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Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006

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Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la NormaISO 15489-1:2006

LESLYE SHELINE MENDOZA SANTOS | GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS | LUIS ANGEL AGUIRRE PINEDA

Conceptualización de sistemas

Funciones de los metadatos

Metadatos

El documento electrónico

El documento físico

ÍNDICE

11

Conclusión

10

Beneficios de los SGDE

Sistemas de Gestión Documental Electrónica (SGDE)

El ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)

El ciclo de vida del documento

Podemos entender al documento físico, como cualquier tipo de soporte en el cual se registra información, no importando los mecanismos de producción (manuales o electrónicos).

El documento físico

Es aquel documento generado, gestionado, conservado y transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, siempre que incorporen datos firmados electrónicamente. Su principal característica es una forma de expresión que el escritor hace recibir al lector, ya sea información personal, educativa, corporativa, etc.Los documentos electrónicos se han convertido más que en una moda, en una necesidad.

El documento electrónico

ISO 23081

Establece un marco para la creación, gestión y uso de metadatos para la gestión de documentos, y explica los principios por los que deben regirse.

En la gestión de documentos, los metadatos se definen como: datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo.

Metadatos

Sirven para preservar en forma documentada la información que poseen las instituciones, esto evita que sean vulnerables a perder todo el conocimiento sobre sus datos, si por algún motivo desaparece la persona que los originó.

Funciones de los metadatos

Los metadatos son una pieza clave para garantizar que los recursos de información se documenten, se definan sus responsables y continúen siendo accesibles en el futuro.

Archivo y conservación

Este componente incluiría información sobre el tamaño del conjunto de datos (y sus metadatos), la estructura tanto lógica como física de los datos y metadatos.

Transferencia

El componente que recupera los datos desde el metadato puede ser tan simple como proporcionar un URL que identifique la localización de un conjunto de datos digitales o tan complejo como para cubrir cuestiones de seguridad y realizar una transacción financiera para poder acceder a la información (compra en línea).

Recuperación

Deben proporcionar suficiente información para saber que existen.

Búsqueda

El concepto de sistema se asocia a “un conjunto de partes coordinadas para lograr un conjunto de metas”(Bravo, 2001, p. 60).

Menciona que las funciones de un sistema dependen de su estructura, las características y parámetros que tiene todo sistema constituyen un aspecto de interés y permite dimensionar sus posibilidades.

“Un sistema puede definirse como un conjunto de elementos relacionados entre sí y con el medio ambiente”

Campillo (2010, p. 49), Ponjuan (2004)

“Conjunto de elementos que guardan estrechas relaciones entre sí, que mantienen al sistema directa o indirectamente unido de forma más o menos estable y cuyo comportamiento global persigue, normalmente un objetivo”.

Plantea que un sistema es una serie de elementos que forman una actividad, un procedimiento o un plan de procedimientos que busca una meta o metas comunes, mediante la manipulación de datos, energía o materia.

Se consolidó en el siglo XX por parte de Ludwid Von Bertalanffy

Conceptualización de sistemas

Bertalanffy (1993, p. 54)

Gómez (1997, p. 3).

Arnold y Osorio (2003, p. 41)

En México, el ciclo vital es la base sobre la cual se sustenta la base documental de las organizaciones con la finalidad de que estos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos y se divide en tres fases: activa, semiactiva e inactiva

+ INFO

La mayoría de los tratadistas coinciden en afirmar que la gestión de documentos se aplica durante todo el ciclo de vida del documento desde la producción del documento hasta su disposición con fines de conservación permanente o eliminación (Zapata, 2011, pp. 64-66).

El ciclo de vida del documento

La norma ISO 30300 tiene las ventajas de integrar el Sistema de Gestión para los Documentos con el resto de Sistemas de Gestión ISO

Atributo que plantea que los documentos de archivo se deben crear, conservar y gestionar sistemáticamente.

Debe cumplir todos los requisitos derivados de las actividades propias de la organización, de su entorno normativo y de las expectativas de la sociedad.

Medidas para controlar el acceso, la identificación del usuario, la destrucción autorizada y la seguridad, con la finalidad de evitar el acceso, la destrucción, la modificación o la eliminación no autorizados

Atributo que se relaciona con la gestión de los documentos procedentes de todas las actividades de la organización o de la sección de la misma de la que forma parte.

Integridad.

Russo (2009, p. 10)

Menciona que un eficiente SGD ayudará a la empresa a aumentar su eficiencia, su productividad, ayudará a prever problemas relacionados con la información y la documentación y reducirá costos en recursos.

Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)

Conformidad.

Exhaustividad

Carácter sistemático.

En el entorno de los archivos electrónicos el ciclo de vida tiene tres etapas básicas: diseño, creación y mantenimiento (incluye preservación y uso).Cabe resaltar que el ciclo de vida de los documentos es de uso común tanto para soportes físicos o electrónicos, ya que ambos se refieren a la creación, mantenimiento y su disposición final de la información.

El ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

Riesgos en la recuperación de la Información

Recuperación de la información

Los SGDE nos acercan al entorno de la oficina sin papel, porque es más fácil y económico obtener documentos o archivos electrónicos de una manera más segura, rápida y confiable

Sistemas de Gestión Documental Electrónica (SGDE)

la norma ISO 27000 /2005 en español menciona que las organizaciones y sus sistemas de información están expuestos a un número cada vez más elevado de amenazas

La recuperación de información es un proceso en el cual se accede a una información previamente almacenada, mediante herramientas informáticas, es el siguiente paso a la determinación de las necesidades de información.Salvador (2003 pp. 189-215) contempla la recuperación de información como una actividad que se produce dentro de un proceso documental.• Selección y adquisición. • Análisis.• Almacenamiento. • Búsqueda o recuperación. • Difusión de la información.

Asegura la eficiencia de los documentos al facilitar su recuperación y acceso.

Asegura su preservación histórica

Ofrece apoyo en la toma de decisiones.

Reduce el costo del proceso de creación, almacenamiento y conservación de los documentos.

Reduce los costos de mantenimiento y apoyo.

Reduce la necesidad de manipular, almacenar y recuperar la documentación en papel.

Según Russo (2009, pp. 17-18), las ventajas que aporta la implementación de un SGDE en una organización son las siguientes:

Beneficios de los SGDE

Conclusions

Un Sistema de Gestión Documental Electrónica es una inversión estratégica que mejora la eficiencia operativa, garantiza la seguridad de la información, asegura el cumplimiento normativo y promueve la sostenibilidad. La transformación digital de los procesos documentales es un paso fundamental para las organizaciones que buscan mantenerse competitivas y adaptarse a las demandas del entorno moderno.

Alonso, J. Lloveras, M. (2012). Sistemas de gestión para los documentos, asociación española para la calidad, disponible en: http://www.iso30300.es/wp-content/uploads/2012/01/RevistaAEC-I-2012_Alonso_MRLloveras.pdf consultado el 12 de octubre de 2016Bustelo, C. (2006). Los sistemas de gestión electrónica de la documentación y la teoría del ciclo vital de los documentos en las organizaciones, disponible en: http://www.infoarea.es/Documentos/Kmtragsa.pdf consultado el 15 de octubre de 2016.Martínez, A. (2000). Metadatos y organización de recursos electrónicos. Ciudad de México, Universidad Nacional Autónoma de México, disponible en: http://eprints.rclis.org/22890/1/VI%20ENCUENTRO%20DE%20CATALOGACI%C3%93N%20-%20PUBLICACION%20FINAL%20ABRIL%2014-2014.pdf consultado el 24 de octubre de 2016.

Bibliografías

REFERENCIAS