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Joel Vega
Created on June 19, 2024
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Transcript
ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS EN LOS ARCHIVOS
19 de junio de 2024
RECURSOS TECNICOS ARCHIVISTICOS
Alumno: Joel Vega Rodríguez
Asesor: Zea Elizalde Evelin Adriana
RECURSOS TECNICOS ARCHIVISTICOS ACTIVIDAD 6 3.1 Recursos Técnicos. 3.1.1 Instrumentos de Control (Cuadro General de Clasificación y Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) Instrumentos de Consulta: Inventario General, Inventario de Transferencia primaria y secundaria, Inventario de Baja Definitiva. (Deberán anexar ejemplos de los tipos de inventarios. Guía, Catálogo, Índice, Tesauro) 3.1.3 Normatividad: Ley General de Archivos (importante hacer mención de los artículos que hablen de estos).
Los recursos técnicos, también conocidos como tecnológicos, son los utilizados como instrumentos y herramientas auxiliares para coordinar los otros recursos de una empresa, como los sistemas de ventas, sistemas de producción, sistemas administrativos y financieros, entre otros. Estos recursos pueden incluir patentes, fórmulas, software, hardware, entre otros.
3.1 Recursos Técnicos
Características- Son herramientas y instrumentos que ayudan a controlar otros recursos.
- Pueden ser utilizados para diseñar, crear o proporcionar un producto o servicio.
- Abarcan una amplia gama de componentes, como máquinas, energía, datos, herramientas y personas.
Ejemplos de Recursos Técnicos- Máquinas y herramientas
- Software y hardware
- Patentes y fórmulas
- Sistemas administrativos y financieros
- Energía y recursos naturales
- Data y información
ImportanciaLos recursos técnicos son fundamentales para el éxito de una empresa, ya que permiten la coordinación y el control de otros recursos, lo que a su vez, permite la toma de decisiones informadas y la eficiente gestión de la empresa.
Los instrumentos de control Cuadro General de Clasificación (CGCA) son técnicas que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital. Según la legislación, estos instrumentos son fundamentales para la gestión documental y administración de archivos.
Cuadro General de Clasificación
3.1.1 Instrumentos de Control
Tipos de Instrumentos de Control Cuadro General de Clasificación Archivística: Es el instrumento que presenta la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de las áreas de la institución. Debe atender los niveles de fondo, sección y serie, con la posibilidad de que existan niveles intermedios. Catálogo de Disposición Documental: Es un instrumento que registra y clasifica los documentos de archivo, permitiendo su localización y acceso
Importancia de los Instrumentos de Control La implementación de estos instrumentos es fundamental para garantizar la eficacia y eficiencia en la gestión documental y administración de archivos. Permite la organización y control de documentos, lo que reduce el riesgo de pérdida o daño de información valiosa. Además, facilita la localización y acceso a los documentos, lo que es fundamental para la toma de decisiones y la resolución de conflictos.
El Catálogo de Disposición Documental es un instrumento de control archivístico que permite determinar el ciclo vital de las series documentales. Según la Ley General de Archivos (LGA) y la Ley de Archivos para el Estado de Oaxaca (LAEO), este instrumento establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental.
Catálogo de Disposición Documental
Funciones del Catálogo de Disposición Documental- Establece los valores documentales, es decir, la importancia y significado de los documentos.
- Define la vigencia documental, es decir, el período de tiempo durante el cual un documento es relevante y debe ser conservado.
- Establece los plazos de conservación, es decir, el período de tiempo durante el cual un documento debe ser conservado y protegido.
- Define la clasificación de reserva o confidencialidad, es decir, el nivel de acceso y protección que se le debe dar a un documento.
- Establece el destino final de los documentos de archivo, es decir, qué sucede con los documentos una vez que han cumplido su ciclo vital.
Importancia del Catálogo de Disposición Documental- El Catálogo de Disposición Documental es un instrumento fundamental en la gestión documental y archivística, ya que permite:
- Garantizar la conservación y protección de los documentos de archivo.
- Proporcionar un sistema de control y consulta archivística.
- Ayudar a tomar decisiones informadas sobre la gestión de los documentos.
- Garantizar la transparencia y la accountability en la gestión de la información.
Instrumentos de Consulta
Inventario GeneralLos instrumentos de consulta archivísticos son herramientas que permiten localizar, gestionar y conservar los documentos de archivo. En el contexto de la gestión documental, el Inventario General es un instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y permite su localización.
- Inventario General: Describe las series documentales y expedientes de un archivo y permite su localización.
- Inventario de Transferencia: Describe las series documentales y expedientes que se transfieren a otro archivo o entidad.
- Inventario de Baja Documental: Describe las series documentales y expedientes que se eliminan o destruyen.