la legislación, estos instrumentos son fundamentales para la gestión documental y administración de archivos.

Cuadro General de Clasificación

3.1.1 Instrumentos de Control

Tipos de Instrumentos de Control Cuadro General de Clasificación Archivística: Es el instrumento que presenta la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de las áreas de la institución. Debe atender los niveles de fondo, sección y serie, con la posibilidad de que existan niveles intermedios. Catálogo de Disposición Documental: Es un instrumento que registra y clasifica los documentos de archivo, permitiendo su localización y acceso
Importancia de los Instrumentos de Control La implementación de estos instrumentos es fundamental para garantizar la eficacia y eficiencia en la gestión documental y administración de archivos. Permite la organización y control de documentos, lo que reduce el riesgo de pérdida o daño de información valiosa. Además, facilita la localización y acceso a los documentos, lo que es fundamental para la toma de decisiones y la resolución de conflictos.
El Catálogo de Disposición Documental es un instrumento de control archivístico que permite determinar el ciclo vital de las series documentales. Según la Ley General de Archivos (LGA) y la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca (LAEO), este instrumento establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental.

Catálogo de Disposición Documental

Funciones del Catálogo de Disposición Documental
  • Establece los valores documentales, es decir, la importancia y significado de los documentos.
  • Define la vigencia documental, es decir, el período de tiempo durante el cual un documento es relevante y debe ser conservado.
  • Establece los plazos de conservación, es decir, el período de tiempo durante el cual un documento debe ser conservado y protegido.
  • Define la clasificación de reserva o confidencialidad, es decir, el nivel de acceso y protección que se le debe dar a un documento.
  • Establece el destino final de los documentos de archivo, es decir, qué sucede con los documentos una vez que han cumplido su ciclo vital.
Importancia del Catálogo de Disposición Documental
  • El Catálogo de Disposición Documental es un instrumento fundamental en la gestión documental y archivística, ya que permite:
  • Garantizar la conservación y protección de los documentos de archivo.
  • Proporcionar un sistema de control y consulta archivística.
  • Ayudar a tomar decisiones informadas sobre la gestión de los documentos.
  • Garantizar la transparencia y la accountability en la gestión de la información.

Instrumentos de Consulta

Inventario GeneralLos instrumentos de consulta archivísticos son herramientas que permiten localizar, gestionar y conservar los documentos de archivo. En el contexto de la gestión documental, el Inventario General es un instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y permite su localización.
  • Inventario General: Describe las series documentales y expedientes de un archivo y permite su localización.
  • Inventario de Transferencia: Describe las series documentales y expedientes que se transfieren a otro archivo o entidad.
  • Inventario de Baja Documental: Describe las series documentales y expedientes que se eliminan o destruyen.

Tipos de Inventarios Documentales Según la Ley General de Archivos, existen diferentes tipos de inventarios documentales:

Importancia de los Inventarios Documentales Los inventarios documentales son fundamentales para la gestión documental, ya que permiten:
  • Localizar y acceder a los documentos de archivo.
  • Controlar y conservar los documentos de archivo.
  • Evaluar y valorar la importancia de los documentos de archivo.
  • Realizar transferencias y bajas documentales de manera efectiva.

El Inventario de Transferencia Primaria describe los expedientes de los archivos de las Unidades Universitarias que son transferidos del archivo de trámite al archivo de concentración. Dicho inventario tiene el objeto de contribuir al flujo documental controlado de los expedientes que han dejado de utilizarse en el archivo de trámite y deben pasar precautoriamente, al archivo de concentración.Los elementos descriptivos que integran el formato del Inventario de transferencia primaria son:

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

9. Número consecutivo10.Código de clasificación11.Nombre del expediente12.Descripción del expediente13.Valor documental14.Clasificación de la información15.Fechas extremas16.Plazos de conservación17.Observaciones18.Número de fojas19.Cantidad de expedientes20.Período de años21.Contenido en cajas22.Peso
1. Fondo2. Nombre de la Unidad Universitaria3. Código de la Unidad Universitaria4. Número de transferencia5. Nombre del responsable del Archivo de Trámite6. Fecha de elaboración7. Página ___de___8. Número de caja

El Inventario de Transferencia Secundaria describe las series y expedientes de los archivos de las Unidades Universitarias que son transferidos del archivo de concentración al archivo histórico.Dicho inventario tiene el objetivo de contribuir a la conservación del patrimonio histórico de la Universidad, mediante las transferencias del material identificado con valores secundarios (evidencial, testimonial e histórico).

TRANSFERENCIA SECUNDARIA

¿Qué es un índice? Es una relación alfabética que analiza el contenido de un campo concreto de la base de datos. Proporciona los datos que nos permiten identificar el documento analizado como son: autor, título, topónimos, autoridades, etc.

¿Qué es un tesauro? Un tesauro es un instrumento de control de vocabulario utilizado en los sistemas de información documental, cuya primera misión es eliminar la ambigüedad del lenguaje en la disciplina o área temática a la que pertenecen los términos que lo componen. Es la jerarquía construida con sus términos. Lo que precisamente define a un Tesauro. Su elaboración se justifica por las ventajas adicionales, tanto en la indización como en la recuperación de documentos que proporciona su estructura jerárquica.

Características Los tesauros de recursos técnicos son listas controladas y estructuradas de términos que permiten mejorar las búsquedas de información. Estos tesauros son herramientas valiosas para recuperar documentos relevantes en los campos de la educación, cultura, ciencias naturales, ciencias sociales y humanas, comunicación e información. Los tesauros pueden ser utilizados para clasificar y organizar temáticamente todos los documentos descritos.

¿Cómo utilizarlos? Los formularios de consulta asistida por índices y tesauros son de mucha utilidad cuando no se está familiarizado con los datos que contiene la base de datos. Resultan muy útiles para recuperar registros relacionados con los términos mostrados. Tanto los índices como los tesauros se pueden utilizar para elaborar estrategias de búsqueda en los formularios de búsqueda sencilla y avanzada.

Guía, Catálogo recursos tecnicos La Guía y Catálogo de Recursos Técnicos se refiere a una herramienta que ayuda a coordinar y organizar los recursos técnicos de una empresa, como sistemas de ventas, producción, administrativos y financieros, entre otros. Estos recursos técnicos son fundamentales para el funcionamiento y crecimiento de la empresa.

La Ley General de Archivos es la norma que regula la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal. Esta ley tiene como objeto establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos, así como establecer los mecanismos de coordinación y concertación entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para la conservación del patrimonio documental de la Nación.

3.1.3 Normatividad: Ley General de Archivos

Artículo 1 El objeto de esta Ley es establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y concertación entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para la conservación del patrimonio documental de la Nación, así como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural.

Normas Archivísticas La Ley General de Archivos establece normas archivísticas que rigen la función archivística en las instituciones públicas, depositadas en diversas normas. Estas normas tienen como objetivo regular las relaciones y actuaciones en los archivos que integran el Sistema Nacional de Archivos.

Sistema Nacional de Archivos El Sistema Nacional de Archivos es el conjunto de archivos que integran la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios, que tienen como objetivo la conservación y organización de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal.