archivonomia comparada
escuela nacional de archivonomia y biblioteconomia
Sistema de Gestión Documental Electrónica
Santiago Alvarado Alan
6MX01_5
Conceptos
El documento electrónico.Es aquel documento generado, gestionado, conservado y transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáticos
Metadatos. Los metadatos son datos altamente estructurados que describen información, describen el contenido, la calidad, la condición y otras características de los datos..
El documento físico.En este sentido podemos entender al documento físico, como cualquier tipo de soporte en el cual se registra información
Conceptualización de sistemasLos sistemas son abiertos, cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas,
El ciclo de vida del documento .permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos y se divide en tres fases: activa, semiactiva e inactiva;
Gestión de documentos la gestión de documentos engloba un conjunto de operaciones técnicas comprometidas y eficacia en la producción, uso y destino f inal de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida.
Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)
Un eficaz SGD
Un eficaz SGD
Asegurar la captura y el control de documentos fiables en cuanto a su contenido, auténticos en cuanto a la autoría y la datación
facilitan la eficiencia en la gestión documental al eliminar duplicados y facilitar el acceso a la información.
Un eficaz SGD
Un eficaz SGD
Demostrar el cumplimiento de su responsabilidad social y de la legalidad vigente que le afecta a la organización.
Facilitar la rendición de cuentas ante los accionistas, agentes sociales o ciudadanía .
SGD principios y con un conjunto de particularidades y requisitos básicos para que las organizaciones
- Conformidad. Debe cumplir todos los requisitos derivados de las actividades propias de la organización, de su entorno normativo y de las expectativas de la sociedad.
- Exhaustividad. Atributo que se relaciona con la gestión de los documentos procedentes de todas las actividades de la organización o de la sección de la misma de la que forma parte.
- Carácter sistemático. Atributo que plantea que los documentos de archivo se deben crear, conservar y gestionar sistemáticamente.
- Fiabilidad. Atributo que se relaciona con la creación y el mantenimiento de documentos de archivo. Un sistema de gestión de documentos de archivo debe ser sensible a los cambios operados
- Integridad. Deben aplicarse medidas para controlar el acceso, la identificación del usuario, la destrucción autorizada y la seguridad, con la f inalidad de evitar el acceso, la destrucción, la modificación o la eliminación no autorizados.
Gestión electrónica de documentos
La gestión electrónica de documentos con herramientas informáticas va más allá de la conversión de documentos de un soporte electrónico a otro.
La Gestión Electrónica de Documentos es todavía una herramienta relativamente joven, que implica en gran medida un replanteamiento de la forma de pensar y gestionar la información.
los documentos en papel y archivo físico es una propuesta costosa para una organización, porque los documentos deben ser insertados en folders especiales de archivo y colocados en un archivero caro y una oficina debe ser reservada para su almacenamiento. Cuando un archivo es necesario, debe ser recuperado y luego archivado una vez más. Debido a estos problemas, muchas organizaciones han migrado hacia un sistema de gestión de documentos electrónicos.
Sistemas de Gestión Documental Electrónica (SGDE)
Fases de recuperacion de informacion
Recuperación de la información
Riesgos en la recuperación de la Información
Beneficios de los SGDE
La norma ISO 15489-1:2006
Las organizaciones que quieran implantar buenas prácticas de gestión de documentos, de acuerdo con esta norma, deberían establecer, documentar, mantener y promulgar una política de gestión de documentos, con el fin de asegurar que se cubren sus necesidades de información, evidencia y rendición de cuentas. fotos, audios...
Su implantación en una organización supone llevar a cabo tres tipos de procesos interrelacionados: • Los procesos de diseño y puesta en funcionamiento del Sistema de Gestión de Documentos. • Los procesos de la gestión de documentos. • Los procesos de mejora (actividades de seguimiento, medición y aprendizaje).
Su propósito es que una organización disponga, en cualquier momento, de los documentos adecuados para: • Llevar a cabo de forma eficaz sus procesos de negocio y actividades. • Cumplir con el marco legal y reglamentario. • Rendir cuentas de sus actividades cuando lo requieran las partes interesadas (clientes, personal, accionistas, socios, proveedores, sociedad
ISO (La Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de organismos nacionales de normalización
METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
Investigación preliminarInvestigación preliminar .
Identificación de los requisitos determinar los requisitos que se tienen que cumplir para crear y mantener documentos que evidencien las actividades de la organización.
Análisis de las actividades de la organización desarrollar un modelo conceptual de qué hace la organización y de cómo lo hace, examinando cómo interactúan.
comprensión del contexto en el que la organización desarrolla su actividad, con el fin de identificar los factores que influyen en la necesidad de crear y mantener documentos
Evaluación de los sistemas
existentes.paralelamente a la etapa A, B y C, se analizan el sistema de gestión de documentos y otros sistemas de información
Diseño del sistema de gestión de documentos traducir las estrategias adoptadas en la etapa anterior en un plan de actuación que cumpla con los requisitosla atención.
Identificación de las estrategias para cumplir con los requisitos determinar qué políticas, normas y procedimientos se adoptarán y qué herramientas,
por ultimo
Revisión
posterior a la implementación
evaluar y medir la eficacia del sistema de gestión de documentos con el fin de corregir las deficiencias detectadas
Es un objeto que conserva la huella de la actividad humana; que sirve para dar noticia de un hecho, quedando esa noticia fijada en el objeto.
funciones
funciones de un sistema dependen de su estructura, las características y parámetros que tiene todo sistema constituyen un aspecto de interés
funciones
las funciones de los metadatos pueden ser analizadas desde el nivel del sistema y desde el nivel del usuario f inal.
el documento electrónico debe entenderse como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material,
La gestión de documentos es el conjunto de operaciones técnicas que permiten administrar de manera eficiente y eficaz el f lujo de documentos a lo largo de su vida,estímulos visuales.
el ciclo de vida de los documentos es de uso común tanto para soportes físicos o electrónicos, ya que ambos se refieren a la creación, mantenimiento y su disposición final de la información;
Con esta función...Puedes añadir un contenido adicional que emocione al cerebro de tu alumnado: vídeos, imágenes, enlaces, interactividad... ¡Lo que tú quieras!
¿Sabías que... La ventana permite añadir contenido más amplio? Puedes enriquecer tu genially incorporando PDFs, vídeos, texto… El contenido de la ventana aparecerá al hacer clic en elelemento interactivo.
La actividad organizativa, para ofrecer información o para crear conocimiento. El almacenamiento y la recuperación de datos, documentos e información en el entorno electrónico requieren mayor sistematización
beneficios
Reduce la necesidad de manipular, almacenar y recuperar la documentación en papel. • Reduce el costo del proceso de creación, almacenamiento y conservación de los documentos. • Asegura la eficiencia de los documentos al facilitar su recuperación y acceso. • Permite la reutilización de la información ya obtenida y permite compartirla con toda la organización. • Reduce los costos de mantenimiento y apoyo. • Ofrece apoyo en la toma de decisiones. • Asegura su preservación histórica.
fases
la recuperación de información como una actividad que se produce dentro de un proceso documental. Las fases pueden resumirse en las siguientes: • Selección y adquisición. • Análisis. • Almacenamiento. • Búsqueda o recuperación. • Difusión de la información. y participación.
Las tres primeras corresponden a la entrada en el sistema, mientras que las dos últimas hacen referencia a la salida.
recuperacion
un proceso articulado y en muchas ocasiones retroalimentado que se inicia cuando una persona tiene un problema que quiere resolver mediante la obtención de cierta información y termina cuando se resuelve este problema con la información obtenida y que se implementa a través de la identificación y localización de los documentos que contienen esta información que es pertinente para satisfacer las necesidades de información. Por tanto, es el conjunto de técnicas, métodos y actividades para buscar, localizar y recuperar de una manera eficiente la información relevante
Nombre asignatura
sistemas de información están expuestos a un número cada vez más elevado de amenazas que, aprovechando cualquiera de las vulnerabilidades existentes, pueden someter a activos críticos de información a diversas formas de fraude, espionaje, sabotaje o vandalismo. Los virus informáticos, el “hacking”
(administrativos, legales, de negocio y sociales), y ( conocer las fortalezas y debilidades con respecto a la gestión de documentos
Resultados: examen de la misión, visión y valores de la organización, de su política y estrategia,
+12k
Y los datos quedarán grabados en su cerebro
determinar los requisitos que se tienen que cumplir para crear y mantener documentos que evidencien las actividades de la organización.
Se puede proceder a identificar y analizar los procesos y actividades de la organización y examinar los circuitos documentales que se siguen para llevar a cabo estos procesos.
identificados en la etapa C y que solucione las deficiencias detectadas en la etapa D. Este plan aporta una visión de conjunto en que se integran los diferentes elementos del sistema.
diseñar e implementar con el fin de asegurar la creación y el mantenimiento de los documentos que reflejan la actividad de la organización.
SGDE
A l l a n Alvarado
Created on June 9, 2024
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archivonomia comparada
escuela nacional de archivonomia y biblioteconomia
Sistema de Gestión Documental Electrónica
Santiago Alvarado Alan 6MX01_5
Conceptos
El documento electrónico.Es aquel documento generado, gestionado, conservado y transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáticos
Metadatos. Los metadatos son datos altamente estructurados que describen información, describen el contenido, la calidad, la condición y otras características de los datos..
El documento físico.En este sentido podemos entender al documento físico, como cualquier tipo de soporte en el cual se registra información
Conceptualización de sistemasLos sistemas son abiertos, cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas,
El ciclo de vida del documento .permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos y se divide en tres fases: activa, semiactiva e inactiva;
Gestión de documentos la gestión de documentos engloba un conjunto de operaciones técnicas comprometidas y eficacia en la producción, uso y destino f inal de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida.
Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)
Un eficaz SGD
Un eficaz SGD
Asegurar la captura y el control de documentos fiables en cuanto a su contenido, auténticos en cuanto a la autoría y la datación
facilitan la eficiencia en la gestión documental al eliminar duplicados y facilitar el acceso a la información.
Un eficaz SGD
Un eficaz SGD
Demostrar el cumplimiento de su responsabilidad social y de la legalidad vigente que le afecta a la organización.
Facilitar la rendición de cuentas ante los accionistas, agentes sociales o ciudadanía .
SGD principios y con un conjunto de particularidades y requisitos básicos para que las organizaciones
Gestión electrónica de documentos
La gestión electrónica de documentos con herramientas informáticas va más allá de la conversión de documentos de un soporte electrónico a otro.
La Gestión Electrónica de Documentos es todavía una herramienta relativamente joven, que implica en gran medida un replanteamiento de la forma de pensar y gestionar la información.
los documentos en papel y archivo físico es una propuesta costosa para una organización, porque los documentos deben ser insertados en folders especiales de archivo y colocados en un archivero caro y una oficina debe ser reservada para su almacenamiento. Cuando un archivo es necesario, debe ser recuperado y luego archivado una vez más. Debido a estos problemas, muchas organizaciones han migrado hacia un sistema de gestión de documentos electrónicos.
Sistemas de Gestión Documental Electrónica (SGDE)
Fases de recuperacion de informacion
Recuperación de la información
Riesgos en la recuperación de la Información
Beneficios de los SGDE
La norma ISO 15489-1:2006
Las organizaciones que quieran implantar buenas prácticas de gestión de documentos, de acuerdo con esta norma, deberían establecer, documentar, mantener y promulgar una política de gestión de documentos, con el fin de asegurar que se cubren sus necesidades de información, evidencia y rendición de cuentas. fotos, audios...
Su implantación en una organización supone llevar a cabo tres tipos de procesos interrelacionados: • Los procesos de diseño y puesta en funcionamiento del Sistema de Gestión de Documentos. • Los procesos de la gestión de documentos. • Los procesos de mejora (actividades de seguimiento, medición y aprendizaje).
Su propósito es que una organización disponga, en cualquier momento, de los documentos adecuados para: • Llevar a cabo de forma eficaz sus procesos de negocio y actividades. • Cumplir con el marco legal y reglamentario. • Rendir cuentas de sus actividades cuando lo requieran las partes interesadas (clientes, personal, accionistas, socios, proveedores, sociedad
ISO (La Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de organismos nacionales de normalización
METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Investigación preliminarInvestigación preliminar .
Identificación de los requisitos determinar los requisitos que se tienen que cumplir para crear y mantener documentos que evidencien las actividades de la organización.
Análisis de las actividades de la organización desarrollar un modelo conceptual de qué hace la organización y de cómo lo hace, examinando cómo interactúan.
comprensión del contexto en el que la organización desarrolla su actividad, con el fin de identificar los factores que influyen en la necesidad de crear y mantener documentos
Evaluación de los sistemas existentes.paralelamente a la etapa A, B y C, se analizan el sistema de gestión de documentos y otros sistemas de información
Diseño del sistema de gestión de documentos traducir las estrategias adoptadas en la etapa anterior en un plan de actuación que cumpla con los requisitosla atención.
Identificación de las estrategias para cumplir con los requisitos determinar qué políticas, normas y procedimientos se adoptarán y qué herramientas,
por ultimo
Revisión posterior a la implementación
evaluar y medir la eficacia del sistema de gestión de documentos con el fin de corregir las deficiencias detectadas
Es un objeto que conserva la huella de la actividad humana; que sirve para dar noticia de un hecho, quedando esa noticia fijada en el objeto.
funciones
funciones de un sistema dependen de su estructura, las características y parámetros que tiene todo sistema constituyen un aspecto de interés
funciones
las funciones de los metadatos pueden ser analizadas desde el nivel del sistema y desde el nivel del usuario f inal.
el documento electrónico debe entenderse como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material,
La gestión de documentos es el conjunto de operaciones técnicas que permiten administrar de manera eficiente y eficaz el f lujo de documentos a lo largo de su vida,estímulos visuales.
el ciclo de vida de los documentos es de uso común tanto para soportes físicos o electrónicos, ya que ambos se refieren a la creación, mantenimiento y su disposición final de la información;
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La actividad organizativa, para ofrecer información o para crear conocimiento. El almacenamiento y la recuperación de datos, documentos e información en el entorno electrónico requieren mayor sistematización
beneficios
Reduce la necesidad de manipular, almacenar y recuperar la documentación en papel. • Reduce el costo del proceso de creación, almacenamiento y conservación de los documentos. • Asegura la eficiencia de los documentos al facilitar su recuperación y acceso. • Permite la reutilización de la información ya obtenida y permite compartirla con toda la organización. • Reduce los costos de mantenimiento y apoyo. • Ofrece apoyo en la toma de decisiones. • Asegura su preservación histórica.
fases
la recuperación de información como una actividad que se produce dentro de un proceso documental. Las fases pueden resumirse en las siguientes: • Selección y adquisición. • Análisis. • Almacenamiento. • Búsqueda o recuperación. • Difusión de la información. y participación.
Las tres primeras corresponden a la entrada en el sistema, mientras que las dos últimas hacen referencia a la salida.
recuperacion
un proceso articulado y en muchas ocasiones retroalimentado que se inicia cuando una persona tiene un problema que quiere resolver mediante la obtención de cierta información y termina cuando se resuelve este problema con la información obtenida y que se implementa a través de la identificación y localización de los documentos que contienen esta información que es pertinente para satisfacer las necesidades de información. Por tanto, es el conjunto de técnicas, métodos y actividades para buscar, localizar y recuperar de una manera eficiente la información relevante
Nombre asignatura
sistemas de información están expuestos a un número cada vez más elevado de amenazas que, aprovechando cualquiera de las vulnerabilidades existentes, pueden someter a activos críticos de información a diversas formas de fraude, espionaje, sabotaje o vandalismo. Los virus informáticos, el “hacking”
(administrativos, legales, de negocio y sociales), y ( conocer las fortalezas y debilidades con respecto a la gestión de documentos Resultados: examen de la misión, visión y valores de la organización, de su política y estrategia,
+12k
Y los datos quedarán grabados en su cerebro
determinar los requisitos que se tienen que cumplir para crear y mantener documentos que evidencien las actividades de la organización.
Se puede proceder a identificar y analizar los procesos y actividades de la organización y examinar los circuitos documentales que se siguen para llevar a cabo estos procesos.
identificados en la etapa C y que solucione las deficiencias detectadas en la etapa D. Este plan aporta una visión de conjunto en que se integran los diferentes elementos del sistema.
diseñar e implementar con el fin de asegurar la creación y el mantenimiento de los documentos que reflejan la actividad de la organización.