Initiation au Tableau Excel

INITIATION AU TABLEUR EXCEL

Utilisation des tableurs, conception de tableaux et graphiques

Web Office Formation

ENTRER

RAPPEL DES OBJECTIFS DE FORMATION

• Acquérir les bases de l’utilisation des tableurs
• Apprendre à concevoir rapidement des tableaux de calculs
• Se familiariser avec les formules et fonctions
• Construire des graphiques pour illustrer les chiffres
• Organiser les feuilles et classeurs
• Suivre son activité et définir ses axes de rentabilité

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MDD Module 1 Utilisation des tableurs, concetpion de tableaux et graphiques

1h30

30 minutes

45 minutes

PRENDRE SES MARQUES

CONCEVOIR UN TABLEAU SIMPLE

MISE EN PAGE ET IMPRESSION

1 heure

1H30

45 minutes

CREER DES FORMULES ET FONCTIONS

ILLUSTRER DES CHIFFRES PAR DES GRAPHIQUES

ORGANISER FEUILLES ET CLASSEURS

30 minutes

1 heure

15 minutes

CONSTRUIRE DES TABLEAUX DE SYNTHESE

SUIVRE INDICATEURS ET PRINCIPAUX RATIOS

METTRE EN PLACE DES TABLEAUX DE BORDS

PRENDRES SES MARQUES

Se repérer dans l'environnement du tableur

ENTRER

Participation des acteurs

• Formateur : 50%
• Apprenants : 50%

Durée prévisionnelle

• 90 minutes
• 4 slides

Méthode pédagogique

• Démonstrative
• Active

1A Se repérer sans l'environnement de l'application du tableur

Environnement du tableur

- Barre d'outils- Le ruban - Structure de feuille de calcul

Vocabulaire lié au Tableur

- Cellule, colonne, ligne- Feuilles, classeurs

1B Manipuler le contenu des cellules

Saisir et mettre en forme les données

- Modifier le contenu d'une cellule- Mettre en forme une cellule - Aligner ou justifier un texte

Modifier les lignes et colonnes

- Largeur de colonne ou de ligne- Largeur, hauteur automatique - Bordures personnalisées

1C Utiliser les premières formules de calcul

Faire un calcul sumple dans une cellule

La formule Somme Automatique

- Utiliser d'abord le signe =- Ecrire le calcul détaillé - Utiliser les signes (+ - * /)

- Utiliser d'abord le signe =- Ecrire la formule =somme() - Utiliser l'assistant

1D Sauver son travail sous différents formats

Les différents formats de tableurs

- Le format .xlsx- Le format .xlsm - Le format .xml

Autres formats de fichier

- Le format .pdf- Le format .csv

CONCEVOIR UN TABLEAU SIMPLE

Mettre les données sous forme de tableau

ENTRER

Participation des acteurs

• Formateur : 90%
• Apprenants : 10%

Durée prévisionnelle

• 15 minutes
• 2 slides

Méthode pédagogique

• Expositive
• Interrogative

2A Concevoir, mettre en forme et imprimer un tableau simple

Formater les cellules

- Les textes et les chiffres- Les dates - Les pourcentage

Clic droit - Format de cellule

- L'éditeur de format de cellule- Autres formats de nombre

2B Mettre les données sous forme de tableau

Exercice d'application

- Methode pédogogique démonstrative- Reproduire un tableau d'exemple - Durée 45 minutes

Objectif de l'exercice

- Utiliser les éléments vus jusqu'ici- Intégrer des textes, des chiffres - Intégrer des calculs et des formules - Mettre en forme les cellules - Mettre en page le Tableau

2C Trier et filtrer des données

Trier les valeurs d'un tableau

- Le tri automatique de A à Z- La fenêtre "tri personnalisé" - Le tri dans les filtres automatiques

Filtrer les valeurs d'un tableau

- Filtrer avec le filtre automatique- Filtres textuels ou numériques - Filtres par couleur

MISE EN PAGE ET IMPRESSION

Titrer, paginer et imprimer un tableau

ENTRER

Participation des acteurs

• Formateur : 90%
• Apprenants : 10%

Durée prévisionnelle

• 15 minutes
• 2 slides

Méthode pédagogique

• Expositive
• Interrogative

2D Imprimer l'intégralité ou une partie de tableau, titrer, paginer

La mise en page avant impression

Imprimer un Tableau

- Zone d'impression à la main- Optimiser les marges - Gérer les sauts de pages

- Onglet apercu avant impression- Menu - Fichier - Imprimer

CREER FORMULES ET FONCTIONS

Les formules et fonctions les plus courantes

ENTRER

Participation des acteurs

• Formateur : 90%
• Apprenants : 10%

Durée prévisionnelle

• 15 minutes
• 2 slides

Méthode pédagogique

• Expositive
• Interrogative

4A Calculer des pourcentages, des ratios, appliquer un taux

Effectuer des statistiques et conditions

- Max et Min

Ces fonctions permettent de renvoyer le maximum et le minimum d'une liste de nombres.

- Moyenne et Moyenne.si

Elle renvoie la moyenne d'une liste de valeurs, avec une condition pour avec la fonction SI

- NB et NB.si

Elle permet de renvoyer le nombre de cellules d'une plage qui comporte un nombre, et avec la condition SI, n'importe quelle valeur.

- Somme et Somme.si

Elle permet de renvoyer la somme des cellules d'une plage qui comporte un nombre, et avec la condition SI avec des conditions pour additionner

4B Effectuer des statistiques et appliquer une condition

Exercice d'application

- Methode pédogogique démonstrative- Reproduire un tableau d'exemple - Durée 45 minutes

Objectif de l'exercice

- Effectuer des moyenne- Effectuer des somme.si - Effectuer des NB.SI - Effectuer des Max et Min

4C Afficher automatiquement la date du jour

La formule "aujourdhui()"

- Methode pédogogique démonstrative- Reproduire un tableau d'exemple - Durée 45 minutes

La formule "maintenant()"

- Effectuer des moyenne- Effectuer des somme.si - Effectuer des NB.SI - Effectuer des Max et Min

4C Afficher automatiquement la date du jour

La formule "aujourdhui()"

- Cette formule permet de mettre la date du jour avec tous les formats de date possibles

La formule "maintenant()"

- Cette formule permet de mettre la date et l'heure du jour avec tous les formats de date possibles

4D Consolider les données de plusieurs feuilles

La solution manuelle

- Cette solution permet de reconstituer les données de plusieurs Tableau dans un tableau récapitulatif, manuellement en faisant un lien par cellule

La formule Index() + Equiv()

- Combinées ces deux formules permettent (en ajoutant Indirect() de reconstituer les données de plusieurs tableaux en quelques clics et automatiquement

4D Automatiser la recopie des formules : références absolues ou relatives

La solution manuelle avec $

- Pour une Cellule nomméé A1 en exemple- le $ placé avant le A soit $A va verrouillé la colonne A lors d'un copié collé de cellule. - le $ Placé avant le 1 soir $1 va vérouillé la ligne. Ce sont des références relatives - Lorsque la cellule fait référence à $A$1, les 2 lignes et colonnes sont figées. On appelle cela une référence Absolue - Le raccourci clavier F4 permet en cliquant de 1 a 3 dois de passer des références relatives aux références absolues. Cela fonctionne aussi pour les intervalles

ILLUSTRER PAR DES GRAPHIQUES

Utiliser les Graphiques les plus courants

ENTRER

Participation des acteurs

• Formateur : 90%
• Apprenants : 10%

Durée prévisionnelle

• 15 minutes
• 2 slides

Méthode pédagogique

• Expositive
• Interrogative

5A Construire un graphique et ajuster les données source

Construire un Tableau de données

- Mettre en forme un tableau permetant l'ajout automatique d'un graphique avec la valeur des Axes (Abscisse et ordonnée)

5B Modifier le Type : histogramme, courbe, secteur

Illustrer avec des Diagrammes

- A partir du Tableau des statistiques précédant, créer un diagramme

Illustrer avec les courbes

- A partir du Tableau des statistiques précédant, créer une courbe

Illustrer avec les secteurs

- A partir du Tableau des statistiques précédant, créer un secteur 2D

ORGANISER FEUILLES ET CLASSEURS

Insérer, déplacer et modifier des feuilles

ENTRER

Participation des acteurs

• Formateur : 90%
• Apprenants : 10%

Durée prévisionnelle

• 15 minutes
• 2 slides

Méthode pédagogique

• Expositive
• Interrogative

6A Insérer, déplacer, copier une ou plusieurs feuilles

Insérer et renommer une feuille

- Renommer, changer la couleur d'onglet - Insérer ou supprimer une feuille

Copier ou déplacer une feuille

- Copier ou déplacer une feuille dans le classeur- Copier une feuille dans un autre classeur - Copier une feuille dans un nouveau classeur

Modifier plusieurs feuilles simultanément

- Utiliser la touche "Shift" du clavier pour faire une sélection additionnelle.

6B Créer des liaisons dynamiques

Créer des liaisons entre les feuilles

- Dans une cellule avec le signe "="- Renseigner la cellule correspondant

Créer des liaisons entre des classeurs

- Copier ou déplacer une feuille dans le classeurdans un autre classeur, oundans un nouveau classeur

LES TABLEAUX DE SYNTHESE

Liasons dynamiques entre feuilles et classeurs

ENTRER

Participation des acteurs

• Formateur : 90%
• Apprenants : 10%

Durée prévisionnelle

• 15 minutes
• 2 slides

Méthode pédagogique

• Expositive
• Interrogative

7A Construire des tableaux de synthèse

Exercice d'application

- Methode pédogogique démonstrative- Reproduire un tableau d'exemple - Durée 1H

Objectif de l'exercice

- Utiliser les éléments vus précédemment- Effectuer des consolidations de données - Utiliser les formules Index, Equiv, Indirect - Effectuer des laisons dynamiques - Utiliser des somme, somme.si

SUIVRE INDICATEURS ET RATIOS

Importer les chiffres clés d'activité

ENTRER

Participation des acteurs

• Formateur : 90%
• Apprenants : 10%

Durée prévisionnelle

• 15 minutes
• 2 slides

Méthode pédagogique

• Expositive
• Interrogative

8A Suivre ses recettes, ses principaux ratios et l'évolution de son CA

Indicateurs intéressants à suivre

• Écart tarif – prix moyen.
• Taux de remise
• Segments Clients
• Le Stock

• Le chiffre d'affaires
• La marge
• Le résultat
• Les nouveaux produits

8B Suivre ses indicateurs et ses ratios

Exercice d'application

- Methode pédogogique démonstrative- Reproduire un tableau d'exemple - Durée 1H

Objectif de l'exercice

- Le stagiaire dispose de données personnelles ou fournies par le formateur dans le cas ou les données ne seraient pas encore disponibles - Tableau Suivi Chiffre d'affaire comme celui d'une caisse enregistreuse.

CREER DES TABLEAUX DE BORD

Piloter son entreprise efficacement

ENTRER

Participation des acteurs

• Formateur : 90%
• Apprenants : 10%

Durée prévisionnelle

• 15 minutes
• 2 slides

Méthode pédagogique

• Expositive
• Interrogative

9A Suivre ses indicateurs et ses ratios

Exercice d'application

- Methode pédogogique démonstrative- Reproduire un tableau d'exemple - Durée 1H

Objectif de l'exercice

- Le stagiaire dispose de données personnelles ou fournies par le formateur dans le cas ou les données ne seraient pas encore disponibles - Tableau Suivi Chiffre d'affaire comme celui d'une caisse enregistreuse.

9B Suivre ses indicateurs et ses ratios

LES INDICATEURS DE CA

LES INDICATEURS CLIENTS

- Chiffre d'Affaire par mois / An- Chiffre d'Affaire par vendeur - Type d'encaissement (CB, Esp, Ch) - Taux de remise - Chiffre d'affaire par Marque - Chiffre d'affaire par Catégorie - Panier moyen

- Chiffre d'affaire par client- 10 Meilleurs client - Nombre de passage par mois / ans - CA ou répartition provenance client - CA ou répartirion Age client - CA ou répartition Genre client

9C Créer ses tableaux de bords

Tableau de données

Répartition CA Annuel

9D Créer ses tableaux de bords, exemples

Graphiques combinés CA Annuel

Age de la clientèle