Formation Word/Excel

Fonctionnalités Word et Excel

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PRESENTATION

Module 3hMAJ: 05/2024

Fonctionnalités Word

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PRESENTATION

Module 1h30MAJ: 05/2024

INDEX

Mise en forme du texte

Le publipostage

Mise en forme du document

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Vérifier et protéger

Hyérarchisiser le document

Glossaire des raccourcis

Inserer

Petits rappels

02

01

Quelques formes du pointeur

Quelques raccourci claviers

• Créer : CTRL + N
• Ouvrir : CTRL + O
• Enregistrer : CTRL + S
• Copier : CTRL + C
• Couper : CTRL + X
• Coller : CTRL + V
• Selectionner tout le document : CTRL + A
• Annuler la dernière action : CTRL + Z
• Rétablir l'état avant annulation : CTRL + Y
• Répéter l'action précédente : F4

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UN PETIT PEU DE THéORIE

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La fênetre Word

Pour toute manipulation d'un document nous utilisons la fenêtre Word qui nous propose tout les outils necessaires.

• Pour les chapitres 1 et 3 nous allons nous concentré sur la fenêtre "Accueil".
• Pour le 2 et 3 nous utiliserons la fenêtre "Insertion".
• Pour le chapitre 4 nous irons sur le fenêtre "Insertion".
• Pour le chapitre 5 nous verrons tout les secrets de la fenêtre "Publipostage".
• Et enfin nous découvrirons les fenêtres "Révision" et "Affichage" pour le 6.

1- Mise en forme du texte

Modifier les caractères

Dans ce premier chapitre nous allons voir comment mettre en forme notre texte sur Word.En première lieu voyons comment modifier les caractères :

• Style de police et taille,
• Couleur, effet de texte et dégrader,
• Surligner, souligner double trait ...
• Utiliser l'édition ...

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Sommaire

Style et Taille

Changer de Style

Changer de Taille

Changer le style en sélectionnant dans la liste déroulante.

• Choisissez dans la liste déroulante ou saisissez directement la taille :

- Agrandir ou réduire avec "A" :

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- Choisir le placement des majuscules avec "Aa" :

• Ouvrir l'onglet "Accueil" : ALT + F
• Agrandir la police : CTRL + >
• Réduire la police : CTRL + <

Raccourcis clavier

Sommaire

Couleur, effet de texte et dégrader

Effets et dégradés

Changer la couleur du texte

Choisir une couleur définie.

Soit dégrader les couleurs dans le texte. Dans ce cas, ouvrir les couleurs et cliquer sur "Dégradé"

Personnaliser sa couleur. Pour cela, ouvrez les couleurs et choisissez "autres couleurs". Deux solutions s'offrent à vous :

• Choisissez une couleur standard
• Personnalisez pour choisir une teinte plus précise.

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Sommaire

Surligner, souligner double trait

*Souligné Lorsque vous soulignez du texte, vous pouvez modifier vos traits (double souligné, par exemple) et la couleur.

Barre des taches

Souligné*

MotsIndice

Gras

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Barré

MotsExposant

Italique

• Gras : CTRL + G
• Italique : CTRL + I
• Souligné : CTRL + U

Raccourcis clavier

Sommaire

L'édition

Rechercher dans le texte

Saisie Vocale

Vous pouvez directement dicter le texte à votre PC pour qu'il l'écrive automatiquement, et même, par la suite, générer une transcription.

Vous pouvez remplacer les mots que vous souhaitez en cliquant sur "Remplacer". Vous pouvez également choisir une sélection spécifique avec "Sélectionner".

Vous pouvez également rechercher sous différents forme dans votre texte :

• Par mots
• Par pages
• Par titre

Pour ouvrir l'onglet il suffit de cliquer sur "Edition" et "Recherche".

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• Rechercher : CRTL + F
• Relancer la recherche : ALT + CRTL + Y
• Remplacer le texte : CRTL + J

Raccourcis clavier

Sommaire

2- Mise en forme du Document

Pour avoir une mise en page claire et agréable il faut structurer son document.

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Marges et formats

Thèmes ou arrière-plan

Sauts de pages

• Ouvrir l'onglet "Accueil" : ALT + f

• Ouvrir l'onglet "Mettre en page" : ALT + p

Raccourcis clavier

Sommaire

Thèmes et arrière-plan

Changer le thème

Arrière-Plan

Pour modifier l'arrière-plan, vous devez être dans l'onglet "Conception". Ensuite, vous pourrez ajouter un filigrane, changer la couleur de la page ou ajouter des bordures.

Pour changer les thèmes et les couleurs, il faut ouvrir l'onglet "Conception". Vous y trouverez tous les thèmes disponibles ainsi que les palettes de couleurs.

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Raccourcis clavier

• Ouvrir l'onglet "Mise en page" : ALT + p

Sommaire

Marges et Formats

Paragraphe

Adapter les marges

Changer la tailles et l'orientation

Certains documents utilisent des tailles différentes (par exemple A4, A3, A5...). Pour les modifier, cliquez sur "Taille" et choisissez celle qui correspond. En fonction de la taille sélectionnée, veillez à bien paramètrer votre imprimante. Il est aussi possible de modifier l'orientation en choisissant "Portrait" ou "Paysage".

Certains documents utilisent plus ou moins de marge. Pour les modifier, cliquez sur "Marges" et choisissez celle qui vous convient. Ou encore, pour être plus précis, utilisez "Marges personnalisées" et entrez les données.

Pour ajouter des numéros de ligne, de colonne ou de page, sélectionnez "Numéros de page" et choisissez l'option souhaitée.

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Pour modifier le positionnement du texte, il est possible de gérer l'écart, les retraits ou les espacements directement dans le groupe "Paragraphe".

Raccourcis clavier

• Ouvrir l'onglet "Mise en page" : ALT + p

Sommaire

Sauts de pages

Sauts de page

Sauts de section

Pour mettre en page un document en personnalisant les mises en page selective il faut réalise des sauts de séctions. Les sections seront identique jusqu'a les déliers. Pour modifier votre sauts de section à volonté selectionner : l'en-tête de page en faisant un double clic en haut de la page, Deslectionner "Lier au précédent" dans l'outil "Navigation".

Pour ajouter des pages vierges, il suffit de sélectionner "Page" dans "Sauts de page". Pour changer de colonne, il suffit de sélectionner "Colonne" dans "Sauts de page".

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Raccourcis clavier

• Ouvrir l'onglet "Conception" : ALT + ç

Sommaire

3- Hyérarchiser un document

Créer des titres et sous titres

Réaliser un sommaire

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Raccourcis clavier

• Ouvrir l'onglet "Référence" : ALT + é

Sommaire

Les titres

Modifier le "style" d'un titre

Choisir un titre

Afin de hiérarchiser un documents et pouvoir réaliser un sommaire, il faut de mettre des titres.Dans l'onglet "Accueil", l'option "Style" vous pouvez choisir "Titre". Plusieurs niveaux de titre existe : Titre 1, Titre 2, Titre 3 ... Les niveaux vont se rajouter au fur et à mesure que vous descendrez dans les titres. Il existe aussi les sous-titres.

Vous pouvez modifier tout le style du titre que ce soit la couleur, le style, l'encadré ...

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Attention

Si vous modifiez le style d'un titre, tous les titres du même niveau seront modifiés.

Raccourcis clavier

• Ouvrir l'onglet "Conception" : ALT + ç

Sommaire

4- Réaliser des insertions

Pour avoir une mise en page claire et agréable il faut structurer son document.

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Documents externes

En liens avec le document

Liens, commentaires

Tableaux

Raccourcis clavier

• Ouvrir l'onglet "Insertion" : ALT + s

Sommaire

Insertions en liens avec le document

En-tête, pieds de page, N°

Formes et zone de dessin

Pour inserer les en-tête, les pied de page ou encore numéro de page cliquer sur :

• L'onglet "Insertion"
• L'objet "En-tête et pied de page"

Vous pouvez avoir à inserer des page dans un document ou autre.Pour cela sélectionnez :

• L'onglet "Insertion"
• L'objet "Pages"

Vous pouvez avoir à inserer des formes style flèches dans un document ou autre.Pour cela sélectionner :

• L'onglet "Insertion"
• L'objet "Illustrations"

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Choisir la disposition qui vous convient.

Raccourcis clavier

• Ouvrir l'onglet "Insertion" : ALT + s

Sommaire

Inserer un document externe

Sauts de section

Inserer une image

Vous pouvez modifier l'image à volonté en ouvrant l'onglet "Format de l'image" :

Pour ajouter des images selectionner :

• L'onglet "Insertion"
• L'objet "Image"

3 choix s'offre à vous :

• Les images de votre appareil
• Les images archivées
• Les images en ligne

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Et adapter les objets que vous désirez :

Raccourcis clavier

• Ouvrir l'onglet "Insertion" : ALT + s

Sommaire

Les Tableaux

Créer des tableaux

Inserer un tableau :

• L'onglet "Insertion"
• L'objet "Tableaux"

Vous pouvez modifier le style à volonté en ouvrant l'onglet "Création de tableau" :

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Et choisissez les objets que vous désirez :

Raccourcis clavier

• Ouvrir l'onglet "Insertion" : ALT + s

Sommaire

Liens, commentaires

Créer des liens

Créer des commentaire

Lorsque vous travaillez sur un document partagé, il est intéressant d'utiliser les commentaires :

• L'onglet "Insertion"
• L'option "Lien" vous pouvez cibler les mots ou les phrases commentées.

Inserer un liens :

• L'onglet "Insertion"
• L'objet "Lien"

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• Ouvrir l'onglet "Insertion" : ALT + s
• Ouvrir l'objet "Commantaire" : ALT + C2 ou ALT + ZC

Raccourcis clavier

Sommaire

5- Publipostage

Pourquoi ?

Lorsque vous réalisez des lettres, des enveloppes ou encore des étiquettes, vous utiliserez le publipostage. Celui-ci servira à envoyer le même modèle à un groupe, tout en le personnalisant pour chaque personne. Pour pouvoir relier les contacts au publipostage, il faut créer une base de données sur Excel, Word ou sur Outlook.

• Accéder au carnet d'adresses.
• Différents formats d'envoi.

• Envoyer.

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Raccourcis clavier

• Ouvrir l'onglet "Publipostage" : ALT + G

Sommaire

Le carnet d'adresse

Choisir le format du destinataire

Ouvrir le carnet d'adresse

Pour ouvrir les carnets d'adresses dans le publipostage, sélectionnez :

• L'onglet "Publipostage"
• L'option "Démarrer la fusion et le publipostage"
• La sélection "Sélection des destinataires"

Vous avez le choix entre une liste déjà existante ou les contacts Outlook. Ou encore créer directement une liste en sélectionnant :

• L'onglet "Publipostage"
• L'option "Démarrer la fusion et le publipostage"
• La sélection "Sélection des destinataires"
• Le choix "Entrer une nouvelle liste"

Vous pouvez choisir parmi de nombreux formats d'adresse. Pour ce faire, ouvrez :

• L'onglet "Publipostage"
• L'option "Démarrer la fusion et le publipostage"
• Choisissez "Champs d'écriture et d'insertion"

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Raccourcis clavier

• Ouvrir l'onglet "Publipostage" : ALT + g

Sommaire

Différents formats d'envoi.

Les lettres et courriers

Les enlevoppes et étiquettes

Pour personnaliser les lettres et les courriers :

• Ouvrez l'onglet "Publipostage"
• Cliquez sur l'option "Démarrer la fusion et le publipostage".
• Choisissez "Démarrer la fusion et le publipostage".

Pour personnaliser les enveloppes ou les étiquettes, choisissez :

• L'onglet "Publipostage"
• L'option "Créer"

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Raccourcis clavier

• Ouvrir l'onglet "Publipostage" : ALT + g

Sommaire

Envoyer

Imprimer - Envoyer

Modifier

Une fois votre choix validé, il suffit d'imprimer ou d'envoyer avec :

• Ouvrez l'onglet "Publipostage".
• Sélectionnez l'option "Terminer".
• Choisissez "Imprimer les documents" ou "Envoyer des courriers ... ".

À la fin de la conception de votre publipostage, il est possible de modifier individuellement en sélectionnant :

• L'onglet "Publipostage"
• L'option "Terminer"
• Le choix "Modifier des documents individuels..."

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Aide

Vous pouvez vous appuyer sur l'assistant fusion pour réaliser des publipostage en cliquant sur "Assistant fusion et publipostage pas à pas"

Raccourcis clavier

• Ouvrir l'onglet "Publipostage" : ALT + g

Sommaire

6- Vérifier et protéger

Pourquoi ?

Afin que votre document soit correct au niveau grammaire, d'éviter les répétition de mot ou encore qu'il soit accessible et lisible par toutes personnes en situation de handicape, il est important de le vérifier. Pour éviter que d'autre que vous ne copie les données ou ne modifie les mises en forme ou autre proteger le !

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Sommaire

Finaliser un document

Vérifier

Proteger

Afin de sécuriser votre document, vous pouvez le protéger dans :

• L'onglet "Révision"
• L'objet "Protéger"
• Le choix "Restreindre

la modification"

En fin de document, il est conseillé de le vérifier sur deux points :

• Le premier concerne l'orthographe, les synonymes, le nombre de pages, etc.
• Le deuxième concerne l'accessibilité. Sélectionnez :
• L'onglet "Révision"
• L'option "Vérification" et/ou "Accessibilité"

Vous pouvez également traduire votre texte ou changer la langue grâce à cet onglet avec "Langue".

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Puis choisissez 3 restrictions de mise en forme et élaborez un mot de passe. Sinon autorisez des types de modifications spécifiques ou une partie du document à être modifiée avec "Restrictions de modifications" - "Exceptions (facultatif)"

• Ouvrir l'onglet "Révision" : ALT + r

Raccourcis clavier

Sommaire

Fonctionnalités Excel

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PRESENTATION

Module 1h30MAJ: 05/2024

INDEX

Mise en forme des cellules

Fonctions

Mise en forme du document

Vérifier et protéger

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Inserer

Glossaire des raccourcis

1- Mise en forme des cellules

Modifier les caractères

Dans ce premier chapitre nous allons voir comment mettre en forme ndes cellules dans Excel.Pour modifier les caractères, referez vous au pages 7, 8, 9, et 10 des fonctionnalitées Word. Puis nous traiterons :

• Les alignements
• Les nombres
• Les styles.

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Sommaire

Mise en forme des cellules

Les alignements

Les styles

Les nombres

Vous pouvez choisir le format des nombres par : La liste déroulante

En passant par l'objet "Styles", vous pourrez modifier autant mise en forme des cellule, les style ou encore les formes des tableaux.

Les alignements sur Excel fonctionne de la même façon que sur Word. Cependant les cellules d'Excel ont quelques particularitées. Vous pouvez les fusionner en cliquant sur :

• L'onglet "Accueil"
• L'objet "Alignement"
• Le choix "Fusionner"

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Pour disposer le texte comme souhaité dans la cellule, il faut :

• Ouvrir l'onglet "Accueil"
• Sélectionner l'option "Alignement"
• Choisir "ab"

Ou directement sur les raccourcis.

Astuce

Si vous cliquez directement sur : Votre texte sera automatiquement adapté à votre cellule et centré.

Raccourcis clavier

Sommaire

• Ouvrir l'onglet "Accueil" : ALT + L

2 - Mise en forme du document

Pour avoir une mise en page claire et agréable, il faut structurer son document grâce aux 3 objets suivants :

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Mise à l'echelle

Mise en page

Thèmes

Raccourcis clavier

• Ouvrir l'onglet "Mise en page" : ALT + P

Sommaire

Mise en forme du documents

Mise à l'échelle

Mise en page

Les thèmes

Grâce à l'onglet et à l'objet "Mise en page", vous pouvez modifier toute la disposition du document, insérer des pages ou ajouter des arrière-plans.

Afin d'ajuster votre feuillet, il est possible de modifier aussi la mise à l'échelle :

• L'onglet "Mise en page"
• L'objet "Mise à l'échelle"

Tout comme dans Word, les thèmes sont personnalisable :

• l'Onglet "Mise en page"
• L'objet "Thème"

Pour disposer le texte comme souhaité dans la cellule il faut :

• L'onglet "Accueil"
• L'objet "Alignement"
• Le choix "ab"

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Raccourcis clavier

Sommaire

• Ouvrir l'onglet "Mise en page" : ALT + P

3- Inserer

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Graphiques

Tableaux

Sommaire

Les Tableaux

Pourquoi ?

Le tableau

Insérer un tableau vous permettra de créer une base de données. Pour des carnets d'adresses et les relier au publipostage par exemple. De plus, il permet aussi de créer des graphiques, des histogrammes ou autres.

Pour insérer un tableau, il vous suffit de sélectionner les cellules et de cliquer sur :

• L'onglet "Insertion"
• L'option "Tableaux"
• Le choix "Tableau"

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Comme sur Word modifier votre tableau à l'aide de l'onglet "Création tableau".

• Ouvrir l'onglet "Insertion" : ALT + S

Raccourcis clavier

Sommaire

Graphiques

Graphique croisé dynamique

Graphiques simple

Vous pouvez aussi créer un graphique croisé dynamique. Il faut sélectionner un tableau puis :

• L'onglet "Insertion"
• L'objet "Graphique croisé dynamique"

Afin de créer un graphique, il faut sélectionner un tableau, puis :

• L'onglet "Insertion"
• L'objet "Graphique" vous pouvez choisir les histogrammes.

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Attention :Pas de Tableau = Pas d'Histo !!!

Astuce

Un double-clic sur votre graphique vous permet d'ouvrir un menu contextuel pour modifier vos styles et axes.

• Ouvrir l'onglet "Insertion" : ALT + S

Raccourcis clavier

Sommaire

4 - Les fonctions

WRITE A SUBTITLE

L'un des plus gros avantages d'Excel est d'avoir beaucoup de fonctions. Grâce à elles, vous pouvez calculer automatiquement, rechercher, éviter les erreurs. Pour ce faire, vous pouvez passer par :

• L'onglet "Formule"
• L'objet "Bibliothèque de fonctions"

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Les formules les plus courantes sont :

• Ouvrir l'onglet "Formules" : ALT + U1

Raccourcis clavier

Sommaire

5 - Vérifier et protéger

Comme pour Word, il faut vous assurer que votre document soit lisible et accessible par toutes les personnes en situation de handicap. Pour cela, il faut le vérifier. Pour protéger un document Excel, il existe plusieurs solutions possibles.

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Raccourcis clavier

• Ouvrir l'onglet "Révision" : ALT + R

Sommaire

Finaliser un document

Vérifier

Proteger

Afin de sécuriser votre document, vous pouvez le protéger dans :

• L'onglet "Révision"
• Le choix "Protéger"

En fin de document, il est conseillé de le vérifier sur deux points :

• Le premier concerne l'orthographe, les synonymes, le nombre de pages, etc.
• Le deuxième concerne l'accessibilité. Sélectionnez :
• L'onglet "Révision"
• L'option "Vérifier l'accessibilité" Vous pouvez également traduire votre texte ou changer la langue grâce à cet onglet avec "Langue".

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Vous pouvez choisir de protéger le document entier ou seulement des feuilles et une cellule.

• Ouvrir l'onglet "Révision" : ALT + R

Raccourcis clavier

Sommaire

GLOSSAIRE

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Pour tout ce qui est copier, coller, couper, etc., ce sont les mêmes raccourcis que sur Word.

Sommaire

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Conclusion

Avez vous 3 minutes pour un questionnaire de satisfaction ?

Sommaire

Merci !

07.49.43.01.73

24center.info@gmail.com