Cópia - Agile Inception

Agile inception

cómo iniciar proyectos ágiles de manera efectiva

Empezar

Objetivos de aprendizaje

La importancia de la alineación entre las expectativas de negocio sobre el producto y el desarrollo

Facilitar este evento y aplicarlas 10 actividades que lo componen

Comprender el rol y las habilidades de un facilitador

Entender el origen de un proyecto ágil (Como se debe comenzar).

Indice

Pasos de una inception

La Comunidad

Cierre

Para qué estamos acá

Introducción

Conclusiones

• Introducción a Inception
• Facilitación

Elevator Pitch

La Solución

Product Vision Board

Los miedos

Trade-off

Vision Box

Tamaño

Que sí y que No

Cuanto cuesta

INTRODUCCIÓN

INTRODUCCIÓN A Inception

La Agile Inception es un evento colaborativo y participativo que ayuda a establecer las bases de un proyecto ágil. Se centra en la definición y alineación de la visión, los objetivos, los requisitos y las expectativas clave del proyecto entre todos los miembros del equipo y los interesados relevantes. Ayudando a establecer una comprensión común y un marco de trabajo claro para el proyecto desde el principio, lo que facilita la toma de decisiones ágiles a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

INTRODUCCIÓN

Cuál son los propósitos de la Agile Inception?

INTRODUCCIÓN

facilitación: Rol y habilidades

El líder facilitador no dice qué es lo que hay que hacer o cómo resolver los problemas. Tampoco está controlando para reducir la complejidad. El líder facilitador abre un espacio de colaboración, de intercambio de conversaciones significativas, de conversaciones con sentido para que sean los integrantes de los equipos de trabajo los que encuentren la solución a los problemas y encuentren una forma de involucrarse realmente con los proyectos y con el quehacer diario. ¿Cuándo y dónde se aplica la Facilitación de Equipos Ágiles? En agilidad, aplicamos la facilitación en infinidad de momentos. En cada reunión, en cada conversación. No solo cuando se necesita llegar a tomar decisiones, sino también cuando queremos explorar alternativas. En toda conversación grupal donde queremos que florezca la inclusión, el respeto y la democracia, donde queramos que se escuchen todas las opiniones, sin perder de vista el objetivo

INTRODUCCIÓN

facilitación: Rol y habilidades

El líder facilitador no dice qué es lo que hay que hacer o cómo resolver los problemas. Tampoco está controlando para reducir la complejidad. El líder facilitador abre un espacio de colaboración, de intercambio de conversaciones significativas, de conversaciones con sentido para que sean los integrantes de los equipos de trabajo los que encuentren la solución a los problemas y encuentren una forma de involucrarse realmente con los proyectos y con el quehacer diario. ¿Cuándo y dónde se aplica la Facilitación de Equipos Ágiles? En agilidad, aplicamos la facilitación en infinidad de momentos. En cada reunión, en cada conversación. No solo cuando se necesita llegar a tomar decisiones, sino también cuando queremos explorar alternativas. En toda conversación grupal donde queremos que florezca la inclusión, el respeto y la democracia, donde queramos que se escuchen todas las opiniones, sin perder de vista el objetivo

INTRODUCCIÓN

facilitación: Rol y habilidades

Estas son las responsabilidades directas que tenemos como Facilitadores de Equipo:

• velar por el proceso de comunicación garantizar el diálogo e intercambio de ideas
• asegurar que las conversaciones grupales mantengan su sentido
• asegurar el establecimiento y el respeto de acuerdos de equipo
• desdoblar tópicos grandes en otros más pequeños y gestionables
• acompañar a los participantes a navegar los conflictos
• ordenar las conversaciones, especialmente aquellas con muchos participantes
• parafrasear y/o ayudar a clarificar cuando el aporte de un participante no es lo suficientemente claro para el resto del equipo
• visibilizar la información (en flipcharts, láminas y/o dibujos) y el proceso de toma de decisiones garantizar el espacio adecuado y las características requeridas para llevar a cabo las dinámicas
• estar atentos a las emociones de los participantes y cambios en los estados de ánimo del equipo

Puedes lees también este artículo que brinda más información general del tema:

Info

Test

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Pasos de una Inception

Empezar

¿Para qué estamos aquí?

Esta es la primera de las actividades posibles en la Incepción Ágil. Sirve como ronda de presentación, pero también como actividad de check-in (para lograr que todos los participantes estén realmente presentes y conectados con el evento) y para entender qué aportará cada uno.

El objetivo central es que lleguemos a tener claro entre todos el problema que queremos resolver, sin que nadie venga y "se lo comunique" al resto. Queremos que surjan las inconsistencias o diferencias de nivel de abstracción que haya entre los asistentes.

2.1

Elevator Pitch

Esta actividad nos lleva a un primer nivel de visión de producto, a alto nivel, que servirá para alinear el resto de las actividades y generar una visión compartida

El "Elevator Pitch" es un término que viene del mundo del marketing de los años 60~70, y la idea es tener un argumento tan bien preparado y condensado, que pueda usarse para "vender" una idea a alguien al encontrarlo en el ascensor, aprovechando el escaso tiempo de un piso al otro.

es tarea del facilitador dividir a la audiencia en grupos de tres o cuatro personas, con papel y lápiz, para crear diferentes versiones del "Elevator Pitch" dentro de un time box de 5~10 minutos, que después presentaremos y discutiremos entre todos.

Esta actividad finaliza con la discusión abierta y una reelaboración de la que obtenemos una sola frase consolidada, o unas pocas alternativas principales.

ACTIVIDAD PRÁCTICA

Elevator Pitch: vISIÓN

Te invitamos a que escribas el elevator pitch de tu producto

Para [ cliente | público ] que tiene [ necesidad | oportunidad ] [ nombre producto ] es un [ tipo de producto ] que [ beneficio | razón de compra] A diferencia de [ principal competidor | alternativa ] nuestro producto [ diferencial competitivo ]

2.2

PRODUCT VISION BOARD

El Product Vision Board (PVB) es una herramienta visual, plasmada en un canvas, creada por Roman Pitcher que permite presentar la visión de forma en que su entendimiento sea más fluido y además respondiendo preguntas claves que le servirán al equipo para entender e utilizar la visión.

Vamos a usar esta herramienta para sintetizar nuestra visión del producto en conjunto con os interesados y generar un artefacto para socializar con el resto de la organización.Esta actividad es una alternativa al Elevator Pitch. El objetivo es muy similar, así que no tiene mucho sentido realizar las dos, sino elegir la que más te guste para establecer la visión de alto nivel.

Enlace

Puedes conocer más detalles generales en este video (25 minutos aproximadamente).

2.2

PRODUCT VISION BOARD

Ver

El canvas del PVB tiene 6 partes:

• Codename: se coloca el nombre que usará el equipo para referirse al proyecto. Se recomienda que entre todos los miembros del equipo busquen un nombre creativo que los relacione al proyecto.

• Frase representativa: es una frase corta y precisa que expresa el alma del producto y es nuestro nexo hacia lo que aspira a ser como producto.

• Grupo de usuarios: se Identifica los grupos de usuarios que utilizarán el producto. Respondemos la pregunta: ¿Para quién estamos trabajando en el proyecto?

• Necesidades: Se encuentran las razones de ser de tu proyecto. Aquí la pregunta a responder es ¿Cuáles son las necesidades de tu grupo de usuarios?

• Producto: Se colocan las características de tu producto que respondan a: ¿Qué características de tu producto satisfacen las necesidades de tus usuarios?.

• Valor: ¿Qué valor le genera al negocio la satisfacción de la necesidad del grupo de usuario a través del producto?

2.3

VISION BOX

Esta es otra actividad para lograr la visión de alto nivel, pero que puede combinarse con otras, ya que trabaja desde un punto de vista más físico y visual. Te invito a que antes de seguir pienses en las siguientes preguntas

¿Cuál es el desafío? Diseñar una caja que represente el proyecto que estamos encarando, como si fuese un producto de supermercado. La caja deberá ser atractiva, destacar las características principales sin apabullarnos, detallar en algún lado los componentes o características en más detalle, y más.

Qué si y qué no

En esta actividad comenzamos a discutir con mayor detalle el alcance del producto, desde el punto de vista funcional.

Como siempre, dividimos en grupos a los participantes, y en cada grupo generamos una lista de características ordenadas en tres grupos: Las cosas que definitivamente queremos dentro del alcance Las que estamos de acuerdo que quedan fuera Las cosas que no podemos decidir (al menos por ahora) Como siempre, al presentar los resultados parciales de cada equipo aparecerán inconsistencias que resolver.

Ver

En la siguiente ventana tenemos un ejemplo de un modelo de template

Test

CONTINUAR

Quienes son nuestros vecinos - LA cOMUNIDAD

Este ejercicio tratamos de conocer a todas las partes interesadas que rodean el desarrollo del producto, ya que muchas veces dependemos de personas, áreas o departamentos ajenos al equipo.

Para esto volvemos a dividir en grupos a la audiencia y dejamos que trabajen en establecer su propio mapa. Se suele usar círculos concéntricos y post-its. La idea es que cada grupo piense en los diferentes "stakeholders", ya sean individuos con nombre y apellido, roles, sectores o áreas de una organización, otras organizaciones, instituciones o dependencias gubernamentales. De alguna manera lo que tratamos de identificar es que tanto impacto tienen sobre el proyecto. Este mapa de influencias permitirá que pensemos cada cuánto tiempo el equipo de proyecto tendrá que tener contacto con estos actores

Ver

En la siguiente ventana tenemos un ejemplo de template para armar

LA sOLUCIÓN

En esta parte de la Incepción discutimos a alto nivel los detalles de implementación del producto, realizando un diagrama con las tecnologías, componentes, procesos o distribución, dependiendo del caso. Hay que asegurarse que todo el equipo está alineado con la solución antes de empezar por lo que mostrarle la arquitectura y las herramientas del proyecto es una necesidad.

Los miedos: qué nos quita el sueño?

Hay mil cosas que pueden ir mal en nuestro proyecto. Algunas se pueden manejar y otras no. El objetivo es identificar riesgos y centrarnos en resolver aquellos en los que tienen mayor probabilidad de ocurrencia, mayor impacto.

Llegamos a la actividad de la Incepción donde nos dividimos en grupos y nos ponemos todos el sombrero negro, pensando en todo lo que puede salir mal.Trataremos de discutir todo lo que potencialmente podría quitarnos el sueño durante el proyecto, desde todos los puntos de vista. La gente de tecnología aportará riesgos de conocimiento del equipo, de complejidad tecnológica, de requisitos difíciles por distintos temas; la gente de seguridad pensará en las vulnerabilidades, potenciales brechas, criticidad de datos; la gente de negocio analizará costos, oportunidades, dependencias con otras áreas. Al finalizar, cada grupo comparte los resultados y volvemos a tener una discusión abierta en la que tratamos de consensuar cuáles son los principales problema potenciales, y anotamos algunas de las medidas con las que podríamos mitigarlos.

ACTIVIDAD PRÁCTICA

Los miedos: Manejo de Riesgos

Te invitamos a que pienses 2 minutos las siguientes preguntas según tu producto actual:

• Hay algún tema en tu producto actual que no te deja dormir tranquilo en la noche?
• Ese tema está socializado con el resto de las personas?

Trade - off: manejo de prioridades

Iniciamos esta actividad tratando de seleccionar algunas restricciones tempranas que nos ayuden a pensar si los cambios o novedades que aparezcan nos están alejando o no de la idea inicial. Y podremos en ese momento decidir que no es un problema, o incluso re-evaluar estas prioridades. Para esta actividad los equipos se dividen en grupos nuevamente y piensan en una lista de requisitos no-funcionales o preocupaciones transversales al proyecto, como por ejemplo:

• Costo de operación del producto final
• Mantenibilidad
• Time-to-market (cuanto antes tengamos algo, mejor)
• Interoperabilidad
• Equipo propio (o local)
• Seguridad o Confidencialidad

Lo importante es que cada grupo quede con los 5 a 10 temas que les parecen más importantes tener en cuenta. Por último debemos priorizarlos.

TAMAÑO: ESTIMACIÓN GLOBAL

Ahora que ya tenemos una idea general del alcance, el tipo de solución a construir, y los riesgos principales que anticipamos, podemos empezar a pensar qué tan grande será el proyecto. Nuevamente dividimos equipos (recordemos que lo ideal es combinar gente diferente a lo largo de la Incepción) y cada grupo hace una estimación de alto nivel, teniendo en cuenta:

• ¿Cuánta gente necesitamos en el equipo? ¿Cómo debería estar compuesto?
• Dado ese equipo que imaginamos ¿Cuánto tiempo duraría el proyecto?

Podemos pensar alternativas de equipos y fases, e incluso alternativas de solución, para diferentes extensiones de proyecto. Al finalizar, y una vez que cada grupo expuso su estimación, se discuten y seleccionan las mejores alternativas, para usarlas como referencia, y probablemente tomemos un márgen de unas a otras.

CUÁNTO CUESTA?

¡Llegamos a la última actividad de la Incepción! En la última actividad vamos a tratar de tener una estimación de MUY alto nivel sobre el costo del proyecto. Casi nunca llegamos a un número, sino a un nivel de inversión, como para responder dudas como (dependiendo del tipo de proyecto y organización):

• ¿Podemos encarar esto con el presupuesto que ya teníamos?
• ¿Necesitamos conseguir un inversor?
• ¿Qué chances hay de que el proyecto se auto-financie a partir de X entrega?
• ¿Hace falta conseguir aprobación presupuestaria del Gerente del Área? ¿Del Directorio?

Ver

¡De esta forma damos cierre a nuestra sesión de Inception!

CIERRE

Empezar

CONCLUSIONES

Hacer un Agile Inception Deck no es magia. Consiste en juntar a la gente adecuada y hacerse las preguntas difíciles para luego poder compartir esa información con los stakeholders, con el equipo y con todos los que lo deban saber. Es importante adaptar las herramientas según el contexto y asegurarse de que faciliten la colaboración y la comprensión compartida entre todos los involucrados, que son los objetivos verdaderamente importantes de estas sesiones.

¿Listos para TU primera Inception?

Muchas gracias!

Inicio

La comunidad

Modelo para utilizar en nuestra facilitación. En el medio va a ir ubicado nuestro equipo de Desarrollo. El que está dedicado a la construcción del producto.En cada anillo ubicaremos personas/áreas que tienen más influencia, contacto directo con el equipo. A medida que nos alejamos, serán aquellos que tenemos menos interacción con el equipo de Desarrollo.

Piensa en el producto a desarrollar:

1- Todos los involucrados tienen una visión compartida? 2- Qué problemas encuentran de divergencias en opiniones?

Conexión

Toma 2 minutos para pensar y responderte las siguientes preguntas

Pensando en cajas de Productos:

• Cuáles recuerdas bien o guardaste?
• Qué tienen en particular que te gustó?

Manejo de Riesgos

Aprovechando la diversidad de participantes, en esta actividad repasamos los riesgos del producto en conjunto, desde el punto de vista técnico, de negocio, legal, de fabricación, y cualquier otro aspecto. Puedes utilizar la siguiente matriz de Probabilidad vs Impacto para poder mapear e identificar los riesgos de acuerdo a estas dos variables.

Hacer ver la solución

Mecánica

Esta actividad de la Incepción se puede realizar en grupos si tenemos gente con buena visión técnica como para ayudar en conceptualizar la solución.Si en la audiencia contamos con una sola persona con esas características, podemos realizar esta actividad todos juntos. Este ejercicio va de que puedas vos y tu equipo pensar por adelantado con qué arquitectura y herramientas se van a usar en el proyecto para validad que el equipo tenga todos los skills por ej.

Hablamos de costos

Para poder llegar a alguna conclusión de ese tipo, lo que hacemos en grupos es una "lista de compras", en la que incluimos todos los costos importantes que pueden incidir, como:

• Costo del equipo (si son internos y tenemos que costearlos, o si debemos contratar)
• Equipamiento, espacio físico, licencias de software, suscripciones
• Homologaciones, certificación o auditorías necesarias
• Espacio físico o instalaciones necesarias durante el proyecto

Nuevamente, cada grupo presenta su lista, y se discute en conjunto hasta lograr una versión unificada. No es importante ponerle valores, más allá de una estimación muy gruesa para llegar a entender el nivel de presupuesto, pero esa lista será el punto de partida para empezar a elaborar el presupuesto definitivo cuando el proyecto arranque realmente.

Ejemplo de un Elevator Pitch

Puedes usar este ejemplo como base para armar tu Elevator Pitch y ponerlo en común con otros compañeros de tu organización.

Delimitando el Alcance

La lista resultante nos sirve de input para poder comenzar a construir el backlog cuando el proyecto comience, y la lista de las cosas que están fuera de alcance nos servirá a lo largo del proyecto como filtro de alerta cuando se quieran agregar cosas al backlog. Por supuesto, no implica un rechazo automático, pero si debería plantearse siempre una discusión al respecto.

Para qué estamos aquí?

el facilitador debería mantener el timebox, es decir, aclarar que cada uno tiene un tiempo acotado (en este caso podría ser uno o dos minutos por persona), y tratar de ser claro en lo que esperamos de cada participante, por ejemplo:

• Nuestro nombre y perfil (rol, área ó especialidad)
• Quién nos convocó
• Lo que creemos que podemos aportar en esta reunión

Nuevamente ponemos un timebox de 2 a 3 minutos, y después pegamos todo en una hoja, agrupamos los que son iguales o similares, y discutimos brevemente las ideas que son muy disimiles.

Al terminar la ronda, podemos hacer que cada uno escriba brevemente en un post-it cuál cree que es el objetivo principal de la Incepción: ¿qué problema queremos resolver?

Objetivos

Los objetivos son dos: Alineamiento y Control de Expectativas. El alineamiento es asegurarse de que todo el mundo entiende lo mismo sobre por qué estamos aquí, qué intentamos hacer y cómo vamos a llegar al final. Establecer expectativas es comunicar con claridad al equipo y a los stakeholders lo que va a costar llevar al proyecto al éxito,definiendo las reglas para el compromiso y la implicación