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INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL"La tecnica al servicio de la patria" ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMIA Y ARCHIVONOMÍA "Educar para preservar la memoria de la humanidad" Licenciatura en Archivonmia Tercer semestre 2024-2Grupo 3EX01 Asignatura 3EX01_4 Administración de los Recursos en los Archivos Unidad 3Alumna: Acosta Arreola Brenda GiselaProfesora: Zea Elizalde Evelin Adriana Actividad: Infografía "Administración de Recursos Archivísticos en la Empresa", actividad 6Fecha de entrega poli virtual: domingo 23 de junio del 2024 a las 23:59 “Por descuido o intención, por acción u omisión el plagio denigra a tu persona y a tu institución” (Campaña Integridad Académica. IPN, 2018).

"Administración de Recursos,"Archivísticos en la Empresa",

por ser la empresa una fuente generadora de documentos que dan fe y testimonio de sus actos, y el archivo, el área laboral que desarrolla las funciones esenciales de conservar la memoria documental de la organización para que ésta pueda cumplir con los objetivos de acceso, transparencia y conservación documental

Se destaca la relación administrativa que se establece entre: la empresa, como fuente productora de bienes y servicios por consiguiente generadora de documentación, y el archivo, como unidad receptora de su memoria documental, en la cual se refleja su organización, su identidad y valor social, por lo que sirve de fuente de investigación, comprobación y generación de conocimiento para la toma de decisiones.

En las instituciones tanto públicas como privadas, se genera una diversidad de documentos que representan el testimonio de cada decisión y acción administrativa, jurídica, financiera y operativa que éstas realizan, los cuales deben ser debidamente clasificados, organizados, controlados y conservados en un Archivo de Trámite, Concentración o Histórico de acuerdo a su valor informativo, de tal manera que puedan ser recuperados de forma inmediata para cumplir con las demandas de acceso, transparencia y rendición de cuentas

Algunos archivos se enfrentan a una realidad que pone en riesgo la conservación documental e incluso la salud e integridad física del personal a cargo de estos.

"Administración de Recursos,"Archivísticos en la Empresa",

Recurso financiero.

Un archivo sin presupuesto presenta:• Personal mal remunerado, sin preparación archivística, lo que refleja deficiencia en el manejo y control documental.• Uso de espacios inadecuados que no cumplen con normas de seguridad e higiene, poniendo en riesgo la conservación documental y la salud del personal adscrito al área.• Carencia de recursos materiales como mobiliario, equipo y material que son instrumentos básicos en el desempeño archivístico, para identificar, resguardar y recuperar la documentación oportunamente.• Limita el uso de tecnologías para agilizar el registro, resguardo y recuperación de la información, entre otras limitaciones

Este recurso monetario, es el punto de partida lógico que requiere el archivo para llevar a cabo el desarrollo de sus actividades y el logro de sus objetivos

El recurso financiero es indispensable para llevar a cabo una planeación estratégica que determine la forma de adquirir, aplicar y controlar los recursos.

Parte de la problemática que se genera en un archivo por la falta de personal profesional en Archivonomía puede ser que:

"Administración de Recursos,"Archivísticos en la Empresa",

Desafortunadamente, existen empresas donde no se reconoce la labor del archivista como parte esencial de la estructura orgánica, el cual contribuye en forma dinámica a llevar a cabo las gestiones empresariales al recibir, controlar y recuperar para su acceso toda la documentación que se produce en el desarrollo de sus actividades, y se le ubica jerárquicamente en el área de servicios generales si bien le va, o adjunto a otras que desconocen las funciones archivísticas

se contrata personal sin capacitación en materia de archivo, ocupando este puesto con otros profesionistas (administradores, abogados, investigadores, entre otros) quienes comparten sus funciones específicas con las archivísticas, también ocupan puestos por imposición (compadrazgo, amistades, parentesco, recomendados) o peor aún por castigo, lo que genera un mal uso y manejo deficiente de la información documental al no aplicar teorías,principios y normatividad acorde a su gestión, ocasionando con esto confusión, pérdida, maltrato, duplicidad, bajas documentalessin valoración o retraso en su recuperación, lo que redunda en ineficiencia en la gestión documental y por consecuencia en pérdidas económicas para la empresa.

Recurso humano.recurso humano, como elemento principal que contribuye en eldesarrollo de una empresa y está representado jerárquicamente en un organigrama de acuerdo a sugrado de conocimientos, experiencias y habilidades que determinan su grado de preparación para ocupar un puesto de acuerdo a la clasificación jerárquica de la empresa.

"Administración de Recursos,"Archivísticos en la Empresa",

Desafortunadamente, existen empresas donde no se reconoce la labor del archivista como parte esencial de la estructura orgánica, el cual contribuye en forma dinámica a llevar a cabo las gestiones empresariales al recibir, controlar y recuperar para su acceso toda la documentación que se produce en el desarrollo de sus actividades, y se le ubica jerárquicamente en el área de servicios generales si bien le va, o adjunto a otras que desconocen las funciones archivísticas

El archivista es quien con su aportación intelectual y física apoya a la empresa para lograr su organización documental, tomando en cuenta el valor informativo que poseen los documentos por el conocimiento que trasmiten para conocer su desarrollo, documentos que en conjunto conforman un archivo

El personal a cargo del archivo debe poseer un perfil profesional y ético que le permita planificar, no improvisar, para cumplir con los objetivos archivísticos de organización, conservación documental, de servicio al usuario, de selección y por último optimización de recursos, tiene como funciones principales:

Identificar los recursos materiales (bienes muebles y bienes inmuebles) indispensables para asegurar la configuración, organización y conservación de una Unidad de Archivo

Estar a la vanguardia en uso de tecnologías para el manejo de la información documental (digitalización-automatización) que faciliten las labores de organización y control documental.

"Administración de Recursos,"Archivísticos en la Empresa",

Asumir el compromiso de capacitar y motivar al personal adscrito a la Unidad de Archivo, invitando al usuario a respetar los lineamientos establecidos para el manejo y control documental, en coordinación con los Directivos que apoyan al archivista, autorizando los lineamientos y en la cuestión financiera para la adquisición de recursos.

Recurso técnico y recurso tecnológico

finaliza con un esbozo de enfermedades y accidentes de trabajo a los que está expuesto el personal de archivo por no contar con los recursos materiales específicos para el desarrollo de sus funciones, lo que altera su rendimiento y en consecuencia la economía de la empresa. Entre estas enfermedades se destacan: lesiones musculares, fatiga, hernias, lumbalgias, alergias, entre otras, que son producto de la carencia de equipo y material de protección como medida preventiva. Para dar solución a esta problemática de salud, se presentan en el libro una serie de recomendaciones de higiene y seguridad que eviten la proliferación de agentes físicos, químicos y biológicos que dañan la integración física del archivista, tanto como la de la documentación

Recursos materiales.se analiza la utilidad específica de cada herramienta de trabajo, así como las condiciones físicas y ambientales que deben prevalecer en una Unidad de Archivo.

"Administración de Recursos,"Archivísticos en la Empresa",

El recurso técnico está representado por un conjunto de tareas lógicas y coordinadas que permiten al archivista cumplir con un proceso de organización intelectual que inicia con una recepción documental, termina con una valoración para su depuración o conservación definitiva, en forma integral

Recurso técnico y recurso tecnológicose presenta un análisis respecto a la labor social que cumplen tanto el archivo, como el archivista. Siendo el primero un recurso de información resguardado en un recinto a través de principios, normas y procedimientos que facilitan la organización y control de la documentación generada por una empresa en el desarrollo de sus funciones y que sirven para su toma de decisiones, comprobación y de testimonio de su existencia.

se presentan en resumen seis cuadros referentes al marco legal que regula la relación entre un trabajador y una empresa, en el que se destaca la importancia de preservar los documentos aplicando principios de honestidad, lealtad y legalidad. Así mismo se señalan los parámetros de organización documental que marca la ley para garantizar el control, acceso y conservación documental, tomando en cuenta los recursos humanos, materiales y técnicos.

Marco legal que regula la relación empresa-empleado.

"Administración de Recursos,"Archivísticos en la Empresa",

El archivo cumple con ser una fuente de información fidedigna que facilita la trasparencia, apoya en la rendición de cuentas y evidencia el desarrollo de un hecho administrativo, político, jurídico e histórico de acuerdo al valor informativo de los documentos. Representa el patrimonio informativo de una empresa y es una unidad de servicio a disposición de los miembros internos y externos de una empresa, permitiendo el intercambio de información entre ellos para su toma de decisiones, funciones que justifican la asignación de un presupuesto.

El problema del personal no capacitado en Archivonomía se soluciona a través de programas de actualización archivística sobre técnicas y normatividad para el control documental, pero el de carencias de recursos materiales, si no se soluciona, se obstaculiza el logro de los objetivos archivísticos y empresariales. Es decir, el personal se capacita, pero sin recursos materiales no funcionan los archivos.

El problema del personal no capacitado en Archivonomía se soluciona a través de programas de actualización archivística sobre técnicas y normatividad para el control documental, pero el de carencias de recursos materiales, si no se soluciona, se obstaculiza el logro de los objetivos archivísticos y empresariales. Es decir, el personal se capacita, pero sin recursos materiales no funcionan los archivos.

Mientras los archivos presenten desventajas en la asignación de presupuesto y exista una indiferencia o desconocimiento sobre el valor de los documentos que forman parte del patrimonio documental de un archivo empresarial, llámese trámite, concentración o histórico, no se puede cumplir con la transparencia, rendición de cuentas y acceso a la información

Conclusiones

Los Archivos son organizaciones que han existido desde la antigüedad y se puede presumir que existirán hasta en las sociedades más modernas. El arsenal de documentos, en los más disímiles formatos, con que cuentan constituye su más valioso recurso. Estos, junto a los demás, deben ponerse en función de las metas de cada una de estas instituciones. Los recursos humanos, financieros y materiales vienen a la mente enseguida, luego de un análisis más profundo aflorarían los inmateriales, aunque en un primer momento no se les llame adecuadamente. Estas instituciones en ocasiones tienen tantos recursos que los funcionarios no atinan cómo distribuirlos o en ocasiones ni siquiera saben que existen. Otra realidad, más frecuente, es que muchas veces el directivo es una suerte de mago, pues estos son tan pocos que no se sabe cómo ponerlos aquí o allá. Estos dos extremos ilustran una situación muy común en los Archivos. En muchas ocasiones la realidad impone decidir la utilidad de una cosa sobre otra, sin atender a lo que pudiera ser más racional. En estos momentos es cuando deben aflorar las habilidades de un directivo para tomar determinadas decisiones. los llamados recursos reales o tangibles, específicamente los recursos humanos, físicos, y financieros. Esa clasificación deja de lado los aspectos más importantes de los negocios del presente, que no son reales sino intangibles, especialmente todo aquello relativo al concepto de Valor, La Archivística, ciencia muy joven en el mundo, se ha dedicado a estudiar el documento desde su creación en una oficina hasta que es puesto en un Archivo Histórico al servicio del público. Por esta razón no se dedica gran parte de este estudio a analizar este bien como parte de los activos más importantes que tiene un archivo, El documento, es el principal recurso con que cuenta un Archivo, Deben ser procesados de manera, que cada usuario pueda acceder a ellos sin ningún problema, Todos los demás recursos de la organización deber ser puestos en función del servicio de los documentos y Todos los Recursos Humanos deben ponerse en función del servicio con los documentos. Los recursos financieros de un Archivo son: “…son el efectivo y el conjunto de activos financieros que tienen un grado de liquidez. Es decir, que los recursos financieros pueden estar compuestos por: Dinero en efectivo, préstamos a terceros, depósitos en entidades financieras, tenencias de bonos y acciones o tenencias de divisas.” Los recursos materiales en un archivo son “… medios con los que se es posible llevar a la concreción distintos tipos de objetivos, por lo queden ser de lo más variados. Un ejemplo claro de recursos materiales pueden constituirlos materiales de utilización industrial, tales como el hierro, el cobre, el bronce, entre otros.

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