FIB-mode-projet-METHODOLOGIE

Le mode projet : méthodologie

Formation d'intégration de catégorie B : conduite de projet Albane Lejeune

1. Etapes

Mode projet = 1 processus

Source : Méthodo-projet

Etapes-clés de la conduite de projet

PREPARATION

(EXECUTION)

STRUCTURATION

FIN / CLOTURE

AVANT-PROJET

Avant-projet : 1 étape décisive

Scenarii

De la commande / demande

A la réponse à la demande :

• Claire
• Pondérée
• Partagée
• Validée

2. Phase de préparation

Pour quoi cette phase de préparation?

Enjeux : Formalisation / Engagement(s)

Etudier la faisabilité du projet jusqu'à amener les décideurs à émettre un avis sur le Go/No Go

Jalons :

• Clarification de la commande
• Diagnostic (partagé)
• Constitution de l'équipe projet et du COPIL

Documents de référence :

• Note d'opportunité

• Note de cadrage
• Cahier des charges
• Lettre de mission

Réaliser le diagnostic

Par rapport à la commande

1. Clarifier la commande pour distinguer dans l'attente du commanditaire :

• l'objectif / le subjectif
• l'implicite / l'explicite

2. Analyser la commande dans son contexte en regardant :

• l'interne et l'externe
• le factuel et le sensible
• le + et le -

Cette analyse stratégique aide à objectiver le besoin. 3. Définir les objectifs du projet

Clarifier la commande : Outil CQQCOQP

Commande?

Constats?

Maître d'ouvrage, d'oeuvre ?

Territoire ?Tutelle ?

Source : Management visuel

Faire l'analyse stratégique : Outil Matrice SWOT

Définir les objectifs

Par rapport au diagnostic et à un changement attendu

Enjeu / Objectif général = définir les buts, intentions du projet à partir de l'analyse de la situation donnée Ils peuvent se décliner en plusieurs objectifs spécifiques.

Objectif spécifique= préciser les étapes qui vont permettre d’atteindre les objectifs généraux 4 objectifs spécifiques maximum par objectif général

Définir les objectifs : Outil Arbre à problèmes

Exemple : Projet de soutien à la parentalité

Objectifs spécifiques

• Sensibiliser les parents à la communication non violente et bienveillante

• Former les personnels de la petite enfance à l'accompagnement de premier niveau des situations conflictuelles

Enjeu / Objectif général Améliorer les relations intrafamiliales parents-enfants dans la commune de P. d'ici à 2 ans

Définir les objectifs : des objectifs SMART

Utiliser toujours des verbes d'action pour définir un objectif Les questions à se poser : S : l'objectif est-il précis et clair ? M : comment puis-je quantifier ou qualifier la réalisation de l'objectif (seuil, niveau, valeur...) ? A : cet objectif fait-il sens par rapport à l'action de la collectivité ? R : ai-je les moyens de réaliser cet objectif avec les contraintes du projet (budget, délai...)? T : ai-je posé les délais de réalisation de l'objectif ?

Exemple : Projet de soutien à la parentalité

Objectifs spécifiques

• Sensibiliser 10% des parents de la commune (200p.) à la communication non violente et bienveillante d'ici à 2 ans par des actions ciblées

• Former la moitié des personnels de la petite enfance du territoire communal à l'accompagnement de premier niveau des situations de conflit (diagnostic et orientation vers des relais dédiés) d'ici à 2 ans

Constituer l'équipe projet

• Analyser les compétences nécessaires pour le projet puis solliciter des personnes en disposant
• Préciser les rôles et attentes de chacun au vu de ses compétences et de ses disponibilités
• S'assurer de l'adhésion et de l'engagement de chacun sur toute la durée du projet

• Recueillir la validation expresse de la mise à disposition de chacun par leur responsable hiérarchique
• Rédiger des lettres de mission qui synthétisent tous ces aspects et cadrent l'engagement de chaque partie

Exemple : Projet de soutien à la parentalité

Chef de projet : directeur Enfance/Famille de la commune Equipe projet

• Représentant local de la CAF
• Référent Communication de la commune
• Responsable du centre social
• Directrice du Relais Petite enfance

Intervenants

• Représentants des auxiliaires ou assistants maternels de la commune
• Parents de jeunes enfants du territoire

Constituer l'équipe projet : Outil Lettre de mission

• Pour le chef de projet
• Pour chaque membre

de l'équipe projet ...en 2 temps distincts

Bonnes pratiques : bien rédiger les livrables

Les documents de référence ou livrables doivent :

• Donner envie (marketing, visuels privilégiés)
• Se lire rapidement (synthèse)
• Se lire facilement (clarté)
• Etre accessibles à tous (éviter le jargon)
• Donner une vue d'ensemble (le diable se niche dans les détails!) en mettant en avant des points-clés
• Etre phasés et validés

Si besoin, avoir 2 livrables pour une même étape :

• 1 livrable pour le COPIL et l'équipe projet (INTERNE)
• 1 livrable pour le commanditaire ou les bénéficiaires (EXTERNE)

3. Phase de structuration

Pour quoi cette phase de structuration?

Enjeux : Organisation / Implication

Déterminer les conditions d'exécution/de mise en oeuvre du projet

Jalons :

• Organiser les bornes du projet
• Préparer la communication
• Animer la réunion de lancement

Documents de référence :

• Règles du jeu
• Planning prévisionnel de référence
• Budget prévisionnel de référence
• Organigramme des tâches
• Plan de communication

• Fiche de tâche

Notion de chemin critique

Organiser le temps du projet

Diviser une problématique pour en prendre en compte plus simplement tous les aspects : constituer des lots et des sous-lots qui s'enchaînent. Moyen de visualiser les interdépendances logiques ou chronologiques Prévoir un planning assez large pour parer à tout aléa : humain, technique, décisionnel... --

Objectif Actions à mener Tâches à effectuer Responsabilités, temps, moyens --

Exemple : Projet de soutien à la parentalité

Objectif : Sensibiliser 10% des parents de la commune (200p.) à la communication non violente et bienveillante d'ici à 2 ans par des actions ciblées Action 1 (lot 1) : mettre en place des ateliers avec un intervenant expert (sous-lot 1) --> Benchmarking auprès d'autres communes (sous-lot 2)--> Consultation de plusieurs intervenants pressentis Prise de contact --> Devis --> Analyse comparative --> Présentation --> Validation... Action 2 (lot 2) : créer une permanence d'accueil de la parole des parents...

Organiser le temps du projet :Outil Organigramme des tâches

Outil de pilotage et de communication

Organiser le budget du projet

Allocation du budget dépendant de la pondération des objectifs (prioritaires...) au regard des résultats attendus Clarifier le coût humain du projet grâce à l'organisation du temps : calculer le temps prévisionnel nécessaire à chaque action et à chaque intervenant Budget prévisionnel et planning à actualiser régulièrement, à chaque nouvelle étape de réalisation du projet

Organiser le budget du projet Outil Matrice budgétaire

Prévenir les risques : Outil Matrice des risques

Communiquer sur le projet

Il est important de communiquer tout au long du projet auprès de plusieurs cibles :

Cibles EXTERNES Tiers intervenants Partenaires Bénéficiaires

Cibles INTERNES Equipe projet Commanditaire COPIL

Enjeux Informer Expliquer Promouvoir "Teaser"

Enjeux Informer Mobiliser Réguler Décider Valoriser (la dynamique)

Communiquer sur le projet

Cibles INTERNES

Messages

• Ce qui a été fait, ce qui reste à faire (dans le stratégique et dans l'opérationnel)
• Les problèmes rencontrés et leur suivi
• Les solutions envisagées en commun puis validées

Moyens (exemples)

• Tous livrables permettant le reporting (compte-rendu des réunions, tableau de bord...)
• Points flash
• Revue de projet

• Lettre interne

Communication

• Simple
• Pédagogique
• Illustrée
• Régulière
• Concise

Cibles EXTERNES

Messages

• Ce qui a été fait
• L'impact des prochaines étapes
• La "bonne" conduite du projet

Moyens (exemples)

• Journal du projet
• Reportage "instantanés"
• Outils print et web des collectivités
• Outils print de web des partenaires

Communiquer sur le projet : Outil Plan de communication

Bonnes pratiques : utiliser un outil de suivi de projet

4. Phase d'exécution

Pour quoi cette phase d'exécution ?

Enjeux : Production / Animation

Réaliser les opérations de mise en oeuvre concrète du projet jusqu'au contrôle de la conformité des réalisations par rapport au cahier des charges

Jalons :

• Réunions de suivi de projet
• Revues de projet
• COPIL

Documents de référence :

• Compte-rendus de réunion
• Tableau de bord

Suivre le projet : Outil Tableau de bord

Source : UTC Gestion de projet

Outil de décision et de communication

Faire face à un aléa

Problème anticipé dans la matrice des risques? Point de vigilance fort pour le chef de projet... Mettre en place une information partagée sur les problèmes rencontrés et les solutions choisies Résolution des problèmes qui passe par :

• des actions (équipe projet, intervenants)
• des décisions (COPIL)
• ou des demandes de modification

Faire face à une demande de modification

S'agit-il d'un changement, d'une évolution ou d'une simple correction ?

• Clarifier avec le demandeur quel est le besoin
• Quel enjeu, quel objectif la justifie ?

• Mesurer l'impact sur le projet : humain, financier, délais, qualité...
• Si on fait cette modification ? Si on ne la fait pas ?
• Quelles sont les différentes solutions possibles ?

• L'acter et la planifier

• Faire valider la modification par le COPIL

Exemple : Projet de soutien à la parentalité

Action 1 : mettre en place des ateliers avec un intervenant expert Problème : confinement au moment où les ateliers doivent avoir lieu Modification demandée : décaler le planning d'exécution du projet Impact financier fort : conventions déjà signées sans clause suspensive liée à ce contexte (risque de perte financière) Solutions : négocier avec l'intervenant / passer pour tout ou partie en visio...

5. Phase de clôture

Pour quoi cette phase de clôture?

Enjeux : Capitalisation organisationnelle & individuelle

Dresser le bilan de la réalisation du projet et en tirer des enseignements pour la suite

Jalons :

• Réunion de bilan
• COPIL

Documents de référence :

• Rapport de recette ou PV de réception

• Rapport de fin de projet

2 points d'intérêt pour l'évaluation

Le processus de conduite du projet

Les résultats du projet

Le projet a-t-il permis d'atteindre les objectifs fixés ?

Le management du projet a-t-il permis de réaliser le projet ?

Evaluer le projet

Définir - en phase d'avant-projet - des critères d'évaluation qui sont déclinés par des indicateurs d'évaluation qui s'appuient sur des sources d'évaluation Système qui sert de référentiel pour :

• suivre l'avancement et les adaptations en phase d'exécution (tableau de bord...)

• faire le bilan en phase de fin de projet (bilan, rapport de fin de projet...)

Notions à distinguer

Critère

Indicateur

Ce qui permet de juger

Ce qui permet de mesurer le critère

Source

Il doit être :

• Valide
• Fiable
• Observable ou mesurable

Ce qui permet de nourrir l'indicateur

Critère, indicateur ou source?

• Satisfaction des habitants
• Nombre d'actions menées
• Taux de personnes satisfaites
• Enquête de satisfaction auprès des bénéficiaires
• Développement des compétences
• Evolution du nombre de participants
• Statistiques du logiciel de gestion des réservations
• Temps consacré au projet

Evaluer le projet : critères d'évaluation

Impact

3 questions à se poser

Le projet a-t-il été :

• cohérent / performant dans sa globalité?
• conforme entre prévisions et réalisations?

• utile aux bénéficiaires?

Evaluer le projet : construire des indicateurs

= Comment peut-on mesurer le fait que les résultats attendus sont en voie d’être obtenus ? Quel type d’information peut démontrer un changement, une évolution ? Adopter le schéma suivant pour définir le critère et la cible : 4 indicateurs maximum par objectif spécifique Qualités des indicateurs : clairs, pertinents, objectifs, utiles

Evaluer le projet : des indicateurs précis

Evaluation qualitative = focus sur le "comment ?" Types d'indicateurs :

• Fonctionnement
• Qualité
• Performance
• Développement durable
• Niveau de satisfaction des bénéficiaires, des partenaires...

Evaluation quantitative = focus sur le "combien ?" Types d'indicateurs :

• Résultats
• Moyens
• Activités
• Délais
• Usage

Exemple : Projet de soutien à la parentalité

Objectif spécifique : sensibiliser 10% des parents de la commune (200p.) à la communication non violente et bienveillante d'ici à 2 ans par des actions ciblées

Evaluation quantitative

• Pertinence : nombre d'actions menées sur les 2 ans pour répondre à l'objectif d'amélioration des relations intra-familiales dans la commune (tableau de suivi des actions)
• Efficacité : taux des parents de la commune concernés par les actions (cible : 10%) (tableau de suivi des actions)
• Efficicience : ratio temps, € entre actions et parents sensibilisés (tableau de suivi des actions)
• Impact : diminuation des signalements de 10% puis 20% en 2 ans (échange avec les instances ad hoc)

Exemple : Projet de soutien à la parentalité

Objectif spécifique : sensibiliser 10% des parents de la commune (200p.) à la communication non violente et bienveillante d'ici à 2 ans par des actions ciblées

Evaluation qualitative

• Retours des familles (obtenus via un questionnaire à chaud puis à froid après 1 an

• Retours des équipes en charge de la petite enfance et des affaires sociales (réunionsde bilan du projet)

Capitaliser sur le projet (en interne)

Au sein de la collectivité :

• La transversalité et la responsabilisation différente
• La capacité de transparence au sein de l'organisation
• La prévention et la gestion des risques (politiques, financiers, humains, techniques...)
• L'adaptation au changement

A titre individuel :

• Le changement de pratiques, de cadre de référence
• Le travail avec des interlocuteurs de profils plus divers
• De nouvelles manières de manager
• Sa capacité à apprendre de façon continue

RETEX

A retenir

Bonnes pratiques : suivre le cercle vertueux du projet

Activer les conditions de réussite du mode projet

• Enonciation claire des objectifs

• Engagement du commanditaire
• Soutien de sa hiérarchie

• Equipe projet compétente

• Planification et échéancier sous contrôle
• Acceptation et validation par le commanditaire des livrables du projet

• Contrôle et suivi adaptés
• Communication régulière auprès des différents acteurs

• Intégration des facteurs relationnels et humains

Avant-projet

Tout au long du projet

Evoluer vers la méthode agile ?

LL

Une équipe "agile" mise en scène (15')

Source : Marine Guyot

La gestion de projet expliquée en 2 min. chrono