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El ciclo de compras debe comenzar con suficiente antelación para asegurar que todos los artículos estén listos antes del evento. Dado que tienes tres meses de antelación, puedes dividir el ciclo de compras de la siguiente manera:s

Este plan detallado garantiza que cada fase del ciclo de compras se gestione de manera efectiva, asegurando que los artículos promocionales estén disponibles a tiempo

El ciclo de compras estructurado te permitirá gestionar eficientemente la adquisición de los artículos necesarios para el evento

Definición de Necesidades:Bolígrafos: 100,000 unidadesCalendarios: 100,000 unidadesBolsas ecológicas o Pelotas anti estrés: 100,000 unidades

Selección de proveedores

CICLO DE COMPRAS ASOCIACIÓN PASOS LIGEROS AC

Investigar proveedores que puedan manejar grandes cantidades y que ofrezcan buenos precios por unidad para cada tipo de artículo.

Recepción de requisiciones de compra

Investigación y contacto inicial con proveedores.Identificar al menos tres proveedores potenciales para cada tipo de artículo (bolígrafos, calendarios, y bolsas ecológicas o pelotas anti estrés).Evaluar la reputación de los proveedores, revisar referencias y verificar la capacidad de producción para grandes cantidades.

Cotización con los proveedores

Obtención de cotizaciones detalladas y negociación de precios y términos de entrega.Selección final de proveedores basada en criterios como precio, calidad, tiempo de entrega, etc.

Autorización de compra o abastecimiento

Mantener comunicación regular con los proveedores para monitorear el progreso de la producción.Asegurarse de que los artículos se están fabricando según las especificaciones y que se cumplirá con los plazos acordados.

• Control y Registro: Es fundamental mantener un registro organizado de las facturas recibidas. Esto facilita la gestión contable y el cumplimiento fiscal de la organización. • Cumplimiento Legal: la factura es un documento que respalda la transacción comercial. Debe ser claro y preciso para evitar disputas y asegurar el cumplimiento de los términos acordados. • Auditoría y Transparencia: proporciona evidencia de las transacciones realizadas y los gastos asociados.

Las devoluciones pueden ocurrir por diversas razones, como productos defectuosos, errores en el pedido, en las especificaciones.

La solicitud de pago a proveedores es un documento utilizado por la Asociación Civil Pasos Ligeros, A.C. para formalizar la petición de desembolso de fondos destinados a cubrir las facturas emitidas por los proveedores por la entrega de los artículos promocionales.

Asegurarse de que los artículos se están fabricando según las especificaciones y que se cumplirá con los plazos acordados.Solicitar muestras de producción inicial para realizar pruebas de calidad preliminares.

Emisión de órden de compra

CICLO DE COMPRAS ASOCIACIÓN PASOS LIGEROS AC

Aprobar las muestras antes de que se inicie la producción completa para garantizar que cumplen con los estándares requeridos.

Recepción y autorización de la factura

La Asociación Civil Pasos Ligeros, A.C. garantiza un proceso de adquisición efectivo y transparente para los artículos promocionales necesarios para su convención.

Solicitud de pago a proveedores

Cumplimiento de Plazos: Cumplir con los plazos de pago acordados con los proveedores es esencial para mantener relaciones comerciales saludables y garantizar la continuidad del suministro de bienes y servicios.Seguridad de la Información: Cuando se incluyan datos bancarios del proveedor en la solicitud de pago, asegúrate de cumplir con los estándares de seguridad y privacidad de datos.

Verificación de devoluciones y rebajas

La Asociación Civil Pasos Ligeros, A.C. puede manejar eficazmente las devoluciones y rebajas asociadas con la adquisición de artículos promocionales, asegurando una gestión financiera y contable robusta y precisa.

La orden de compra es un documento legal que la Asociación Civil Pasos Ligeros, A.C. emite para formalizar la compra de los artículos promocionales a los proveedores seleccionados. Esta orden debe contener información específica y detallada para evitar malentendidos y asegurar que se cumplen todos los términos acordados.

La factura es el documento que emite el proveedor a la Asociación Civil Pasos Ligeros, A.C. una vez que se han entregado los artículos promocionales. Esta factura debe cumplir con ciertos requisitos legales y contener información precisa para efectos contables y fiscales.

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