Auditoria aplicada a los archivos

AUDITORIA APLICADA A LOS ARCHIVOS

Diagnóstico y auditoria archivística

Profesora: Zea Elizalde Evelin Adriana

Alumno: Caletti Tello Giovanni

Grupo: 5EX01

Índice

1. Procedimiento para realizar una auditoria

8. Notificación

9. Ejecución

2. Planificación

10. Informe de resultados

3. Objetivos

11. Presentación ejecutiva

4. Alcances

12. Cédulas analíticas

5. Criterios

13. Resumen ejecutivo

6. Equipo auditor

14. Soluciones basadas en resultados

7. Proceso de ejecución

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR UNA AUDITORIA

Un componente esencial para poder realizar auditoria es la estandarización de nuestros procesos archivísticos los cuales se han incrementado y especializado teniendo en cuenta los sistemas de gestión documental.

LA AUDITORIA ARCHIVÍSTICA

Ayudará a acciones eficaces mejores prácticas en los archivos de trámite y concentración e histórico en los ambientes públicos y privados. Contribuirá a homologar las prácticas archivísticas para sacudir inercias y conseguir que en México se mejore y conserve la organización de los archivos.

AUDITORIA INTERNA

Para la programación de auditorías internas se debe tener en cuenta lo siguiente:Cada año se debe realizar a intervalos planificados un ciclo de auditorías internas, para ello se elabora anualmente el programa de auditorías. Las auditorías internas se programan teniendo en cuenta los procesos identificados y definidos por la entidad en los Manuales.

AUDITORIA INTERNA

Artículo 12. El responsable del área coordinadora de archivos tendrá las siguientes funciones:

• Elaborar y someter a autorización del Comité de Información o su equivalente los procedimientos y métodos para administrar y mejorar el funcionamiento y operación de los archivos, …con base en la integración de un Plan Anual de Desarrollo Archivístico…
• Elaborar, en coordinación con los responsables de los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, el inventario general, así como los demás instrumentos descriptivos y de control archivístico; la auditoría sería un instrumento de control archivístico)

PLANIFICACIÓN

Un componente esencial para poder realizar auditoria es la estandarización de nuestros procesos archivísticos los cuales se han incrementado y especializado teniendo en cuenta los sistemas de gestión documental.

PLANIFICACIÓN

Proceso de planificación:

• Selección del equipo auditor
• Solicitud de la documentación aplicable
• Elaboración del plan de auditoría
• Notificación del plan de auditoría al Centro o unidad a auditar
• Preparación del material y revisión de los documentos necesarios para desarrollar la auditoría

PLANIFICACIÓN

El plan anual de auditorías tiene como finalidad planificar y establecer los objetivos a cumplir anualmente, para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de apoyo, estratégicos y misionales de la Entidad. Es un documento formulado por el Jefe de Oficina de Control Interno y su equipo de trabajo o quien haga sus veces.

PLANIFICACIÓN

El plan anual de auditoría será presentado al Comité de Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno para su respectiva revisión y aprobación. El Jefe de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces es el responsable de la coordinación, gestión y seguimiento.

OBJETIVOS

• Verificar y evaluar los procesos de gestión documental que incluyen la producción, organización, acceso, consulta, valoración documental, disposición documental y conservación de los documentos de archivo producidos o recibidos por una entidad pública.

• Evaluar el cumplimiento normativo y los procesos técnicos al interior de la entidades públicas, para garantizar la integridad, accesibilidad y conservación de los documentos de archivo.
• Valorar las actividades que se desarrollan al interior del Sistema Institucional de Archivos de la entidades públicas, para el mejoramiento de los servicios archivísticos y establecer nuevas estrategias encaminadas a mejorar la gestión documental.

ALCANCES

Verificar los procedimientos y acciones archivísticos de acuerdo con la legislación y normatividad en materia de archivos vigente que garantice la correcta gestión documental y administración de archivos a través de la organización, la disponibilidad, la localización, la integridad y laconservación de archivos.

CRITERIOS

Son las políticas, normas, procedimientos o requisitos usados como referencia en la auditoría y contra los cuales el auditor compara la evidencia. Los criterios pueden incluir estándares, normas organizacionales específicas y requerimientos legislativos o regulados.

EQUIPO AUDITOR

Para el desarrollo de un adecuado ejercicio de auditoría, el jefe de la Oficina de Control Interno coordinará todas las auditorias, será responsable de la selección del equipo auditor interno que realizarán las actividades planificadas teniendo en cuenta experiencia, competencia, objetividad, formación, habilidades y atributos especiales de los auditores, garantizando en todo momento laimparcialidad del proceso de auditoría.

CONCLUSIONES

Los procesos para planificar la auditoria deben ser muy puntuales para poder realizarla, de esta manera el equipo encargado de dicha tarea, debe ser la más capacitada para verificar cada paso que se realiza en dicha auditoria. Deben conocer las normas, politicas que se rigen para poder hacer sus actividades .

PROCESO DE EJECUCIÓN

• Verificar que el Sistema Institucional de Archivos esté formalmente establecido en las entidades públicas y que cuente con los recursos humanos, materiales y financieros que permitan su adecuado funcionamiento.
• Comprobar la elaboración, actualización y disponibilidad de los instrumentos de planeación, control y consulta archivísticos, señalados en la Ley de Archivos, para propiciar la organización, la administración, la conservación y la localización expedita de los archivos.

• Revisar el cumplimiento de las disposiciones tendientes a regular la producción, uso y control de la documentación oficial, de conformidad con las atribuciones y funciones establecidas en la normatividad interna de cada dependencia, las cuales estarán vinculadas con la transparencia, acceso a la información, clasificación de la información y protección de datos personales.

NOTIFICACIÓN

Se debe notificar del plan de auditoria al centro o unidad a auditar, anotar el periodo de días en que se llevara a cabo la auditoria. Anotar el alcance de la auditoria por procesos. Se verificará que se dé cumplimiento a la normatividad en materia de archivos.

Ejecución

Se ejecutan las actividades dispuestas en el plan de auditoría, con el fin de recopilar evidencia relevante y pertinente que permitan determinar frente a los criterios de auditoria propuestos los resultados del ejercicio.

Ejecución

La evidencia se puede obtener mediante diferentes técnicas de auditoría:

a) Entrevista: Es la comunicación directa con el auditado mediante preguntas que el auditor le plantea al entrevistado con el fin de obtener la información necesaria para dar respuesta a su lista de verificación, obtener evidencias que sirvan para llegar a conclusiones de la auditoría y así definir cuál es la situación del proceso o área auditada.

Ejecución

La evidencia se puede obtener mediante diferentes técnicas de auditoría:

b) Revisión de documentos: Es el análisis de las caracterizaciones de proceso, los documentos de planificación, los planes de calidad, los procedimientos, manuales y registros con el fin de determinar el cumplimiento o no de los requerimientos de las normas aplicables.

Ejecución

La evidencia se puede obtener mediante diferentes técnicas de auditoría:

c) Visita a los sitios de trabajo y observación de actividades: Consiste en el desplazamiento a los lugares donde se llevan a cabo las actividades, para comprobar de manera directa la aplicación yeficacia de las disposiciones establecidas.

Ejecución

La evidencia se puede obtener mediante diferentes técnicas de auditoría:

d) Consulta y análisis de datos: Consiste en hacer uso de las tecnologías con que cuenta la Entidad para la verificación de las actividades realizadas (consultas a través de las plataformas informáticas, videoconferencias, correo electrónico, entre otras).

Ejecución

Durante el ejercicio de auditoria se debe verificar el estado de los planes de mejoramiento de auditorías anteriores, del proceso y/o área auditada. Se debe establecer el avance a las acciones formuladas y se debe evaluar la eficacia de la acción, lo cual quedará documentado en el informe de auditoría. Se debe registrar, en los documentos de trabajo todos los aspectos asociados a la auditoria, la información obtenida, los análisis efectuados y el soporte para las conclusiones y los resultados

INFORME DE RESULTADOS

Una vez realizadas las pruebas de auditoría, el Equipo Auditor elabora el informe preliminar de auditoría, para lo cual, documenta los hallazgos, identifica los cumplimientos y fortalezas, concluye los resultados, así como los incumplimientos frente a los criterios auditados.

INFORME DE RESULTADOS

En la mesa de trabajo integrada por el Auditor Líder y el Equipo Auditor asignado, se expondrán por parte del Equipo Auditor las evidencias recaudadas con los soportes requeridos y se harán las observaciones a lugar por parte del Auditor Líder En el caso en que se encuentren observaciones y/o ajustes se solicita al equipo auditor para proceder a realizar la corrección necesaria.

CÉDULAS ANALÍTICAS

Se utilizarán cédulas analíticas para la verificación de los procesos archivísticos en el área coordinadora de archivos, unidades de correspondencia, archivos de trámite, concentración y, en su caso, históricos, En las cédulas de verificación se deberá anotar “cumple”, “cumple parcialmente” o “no cumple” con las disposiciones, según sea el caso. Asimismo, se deberán describir los hallazgos y situaciones encontrados, emitiendo las recomendaciones correspondientes.

RESULTADO FINAL

Se envía al auditado y a las partes interesadas, asi como se realiza la comunicación del informe final de auditoría, En la comunicación de resultados se solicita a los responsables de hallazgos, que definan el plan de mejoramiento de los hallazgos identificados.El cierre de auditoría se realiza con la publicación del informe final. El equipo auditor deberá solicitar al área correspondiente, realizar la publicación del informe final de la auditoria

Soluciones basadas en resultados

Las recomendaciones de auditoría consisten en orientaciones que ponen de relieve las medidas que debe adoptar la administración. Se espera que, con su implementación, los riesgos del proceso se mitiguen y el rendimiento mejore. En función de la cultura de la empresa, del impacto del problema y otros factores, las recomendaciones pueden ser más o menos detalladas. En ese sentido, los auditores deben encontrar un equilibrio entre ser demasiado simplistas y proporcionar procedimientos demasiado detallados que intenten hacer el trabajo de la gerencia.

CONCLUSIONES

La auditoria ayudará a las personas responsables de los achivos a tener un sentido de responsabilidad hacia los procesos que se rigen en sus áreas, mejorar las prácticas en la ejecución de sus actividades, las recomendaciones tendrán de objeto continuar con una mejor gestión documental.

REFERENCIAS:

• AGN (2015). Guía para la auditoria archivística. ISBN: 978-607-95901-4-7 Recuperado de: https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/146403/Guia_para_la_auditoria_archivistica.pdf
• Archivo General del Estado de México. La auditoria archivística. Gobierno del Estado de México. Recuperado de: https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-webinars/importancia_auditoria_archivistica.pdf
• COPNIA. (2024). Auditorias internas. Recuoperado de: https://www.copnia.gov.co/sites/default/files/uploads/mapa-procesos/archivos/evaluacion-gestion/Auditorias_internas.pdf
• @ffbonta. (2020). Caso auditoria interna. [Archivo de video]. Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=N_IVwnE449E
• AGN. (2013). Reunión nacional de archivos. Las mejores prácticas en los archivos de trámite y concentración en los ambitos públicos y privados. Recuperado de: https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/84600/m8slp_004.pdf