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PRESENTA ROMAN DURAN DURAN MATRICULA: 20210D0094MATERIA: DIAGNOSTICO Y PLANEACION DOCUMENTAL

El archivo de concentración del FOVISSSTE

Empezar

El presente trabajo es para proponer el proyecto denominado Mejora de la Gestión Documental en el Archivo de Concentración del FOVISSSTE. Pretendemos hacer un diagnóstico para evaluar el estado que guarda el Archivo de concentración en cuanto a su gestión. A simple vista se ven bien las instalaciones y con un buen estado de conservación; también cuenta con el mobiliario, equipo y seguridad apropiados. Se realizara una visita al archivo anotando todo lo observado en las instalaciones, también realizaremos una entrevista al responsable de los archivos del FOVISSSTE así como una encuesta al personal que labora en el Archivo de Concentración, para detectar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas y con esta información proponer acciones para mejorar, optimizar o implementar acciones para la gestión documental.

Introducción

Historia Institucional

Fue un 28 de diciembre de 1972 cuando se decretó oficialmente por el Congreso de la Unión, a través de del Diario Oficial de la Federación, la creación de manera formal de dicha institución. Fondo de la Vivienda del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (FOVISSSTE). El Fondo de Vivienda se encarga primordialmente de brindar créditos a los trabajadores que se encuentran al servicio del Estado, con el objetivo principal de que obtengan una vivienda propia.

Objetivo General

Mejorar la gestión archivística para garantizar el acceso eficiente a la información y preservar la memoria institucional.

Examinar que los Procesos técnicos archivísticos se mantengan como parte del quehacer de la función archivística en todas sus etapas, desde su creación, hasta su disposición final ya sea la conservación o eliminación.

Propuesta para mejorar la gestión documental

Para poder hacer una propuesta se va a realizar un recorrido por todas las instalaciones del archivo de concentración del FOVISSSTE, haciendo anotaciones de todas las debilidades detectadas, así como del estado que guarda el inmueble, equipo, mobiliario, personal y seguridad. También se observará el estado de los documentos resguardados el volumen, estado de conservación, metros lineales, kilogramos y tipos de documentos. De la misma forma se le realizará una entrevista al responsable de los archivos del FOVISSSTE y para finalizar se le aplicará un cuestionario al encargado del archivo de concentración. Ya con toda esta información se propondrán las acciones para mejorar la gestión documental en el archivo de concentración, es decir se realizará un diagnóstico completo.

Diagnóstico del Archivo de Concentración del FOVISSSTE Presentación

Es oportuno destacar la definición de Archivo y Archivo de Concentración, que establece la Ley General de Archivos, en su artículo 4, las cuales se transcriben a continuación: III. Archivo: Al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar que se resguarden;IV. Archivo de concentración: Al integrado por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental;El FOVISSSTE cuenta con un Archivo de Concentración, el cual forma parte del Sistema Institucional de Archivos del ISSSTE, en donde la documentaciónrecorre parte de su ciclo vital (fase semiactiva), a partir de las transferencias primarias que realizan las diferentes unidades administrativas y departamentos de vivienda que lo conforman, esto conforme a las vigencias establecidas en el Catálogo de Disposición Documental (CADIDO), y de acuerdo con la normatividad interna establecida por el Responsable del Archivo de Concentración. Está encargado de otorgar créditos para vivienda a los trabajadores al servicio del Estado. Hoy es una institución financiera de competitividad global, con una clara vocación social y un gran sentido de responsabilidad como organismo público.

Para la integración del presente Diagnóstico se realizaron las acciones siguientes:

1.Observación de las condiciones físicas del inmueble, el mobiliario, el equipo y cajas en que se resguarda la documentación.2. Identificación del número de cajas con la documentación institucional resguardadas en el Archivo de Concentración.3. Identificación del número de cajas con documentación susceptible para baja definitiva.4. Identificación del número de cajas que se encuentran resguardadas de manera provisional.5. Revisión de los Inventarios Documentales de Transferencia Primaria y Baja documental.6. Revisión de vigencias y técnicas de selección de las respectivas series documentales, establecidas en el CADIDO.7. Revisión de las herramientas con las que cuentan en el Archivo de Concentración para llevar el control de toda la documentación que resguardan.8. Revisión o elaboración de un croquis con ubicación topográfica de la distribución del Archivo de Concentración.

Antecedentes

Desde la creación del FOVISSSTE en 1972, las oficinas centrales y los Departamentos de Vivienda, en el ejercicio de sus funciones y desarrollo de sus actividades han generado el acervo documental que se encuentra, tanto en los archivos de Trámite, así como en el Archivo de Concentración. En el marco de las atribuciones establecidas en el Reglamento Orgánico del FOVISSSTE, al Departamento de Servicios Generales, el Archivo Institucional ha estado a su cargo desde el año de 2010 a la fecha, siendo el titular del departamento el Responsable de los Archivos en el FOVISSSTE, además se cuenta con un enlace por cada Archivo de Trámite dando un total de 45 enlaces y cuenta con un encargado del Archivo de Concentración; ya que el FOVISSSTE es un órgano desconcentrado del ISSSTE, no cuenta con una Coordinación de Archivos propia, si no que forma parte de la Coordinación de Archivos del ISSSTE, al ser parte de esta se apega a lo dispuesto por el Sistema Institucional de Archivos del ISSSTE. Cabe señalar que, en el año de 2010, se utilizaba el espacio destinado al Archivo de Concentración para fines de resguardo provisional de bienes inutilizables y cajas con documentación de diversas áreas sin identificar, a su vez las instalaciones eran compartidas con el área de almacén general y no se contaba con suficiente mobiliario destinado para el resguardo de la documentación.

Archivo de Concentración

Se resguarda la documentación institucional, en su etapa semiactiva, cuya utilidad inmediata ha concluido, por lo que su consulta es esporádica; debiendo permanecer ahí hasta su eliminación o transferencia al Archivo Histórico, según la técnica de selección señalada en el Catálogo de Disposición Documental.

Se observa un inmueble con el espacio suficiente en unas instalaciones con buenas características ya que tienen una superficie de 1200 m2 aproximadamente, cuentan con un área de carga y descarga de camiones, se encuentran ubicadas en una parte alta por lo que no hay problema de inundaciones, cuenta con techos altos y herméticos, libres de humedad, se observa que está equipado con plante de emergencia y equipo supresor de incendios, además de extintores en todos los pasillos, también observamos que cuentan con equipo de protección civil en una vitrina equipada con mazo, pico, guantes, botas, casco, chaleco con reflejantes, traje de bombero, camilla, vendas y gato hidráulico, se ven cámaras de circuito cerrado, área controlada con guardias de seguridad y lo más importante, cuentan con muebles especiales para el almacenamiento de la documentación, en concreto cuentan con anaqueles de alta densidad, sin embargo se observa que se encuentra completamente saturado en todos sus espacios, el archivo cuenta con una capacidad para albergar 18,000 cajas en su estantería móvil, sin embargo en la actualidad este inmueble resguarda poco más de 25,000 cajas, motivo por el cual se ve saturado, se observa que la mayoría del acervo se encuentra en cajas reforzadas en excelentes condiciones y también cuenta con etiquetas de identificación tanto en cajas como en su estantería, sin embargo también se observa un gran número de cajas en pésimas condiciones, ya que se encuentran apachurradas y maltratadas y en algunos casos sin etiqueta de marcado de caja; en cuanto al equipo podemos observar que cuentan con suficientes escaleras ya que la estantería móvil mide al menos unos 3 metros de altura, también cuentan con dos patines de carga, y dos diablitos en aceptables condiciones.

Revisión de los Inventarios Documentales de Transferencia Primaria y Baja documental.

Al solicitar los inventarios documentales de transferencia primaria observamos que los tienen en carpetas tipo Lefort y por ejercicio fiscal, los tienen bien ordenados y están colocados de manera cronológica lo que facilita su consulta, además de que cuentan con una base de datos en formato Excel, misma que alimentan con estos inventarios documentales, sin embargo, no los tienendigitalizados. En la base de datos además tienen la ubicación topográfica exacta de cada una de las transferencias resguardadas, sin embargo, no se encuentran ordenadas por secciones debido a la saturación de espacios. En cuanto a los inventarios de baja documental, me comentan que nunca se ha realizado una baja de documentos de archivo, por lo que no cuentan con ningún inventario de este tipo.

Documentación Susceptible a Baja Documental

De acuerdo con la Ley General de Archivos, en el Artículo 4. Para los efectos de esta Ley se entenderá por: fracción XII Baja Documental: A la eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que no posea valores históricos, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables; Por tal razón , en el Archivo de Concentración se encuentra resguardada, de manera provisional, aquella documentación sujeta a Baja Documental que ha sido entregada por las diversas áreas y departamentos de vivienda que conforman el FOVISSSTE, la cual se someterá a consideración de la Coordinación de Archivos del ISSSTE para su dictaminación, de acuerdo con el Procedimiento de Baja Documental, establecido en el Sistema Institucional de Archivos del ISSSTE.

1. Una vez identificadas las cajas susceptibles para baja definitiva, se tiene que dar aviso por oficio a las áreas dueñas de la información, para que acudan a las instalaciones del Archivo de Concentración y determinen si efectivamente los documentos detectados por el personal del Archivo de Concentración han perdido su valor documental, a la vez se levanta un Acta de Hechos dejando constancia de la participación tanto del archivo de concentración como de los dueños de la información. 2. Posterior a esto se mandan oficios de invitación tanto al Órgano Interno de Control del FOVISSSTE, así como al Coordinador de Archivos del ISSSTE, para que acudan a las instalaciones del archivo de Concentración y verifiquen que la documentación se encuentra en condiciones para ser dada de baja definitiva, de la misma forma se realiza un Acta de Hechos la cual se archiva junto con el seguimiento que se le va dando a la baja. En este sentido, el Procedimiento de Baja Documental es la elaboración del proyecto de Dictamen de Baja Definitiva de la Documentación Institucional, que se pondrá a consideración de la Coordinación de Archivos del ISSSTE, para su aprobación; y, en consecuencia, el Levantamiento de las Actas de Baja Documental, las cuales serán agregadas en el expediente de baja definitiva, en el que se determina la modalidad de destino del papel resultante.

Recomendaciones: 1. Solicitar a las áreas dueñas de la información, la depuración documental, o bien, devolver las cajas de archivo documental correspondientes a sus respectivas áreas.2. Solicitar nuevamente a los enlaces de archivo de trámite no enviar este tipo de documentos (DCAI) al Archivo de Concentración, hasta que estén en condiciones, es decir con los listados simples debidamente requisitados, así como el oficio solicitando su desincorporación con las descripciones de cada una de las cajas para su baja definitiva y donación a la CONALITEG.

Sistema Institucional de Archivos del ISSSTE

Es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla el ISSSTE y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental; La Coordinación de Archivos es el área encargada de coordinar el funcionamiento de los componentes operativos de nuestro Sistema Institucional de Archivos, es decir, de los archivos de Trámite y Concentración y está integrado de la siguiente forma:1. Un Área Coordinadora de Archivos 2. Tres áreas operativas: de correspondencia; archivos de trámite (uno por cada unidad administrativa del FOVISSSTE) y archivo de concentración.

Al revisar estas herramientas pudimos observar que las herramientas con las que cuenta el archivo son las siguientes: 1. Inventarios Documentales de Transferencia Primaria 2. Base de Datos del universo resguardado por el archivo de concentración. 3. Vales de préstamo de expedientes.

 Cuentan con los inventarios documentales de Transferencia Primaria.  Se visualizan materiales y bienes distintos al archivo, en las áreas destinadas al resguardo de documentos (muebles de un Departamento de Vivienda, así como cajas de diversos de este mismo departamento).  Los expedientes resguardados no han sido depurados;  No se han realizado bajas documentales de los expedientes resguardados en el archivo de concentración;  Falta mantenimiento a los anaqueles de alta densidad.  Falta mantenimiento al sistema supresor de incendios.  No están validados por el AGN los instrumentos de control.  No cuentan con calendarios para transferencias de archivo;  No se cuenta con sistemas de gestión documental para el manejo eficiente de la información que se genera en el Instituto;  No se cuenta con un archivo histórico institucional.  La organización de los archivos institucionales no es homogénea.

Evidencia fotografica

Propuesta de solución basada en los lineamientos para la elaboración del Plan Anual de Desarrollo Archivístico, aplicable al Archivo de concentración del FOVISSSTE

Como hemos considerado en el proceso de diagnóstico aplicado en el Archivo de concentración del FOVISSSTE, existen algunos elementos que promueven la ineficacia en la gestión documental, es por ello que a continuación proponemos algunos aspectos que servirán de solución y que están basados en los lineamientos para la elaboración del Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA):

1. Actualización de Inventarios y depuración de expedientes:

Como parte de los hallazgos identificados en el Archivo en cuestión se encuentra la problemática de la falta de depuración y validación por el AGN, por lo que se propone realizar una revisión exhaustiva de los inventarios documentales de Transferencia Primaria para identificar documentos obsoletos o que hayan cumplido su ciclo de vida. Aunado a ello, se propone implementar un proceso de depuración de expedientes para eliminar la documentación que ya no sea necesaria, de acuerdo con las políticas de retención y eliminación establecidas.

2. Eliminación o reubicación de materiales y bienes no documentales:

Al localizar materiales ajenos a nuestro objeto de estudio, se propone identificar y remover aquellos que no pertenezcan al archivo, como muebles y cajas de otros departamentos, para liberar espacio y mantener el área de resguardo de documentos libre de obstáculos.

3. Mantenimiento de infraestructura y equipos:

Mantener anaqueles superados en su almacenamiento, en mal estado, así como la falta de mantenimiento a sistemas de protección civil, representa un riesgo para el personal adscrito a las áreas y para el acervo en resguardo, por ello se propone a partir del Plan Anual de Desarrollo Archivístico la programación y realización de un mantenimiento preventivo y correctivo de los anaqueles de alta densidad y del sistema supresor de incendios para garantizar la seguridad de las personas y la conservación adecuada de los documentos.

Validación de Instrumentos de Control: Es importante señalar que los instrumentos de control son una parte medular en la gestión documental por lo que es menester solicitar la validación de los instrumentos de control por parte del Archivo General de la Nación (AGN) para asegurar que cumplan con los estándares y normativas vigentes. Implementación de calendarios de transferencias: La necesidad de depurar documentación, transferir expedientes y mantener el manejo de la información de manera eficiente, puede subsanarse con la implementación de calendarios para las transferencias de archivos, tanto primarias como secundarias, basados en las vigencias documentales establecidas en el Catálogo de disposición documental. Implementación de Sistemas de gestión documental: Adquirir e implementar un sistema de gestión documental que permita el manejo eficiente de la información generada en el Instituto, facilitando la organización, el acceso y la conservación de los documentos. Creación de un Archivo Histórico Institucional:Con el fin de resguardar la información que denota la memoria institucional y forme parte de la reconstrucción de las gestiones gubernamentales, es preciso iniciar el proceso de creación de un archivo histórico institucional para preservar la historia institucional y asegurar el acceso a documentos de valor. Homogeneización de la organización de archivos: Con la ausencia de la validación del AGN a los instrumentos de control y la falta de depuración, es urgente establecer un sistema de organización homogéneo para todos los archivos institucionales, basado en el Cuadro general de clasificación archivística, esto con el fin de facilitar la localización, el manejo y conservación de los documentos.