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Actividad 5: Recursos Tecnologicos y Recursos Tecnicos
ramiro padilla
Created on June 3, 2024
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LICIENCIATURA EN ARCHIVONOMIA MATERIA: Administración de los Recursos en los Archivos Nombre: RAMIRO PADILLA DE LUNA BOLETA:20240D0087 Actividad 5: RECURSOS TECNOLOGICOS Y RECURSOS TECNICOS Profesor: L.C. Angel Luis Pineda Aguirre
RECURSOS TECNOLOGICOS EN LOS ARCHIVOS
Los recursos tecnológicos en los archivos se refieren a las herramientas, equipos y sistemas digitales que se utilizan para gestionar, organizar, conservar y acceder a documentos y archivos (ya sean físicos o digitales). Estos recursos son fundamentales para mejorar la eficiencia, seguridad y accesibilidad de la información archivada.
Clasificación de los recursos tecnológicos: tangibles e intangibles
Recursos Tecnológicos Tangibles (Físicos)
Son aquellos que puedes ver y tocar. Incluyen equipos y dispositivos que se usan para procesar, almacenar o transmitir información.
- Computadoras y laptops.
- Escáneres y fotocopiadoras: Equipos que convierten documentos físicos en archivos digitales para facilitar su almacenamiento y consulta.
- Servidores y discos duros externos.
- Proyectores y pantallas interactivas.
- Equipos de red (routers, switches)
- Cámaras digitales
- Dispositivos móviles (tabletas, smartphones)
Recursos Tecnológicos Intangibles (No físicos)
Son aquellos que no se pueden tocar, pero son esenciales para el funcionamiento de los sistemas tecnológicos. Incluyen programas, plataformas y servicios digitales.
• Software de gestión documental: Programas que permiten organizar, clasificar, almacenar y recuperar documentos de forma digital. Ejemplos: Alfresco, OpenText, SharePoint.• Sistemas operativos (Windows, Linux, macOS) • Aplicaciones en la nube (Google Drive, Dropbox) • Bases de datos (MySQL, Oracle): Sistemas que permiten almacenar y consultar información estructurada sobre los documentos archivados. • Plataformas de comunicación (Zoom, Teams) • Servicios de almacenamiento en la nube: Infraestructura para guardar grandes volúmenes de archivos digitales de forma segura y con acceso remoto.
Gestión de recursos tecnológicos en los Archivos
La gestión de recursos tecnológicos en los archivos es el proceso de planificar, organizar, utilizar y mantener las herramientas tecnológicas (tanto tangibles como intangibles) que se emplean para administrar documentos y archivos, ya sean físicos o digitales.
Objetivos principales:
• Optimizar el acceso a la información.• Garantizar la conservación y seguridad de los documentos. • Mejorar la eficiencia en los procesos archivísticos. • Facilitar la digitalización y automatización
¿Qué incluye esta gestión?
• Inventario y evaluación de recursos tecnológicos • Identificar qué equipos y software se tienen y cuáles se necesitan. • Implementación de tecnologías adecuadas • Elegir sistemas de gestión documental, escáneres, servidores, etc., según las necesidades del archivo. • Capacitación del personal • Asegurar que los trabajadores sepan usar correctamente las herramientas tecnológicas. • Mantenimiento y actualización • Revisar periódicamente los equipos y sistemas para evitar fallos o desactualización. • Seguridad de la información • Aplicar medidas como copias de seguridad, control de accesos y cifrado de datos.
Planeación de los recursos en los Archivos
La planeación de los recursos tecnológicos en los archivos es una etapa clave dentro de la gestión archivística. Consiste en anticipar, organizar y coordinar los recursos necesarios para asegurar que el archivo funcione de manera eficiente, segura y moderna.
¿Qué implica la planeación de recursos en los archivos?
1. Diagnóstico de necesidades • Evaluar el estado actual del archivo (infraestructura, tecnología, personal). • Identificar carencias o áreas de mejora (por ejemplo, falta de digitalización o software obsoleto).
2.Definición de objetivos • Establecer metas claras como: o Digitalizar el 100% de los documentos históricos. o Implementar un sistema de gestión documental. o Mejorar el acceso remoto a los archivos
3. Selección de recursos tecnológicos • Elegir los recursos tangibles (hardware) y intangibles (software y servicios) necesarios. • Ejemplo: escáneres, servidores, software de gestión documental, almacenamiento en la nube.
PLANEACION DE LOS RECURSOS DE ARCHIVO
5. Capacitación del personal • Planificar talleres o cursos para que el equipo sepa usar las nuevas herramientas.
4. Presupuesto y financiamiento • Estimar costos de adquisición, mantenimiento y capacitación. • Buscar fuentes de financiamiento si es necesario (presupuesto institucional, subsidios, etc.).
7. Evaluación y mejora continua • Medir resultados y ajustar la planeación según los avances y necesidades emergentes.
6. Implementación por etapas • Establecer un cronograma para introducir los recursos de forma ordenada y sin interrumpir el trabajo diario.
Programación de los recursos en los Archivos
La programación de los recursos en los archivos es el proceso de organizar y calendarizar el uso, adquisición y mantenimiento de los recursos tecnológicos y humanos necesarios para el funcionamiento eficiente del archivo. Es una parte clave de la planificación, ya que permite ejecutar las acciones de forma ordenada y dentro de un tiempo determinado.
¿Qué incluye la programación de recursos?
Elementos principales:
1. Cronograma de actividades • Establecer fechas específicas para cada acción: o Compra de equipos o Instalación de software o Digitalización de documentos o Capacitación del personal o Mantenimiento de sistemas
2. Asignación de responsables • Definir quién se encargará de cada tarea (por ejemplo, técnicos, archivistas, personal de TI).
3. Distribución de recursos • Determinar cuándo y cómo se utilizarán los recursos disponibles: o ¿Qué equipos se usarán primero? o ¿Qué documentos se digitalizarán por etapas?
Programacion de recursos
4. Control de tiempos y costos• Estimar la duración de cada actividad y su costo asociado.• Asegurar que se cumplan los plazos y el presupuesto.
5. Seguimiento y ajustes • Supervisar el avance del cronograma. • Hacer ajustes si surgen imprevistos o nuevas necesidades.
Ejemplo de Recursos tecnologicos en los Archivos
🏛️ Ejemplo: Archivo Histórico Municipal Situación: Un archivo histórico municipal conserva documentos antiguos como actas de cabildo, mapas, fotografías y registros civiles desde el siglo XIX. Uso de recursos tecnológicos: 1. Digitalización de documentos antiguos Se utilizan escáneres de alta resolución para convertir documentos frágiles en archivos digitales, preservando su contenido sin manipular los originales. 2. Software de gestión documental Se implementa un sistema como Alfresco o Archivematica para organizar los documentos digitalizados por fecha, tipo y tema. 3. OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) Se aplica OCR a los documentos escaneados para que el texto sea buscable, facilitando la investigación histórica. 4. Base de datos en línea Los documentos digitalizados se suben a una plataforma web donde los ciudadanos e investigadores pueden consultarlos desde cualquier lugar. 5. Preservación digital Se usan formatos estables como PDF/A y se hacen copias de seguridad en la nube para asegurar que los archivos no se pierdan con el tiempo.
RECURSOS TÉCNICOS EN LOS ARCHIVOS
Los recursos técnicos en los archivos son las herramientas, materiales y procesos que se utilizan para gestionar, organizar, conservar y facilitar el acceso a los documentos. Estos recursos incluyen tanto elementos físicos como procesos y tecnologías de información.
Instrumentos archivísticos de control y consulta
Los instrumentos archivísticos de control y consulta son herramientas utilizadas por los archivistas para organizar, controlar, administrar y difundir la información de los documentos de archivo. Estos instrumentos facilitan la gestión documental, asegurando la conservación y el acceso a la información a lo largo del ciclo vital de los documentos.
INSTRUMENTOS DE CONTROL
• Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA): • Catálogo de Disposición Documental (CDD): • Programa de Gestión Documental (PGD): . • Plan Institucional de Archivos (PINAR): • Inventarios Documentales: • Guías de Archivo:
Cuadro general de clasificación archivística
El Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) es una herramienta fundamental en la gestión documental y archivística. Sirve para organizar, clasificar y controlar los documentos de una institución, de acuerdo con las funciones y actividades que esta realiza.
El Cuadro general de clasificación documental responde a una triple necesidad:
1. Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad.2. Facilitar su localización; es decir, facilitar el acceso a la información contenida en el acervo documental. 3. Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo.
Catálogo de disposición documental
El Catálogo de Disposición Documental (CDD) es un instrumento archivístico que establece cuánto tiempo deben conservarse los documentos en cada etapa de su vida útil, y qué se debe hacer con ellos al final de ese periodo (por ejemplo, conservarlos permanentemente, transferirlos a un archivo histórico o eliminarlos).
¿Qué contiene un Catálogo de Disposición Documental?
• Nombre de la serie documental (Ej. Expedientes de personal, facturas, actas de reunión). • Área o unidad responsable (Quién genera o custodia los documentos). • Plazo de conservación • En archivo de trámite (uso frecuente). • En archivo de concentración (uso ocasional). • En archivo histórico (si aplica). • Disposición final • Conservación permanente. • Eliminación. • Transferencia al archivo histórico. • Fundamento legal o normativo • Leyes o reglamentos que justifican la conservación o eliminación.
¿Para qué sirve?
• Garantiza el cumplimiento legal en la gestión documental.• Evita la acumulación innecesaria de documentos. • Facilita la organización y depuración de archivos. • Protege documentos con valor histórico o legal.
INVENTARIO GENERAL
El Inventario General de Archivos es un instrumento archivístico que permite registrar, describir y localizar todos los documentos existentes en un archivo, sin importar su tipo, formato o antigüedad. Es una herramienta clave para tener control y acceso rápido a la información documental de una institución.
¿Qué contiene un Inventario General?
Un inventario general suele incluir los siguientes campos: Campo Descripción Número de orden Identificador secuencial. Código de clasificación Según el Cuadro General de Clasificación Archivística. Nombre de la serie Tipo de documento (ej. contratos, actas, informes). Fechas extremas Fecha del primer y último documento de la serie. Volumen o cantidad Número de cajas, carpetas, tomos, etc. Ubicación física Lugar exacto donde se encuentra (estante, caja, etc.). Observaciones Notas adicionales (estado físico, acceso restringido, etc.).
Inventario de transferencia primaria
El Inventario de Transferencia Primaria es un documento que se utiliza cuando una unidad administrativa transfiere documentos desde su archivo de trámite al archivo de concentración. Este inventario permite registrar y describir los documentos que se están transfiriendo, asegurando su control y trazabilidad.
Elementos clave del Inventario de Transferencia Primaria:
Importancia del Inventario de Transferencia Primaria:
• Descripción detallada de los expedientes:• Relación ordenada: • Cumplimiento de la TRD: • Formato específico: • Firma del responsable:
- Control documental
- Optimización del espacio
- Conservación de la información
- Cumplimiento legal
- Facilidad de consulta
Inventario de transferencia secundaria
El Inventario de Transferencia Secundaria es un documento que se utiliza cuando los documentos pasan del archivo de concentración al archivo histórico. Esta transferencia se realiza cuando los documentos han cumplido su plazo de conservación en el archivo de concentración y se determina que tienen un valor histórico, legal o cultural permanente.
Inventario de baja documental
Un inventario de baja documental, en el contexto del Archivo General de la Nación (AGN), es un instrumento de consulta que describe las series y expedientes documentales que han sido dados de baja, es decir, que han concluido su vigencia administrativa o legal y no tienen valor histórico. Este inventario permite el control y seguimiento de la documentación que ha sido eliminada o transferida, asegurando que el proceso de baja se realiza de acuerdo con la normatividad archivística.
Importancia del inventario de baja documental:
Proceso de elaboración del inventario de baja documental:
• Permite verificar que el proceso de baja se realiza de acuerdo con la normatividad archivística y que se eliminan o transfieren correctamente los documentos.• Facilita la consulta de información sobre la baja documental, permitiendo verificar la existencia y el destino final de los documentos. • Cumple con la obligación de las dependencias gubernamentales de llevar un registro de la documentación eliminada o transferida.
- Identificación de documentos para baja:
- Valuación:
- Elaboración del inventario:
- Autorización:
- Archivo:
Guía simple de archivos
Una guía simple de archivos es un documento que describe de forma general las series documentales de un archivo, incluyendo sus características fundamentales y la información necesaria para la consulta y control. Es un instrumento que ayuda a identificar y entender los documentos dentro del ciclo de vida del archivo (activa, semiactiva e inactiva).
Elementos clave de una guía simple de archivos:
• Descripción de series documentales:• Cuadro General de Clasificación Archivística: • Información de contacto: • Ubicación física: • Datos de control:
Guía de archivo documental
Una guía de archivo documental es un instrumento de transparencia que describe de forma general las series documentales de un archivo, facilitando la consulta y el acceso a la información pública. Su objetivo principal es informar sobre el contenido y la organización de los documentos conservados en el archivo, incluyendo información sobre su ubicación física, responsable y características generales.
¿Qué contiene una guía de archivo documental?
- Descripción de series documentales:
- Detalla las características y el contenido de cada serie documental, indicando su origen, fechas extremas y resumen de la información que contiene.
- Datos generales:
- Incluye información sobre la ubicación física del archivo, los responsables de la unidad de archivo y los datos de contacto.
- Cuadro de clasificación archivística:
- Se basa en el cuadro general de clasificación archivística de la entidad para organizar y describir la documentación.
- Instrumento de transparencia:
- Facilita el acceso a la información pública y promueve la transparencia de las instituciones.
Catalogo
Un catálogo de disposición documental es un registro sistemático y normativo que establece los plazos de conservación y disposición final de los documentos de archivo, tanto en los archivos de trámite como en los archivos de concentración. Define los valores documentales, la vigencia documental y el destino final de los documentos, incluyendo la posibilidad de eliminación, transferencia a un archivo histórico, o conservación permanente.
Valoración Primaria y/o Secundaria
La valoración documental es el proceso mediante el cual se analiza la utilidad, relevancia y destino final de los documentos. Se divide en dos etapas principales:
Valoración Primaria Es la evaluación que se hace durante la vida activa del documento, es decir, mientras todavía tiene un uso administrativo, legal o fiscal. Valoración Secundaria Se realiza cuando el documento ya no es necesario para la gestión diaria, pero puede tener un valor histórico, cultural, científico o testimonial.
Transferencia Primaria y/o Secundaria
Las transferencias primaria y secundaria son procesos clave en la gestión de archivos. Ambas implican el traslado de documentos entre diferentes fases del archivo, según su uso y valor documental
Transferencia Primaria:Es el traslado de documentos del archivo de trámite al archivo de concentración. Transferencia Secundaria: Es el traslado de documentos del archivo de concentración al archivo histórico.
Depuración
La depuración documental es el proceso mediante el cual se eliminan los documentos que ya no tienen valor administrativo, legal, fiscal ni histórico, de acuerdo con lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental.
CONCLUSIÓN:
La gestión adecuada de los documentos es esencial para el buen funcionamiento de cualquier institución. Herramientas como el Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental, los inventarios y los procesos de transferencia y depuración permiten organizar, conservar y eliminar documentos de forma eficiente y legal. Además, la valoración primaria y secundaria asegura que se conserven aquellos documentos que tienen valor histórico o institucional, mientras se eliminan los que ya no son útiles.