NORMA ISO 30300, 30301, 30302 Y 30303
UNIDAD DE APRENDIZAJE: Archivonomía Comparada
PROFESORa: Evelin Adriana Zea Elizaldealumna: Victoria Guadalupe Valverde Nahuatlato
EMPEZAR
ÍNDICE
01 · Introducción
02 · Norma ISO 30300
03 · Norma ISO 30301
04 · Norma ISO 30302
05 · Norma ISO 30303
06 · Conclusión
07 · Bibliografía
Introducción
La Organización Internacional de Normalización (ISO) es la entidad más prestigiosa a nivel mundial en el campo de la normalización. Sus normas son ampliamente aceptadas en los cinco continentes y abarcan una amplia gama de materias, cubriendo casi todos los aspectos de la actividad humana.
En sus inicios, las normas ISO se centraron en la normalización de productos, como el tamaño de las hojas de papel, las medidas de los tornillos o los materiales eléctricos. Sin embargo, a partir de los años 90 del siglo pasado, la ISO comenzó a desarrollar normas para la gestión de las organizaciones, ampliando así su ámbito de influencia.
En esta presentación, se expondrán los aspectos más importantes de las normas ISO 30300, 30301, 30302 y 30303, que forman parte del conjunto de estándares relacionados con la gestión de documentos.
NORMA 30300
La serie de normas 30300 nace con una vocación integradora con los otros sistemas de gestión
La norma 30300 es la norma paraguas o introductoria de toda la serie. Define el vocabulario o terminología que se va a utilizar en el resto de las normas y presenta la justificación y enfoque de toda la serie
En la siguiente figura se reproduce el esquema con el que se trabaja y los distintos grados de desarrollo
+info
LOS DISTINTOS TÉRMINOS HAN SIDO ADEMÁS AGRUPADOS EN CUATRO GRANDES APARTADOS:
Las normas ISO 30300 tienen una relación muy estrecha con otras normas de gestión de documentos, especialmente con todas las redactadas por el Subcomité Técnico de ISO, denominado Archive/Records Management (TC46/ SC11, en la numeración de ISO), cuyo grupo de coordinación se encarga de controlar la coherencia de todas las normas publicadas
Los relacionados con el sistema de gestión para los documentos
Los relacionados con la gestión
Los relacionados con los procesos de gestión documental
Los relacionados con los documentos
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LA IMPORTANCIA ESTRATÉGICA DE LA INFORMACIÓN Y LAS EVIDENCIAS
Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o la naturaleza de sus actividades, generan información de sus procesos de trabajo. Los documentos, como un tipo de recurso de información, son activos – parte del capital intelectual – de una organización.
LA IMPORTANCIA ESTRATÉGICA DE LA INFORMACIÓN Y LAS EVIDENCIAS
El propósito de implementar un SGD es la gestión sistemática y verificable de los documentos como información acerca de las actividades de la organización. Los beneficios se pueden encontrar en distintas áreas o facetas de la organización:
Llevar a cabo las actividades de la organización y prestar los correspondientes servicios eficientemente;
Facilitar el funcionamiento efectivo de una organización en el caso de un desastre
Proporcionar protección y apoyo en los litigios, que incluye la gestión de los riesgos asociados con la existencia o no, de falta de pruebas de una actividad organizativa
Cumplir con los requisitos legislativos, reglamentarios y de rendición de cuentas
Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas actuales y futuras
Optimizar la toma de decisiones, la consistencia operativa y la continuidad del negocio
LA IMPORTANCIA ESTRATÉGICA DE LA INFORMACIÓN Y LAS EVIDENCIAS
Soportar las actividades de investigación y desarrollo
Apoyar las actividades promocionales de la organización; y
Mantener la memoria corporativa o colectiva y apoyar la responsabilidad social.
(ISO 30300, Sección 2.3.1.)
NORMA 30300
La serie de normas 30300 nace desde el principio con una voluntad integradora. Estableciendo una política y unos objetivos de gestión documental, se ayuda a las organizaciones en la implantación de otros sistemas de gestión, en las tareas de gestión de riesgos y el ejercicio de la responsabilidad social. “La implementación de la serie de normas ISO 30300 ayudará a las organizaciones a cumplir con los objetivos de otras Normas de sistemas de gestión como la calidad, la gestión de riesgos, el cumplimiento y la seguridad— ayudando por lo tanto al cumplimiento de los objetivos de la organización. Ello se consigue:
Asegurando que se crea, gestiona y se hace accesible durante todo el tiempo que se necesita información fidedigna y fiable sobre, y evidencia de, las actividades realizadas dentro de un sistema de gestión.
Estableciendo un enfoque sistemático y verificable sobre los procesos de control de la documentación de otros sistemas de gestión.
Estableciendo un marco de evaluación para los procesos de control de la documentación de otros sistemas de gestión
Contribuyendo a la mejora continua del desempeño de la organización mediante un sistema de gestión integrado.”
Norma ISO 30301
¿QUÉ ES LA NORMA ISO 30301?
La norma ISO 30301 es parte de la familia de normas ISO 30300, que se enfoca en la gestión de documentos y la información dentro de las organizaciones. Esta norma proporciona las directrices necesarias para establecer un sistema de gestión documental eficaz, promoviendo la organización, control y acceso adecuado a los documentos.
Norma ISO 30301
El SGD 30301 puede implantarse en todo tipo de organizaciones, de cualquier tamaño, cualquier sector y en cualquier localización geográfica. Todas las organizaciones producen documentos de su actividad, por la que todas son susceptibles de la implantación de un SGD.
BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR LA NORMA ISO 30301
Mejora de la toma de decisiones:
Cumplimiento normativo:
Reducción de riesgos:
Mejora de la eficiencia:
Al establecer un sistema de gestión documental robusto, se minimiza el riesgo de pérdida, mal uso o acceso no autorizado a la información crítica de la organización.
La implementación de la norma ISO 30301 permite a las organizaciones optimizar sus procesos de gestión documental, lo que conduce a una mayor eficiencia operativa.
La disponibilidad de información confiable y actualizada facilita la toma de decisiones informadas y basadas en datos.
La norma ISO 30301 ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitos legales y reglamentarios relacionados con la gestión de documentos.
REQUISITOS DE LA NORMA ISO 30301
La norma ISO 30301 establece una serie de requisitos que las organizaciones deben cumplir para lograr una gestión documental eficaz. Algunos de los requisitos clave incluyen:
Establecer procedimientos para la creación, revisión, aprobación y distribución de documentos
Establecer una política de gestión documental.
Definir roles y responsabilidades para la gestión documental.
Garantizar la seguridad y confidencialidad de los documentos.
Establecer un programa de capacitación para el personal involucrado en la gestión documental.
Identificar y evaluar los riesgos asociados con la gestión de documentos.
La norma ISO 30301 es una herramienta fundamental para las organizaciones que desean mejorar su gestión documental y garantizar la disponibilidad y confidencialidad de la información. Al implementar esta norma, las organizaciones pueden obtener beneficios significativos en términos de eficiencia, reducción de riesgos y cumplimiento normativo
POLÍTICA, COMPROMISO Y ROLES
La ISO 30301 exige que uno de los cargos de la alta dirección sea el responsable del SGD. No se pretende una responsabilidad en exclusiva, pero si una asunción de responsabilidades al más alto nivel. Lo habitual es que la persona en que recaiga esta responsabilidad no tenga conocimientos técnicos de gestión documental, por lo que la ISO 30301 propone para las organizaciones lo suficientemente complejas que pueda existir además un responsable operativo del SGD. Los roles y responsabilidades deben asignarse además a todos los niveles de la organización. Cada uno debe conocer su responsabilidad con respecto al SGD y además debe conocer las de los demás.
PROCESOS Y APLICACIONES DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La norma 30301 determina que las organizaciones deben implementar los procesos de gestión documental que le permitan cumplir con los objetivos. Estos procesos documentales se implementan en aplicaciones de gestión documental, que en un porcentaje cercano al 100% serán programas informáticos, que sean capaces de implementar los controles bien para la documentación en papel, bien para los documentos electrónicos
Para el diseño de los procesos de gestión documental la norma ISO 30301 plantea en su texto principal cuales son los propósitos generales de los procesos a implantar, remitiendo al ANEXO A para definir el requisito de cada uno de los procesos, que aparece bajo la columna control.
+info
VERIFICACIÓN
La verificación del cumplimiento o conformidad del SGD se hace sobre la ISO 30301, y supone la verificación de todos y cada uno de los requisitos de la norma (todos los “debe” o “shall” del texto principal y del Anexo A) mediante un proceso de auditoría. Las auditorías persiguen mediante el examen de la documentación y la observación de funcionamiento determinar si los requisitos se han cumplido o no. En la ISO 30301 en el ANEXO C hay una primera aproximación a lo que sería una lista de verificación de requisitos Entre los posibles nuevos productos de la serie 30300 se encuentra una guía para la evaluación y auditoría.
TIPOS DE VERIFICACIÓN
La verificación del cumplimiento de la norma ISO 30301, como de cualquier otra norma de requisitos, puede tener distintas modalidades:
La verificación por primera parte o autoevaluación. Son las propias organizaciones las que tras su proceso de auditoría interna proclaman su cumplimiento con la Norma. En este caso, son los auditores internos los que llevan a cabo la auditoria.
La verificación por segunda parte interesada. Una determinada organización puede requerir de la verificación del cumplimiento por otra organización antes de, por ejemplo, establecer un acuerdo comercial. En este caso, son los auditores de la otra organización los que realizan la verificación del cumplimiento
La certificación por tercera parte interesada. Una entidad de certificación independiente es contratada para obtener una verificación del cumplimiento certificada. En este caso, son los auditores de la entidad certificadora los que realizan la verificación del cumplimiento.
ISO 30302 Gestión de documentos
Propósito:
1. Implementación Práctica
3. Cumplimiento Normativo:
Asegurar que la gestión de documentos cumpla con los requisitos legales, reglamentarios y de normativas específicas de la industrial
Proporcionar una guía detallada y práctica para la implementación de un sistema de gestión de documentos (SGD) en conformidad con la norma ISO 30301.
2. Mejora Continua:
4. Gestión de Riesgos:
Ayudar a las organizaciones a mejorar continuamente su SGD, asegurando que se mantenga relevante y efectivo a lo largo del tiempo. A demas de Facilitar la eficiencia operativa mediante la organización y gestión adecuadas de los documentos.
Minimizar los riesgos asociados con la gestión de documentos, incluyendo la pérdida de información, acceso no autorizado y errores en el manejo de documentos
Contenido Principal:
Operación:
Planificación:
Implementación:
Mejora Continua:
Evaluación:
Explica cómo gestionar y operar el SGD día a día, incluyendo la gestión de documentos, control de versiones, y la seguridad de la información.
Proporciona métodos para evaluar la efectividad del SGD, incluyendo auditorías internas y revisiones de desempeño.
Detalla los pasos para desarrollar y poner en marcha el SGD, incluyendo la asignación de recursos y la formación del personal
Incluye la identificación de los requisitos de la gestión de documentos y el establecimiento de objetivos y políticas.
Describe cómo identificar oportunidades de mejora y llevar a cabo acciones correctivas y preventivas.
Título aquí
Título aquí
Título aquí
Título aquí
Beneficios:
Mejora la eficiencia y la eficacia de la gestión de documentos
Asegura la disponibilidad, integridad y confidencialidad de los documentos
Mejora la toma de decisiones al proporcionar información fiable y accesible
Facilita el cumplimiento de requisitos legales y normativos.
ISO 30303:2021 Gestión de documentos
Requisitos para la auditoría de sistemas de gestión de documentos
Propósito:
3. Transparencia y Confianza
1. Evaluación de Conformidad:
Aumentar la transparencia y la confianza en el SGD entre las partes interesadas mediante la realización de auditorías objetivas.
Proporcionar un marco para evaluar la conformidad del SGD con la norma ISO 30301 y otros requisitos aplicables.
2. Mejora del SGD:
4. Metodología Estandarizada:
Ofrecer una metodología estandarizada para la planificación, ejecución y seguimiento de auditorías de gestión de documentos.
Identificar oportunidades de mejora en el SGD a través de auditorías sistemáticas y rigurosas.
Alcance:
5. Requisitos de Competencia: Especifica los requisitos de competencia para los auditores, incluyendo conocimientos y habilidades necesarios para llevar a cabo auditorías efectivas.
1. Auditorías Internas y Externas: Aplicable tanto a auditorías internas realizadas por la organización como a auditorías externas realizadas por terceros.
3. Criterios de Auditoría: Define los criterios y procedimientos que deben seguirse para asegurar auditorías consistentes y comparables.
4. Procesos y Resultados: Evalúa tanto los procesos de gestión de documentos como los resultados obtenidos de dichos procesos.
2.Diversos Sectores: Utilizable por organizaciones de todos los sectores industriales y tamaños.
Contenido Principal:
Principios de Auditoría: Describe los principios esenciales que deben guiar las auditorías, como la ética, la imparcialidad, la confidencialidad, y la competencia profesional.
Ejecución de la Auditoría: Recolección y verificación de la información, realización de entrevistas y revisión de documentos.
Proceso de Auditoría: Detalla el proceso de auditoría desde la planificación hasta la finalización y el seguimiento. Incluye:
Informe de Auditoría: Elaboración del informe de auditoría que incluye hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
Seguimiento: Acciones para asegurar que se implementen las recomendaciones y se corrijan las no conformidades.
Planificación de la Auditoría: Definición de objetivos, alcance y criterios de auditoría.
Beneficios:
• Proporciona una evaluación objetiva y sistemática de la conformidad del SGD.
• Aumenta la confianza de las partes interesadas en la eficacia del SGD.
• Ayuda a identificar áreas de mejora y fortalece la gestión de riesgos relacionados con la información
• Garantiza que el SGD cumpla con los requisitos establecidos en la ISO 30301 y otras normativas aplicables
Conclusión
En conclusión, las normas ISO 30300, 30301, 30302 y 30303 proporcionan un marco integral y robusto para la gestión de documentos en las organizaciones. La serie ISO 30300 establece los fundamentos y principios generales de la gestión de documentos, mientras que la ISO 30301 especifica los requisitos para implementar un sistema de gestión de documentos (SGD) eficaz.
La ISO 30302 ofrece directrices prácticas para la implementación y mejora continua de un SGD, asegurando que las organizaciones puedan gestionar sus documentos de manera eficiente, cumpliendo con los requisitos legales y normativos, y mitigando riesgos asociados a la gestión de la información. Por su parte, la ISO 30303 establece los requisitos para la auditoría de los sistemas de gestión de documentos, garantizando que se mantenga la conformidad y se identifiquen oportunidades de mejora a través de evaluaciones objetivas y sistemáticas.
La adopción de estas normas permite a las organizaciones no solo mejorar la eficiencia operativa y la toma de decisiones, sino también fortalecer la transparencia y la confianza entre las partes interesadas. En conjunto, estas normas forman una base sólida para la gestión de documentos, facilitando la preservación de la información valiosa y apoyando la estrategia organizacional a largo plazo.
Bibliografía
• Carlota Bustelo Ruesta. (2010). SERIE ISO 30300: SISTEMA DE GESTIÓN PARA LOS DOCUMENTOS. Aula Polivirtual. Recuperado 19 de junio de 2024, de https://www.nsyp.aulapolivirtual.ipn.mx/course/view.php?id=3089 • De Souza Costa, A. (2021, 1 julio). A série de normas ISO 30300 como instrumento de governança informacional em organizações privadas: um estudo exploratório. https://agora.emnuvens.com.br/ra/article/view/991 • Elena BENITO CEDIEL, Alicia ARIAS COELLO, & Antonia SALVADOR BENÍTEZ. (s. f.). La serie ISO 30300 y los Sistemas de Gestión Documental. Metodología, requisitos y guía de implementación. UCM. Recuperado 19 de junio de 2024, de https://ucm.es/data/cont/docs/1322-2018-03-13-LIBRO%20ACTAS%20JORNADAS%20ESTUDIANTES.pdf#page=42 • Prezi, M. M. O. (s. f.). NTC-ISO 30302. prezi.com. https://prezi.com/bktbkjh2rdsl/ntc-iso-30302/ • Vicent, G. C. (s. f.). Normas ISO para la gestión de los documentos electrónicos: buenas prácticas para la gestión documental en las empresas. http://revistasbolivianas.umsa.bo/scielo.php?pid=S1997-44852015000500003&script=sci_arttext&tlng=es
La norma ISO 30300 recoge todo el vocabulario básico que se utilizará en todos los productos de la familia. El establecimiento de un vocabulario y definiciones normalizadas presenta siempre gran dificultad y controversias, que sólo pueden ser reducidas si se utiliza una metodología rigurosa para el desarrollo de este. Este es el caso de la norma ISO 30300, que además incluye en su Anexo A la descripción de la metodología utilizada para el desarrollo del vocabulario y los diagramas de conceptos.
NORMAS ISO 30300, 30301, 30302, Y 30303
Lupita Nahuatlato
Created on June 19, 2024
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NORMA ISO 30300, 30301, 30302 Y 30303
UNIDAD DE APRENDIZAJE: Archivonomía Comparada
PROFESORa: Evelin Adriana Zea Elizaldealumna: Victoria Guadalupe Valverde Nahuatlato
EMPEZAR
ÍNDICE
01 · Introducción
02 · Norma ISO 30300
03 · Norma ISO 30301
04 · Norma ISO 30302
05 · Norma ISO 30303
06 · Conclusión
07 · Bibliografía
Introducción
La Organización Internacional de Normalización (ISO) es la entidad más prestigiosa a nivel mundial en el campo de la normalización. Sus normas son ampliamente aceptadas en los cinco continentes y abarcan una amplia gama de materias, cubriendo casi todos los aspectos de la actividad humana. En sus inicios, las normas ISO se centraron en la normalización de productos, como el tamaño de las hojas de papel, las medidas de los tornillos o los materiales eléctricos. Sin embargo, a partir de los años 90 del siglo pasado, la ISO comenzó a desarrollar normas para la gestión de las organizaciones, ampliando así su ámbito de influencia. En esta presentación, se expondrán los aspectos más importantes de las normas ISO 30300, 30301, 30302 y 30303, que forman parte del conjunto de estándares relacionados con la gestión de documentos.
NORMA 30300
La serie de normas 30300 nace con una vocación integradora con los otros sistemas de gestión La norma 30300 es la norma paraguas o introductoria de toda la serie. Define el vocabulario o terminología que se va a utilizar en el resto de las normas y presenta la justificación y enfoque de toda la serie En la siguiente figura se reproduce el esquema con el que se trabaja y los distintos grados de desarrollo
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LOS DISTINTOS TÉRMINOS HAN SIDO ADEMÁS AGRUPADOS EN CUATRO GRANDES APARTADOS:
Las normas ISO 30300 tienen una relación muy estrecha con otras normas de gestión de documentos, especialmente con todas las redactadas por el Subcomité Técnico de ISO, denominado Archive/Records Management (TC46/ SC11, en la numeración de ISO), cuyo grupo de coordinación se encarga de controlar la coherencia de todas las normas publicadas
Los relacionados con el sistema de gestión para los documentos
Los relacionados con la gestión
Los relacionados con los procesos de gestión documental
Los relacionados con los documentos
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LA IMPORTANCIA ESTRATÉGICA DE LA INFORMACIÓN Y LAS EVIDENCIAS
Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o la naturaleza de sus actividades, generan información de sus procesos de trabajo. Los documentos, como un tipo de recurso de información, son activos – parte del capital intelectual – de una organización.
LA IMPORTANCIA ESTRATÉGICA DE LA INFORMACIÓN Y LAS EVIDENCIAS
El propósito de implementar un SGD es la gestión sistemática y verificable de los documentos como información acerca de las actividades de la organización. Los beneficios se pueden encontrar en distintas áreas o facetas de la organización:
Llevar a cabo las actividades de la organización y prestar los correspondientes servicios eficientemente;
Facilitar el funcionamiento efectivo de una organización en el caso de un desastre
Proporcionar protección y apoyo en los litigios, que incluye la gestión de los riesgos asociados con la existencia o no, de falta de pruebas de una actividad organizativa
Cumplir con los requisitos legislativos, reglamentarios y de rendición de cuentas
Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas actuales y futuras
Optimizar la toma de decisiones, la consistencia operativa y la continuidad del negocio
LA IMPORTANCIA ESTRATÉGICA DE LA INFORMACIÓN Y LAS EVIDENCIAS
Soportar las actividades de investigación y desarrollo
Apoyar las actividades promocionales de la organización; y
Mantener la memoria corporativa o colectiva y apoyar la responsabilidad social.
(ISO 30300, Sección 2.3.1.)
NORMA 30300
La serie de normas 30300 nace desde el principio con una voluntad integradora. Estableciendo una política y unos objetivos de gestión documental, se ayuda a las organizaciones en la implantación de otros sistemas de gestión, en las tareas de gestión de riesgos y el ejercicio de la responsabilidad social. “La implementación de la serie de normas ISO 30300 ayudará a las organizaciones a cumplir con los objetivos de otras Normas de sistemas de gestión como la calidad, la gestión de riesgos, el cumplimiento y la seguridad— ayudando por lo tanto al cumplimiento de los objetivos de la organización. Ello se consigue:
Asegurando que se crea, gestiona y se hace accesible durante todo el tiempo que se necesita información fidedigna y fiable sobre, y evidencia de, las actividades realizadas dentro de un sistema de gestión.
Estableciendo un enfoque sistemático y verificable sobre los procesos de control de la documentación de otros sistemas de gestión.
Estableciendo un marco de evaluación para los procesos de control de la documentación de otros sistemas de gestión
Contribuyendo a la mejora continua del desempeño de la organización mediante un sistema de gestión integrado.”
Norma ISO 30301
¿QUÉ ES LA NORMA ISO 30301?
La norma ISO 30301 es parte de la familia de normas ISO 30300, que se enfoca en la gestión de documentos y la información dentro de las organizaciones. Esta norma proporciona las directrices necesarias para establecer un sistema de gestión documental eficaz, promoviendo la organización, control y acceso adecuado a los documentos.
Norma ISO 30301
El SGD 30301 puede implantarse en todo tipo de organizaciones, de cualquier tamaño, cualquier sector y en cualquier localización geográfica. Todas las organizaciones producen documentos de su actividad, por la que todas son susceptibles de la implantación de un SGD.
BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR LA NORMA ISO 30301
Mejora de la toma de decisiones:
Cumplimiento normativo:
Reducción de riesgos:
Mejora de la eficiencia:
Al establecer un sistema de gestión documental robusto, se minimiza el riesgo de pérdida, mal uso o acceso no autorizado a la información crítica de la organización.
La implementación de la norma ISO 30301 permite a las organizaciones optimizar sus procesos de gestión documental, lo que conduce a una mayor eficiencia operativa.
La disponibilidad de información confiable y actualizada facilita la toma de decisiones informadas y basadas en datos.
La norma ISO 30301 ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitos legales y reglamentarios relacionados con la gestión de documentos.
REQUISITOS DE LA NORMA ISO 30301
La norma ISO 30301 establece una serie de requisitos que las organizaciones deben cumplir para lograr una gestión documental eficaz. Algunos de los requisitos clave incluyen:
Establecer procedimientos para la creación, revisión, aprobación y distribución de documentos
Establecer una política de gestión documental.
Definir roles y responsabilidades para la gestión documental.
Garantizar la seguridad y confidencialidad de los documentos.
Establecer un programa de capacitación para el personal involucrado en la gestión documental.
Identificar y evaluar los riesgos asociados con la gestión de documentos.
La norma ISO 30301 es una herramienta fundamental para las organizaciones que desean mejorar su gestión documental y garantizar la disponibilidad y confidencialidad de la información. Al implementar esta norma, las organizaciones pueden obtener beneficios significativos en términos de eficiencia, reducción de riesgos y cumplimiento normativo
POLÍTICA, COMPROMISO Y ROLES
La ISO 30301 exige que uno de los cargos de la alta dirección sea el responsable del SGD. No se pretende una responsabilidad en exclusiva, pero si una asunción de responsabilidades al más alto nivel. Lo habitual es que la persona en que recaiga esta responsabilidad no tenga conocimientos técnicos de gestión documental, por lo que la ISO 30301 propone para las organizaciones lo suficientemente complejas que pueda existir además un responsable operativo del SGD. Los roles y responsabilidades deben asignarse además a todos los niveles de la organización. Cada uno debe conocer su responsabilidad con respecto al SGD y además debe conocer las de los demás.
PROCESOS Y APLICACIONES DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La norma 30301 determina que las organizaciones deben implementar los procesos de gestión documental que le permitan cumplir con los objetivos. Estos procesos documentales se implementan en aplicaciones de gestión documental, que en un porcentaje cercano al 100% serán programas informáticos, que sean capaces de implementar los controles bien para la documentación en papel, bien para los documentos electrónicos Para el diseño de los procesos de gestión documental la norma ISO 30301 plantea en su texto principal cuales son los propósitos generales de los procesos a implantar, remitiendo al ANEXO A para definir el requisito de cada uno de los procesos, que aparece bajo la columna control.
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VERIFICACIÓN
La verificación del cumplimiento o conformidad del SGD se hace sobre la ISO 30301, y supone la verificación de todos y cada uno de los requisitos de la norma (todos los “debe” o “shall” del texto principal y del Anexo A) mediante un proceso de auditoría. Las auditorías persiguen mediante el examen de la documentación y la observación de funcionamiento determinar si los requisitos se han cumplido o no. En la ISO 30301 en el ANEXO C hay una primera aproximación a lo que sería una lista de verificación de requisitos Entre los posibles nuevos productos de la serie 30300 se encuentra una guía para la evaluación y auditoría.
TIPOS DE VERIFICACIÓN
La verificación del cumplimiento de la norma ISO 30301, como de cualquier otra norma de requisitos, puede tener distintas modalidades:
La verificación por primera parte o autoevaluación. Son las propias organizaciones las que tras su proceso de auditoría interna proclaman su cumplimiento con la Norma. En este caso, son los auditores internos los que llevan a cabo la auditoria.
La verificación por segunda parte interesada. Una determinada organización puede requerir de la verificación del cumplimiento por otra organización antes de, por ejemplo, establecer un acuerdo comercial. En este caso, son los auditores de la otra organización los que realizan la verificación del cumplimiento
La certificación por tercera parte interesada. Una entidad de certificación independiente es contratada para obtener una verificación del cumplimiento certificada. En este caso, son los auditores de la entidad certificadora los que realizan la verificación del cumplimiento.
ISO 30302 Gestión de documentos
Propósito:
1. Implementación Práctica
3. Cumplimiento Normativo:
Asegurar que la gestión de documentos cumpla con los requisitos legales, reglamentarios y de normativas específicas de la industrial
Proporcionar una guía detallada y práctica para la implementación de un sistema de gestión de documentos (SGD) en conformidad con la norma ISO 30301.
2. Mejora Continua:
4. Gestión de Riesgos:
Ayudar a las organizaciones a mejorar continuamente su SGD, asegurando que se mantenga relevante y efectivo a lo largo del tiempo. A demas de Facilitar la eficiencia operativa mediante la organización y gestión adecuadas de los documentos.
Minimizar los riesgos asociados con la gestión de documentos, incluyendo la pérdida de información, acceso no autorizado y errores en el manejo de documentos
Contenido Principal:
Operación:
Planificación:
Implementación:
Mejora Continua:
Evaluación:
Explica cómo gestionar y operar el SGD día a día, incluyendo la gestión de documentos, control de versiones, y la seguridad de la información.
Proporciona métodos para evaluar la efectividad del SGD, incluyendo auditorías internas y revisiones de desempeño.
Detalla los pasos para desarrollar y poner en marcha el SGD, incluyendo la asignación de recursos y la formación del personal
Incluye la identificación de los requisitos de la gestión de documentos y el establecimiento de objetivos y políticas.
Describe cómo identificar oportunidades de mejora y llevar a cabo acciones correctivas y preventivas.
Título aquí
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Beneficios:
Mejora la eficiencia y la eficacia de la gestión de documentos
Asegura la disponibilidad, integridad y confidencialidad de los documentos
Mejora la toma de decisiones al proporcionar información fiable y accesible
Facilita el cumplimiento de requisitos legales y normativos.
ISO 30303:2021 Gestión de documentos Requisitos para la auditoría de sistemas de gestión de documentos
Propósito:
3. Transparencia y Confianza
1. Evaluación de Conformidad:
Aumentar la transparencia y la confianza en el SGD entre las partes interesadas mediante la realización de auditorías objetivas.
Proporcionar un marco para evaluar la conformidad del SGD con la norma ISO 30301 y otros requisitos aplicables.
2. Mejora del SGD:
4. Metodología Estandarizada:
Ofrecer una metodología estandarizada para la planificación, ejecución y seguimiento de auditorías de gestión de documentos.
Identificar oportunidades de mejora en el SGD a través de auditorías sistemáticas y rigurosas.
Alcance:
5. Requisitos de Competencia: Especifica los requisitos de competencia para los auditores, incluyendo conocimientos y habilidades necesarios para llevar a cabo auditorías efectivas.
1. Auditorías Internas y Externas: Aplicable tanto a auditorías internas realizadas por la organización como a auditorías externas realizadas por terceros.
3. Criterios de Auditoría: Define los criterios y procedimientos que deben seguirse para asegurar auditorías consistentes y comparables.
4. Procesos y Resultados: Evalúa tanto los procesos de gestión de documentos como los resultados obtenidos de dichos procesos.
2.Diversos Sectores: Utilizable por organizaciones de todos los sectores industriales y tamaños.
Contenido Principal:
Principios de Auditoría: Describe los principios esenciales que deben guiar las auditorías, como la ética, la imparcialidad, la confidencialidad, y la competencia profesional.
Ejecución de la Auditoría: Recolección y verificación de la información, realización de entrevistas y revisión de documentos.
Proceso de Auditoría: Detalla el proceso de auditoría desde la planificación hasta la finalización y el seguimiento. Incluye:
Informe de Auditoría: Elaboración del informe de auditoría que incluye hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
Seguimiento: Acciones para asegurar que se implementen las recomendaciones y se corrijan las no conformidades.
Planificación de la Auditoría: Definición de objetivos, alcance y criterios de auditoría.
Beneficios:
• Proporciona una evaluación objetiva y sistemática de la conformidad del SGD.
• Aumenta la confianza de las partes interesadas en la eficacia del SGD.
• Ayuda a identificar áreas de mejora y fortalece la gestión de riesgos relacionados con la información
• Garantiza que el SGD cumpla con los requisitos establecidos en la ISO 30301 y otras normativas aplicables
Conclusión
En conclusión, las normas ISO 30300, 30301, 30302 y 30303 proporcionan un marco integral y robusto para la gestión de documentos en las organizaciones. La serie ISO 30300 establece los fundamentos y principios generales de la gestión de documentos, mientras que la ISO 30301 especifica los requisitos para implementar un sistema de gestión de documentos (SGD) eficaz. La ISO 30302 ofrece directrices prácticas para la implementación y mejora continua de un SGD, asegurando que las organizaciones puedan gestionar sus documentos de manera eficiente, cumpliendo con los requisitos legales y normativos, y mitigando riesgos asociados a la gestión de la información. Por su parte, la ISO 30303 establece los requisitos para la auditoría de los sistemas de gestión de documentos, garantizando que se mantenga la conformidad y se identifiquen oportunidades de mejora a través de evaluaciones objetivas y sistemáticas. La adopción de estas normas permite a las organizaciones no solo mejorar la eficiencia operativa y la toma de decisiones, sino también fortalecer la transparencia y la confianza entre las partes interesadas. En conjunto, estas normas forman una base sólida para la gestión de documentos, facilitando la preservación de la información valiosa y apoyando la estrategia organizacional a largo plazo.
Bibliografía
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La norma ISO 30300 recoge todo el vocabulario básico que se utilizará en todos los productos de la familia. El establecimiento de un vocabulario y definiciones normalizadas presenta siempre gran dificultad y controversias, que sólo pueden ser reducidas si se utiliza una metodología rigurosa para el desarrollo de este. Este es el caso de la norma ISO 30300, que además incluye en su Anexo A la descripción de la metodología utilizada para el desarrollo del vocabulario y los diagramas de conceptos.