Sistema de Gestión Documental
Electrónica desde la Norma
ISO 15489-1:2006
Comenzar
Instituto Politécnico
Nacional.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.
Licenciatura en Archivonomía.
Sexto Semestre.
Unidad de Aprendizaje Archivonomía Comparada Nombre del Asesor Mtra. Evelin A. Zea Elizalde Actividad V Norma ISO 15489-1:2006 Alumno Juan Carlos Cortes Posadas Matricula 20220D0092 Ciudad de México a 9 de junio del 2024
Resumen
La siguiente presentacion pretende abordar los puntos mas importantes de la norma ISO 15489-1:2006, a traves del analisis del articulo Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006 de los autores: Mtra. Evelin Adriana Zea Elizalde y Lic. Ángel Luis Pineda Aguirre; el cual se encuentra en la página 23-45 de la Revista Bibliotecas y Archivos No. 2, 4a. época, Vol. 3 de Mayo-Octubre 2018Se busca analizar las ventajas y desventajas de las implementacion de un Sistema de Gestion Documental en una entidad normado por la implemetacion de la norma ISO 15489-1:2006.
índice
Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)
Gestión electrónica de documentos
Sistemas de Gestión Documental Electrónica (SGDE)
Glosario
Recuperación de la información
Funciones de los metadatos
Riesgos en la recuperación de la Información
Conceptualización de sistemas
Ciclo de vida del Documento
Beneficios de los SGDE
Ciclo de vida del Documento Electronico
La norma ISO 15489-1:2006
Gestion de Documentos
Conclusiones
Los metadatos son datos altamente estructurados que describen información, describen el contenido, la calidad, la condición y otras características de los datos. Es “Información sobre información” o “datossobre los datos”. La ISO 23081 establece un marco para la creación, gestión y uso de metadatos para la gestión de documentos, y explica los principios por los que deben regirse. La norma ISO 23081 es una guía para entender, implantar y utilizar metadatos en el marco de la norma ISO 15489-1:2006, Información y documentación-Gestión de documentos.
Glosario
Documento fisico: Es un objeto que conserva la huella de la actividad humana; que sirve para dar noticia de un hecho, quedando esa noticia fijada en el objeto. Se presenta por lo tanto comoun soporte material (piedra, pergamino,papel, cinta, disco) en el que un medio(escritura, pintura) fija el contenido, la noticia (información) (Heredia, 1991, p. 122). Documento electronico: Es aquel documento generado, gestionado, conservado y transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, siempre que incorporen datos firmados electrónicamente. El documento electrónico posee diferencias con el documento tradicional, que no por evidentes dejan de ser reseñables (Cruz, 2011, p. 32).
Funciones de los metadatos
Sistema
Campillo (2010, p. 69), citando a Burnett (1997), plantea que las funciones de los metadatos pueden ser analizadas desde el nivel del sistema y desde el nivel del usuario final. En el primero, facilitan la interoperabilidad y la capacidad de compartir datos entre las herramientas de descubrimiento de recursos,lo que acelera la concreción de proyectos, mejora la utilidad de investigaciones y de toma de decisiones, así como reduce costos al minimizar la duplicación de esfuerzos. Deduce que las funciones de los metadatos pueden ser analizadas desde dos perspectivas, a nivel del sistema y a el nivel del usuario.
Usuario
Desde el nivel de sistema, va a facilitar la capacidad de interactuar y funcionar con otros sistemas existentes o futuros sin restricción, mejorando la utilidad para los usuarios en la adecuada toma de decisiones y en la reducción de costos.
Desde la perspectiva del usuario, los metadatos ayudan a usar correctamente la información, ya que determinan qué datos están disponibles, dónde están, qué necesidades cubren, qué tan útiles son, cómo se pueden obtener y como los podemos transferir a otro sistema, ya sea local o externo.
Funciones de los metadatos
Para Zea y Pineda (2018, p. 26) las funciones principales de los metadatos serian las siguientes:
Torres (2006 p. 5), citando a Cravero y coautores (2000), menciona que se distinguen tácitamente dos funciones principales de los metadatos: proveer un medio para descubrir qué datos existen, cómo podrían ser obtenidos o accedidos y proveer un mecanismo de búsqueda para coleccionar metadatos. De igual forma el mismo Torres (2006 p. 6), citando a Martínez, establece que los metadatos tienen tres funciones básicas: el proporcionar una descripción de una entidad de información junto con otra información necesaria para su manejo y preservación, proporcionar los puntos de acceso a esa descripción y codificar esa descripción. Los metadatos, además de cumplir con las funciones tradicionales de los catálogos, también cumplen otras funciones inherentes a la información en formato digital.
Busqueda
Recuperacion
Transferencia
Evaluacion
archivo y conservacion
Dada la complejidad y amplitud que presentan los problemas que son abordados a través del análisis de sistemas y también a que están extendidos a campos de conocimientos tan diversos, se ha hecho necesaria la reorientación del pensamiento científico hacia otras formas de estudio y tratamiento de la información (Bravo, 2001, p. 59).
Conceptualización de sistemas
La concepción sistémica del universo se consolidó en el siglo XX con la formulación por parte de Ludwid Von Bertalanffy, de la teoría general de los sistemas. Dentro de esta concepción existe un grupo con las siguientes premisas básicas:
Zea y Pineda (2018, p. 27) extraen las siguientes ideas acerca de un Sistema: primeramente que se trata de un todo que se compone de un conjunto de elementos o partes de naturaleza heterogénea y en ocasiones complejas; tales elementos se encuentran interrelacionados entre sí dentro del sistema, que existe o es creado para cumplir una determinada función, o conjunto de funciones y que es preciso extraer del sistema solamente las partes relevantes en función de los objetivos que se persiguen conseguir.
Los sistemas son abiertos, cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en aquellos que le son contiguos. Los sistemas abiertos son caracterizados por un proceso de intercambio infinito con su ambiente…. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra… (Milano, 2016, p. 1). Esta idea es muy importante ya que los sistemas se entienden solamente cuando se estudian globalmente, incluyendo sus interdependencias con todos sus subsistemas...
El ciclo de vida del documento en el ámbito
electrónico.
El ciclo de vida del documento
A partir de la segunda década del siglo XX, es cuando surge el concepto del ciclo vital de los documentos, siendo el eje central de la administración documental, así como de la teoría y metodología para la gestión documental.En México, el ciclo vital es la base sobre la cual se sustenta la base documental de las organizaciones con la finalidad de que estos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos y se divide en tres fases: activa, semiactiva e inactiva; mientras que en Colombia, se clasifican en: gestión, administrativa e histórica (Zapata, 2011, p. 66)
En el entorno de los archivos electrónicos el ciclo de vida tiene tres etapas básicas: diseño, creación y mantenimiento (incluye preservación y uso). Es necesario señalar que el principio archivístico del ciclo vital de documentos se sostiene ya que no importan las etapas que se proponen. El concepto prevalece en cuanto a que se refiere a la creación, uso y disposición final del documento de archivo, mas no a las etapas en que se divide. Si se desea establecer el esquema de etapas activa, semiactiva e inactiva o histórica en los archivos electrónicos, la etapa semiactiva desaparece y se fusiona a la etapa activa (Gutiérrez, 2004, p. 112).
Ciclo de vida del documento electronico
creacion
Diseño
Diseño
mantenimiento
Gestión de documentos
Zapata (2011), citando a Alberch (2003) menciona que la gestión de documentos engloba un conjunto de operaciones técnicas comprometidas en la búsqueda de la economía y eficacia en la producción, uso y destino final de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida. La gestión de documentos es el conjunto de operaciones técnicas que permiten administrar de manera eficiente y eficaz el flujo de documentos a lo largo de su vida, para aprovechar de una mejor manera los recursos organizativos.
premisas de los Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)
Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)
Un eficaz SGD arroja grandes beneficios a la organización, debido a que permite contar con información organizada que se puede compartir a cualquier área que la requiera, conserva la memoria histórica de la institución por encima de los individuos que en ella trabajan, permite que las personas conozcan dónde se encuentran los documentos archivados y al mismo tiempo cuándo, dónde y qué documentos hay que guardar, evitando la duplicidad de documentos y de funciones. Los SGD deben contar con una serie de principios y con un conjunto de particularidades y requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de manera sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos, apoyando la política y los objetivos de la organización; estas premisas están expuestas en la norma (ISO 15489- 1:2006, pp. 11-13) y son las siguientes:
Fiabilidad
Integridad
Conformidad
Exhasustividad
Caracter Sistematico
Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)
Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)
Los SGD constituyen eficaces herramientas para concretar acciones efectivas en una entidad dada. Su aplicación permite la obtención de una mejor organización y utilización del fondo documental acumulado por la entidad, producto del desarrollo de sus funciones, lo cual contribuye a la disminución en los costos y al aumento de la eficacia y eficiencia organizacional (Campillo, 2010, p. 52) Esta premisa se debe a que los SGD permiten un fácil almacenamiento y búsqueda rápida de la información, junto con instalaciones de recuperación eficientes que, además, permiten la personalización y aseguramiento de los datos críticos en documentos físicos y electrónicos
Gestión electrónica de documentos
Sistemas de Gestión Documental Electrónica (SGDE)
Al gestionar documentos, estamos gestionando diversidad de datos e información que precisan de técnicas e instrumentos para almacenarlos y recuperarlos con fines distintos: para evidenciar la actividad organizativa, para ofrecer información o para crear conocimiento. El almacenamiento y la recuperación de datos, documentos e información en el entorno electrónico requieren mayor sistematización que la de formato papel, por lo que es preciso conocer las técnicas y los instrumentos que lo hacen posible (Montserrat, 2009, p. 5). El vertiginoso avance de la tecnología crea la necesidad de contar hoy en día con equipos electrónicos que sean capaces de leer la información creada en estos nuevos sistemas de información, por lo tanto el archivista debe estar siempre actualizado en cuestión de técnicas documentales y también en procesos tecnológicos.
Los SGDE, nos acercan al entorno de la oficina sin papel, porque es más fácil y económico obtener documentos o archivos electrónicos de una manera más segura, rápida y confiable, suelen estar basados en microordenadores de alto nivel y en memorias ópticas que sirven para automatizar diversos procesos de la cadena documental, desde la entrada de los documentos, hasta la reproducción facsímil del documento original, pasando por su recuperación y consulta en monitores de alta resolución.
-Evitan la manipulación repetida del papel. -Ahorran espacio de almacenamiento y -Garantizan la recuperación segura y rápida
de toda la información de la organización. .
Ventajas
Recuperación de la información
La recuperación de información es el proceso que permite obtener los datos adecuados a una determinada demanda de información por parte de un usuario. Este proceso engloba el conjunto de acciones referidas a la identificación, selección y acceso a los recursos de información necesarios para resolver dicho problema. Salvador (2003 pp. 189-215) contempla la recuperación de información como una actividad que se produce dentro de un proceso documental. Las fases pueden resumirse en las siguientes:
Según Ferrano y Pérez (2009, pp. 11-12), es un proceso articulado y en muchas ocasiones retroalimentado que se inicia cuando una persona tiene un problema que quiere resolver mediante la obtención de cierta información y termina cuando se resuelve este problema con la información obtenida y que se implementa a través de la identificación y localización de los documentos que contienen esta información que es pertinente para satisfacer las necesidades de información
Selección y adquisición.
Análisis.
Almacenamiento
Busqueda o recuperacion
Difusión de la información
Riesgos en la recuperación de la Información
Beneficios de los SGDE
El portal de la norma ISO 27000 /2005 en español menciona que las organizaciones y sus sistemas de información están expuestos a un número cada vez más elevado de amenazas que, aprovechando cualquiera de las vulnerabilidades existentes, pueden someter a activos críticos de información a diversas formas de fraude, espionaje, sabotaje o vandalismo. Los virus informáticos, el “hacking” o los ataques de denegación de servicio son algunos ejemplos comunes y conocidos, pero también se deben considerar los riesgos de sufrir incidentes de seguridad, causados voluntaria o involuntariamente desde dentro de la propia organización o aquellos provocados accidentalmente por catástrofes naturales y fallos técnicos.
Según Russo (2009, pp. 17-18), las ventajas que aporta la implementación de un SGDE en una organización son las siguientes: • Reduce la necesidad de manipular, almacenar y recuperar la documentación en papel. • Reduce el costo del proceso de creación, almacenamiento y conservación de los documentos. • Asegura la eficiencia de los documentos al facilitar su recuperación y acceso. • Permite la reutilización de la información ya obtenida y permite compartirla con toda la organización. • Reduce los costos de mantenimiento y apoyo. • Ofrece apoyo en la toma de decisiones.
• Asegura su preservación histórica.
La norma ISO 15489-1:2006
ISO (La Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de organismos nacionales de normalización (organismos miembros de ISO). La norma ISO 15489-1:2006 ha sido preparada por el Comité técnico ISO/TC 46, Information and documentation, Subcomittee SC 11, Archives/records management. Dicha norma, bajo el título general de Información y documentación – Gestión de documentos de archivo, se compone de las siguientes partes:
Generalidades
Directrices (Informe técnico)
La norma ISO 15489-1:2006
La norma ISO 15489-1:2006 propone la metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas:
Las organizaciones que quieran implantar buenas prácticas de gestión de documentos, de acuerdo con esta norma, deberían establecer, documentar, mantener y promulgar una política de gestión de documentos, con el fin de asegurar que se cubren sus necesidades de información, evidencia y rendición de cuentas.Su implantación en una organización supone llevar a cabo tres tipos de procesos interrelacionados:
Analisis de las actividades de la organizacion.
Investigacion preliminar
Evaluacion de los Sistemas Existentes
Identifique los requisitos
Los procesos de mejora (actividades de
seguimiento, medición y aprendizaje).
Los procesos de la gestión de documentos
Los procesos de diseño y puesta en
funcionamiento del Sistema de Gestión de
Documentos
Revision posterior a la implementacion
Implementacion del Sistema de gestion de documentos
Diseño del Sistema de Gestion de documentos
Identificacion de la estrategias para cumplir con los requisitos
La norma ISO 15489-1:2006
• Cuadro de clasificación: representa de forma jerárquica (en diferentes niveles) las actividades de la organización, estructurándolas en clases y grupos según las funciones, actividades y operaciones.• Calendario de conservación de documentos: especifica cuánto tiempo tienen que conservarse los documentos y cuál será su disposición final (eliminación, conservación permanente, transferencia). • Tabla de acceso y seguridad: identifica los derechos y las restricciones de acceso de los miembros de la organización en relación con los documentos (creación, consulta, modificación, eliminación) Como instrumentos adicionales para la descripción y recuperación de los documentos se contempla la posibilidad de elaborar vocabularios controlados (tesauros, listas de términos controlados...), además de otros instrumentos que pueden aplicarse a algunas operaciones (descripción de los puestos de trabajo, registro del personal y de los permisos de usuario).
Desde un punto de vista técnico, la tarea de diseñar un Sistema de Gestión de Documentos implica, según la norma ISO 15489-1:2006: determinar los documentos que deberían formar parte del sistema, es decir, identificar los documentos de la organización que implican una acción o responsabilidad o que proporcionan una evidencia de las decisiones tomadas y de las actividades realizadas. Para ello, es necesario examinar los procesos, las actividades y las operaciones que se llevan a cabo y ver qué tipo de documentación se genera en cada caso.Una vez realizadas estas actividades, se tienen que definir los procesos y elaborar los instrumentos de gestión de documentos. En cuanto a las herramientas principales sobre las cuales se sustentará el sistema de gestión de documentos, la norma ISO 15489-1:2006 establece tres instrumentos principales:
La norma enumera para las organizaciones una serie de beneficios en la gestión de documentos:1. Realizar sus actividades de una manera más ordenada, eficaz y responsable. 2. Prestar servicios de un modo coherente y equitativo. 3. Respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones a un nivel directivo. 4. Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión y a la administración. 5. Facilitar la ejecución eficaz de actividades en el seno de la organización. 6. Garantizar la continuidad en caso de catástrofe. 7. Cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios, incluidas las actividades archivísticas, de auditoría y de supervisión. 8. Proporcionar protección y apoyo en los litigios, incluyendo la gestión de los riesgos en relación con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades realizadas por la organización. 9. Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas presentes y futuras. 10. Apoyar y documentar las actividades de investigación y desarrollo presentes y futuras, las realizaciones y los resultados, así como la investigación histórica. 11. Proporcionar evidencia acerca de actividades personales, culturales y de las organizaciones. 12. Establecer una identidad personal, cultural y de la organización. 13. Mantener la memoria corporativa, personal o colectiva.
La norma ISO 15489-1:2006
Los procesos de gestión de documentos según la norma ISO 15489-1:2006 (pp. 112-122) son los siguientes:
Incorporacion de los documentos
Registro
Clasificacion
Almacenamiento
Acceso
Trazabilidad
Disposicion
El articulo presentado por la Mtra. Evelin Adriana Zea Elizalde y Lic. Ángel Luis Pineda Aguirre; permiten abordar a los Sistemas de Gestión Documental previsualizados desde la NOM Norma ISO 15489-1:2006, analizan la importancia que tiene los Sistemas y el Ciclo Vital de los documentos en el proceso integrativo y de vida de los documentos dentro de los Sistemas de Gestión. También pudimos analizar los Sistema de Gestión de Documentos y Sistema de Gestión de Documentos electrónicos las características que cada uno ofrece para su implementación y las ventajas y desventajas que ofrece cada uno, así como los posibles mecanismo para protegernos de cualquier tipo de pérdida o romo de la información. Para concluir considero que la NOM Norma ISO 15489-1:2006 ofrece mecanismos normativos para la implementación de los Sistemas de Gestión Documental, los cuales no deben pasarse por alto por ninguna entidad; así mismo la NOM Norma ISO 15489-1:2006 cuenta con la versatilidad de adaptación a modelos ya establecidos, siendo capaz de integrarse y corregir aquello aspectos que presenten errores o se carezcan de los mismos.
Conclusiones
Existe la necesidad de Gestionar cuando buscamos optimizar los procesos de una entidad y/o cuando sus capacidades logísticas de resolución de ven rebasadas por las actividades que desarrolla. En el caso de la archivística los documentos en soporte de papel y más recientemente los documentos electrónicos son la materia prima de la materia y que debido a su naturaleza e importancia que los reviste, es necesaria la implementación de procesos técnicos normalizados que permitan desarrollar un trabajo archivístico capaz de ser entendido y retomado por otro profesional de la materia sin el mayor problema técnico posible. La archivística es una ciencia que proporciona un tratamiento archivístico a los documentos pero que requiere de complementos adicionales para poder desarrollar sus actividades de control como lo puede llegar a ser el uso de metadatos.
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Truquito: La interactividad es la pieza clave para captar el interés y la atención de tus estudiantes. Un genially es interactivo porque tu grupo explora y se relaciona con él.
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Truquito:
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Truquito:
La interactividad es la pieza clave para captar el interés y la atención de tus estudiantes. Un genially es interactivo porque tu grupo explora y se relaciona con él.
La norma ISO 15489-1:2006
Juan Carlos Cortes Posadas
Created on June 9, 2024
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Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma
ISO 15489-1:2006
Comenzar
Instituto Politécnico Nacional.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Licenciatura en Archivonomía. Sexto Semestre.
Unidad de Aprendizaje Archivonomía Comparada Nombre del Asesor Mtra. Evelin A. Zea Elizalde Actividad V Norma ISO 15489-1:2006 Alumno Juan Carlos Cortes Posadas Matricula 20220D0092 Ciudad de México a 9 de junio del 2024
Resumen
La siguiente presentacion pretende abordar los puntos mas importantes de la norma ISO 15489-1:2006, a traves del analisis del articulo Sistema de Gestión Documental Electrónica desde la Norma ISO 15489-1:2006 de los autores: Mtra. Evelin Adriana Zea Elizalde y Lic. Ángel Luis Pineda Aguirre; el cual se encuentra en la página 23-45 de la Revista Bibliotecas y Archivos No. 2, 4a. época, Vol. 3 de Mayo-Octubre 2018Se busca analizar las ventajas y desventajas de las implementacion de un Sistema de Gestion Documental en una entidad normado por la implemetacion de la norma ISO 15489-1:2006.
índice
Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)
Gestión electrónica de documentos
Sistemas de Gestión Documental Electrónica (SGDE)
Glosario
Recuperación de la información
Funciones de los metadatos
Riesgos en la recuperación de la Información
Conceptualización de sistemas
Ciclo de vida del Documento
Beneficios de los SGDE
Ciclo de vida del Documento Electronico
La norma ISO 15489-1:2006
Gestion de Documentos
Conclusiones
Los metadatos son datos altamente estructurados que describen información, describen el contenido, la calidad, la condición y otras características de los datos. Es “Información sobre información” o “datossobre los datos”. La ISO 23081 establece un marco para la creación, gestión y uso de metadatos para la gestión de documentos, y explica los principios por los que deben regirse. La norma ISO 23081 es una guía para entender, implantar y utilizar metadatos en el marco de la norma ISO 15489-1:2006, Información y documentación-Gestión de documentos.
Glosario
Documento fisico: Es un objeto que conserva la huella de la actividad humana; que sirve para dar noticia de un hecho, quedando esa noticia fijada en el objeto. Se presenta por lo tanto comoun soporte material (piedra, pergamino,papel, cinta, disco) en el que un medio(escritura, pintura) fija el contenido, la noticia (información) (Heredia, 1991, p. 122). Documento electronico: Es aquel documento generado, gestionado, conservado y transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, siempre que incorporen datos firmados electrónicamente. El documento electrónico posee diferencias con el documento tradicional, que no por evidentes dejan de ser reseñables (Cruz, 2011, p. 32).
Funciones de los metadatos
Sistema
Campillo (2010, p. 69), citando a Burnett (1997), plantea que las funciones de los metadatos pueden ser analizadas desde el nivel del sistema y desde el nivel del usuario final. En el primero, facilitan la interoperabilidad y la capacidad de compartir datos entre las herramientas de descubrimiento de recursos,lo que acelera la concreción de proyectos, mejora la utilidad de investigaciones y de toma de decisiones, así como reduce costos al minimizar la duplicación de esfuerzos. Deduce que las funciones de los metadatos pueden ser analizadas desde dos perspectivas, a nivel del sistema y a el nivel del usuario.
Usuario
Desde el nivel de sistema, va a facilitar la capacidad de interactuar y funcionar con otros sistemas existentes o futuros sin restricción, mejorando la utilidad para los usuarios en la adecuada toma de decisiones y en la reducción de costos.
Desde la perspectiva del usuario, los metadatos ayudan a usar correctamente la información, ya que determinan qué datos están disponibles, dónde están, qué necesidades cubren, qué tan útiles son, cómo se pueden obtener y como los podemos transferir a otro sistema, ya sea local o externo.
Funciones de los metadatos
Para Zea y Pineda (2018, p. 26) las funciones principales de los metadatos serian las siguientes:
Torres (2006 p. 5), citando a Cravero y coautores (2000), menciona que se distinguen tácitamente dos funciones principales de los metadatos: proveer un medio para descubrir qué datos existen, cómo podrían ser obtenidos o accedidos y proveer un mecanismo de búsqueda para coleccionar metadatos. De igual forma el mismo Torres (2006 p. 6), citando a Martínez, establece que los metadatos tienen tres funciones básicas: el proporcionar una descripción de una entidad de información junto con otra información necesaria para su manejo y preservación, proporcionar los puntos de acceso a esa descripción y codificar esa descripción. Los metadatos, además de cumplir con las funciones tradicionales de los catálogos, también cumplen otras funciones inherentes a la información en formato digital.
Busqueda
Recuperacion
Transferencia
Evaluacion
archivo y conservacion
Dada la complejidad y amplitud que presentan los problemas que son abordados a través del análisis de sistemas y también a que están extendidos a campos de conocimientos tan diversos, se ha hecho necesaria la reorientación del pensamiento científico hacia otras formas de estudio y tratamiento de la información (Bravo, 2001, p. 59).
Conceptualización de sistemas
La concepción sistémica del universo se consolidó en el siglo XX con la formulación por parte de Ludwid Von Bertalanffy, de la teoría general de los sistemas. Dentro de esta concepción existe un grupo con las siguientes premisas básicas:
Zea y Pineda (2018, p. 27) extraen las siguientes ideas acerca de un Sistema: primeramente que se trata de un todo que se compone de un conjunto de elementos o partes de naturaleza heterogénea y en ocasiones complejas; tales elementos se encuentran interrelacionados entre sí dentro del sistema, que existe o es creado para cumplir una determinada función, o conjunto de funciones y que es preciso extraer del sistema solamente las partes relevantes en función de los objetivos que se persiguen conseguir.
Los sistemas son abiertos, cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en aquellos que le son contiguos. Los sistemas abiertos son caracterizados por un proceso de intercambio infinito con su ambiente…. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra… (Milano, 2016, p. 1). Esta idea es muy importante ya que los sistemas se entienden solamente cuando se estudian globalmente, incluyendo sus interdependencias con todos sus subsistemas...
El ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.
El ciclo de vida del documento
A partir de la segunda década del siglo XX, es cuando surge el concepto del ciclo vital de los documentos, siendo el eje central de la administración documental, así como de la teoría y metodología para la gestión documental.En México, el ciclo vital es la base sobre la cual se sustenta la base documental de las organizaciones con la finalidad de que estos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos y se divide en tres fases: activa, semiactiva e inactiva; mientras que en Colombia, se clasifican en: gestión, administrativa e histórica (Zapata, 2011, p. 66)
En el entorno de los archivos electrónicos el ciclo de vida tiene tres etapas básicas: diseño, creación y mantenimiento (incluye preservación y uso). Es necesario señalar que el principio archivístico del ciclo vital de documentos se sostiene ya que no importan las etapas que se proponen. El concepto prevalece en cuanto a que se refiere a la creación, uso y disposición final del documento de archivo, mas no a las etapas en que se divide. Si se desea establecer el esquema de etapas activa, semiactiva e inactiva o histórica en los archivos electrónicos, la etapa semiactiva desaparece y se fusiona a la etapa activa (Gutiérrez, 2004, p. 112).
Ciclo de vida del documento electronico
creacion
Diseño
Diseño
mantenimiento
Gestión de documentos
Zapata (2011), citando a Alberch (2003) menciona que la gestión de documentos engloba un conjunto de operaciones técnicas comprometidas en la búsqueda de la economía y eficacia en la producción, uso y destino final de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida. La gestión de documentos es el conjunto de operaciones técnicas que permiten administrar de manera eficiente y eficaz el flujo de documentos a lo largo de su vida, para aprovechar de una mejor manera los recursos organizativos.
premisas de los Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)
Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)
Un eficaz SGD arroja grandes beneficios a la organización, debido a que permite contar con información organizada que se puede compartir a cualquier área que la requiera, conserva la memoria histórica de la institución por encima de los individuos que en ella trabajan, permite que las personas conozcan dónde se encuentran los documentos archivados y al mismo tiempo cuándo, dónde y qué documentos hay que guardar, evitando la duplicidad de documentos y de funciones. Los SGD deben contar con una serie de principios y con un conjunto de particularidades y requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de manera sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos, apoyando la política y los objetivos de la organización; estas premisas están expuestas en la norma (ISO 15489- 1:2006, pp. 11-13) y son las siguientes:
Fiabilidad
Integridad
Conformidad
Exhasustividad
Caracter Sistematico
Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)
Sistemas de Gestión de Documentos (SGD)
Los SGD constituyen eficaces herramientas para concretar acciones efectivas en una entidad dada. Su aplicación permite la obtención de una mejor organización y utilización del fondo documental acumulado por la entidad, producto del desarrollo de sus funciones, lo cual contribuye a la disminución en los costos y al aumento de la eficacia y eficiencia organizacional (Campillo, 2010, p. 52) Esta premisa se debe a que los SGD permiten un fácil almacenamiento y búsqueda rápida de la información, junto con instalaciones de recuperación eficientes que, además, permiten la personalización y aseguramiento de los datos críticos en documentos físicos y electrónicos
Gestión electrónica de documentos
Sistemas de Gestión Documental Electrónica (SGDE)
Al gestionar documentos, estamos gestionando diversidad de datos e información que precisan de técnicas e instrumentos para almacenarlos y recuperarlos con fines distintos: para evidenciar la actividad organizativa, para ofrecer información o para crear conocimiento. El almacenamiento y la recuperación de datos, documentos e información en el entorno electrónico requieren mayor sistematización que la de formato papel, por lo que es preciso conocer las técnicas y los instrumentos que lo hacen posible (Montserrat, 2009, p. 5). El vertiginoso avance de la tecnología crea la necesidad de contar hoy en día con equipos electrónicos que sean capaces de leer la información creada en estos nuevos sistemas de información, por lo tanto el archivista debe estar siempre actualizado en cuestión de técnicas documentales y también en procesos tecnológicos.
Los SGDE, nos acercan al entorno de la oficina sin papel, porque es más fácil y económico obtener documentos o archivos electrónicos de una manera más segura, rápida y confiable, suelen estar basados en microordenadores de alto nivel y en memorias ópticas que sirven para automatizar diversos procesos de la cadena documental, desde la entrada de los documentos, hasta la reproducción facsímil del documento original, pasando por su recuperación y consulta en monitores de alta resolución.
-Evitan la manipulación repetida del papel. -Ahorran espacio de almacenamiento y -Garantizan la recuperación segura y rápida de toda la información de la organización. .
Ventajas
Recuperación de la información
La recuperación de información es el proceso que permite obtener los datos adecuados a una determinada demanda de información por parte de un usuario. Este proceso engloba el conjunto de acciones referidas a la identificación, selección y acceso a los recursos de información necesarios para resolver dicho problema. Salvador (2003 pp. 189-215) contempla la recuperación de información como una actividad que se produce dentro de un proceso documental. Las fases pueden resumirse en las siguientes:
Según Ferrano y Pérez (2009, pp. 11-12), es un proceso articulado y en muchas ocasiones retroalimentado que se inicia cuando una persona tiene un problema que quiere resolver mediante la obtención de cierta información y termina cuando se resuelve este problema con la información obtenida y que se implementa a través de la identificación y localización de los documentos que contienen esta información que es pertinente para satisfacer las necesidades de información
Selección y adquisición.
Análisis.
Almacenamiento
Busqueda o recuperacion
Difusión de la información
Riesgos en la recuperación de la Información
Beneficios de los SGDE
El portal de la norma ISO 27000 /2005 en español menciona que las organizaciones y sus sistemas de información están expuestos a un número cada vez más elevado de amenazas que, aprovechando cualquiera de las vulnerabilidades existentes, pueden someter a activos críticos de información a diversas formas de fraude, espionaje, sabotaje o vandalismo. Los virus informáticos, el “hacking” o los ataques de denegación de servicio son algunos ejemplos comunes y conocidos, pero también se deben considerar los riesgos de sufrir incidentes de seguridad, causados voluntaria o involuntariamente desde dentro de la propia organización o aquellos provocados accidentalmente por catástrofes naturales y fallos técnicos.
Según Russo (2009, pp. 17-18), las ventajas que aporta la implementación de un SGDE en una organización son las siguientes: • Reduce la necesidad de manipular, almacenar y recuperar la documentación en papel. • Reduce el costo del proceso de creación, almacenamiento y conservación de los documentos. • Asegura la eficiencia de los documentos al facilitar su recuperación y acceso. • Permite la reutilización de la información ya obtenida y permite compartirla con toda la organización. • Reduce los costos de mantenimiento y apoyo. • Ofrece apoyo en la toma de decisiones. • Asegura su preservación histórica.
La norma ISO 15489-1:2006
ISO (La Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial de organismos nacionales de normalización (organismos miembros de ISO). La norma ISO 15489-1:2006 ha sido preparada por el Comité técnico ISO/TC 46, Information and documentation, Subcomittee SC 11, Archives/records management. Dicha norma, bajo el título general de Información y documentación – Gestión de documentos de archivo, se compone de las siguientes partes:
Generalidades
Directrices (Informe técnico)
La norma ISO 15489-1:2006
La norma ISO 15489-1:2006 propone la metodología DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), de origen australiano, para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos la cual contempla ocho etapas:
Las organizaciones que quieran implantar buenas prácticas de gestión de documentos, de acuerdo con esta norma, deberían establecer, documentar, mantener y promulgar una política de gestión de documentos, con el fin de asegurar que se cubren sus necesidades de información, evidencia y rendición de cuentas.Su implantación en una organización supone llevar a cabo tres tipos de procesos interrelacionados:
Analisis de las actividades de la organizacion.
Investigacion preliminar
Evaluacion de los Sistemas Existentes
Identifique los requisitos
Los procesos de mejora (actividades de seguimiento, medición y aprendizaje).
Los procesos de la gestión de documentos
Los procesos de diseño y puesta en funcionamiento del Sistema de Gestión de Documentos
Revision posterior a la implementacion
Implementacion del Sistema de gestion de documentos
Diseño del Sistema de Gestion de documentos
Identificacion de la estrategias para cumplir con los requisitos
La norma ISO 15489-1:2006
• Cuadro de clasificación: representa de forma jerárquica (en diferentes niveles) las actividades de la organización, estructurándolas en clases y grupos según las funciones, actividades y operaciones.• Calendario de conservación de documentos: especifica cuánto tiempo tienen que conservarse los documentos y cuál será su disposición final (eliminación, conservación permanente, transferencia). • Tabla de acceso y seguridad: identifica los derechos y las restricciones de acceso de los miembros de la organización en relación con los documentos (creación, consulta, modificación, eliminación) Como instrumentos adicionales para la descripción y recuperación de los documentos se contempla la posibilidad de elaborar vocabularios controlados (tesauros, listas de términos controlados...), además de otros instrumentos que pueden aplicarse a algunas operaciones (descripción de los puestos de trabajo, registro del personal y de los permisos de usuario).
Desde un punto de vista técnico, la tarea de diseñar un Sistema de Gestión de Documentos implica, según la norma ISO 15489-1:2006: determinar los documentos que deberían formar parte del sistema, es decir, identificar los documentos de la organización que implican una acción o responsabilidad o que proporcionan una evidencia de las decisiones tomadas y de las actividades realizadas. Para ello, es necesario examinar los procesos, las actividades y las operaciones que se llevan a cabo y ver qué tipo de documentación se genera en cada caso.Una vez realizadas estas actividades, se tienen que definir los procesos y elaborar los instrumentos de gestión de documentos. En cuanto a las herramientas principales sobre las cuales se sustentará el sistema de gestión de documentos, la norma ISO 15489-1:2006 establece tres instrumentos principales:
La norma enumera para las organizaciones una serie de beneficios en la gestión de documentos:1. Realizar sus actividades de una manera más ordenada, eficaz y responsable. 2. Prestar servicios de un modo coherente y equitativo. 3. Respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones a un nivel directivo. 4. Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión y a la administración. 5. Facilitar la ejecución eficaz de actividades en el seno de la organización. 6. Garantizar la continuidad en caso de catástrofe. 7. Cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios, incluidas las actividades archivísticas, de auditoría y de supervisión. 8. Proporcionar protección y apoyo en los litigios, incluyendo la gestión de los riesgos en relación con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades realizadas por la organización. 9. Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas presentes y futuras. 10. Apoyar y documentar las actividades de investigación y desarrollo presentes y futuras, las realizaciones y los resultados, así como la investigación histórica. 11. Proporcionar evidencia acerca de actividades personales, culturales y de las organizaciones. 12. Establecer una identidad personal, cultural y de la organización. 13. Mantener la memoria corporativa, personal o colectiva.
La norma ISO 15489-1:2006
Los procesos de gestión de documentos según la norma ISO 15489-1:2006 (pp. 112-122) son los siguientes:
Incorporacion de los documentos
Registro
Clasificacion
Almacenamiento
Acceso
Trazabilidad
Disposicion
El articulo presentado por la Mtra. Evelin Adriana Zea Elizalde y Lic. Ángel Luis Pineda Aguirre; permiten abordar a los Sistemas de Gestión Documental previsualizados desde la NOM Norma ISO 15489-1:2006, analizan la importancia que tiene los Sistemas y el Ciclo Vital de los documentos en el proceso integrativo y de vida de los documentos dentro de los Sistemas de Gestión. También pudimos analizar los Sistema de Gestión de Documentos y Sistema de Gestión de Documentos electrónicos las características que cada uno ofrece para su implementación y las ventajas y desventajas que ofrece cada uno, así como los posibles mecanismo para protegernos de cualquier tipo de pérdida o romo de la información. Para concluir considero que la NOM Norma ISO 15489-1:2006 ofrece mecanismos normativos para la implementación de los Sistemas de Gestión Documental, los cuales no deben pasarse por alto por ninguna entidad; así mismo la NOM Norma ISO 15489-1:2006 cuenta con la versatilidad de adaptación a modelos ya establecidos, siendo capaz de integrarse y corregir aquello aspectos que presenten errores o se carezcan de los mismos.
Conclusiones
Existe la necesidad de Gestionar cuando buscamos optimizar los procesos de una entidad y/o cuando sus capacidades logísticas de resolución de ven rebasadas por las actividades que desarrolla. En el caso de la archivística los documentos en soporte de papel y más recientemente los documentos electrónicos son la materia prima de la materia y que debido a su naturaleza e importancia que los reviste, es necesaria la implementación de procesos técnicos normalizados que permitan desarrollar un trabajo archivístico capaz de ser entendido y retomado por otro profesional de la materia sin el mayor problema técnico posible. La archivística es una ciencia que proporciona un tratamiento archivístico a los documentos pero que requiere de complementos adicionales para poder desarrollar sus actividades de control como lo puede llegar a ser el uso de metadatos.
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