Unidad 3

La Normatividad en la Gestión Documental electrónica

Unidad 3

Gutierrez Castro Monica Lizbeth

Empezar

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1.

Ley General de Archivos

2.

Norma ISO 30300

Esto es un índice

3.

Norma ISO 30301

4.

Sistema de Gestión documental Electronica

5.

Norma ISO-15489-2

6.

Bibliografia

LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Ley General de Archivos

El Estado mexicano deberá garantizar la organización, conservación y preservación de los archivos con el objeto de respetar el derecho a la verdad y el acceso a la información contenida en los archivos, así como fomentar el conocimiento del patrimonio documental de la Nación.

¿Cuál es el objeto de la Ley? * Establecer principios y bases generales para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos a nivel nacional. * Determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos. * Fomentar el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica de la Nación.

¿Quiénes son los sujetos obligados? * Cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial. * Órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato, que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la Federación, las entidades federativas y los municipios Personas físicas o morales que cuenten con archivos privados de interés público.

Cuáles son las obligaciones a seguir? * Administrar, organizar y conservar los documentos de archivo que se produzcan, reciban, obtengan, adquieran, transformen o posean. * Establecer un sistema institucional para la administración de sus archivos y llevar a cabo los procesos de gestión documental. O Inscribir en el Registro Nacional de Archivos la existencia y ubicación de archivos bajo su resguardo. * Conformar un grupo interdisciplinario que coadyuve en la valoración documental. * Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de sus archivos y promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la gestión y administración documental.

NORMA ISO 30300

Norma ISO 30300

La Norma ISO 30300, también conocida como "Sistemas de gestión para documentos y archivos", proporciona los requisitos y lineamientos para el desarrollo, implementación, mantenimiento y mejora continua de un sistema de gestión documental eficaz. Esta norma está diseñada para ayudar a las organizaciones a gestionar sus documentos y archivos de manera efectiva, asegurando su disponibilidad, integridad, autenticidad y confidencialidad a lo largo del tiempo.

La Norma ISO 30300 proporciona un marco de referencia sólido para la gestión eficaz de documentos y archivos en las organizaciones. Su implementación permite mejorar la eficiencia, facilitar la toma de decisiones, reducir los riesgos y cumplir con las normativas aplicables. Es fundamental contar con un sistema de gestión documental eficaz para garantizar la disponibilidad, integridad, autenticidad y confidencialidad de la información a lo largo del tiempo.

Beneficios

Mejora la eficiencia: La implementación de la Norma ISO 30300 permite optimizar los procesos de gestión documental, lo que se traduce en una mayor eficiencia y productividad en la organización. Facilita la toma de decisiones: Al contar con un sistema de gestión documental eficaz, se facilita el acceso a la información relevante y actualizada, lo que contribuye a una toma de decisiones más informada y acertada. Reduce los riesgos: La Norma ISO 30300 establece medidas para garantizar la seguridad y confidencialidad de los documentos y archivos, minimizando así los riesgos asociados a su manipulación y uso indebido. Facilita el cumplimiento normativo: Al cumplir con los requisitos de la Norma ISO 30300, las organizaciones pueden demostrar su compromiso con las mejores prácticas en gestión documental, lo que facilita el cumplimiento de normativas y regulaciones aplicables.

norma iso 30301

La norma ISO 30301 es un estándar internacional que establece los requisitos y directrices para la gestión de documentos en las organizaciones. Esta norma tiene como objetivo principal asegurar que los documentos se gestionen de manera eficiente, garantizando su disponibilidad, integridad y confidencialidad a lo largo de su ciclo de vida.

¿Qué es la norma ISO 30301?¡

La norma ISO 30301 es parte de la familia de normas ISO 30300, que se enfoca en la gestión de documentos y la información dentro de las organizaciones. Esta norma proporciona las directrices necesarias para establecer un sistema de gestión documental eficaz, promoviendo la organización, control y acceso adecuado a los documentos.

Beneficios

Mejora de la eficiencia: La implementación de la norma ISO 30301 permite a las organizaciones optimizar sus procesos de gestión documental, lo que conduce a una mayor eficiencia operativa. Reducción de riesgos: Al establecer un sistema de gestión documental robusto, se minimiza el riesgo de pérdida, mal uso o acceso no autorizado a la información crítica de la organización. Cumplimiento normativo: La norma ISO 30301 ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitos legales y reglamentarios relacionados con la gestión de documentos. Mejora de la toma de decisiones: La disponibilidad de información confiable y actualizada facilita la toma de decisiones informadas y basadas en datos.

sistema de gestión documental electronica

¿Qué es el sistema de gestión electronica?

Son herramientas que facilitan la creación, edición, modificación y la distribución de documentos electrónicos generados como resultado de la gestión operativa de una unidad organizativa en una entidad, en donde pueden conservarse distintas versiones de un mismo documento y almacenar documentación de apoyo que se considere pertinente para la tramitación. Se manejan documentos que hacen parte de archivos de gestión que pueden cambiar como resultado del trabajo diario. A diferencia de que algunos no permite modificar los documentos una vez que se declaran como documentos de archivo.

A diferencia de algunos, no permite modificar los documentos una vez que se declaran como documentos de archivo. El documento podrá consultarse pero no editarse ni borrarse. Se deberán establecer los requisitos puntuales para asegurar la accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los documentos electrónicos que en él se gestionan, independientemente del medio físico de almacenamiento y del formato del documento.

norma iso-15489-2

¿Qué es?

La ISO 15489-2, es una Guía de buenas prácticas para determinar las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con éstos. Ayuda a definir el qué, el quién, el cuándo, el dónde y el por qué del tratamiento que se les debe dar

La guía permite planificar y ejecutar las labores relacionadas con la gestión de documentos durante su ciclo de vida, obteniendo eficiencia y eficacia en todos los procesos de la Organización y considera a los usuarios de los servicios que brindan los Archivos, cliente interno y externo en el desarrollo de sus actividades.

CONCLUSIÓN

La gestión de archivos electrónicos es esencial para cualquier organización que desee mantener la eficiencia, la seguridad y la accesibilidad de sus documentos digitales. Implementar prácticas sólidas de clasificación, almacenamiento, seguridad, control de versiones y recuperación asegura que la información esté siempre disponible cuando se necesite, protegida contra amenazas y en cumplimiento con las normativas aplicables. Esto no solo mejora la productividad, sino que también minimiza riesgos y optimiza los recursos organizacionales.

Bibliografía

Manzanelli. (2023, 12 septiembre). Norma ISO 30300. NormasISO.org. https://normasiso.org/norma-iso-30300/ Manzanelli. (2023a, mayo 3). Norma ISO 30301. NormasISO.org. https://normasiso.org/norma-iso-30301/ STANDARIZATION - ISO 15489-2-Sintesis. (s. f.). https://normalizacion.es.tl/ISO-15489_2_Sintesis.htm colaboradores de Wikipedia. (2024b, marzo 24). Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo. Wikipedia, la Enciclopedia Libre. https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_gesti%C3%B3n_de_documentos_electr%C3%B3nicos_de_archivo Confidencial, B. D. (2024, 22 abril). Norma ISO 30300 2011: características y requerimientos. Beck Destrucción Confidencial. https://abdc.es/blog/iso-30300-2011-norma-une-gestion-documental/ Vista de La serie de normas ISO 30300 y otros productos ISO de gestión de documentos | Revista Española de Documentación Científica. (s. f.). https://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/view/787/918#:~:text=La%20norma%20ISO%2030300%20tiene,una%20pol%C3%ADtica%20de%20gesti%C3%B3n%20documental.