structure dossier

EXEMPLES D'ARBORESCENCES TYPES

L'arborescence des dossiers d'ingénieur.e varie en fonction du contexte de travail, du domaine de pratique et des activités exercées. Voici quelques exemples d'arborescence type que vous pourrez adapter à votre situation.

Cliquer sur le dossier correspondant au type d'activité exercée

CONCEPTION

surveillance des travaux / mise en service

PRODUCTION / OPÉRATION / EXPLOITATION

ARBORESCENCE-TYPE EN CONCEPTION

Offre de service / mandat

Échéancier

Administration

PROJET #1234

Date ouverture :JJ/MM/AAAA

Budget

Budget et planification

Factures

Courriels

Communications

Arborescence type de dossier pour un.e ingénieur.e travaillant en conception, que ce soit dans le cadre de projet important ou en génie-conseil.

Compte-rendus

Données client/ intrants

Permis et autorisations

Références

Documents en préparation

Conception préliminaire

Calculs et simulations

Analyse de risques

Plans et devis

Livrables

Rapports

Données client/ intrants

Références

Demandes de soumission

Fiches techniques ou de spécifications

Conceptiondétaillée

Soumis-sionnaire_01

Documents en préparation

Lot_01

Calculs et simulations

Soumis-sionnaire_02...

Livrables

Cliquer sur les icônes et pour découvrir l'arborescence et s'informer des contenus des dossiers

Analyse de risques

Lot_02

Analyse de soumissions

Soumissions

...

ARBORESCENCE-TYPE EN SURVEILLANCE DES TRAVAUX /MISE EN SERVICE

Mandat

Échéancier et calendriers

Administration

PROJET #1234

Date ouverture :JJ/MM/AAAA

Budget et planification

Budget

Factures

Courriels

Communications

Compte-rendus

Arborescence type de dossier pour un.e ingénieur.e exerçant des activités de surveillance des travaux ou de mise en service.

Documents pour cons-truction/ réalisation

Lot_01

Documentation/infos client

Documents fournisseurs

Lot_02

Plan de surveillance/mise en service

Surveillance / miseen service

...

Demande_01

Demandes de changement

Demande_02

Visites de chantier

...

Acceptation des travaux

Livrables

Attestations de conformité

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Listes de déficiences

Santé-sécurité

Plans finaux

ARBORESCENCE-TYPE EN PRODUCTION , EN OPÉRATION ou EN exploitation

Budget annuel

Production_20XX

Plan et objectifs stratégiques

Budget et planification

OPÉRATIONS

Entreprise XYZSecteur ABC

...

Planification de production

Arrêts planifiés_20XX

Planification des arrêts

...

Structure

Infrastructure et bâtiment

Infrastructure et équipements

Arborescence type de dossier pour un.e ingénieur.e exerçant au service d'une entreprise en production, en opération ou en exploitation.

Mécanique

Équipements

Électricité

Tableau bord_suivi production

Suivi production / Opération

Protection incendie

Rapports de production

Civil

Niveau des stocks

...

Contrôle et performance systèmes

Entretien

Tableau bord_suivi projet

Projet 01_Amélioration continue

Procédures

Projet 02_Remplacemt équipemt XYZ

Projets

Projet 03_Agrandissement 20XX

...

Gestion des risques

Tableau bord_gestion risques

Cliquer sur les icônes et pour découvrir l'arborescence et s'informer des contenus des dossiers

Analyses

SST

Rapports

Rencontres et suivis

Environnement

Analyse de soumissions

Soumissionnaire_01

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• la soumission / proposition
• l'offre de service
• le document vendeur
• les communications avec le soumissionnaire
• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Données client/ intrants

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les données d'opération
• les tests et les résultats de laboratoire
• les plans existants
• les soumissions
• les rapports d'études préliminaires
• les critères de conception
• les relevés (terrain)
• etc.

➜ Consulter la section Recherche d'information et de données pertinentes

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Rapports

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les rapports d'ingénierie préliminaires finaux et authentifiés
• la liste des démarches préparatoires
• etc.

➜ Consulter la section Authentification des documents d'ingénierie

• significative

• uniforme

Rappel

ex. : "RAPPORT-ing-détaillé_VF_date"

Les fichiers sont nommés de manière :

Courriels

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les courriels reçus et envoyés dans le cadre des services professionnels rendus
• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

ex. : "COURRIEL_projet-ABC_sujet_date"

Les fichiers sont nommés de manière :

Documents en cours de préparation

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les demandes d'autorisation (ex.: permis)
• les dessins et plans pour commentaires
• les commentaires reçus
• les rapports en cours de préparation
• les estimations

• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

ex. : "PLAN_MOD-026_projet-ABC_v07_date"

Les fichiers sont nommés de manière :

Livrables

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les plans de construction ou de réalisation authentifiés
• les devis authentifiés
• le calendrier de travaux
• les rapports d'ingénierie détaillée
• les bordereaux de soumission

• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

ex. : "PLAN_MOD-026_projet-ABC_v07_date"

Les fichiers sont nommés de manière :

Entretien

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les manuels d'entretien
• les plans d'entretien
• entretiens préventifs
• inspections
• les rapports d'inspections

• les documents relatifs aux réparations/dépannages (ex. : bons de travail)

• les attestations de conformité
• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Documents en cours de préparation

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les demandes d'autorisation (ex.: permis)
• les dessins ou les plans pour commentaires
• les commentaires reçus
• les rapports en cours de préparation
• les estimations

• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

ex. : "PLAN_MOD-026_projet-ABC_v07_date"

Les fichiers sont nommés de manière :

Compte-rendus

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les compte-rendus de réunions
• le compte-rendu de la réunion de transfert conception-surveillance
• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Données client/ intrants

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les données d'opération
• les tests et les résultats de laboratoire
• les plans existants
• les soumissions
• les rapports d'études préliminaires
• les critères de conception
• les relevés (terrain)
• etc.

➜ Consulter la section Recherche d'information et de données pertinentes

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Rapports de production

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les rapports de production journaliers
• les rapports de production hebdomadaires

• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

ex. : "RAPPORT_prod-hebdo_sem.XX-20XX"

Les fichiers sont nommés de manière :

Calculs et simulations

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les calculs préliminaires
• les vérifications et commentaires
• les données relatives aux simulations
• les résultats obtenus par simulations
• les calculs finaux

• etc.

➜ Consulter la section Élaboration de la solution ou du concept préliminaire

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Plans et objectifs stratégiques

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• la planification stratégique de l'entreprise
• les informations importantes et les politiques de la direction
• les objectifs stratégiques de la période en cours
• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

ex. : "PLANIFICATION STRATEGIQUE_2025-2025_ABC Cie"

Les fichiers sont nommés de manière :

Équipements

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les plans et les relevés
• les spécifications techniques
• les analyses de performance
• les informations relatives à l'automatisation et aux réglages
• les manuels d'opération
• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Visites de chantier

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les photos
• les rapports de visite de chantier
• les rapports journaliers

• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Plan de surveillance / mise en service

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les versions préliminaires des éléments du plan de surveillance ou du plan de mise en service, tels que le PIE, le plan de gestion des changements, les procédures d'essai et d'acceptation (FAT, SAT, etc.) etc.
• les commentaires
• la version finale des différents documents

➜ Pour connaître le contenu d'un plan de surveillance, consulter la section Documents relatifs à la surveillance des travaux

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Santé-sécurité

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les audits
• les rapports
• les programmes de prévention

• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Permis et autorisations

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les études environnementales
• les certificats d'autorisation

• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

ex. : "CERTIF_projet-ABC_organisme-XYZ_date"

Les fichiers sont nommés de manière :

Demande de changement #01

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• la demande /formulaire de changement (incluant l'analyse de risque)
• les propositions d'avenant
• l' approbation de modification
• les plans à l'appui de la demande et de la modification
• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Santé et sécurité au travail (SST)

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• l'analyse de risques en SST
• les procédures relatives à la SST (ex.: fiches de cadenassage)
• les formations
• les rapports d'audit
• les rencontres du comité SST

• les certifications de SST
• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Références

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• la réglementation applicable
• les codes applicables
• les normes applicables
• des liens vers des projets similaires
• les autres exigences spécifiques
• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Comptes-rendus

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les comptes-rendus de réunion
• les post-mortem
• les leçons apprises
• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Offre de service

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• la demande de proposition
• la proposition d'offre de service
• la lettre d'acceptation du client
• le contrat signé par les parties
• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

ex. : "CONTRAT_projet-ABC_signe_date"

Les fichiers sont nommés de manière :

Demandes de soumission

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les courriels
• les accusés de réception
• les addendas
• les demandes d'information des soumissionnaires
• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Environnement

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les études environnementales
• les rapports d'inspection
• les rapports d'évènement (ex: déversement)

• les certificats d'autorisation
• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

ex. : "CERTIF_organisme-XYZ_date"

Les fichiers sont nommés de manière :

Factures

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les factures reçues
• les factures envoyées
• les feuilles de temps
• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

ex. : "FACT_projet-ABC_fournisseur-X-Y-Z_date"

Les fichiers sont nommés de manière :

Procédures

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les procédures XYZ
• les instructions de travail XYZ

• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Mandat

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les exigences contractuelles administratives
• le mandat de surveillance des travaux
• le contrat conclu avec le donneur d'ouvrage
• etc.

➜ Pour connaître le contenu d'un mandat de surveillance, consulter la section Documents relatifs à la surveillance des travaux

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Budget

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les demandes budgétaires
• le tableau de suivi budgétaire
• les documents relatifs au financement (ex. : la demande de subvention)

• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Analyse de risques

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les données recueillies et les compte-rendus de rencontre avec l'équipe d'analyse de risques
• la grille d'évaluation des risques
• le rapport d'analyse de risques incluant la liste de recommandations
• les suivis effectués/ à effectuer

• etc.

➜ Consulter la section Gestion des risques

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Références

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• la réglementation applicable
• les codes applicables
• les normes applicables
• des liens vers des projets similaires
• les autres exigences spécifiques
• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Documents pour construction / réalisation

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• la description du projet
• les plans et devis pour construction/réalisation
• les descriptions fonctionnelles
• les dessins d'atelier et les fiches techniques
• les documents contractuels pour construction
• les rapports d'études liés à la réalisation
• les méthodes de travail
• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Factures

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les factures reçues
• les factures envoyées
• les recommandations de paiement
• les feuilles de temps
• le coût des avenants approuvés
• les quittances des sous-traitants
• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

ex. : "FACT_projet-ABC_fournisseur-X-Y-Z_date"

Les fichiers sont nommés de manière :

Calculs et simulations

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les calculs préliminaires
• les vérifications et commentaires
• les données relatives aux simulations
• les résultats obtenus par simulations
• les calculs finaux

• etc.

➜ Consulter la section Élaboration de la solution ou du concept préliminaire

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Plans et devis

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les plans et devis finaux et authentifiés
• les maquettes finales authentifiées (PDF/A-3)
• etc.

➜ Consulter la section Authentification des documents d'ingénierie

• significative

• uniforme

Rappel

ex. : "PLAN-006_projet-ABC_VF_pour-permis_date"

Les fichiers sont nommés de manière :

Lot_01 : références /infos client

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les communications avec les fournisseurs
• les dessins et plans

• le manuel d'opération
• Le manuel d'entretien
• etc.

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :

Analyse de risques

Ce dossier peut, par exemple, contenir :

• les données recueillies et les compte-rendus de rencontre avec l'équipe d'analyse de risques
• la grille d'évaluation des risques
• le rapport d'analyse de risques incluant la liste de recommandations
• les suivis effectués/ à effectuer

• etc.

➜ Consulter la section Gestion des risques

• significative

• uniforme

Rappel

Les fichiers sont nommés de manière :