M1 LOGISTICA

Curso de:Abastecimiento y Logística

Comencemos

Módulo 1: El Abasteimiento

El Abastecimiento

¿ Qué es ?

1.1 Abastecimiento

• Todo sistema productivo, para asegurarse su funcionamiento, necesita obtener del exterior una serie de insumos y materiales a partir de los cuales se realizarán los procesos de transformación. La función de abastecimiento es la encargada de suministrar estos recursos y adquiere una importancia fundamental en el desempeño de una organización, condicionando los costos productivos y la capacidad de respuesta al consumidor.

En las siguientes páginas se expondrán algunos de los tópicos más importantes que hacen a la gestión de abastecimiento, y se tratará de manera particular los cambios en las relaciones cliente - proveedor como forma de respuesta a la dinámica del contexto actual. Por último, se verá de qué forma la tecnología de la información hace posible estos cambios y cuáles son los resultados en relación a la competitividad de la supply chain y en cuanto al nivel de servicio al cliente.

Sigamos

1.2 Estrategias de abastecimiento

• Debido a que los costos, la calidad y la velocidad de respuesta al cliente quedan fuertemente condicionados por los costos, calidad y tiempos de entrega de los bienes adquiridos, es necesario establecer una estrategia para realizar los aprovisionamientos de una manera efectiva (eficaz y eficientemente).
• Para ello es necesario identificar, en primer término, qué bienes y servicios serán adquiridos en el exterior de la empresa y cuáles serán provistos internamente. De esto se desprende que las posibles estrategias de abastecimiento pueden resumirse en las siguientes:

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- Integración vertical: parcial. - Adquisición a proveedores: Compras tradicionales, subcontratación, tercerización u outsourcing.

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1.3 El ciclo de abastecimiento

• El encargado del área de abastecimiento tiene como responsabilidad la coordinación de todas las actividades vinculadas con la adquisición de materias primas, materiales e insumos necesarios para las actividades productivas, entre las que se pueden nombrar las siguientes:

• Compras• Recepción• Almacenamiento• Gestión de inventarios

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1.4 Compras

¿Cuánto comprar?

¿Qué comprar?

¿Cuándo Comprar?

Las materias primas, materiales e insumos necesarios para el proceso de producción

El momento para realizar los pedidos depende del flujo de demanda y de las condiciones del mercado, de los niveles de inventario y del lead time total.

Las cantidades a adquirir dependerán de los niveles de demanda, de las necesidades de producción u otras áreas de la organización, de los descuentos y bonificaciones que otorguen los proveedores.

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1.4 Compras

¿Dónde comprar?

¿Cómo comprar?

El momento para realizar los pedidos depende del flujo de demanda y de las condiciones del mercado, de los niveles de inventario y del lead time total.

Estas decisiones incluyen la selección del lugar de adquisición (compras nacionales vs. internacionales), la búsqueda, selección, registro y evaluación de los proveedores, temas sobre los que se ahondará posteriormente

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Actividades típicas del área

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Tipos de compras

1.5 PROVEEDORES

El ciclo del proveedor.

Una de las decisiones más importantes relacionadas con el abastecimiento – y que está implícita en todo tipo de compras – se refiere a la de escoger entre trabajar con múltiples proveedores o un único proveedor. Analicemos, pues, cada una de estas alternativas:

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La búsqueda, selección, registro, seguimiento y evaluación de los proveedores constituye lo que denominamos el ciclo del proveedor, que puede culminar con el desarrollo y certificación del mismo, en un esfuerzo por mejorar no sólo la rentabilidad de la compañía a largo plazo, sino la competitividad de la cadena de abastecimiento en su conjunto.

ver alternativas

1.6 RECEPCIÓN

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Las compras no quedarán completas sino hasta que se reciban los materiales. En apartados anteriores se han presentado ejemplos en donde las entregas de los pedidos a los proveedores se realizan directamente en el punto de consumo, sin mediar inspecciones o almacenamientos previos, como las compras JAT, JAT II, JAT secuenciadas, las que llevan implícitas la certificación de las fuentes de suministros.

Al recibir las materias primas, materiales, repuestos u otro tipo de mercaderías, puede ocurrir que éstos hayan sido identificados con códigos de barras por el fabricante o por el proveedor final; si estos códigos se corresponden con estándares internacionales o de la industria, el ingreso a almacenes puede realizarse a través de su lectura, actualizando los niveles de stock en forma automática y reduciendo la posibilidad de errores en la carga manual de datos.

1.7 GESTIÓN DE ALMACENES

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Tipos de almacenes

El almacenamiento está catalogado como una actividad que no agrega valor, sin embargo, esto no es absolutamente cierto: ejemplos típicos de almacenajes que sí agregan valor son los casos de las bodegas en la industria vitivinícola y las cámaras de frío que permiten mantener alimentos por un tiempo considerable.

¿Cuál es la utilidad de los almacenes?

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Criterios básicos en la administración de almacenes

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¿Cuál es la utilidad de los almacenes?

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1.8 GESTIÓN DE INVENTARIOS

Inventarios gerenciados por los proveedores

Las políticas referidas al manejo de los inventarios completarían el temario de la logística de abastecimiento expuesto hasta aquí. Sin embargo, dada la amplia y completa información que existe al respecto en diversos libros universitarios y publicaciones especializadas, se cree innecesario ahondar en dichas cuestiones en el presente trabajo. Simplemente, y sólo a modo de orientación, se listan a continuación las cuestiones más relevantes para un futuro estudio de esta temática:

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• Otra herramienta altamente eficiente relacionada con la administración de los procesos logísticos es el Warehouse Management System (WMS) o Sistema de Administración y Gestión de Almacenes.
• Este sistema permite conducir en forma organizada todos los movimientos de mercaderías de uno o varios almacenes, incluyendo almacenes de terceros, lo que garantiza la optimización de las técnicas de almacenaje y de los recursos tecnológicos y humanos involucrados en el proceso. Para ello, el software debe estar integrado a herramientas tales como lectoras láser de código de barra, terminales de transmisión de datos por radio frecuencia y contar con integración de accesos vía Internet.

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1.9 INTEGRANDO LA LOGÍSTICA

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Complementando la temática expuesta en el punto anterior, se hará mención a un tipo de sistemas ERP que ayudan a optimizar la función logística: los Sistemas de Planeamiento y Programación Avanzados.

• La administración y la modelización dinámica de todos los aspectos de la cadena logística constituye, sin lugar a dudas, una pieza clave en la estructura competitiva de cualquier empresa. Si además consideramos la posibilidad de construir extranets, la arquitectura cliente-proveedor se transforma en una potente red de información y operaciones que puede ser aprovechada para lograr respuestas más eficientes en un mercado tan dinámico y complejo como el actual.

Las APS

Comprobemos lo aprendido

Comprobemos lo aprendido

Comprobemos lo aprendido

Comprobemos lo aprendido

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Fin del módulo

• Los sistemas APS (Advanced Planning and Sheduling) son herramientas informáticas que consisten en la utilización de técnicas de optimización para obtener una “solución inteligente” en la administración de cadena de abastecimiento. Para esto, los programas utilizan técnicas tales como la programación lineal, la clasificación ABC de inventarios, modelos heurísticos y el enfoque de la teoría de las restricciones, entre otros.

• Mediante este tipo de sistemas se puede vincular la estimación de la demanda con el plan agregado de la compañía y la logística de abastecimiento, planta y distribución. Se pueden generar requerimientos de materiales basados en la disponibilidad de recursos y en todas las otras limitaciones que pudieran existir; se puede conocer de antemano los efectos de alguna perturbación en la cadena de suministros (desabastecimientos, huelgas, desperfectos en alguna maquinaria, siniestros en almacenes, etc.) y se pueden analizar distintas alternativas para su solución.

¿Cómo comprar?

Las formas de efectuar las compras tienen estrecha relación con la importancia económica de los bienes o servicios que se adquieren, de la personalización de los mismos y del volumen en juego, tal como se verá más adelante.

El rol de Compras no está limitado sólo a colocar y activar órdenes (realizar un seguimiento de los pedidos a través de contactos con el proveedor), sino que debe cumplir con una serie de tareas que contribuyen a una mejor administración de los recursos de la organización. Entre ellas: • Investigar los mercados: condiciones de los mismos, número, tamaño y localización de proveedores, su confiabilidad de los mismos, fuentes alternativas de suministros, sustitutos de materias primas, materiales e insumos, clases y costos de transportes factibles de utilizar • Asesorar a los clientes internos acerca de nuevos productos, nuevos materiales, precios y calidades alternativos • Asesorar en cuanto a la conveniencia de hacer o comprar • Confeccionar y actualizar un registro de proveedores • Seleccionar proveedores • Negociar precios, calidad, fechas y modalidades de entrega, servicios pos-venta, fechas y formas de pago • Pedir cotizaciones de un modo tal que permita su posterior comparación • Entre otras.

• La existencia de inventarios lleva asociados ciertos costos de mantenimiento, como por ejemplo los que se listan a continuación:

• Tasas e impuestos sobre el inmueble • Servicios eléctrico, de gas, de agua • Seguros del edificio • Seguros de equipos de transporte interno de materiales, productos en proceso y terminados • Amortizaciones del edificio, del equipamiento y de los transportes internos • Gasto de mantenimiento y reparaciones del edificio, equipos y transportes internos • Seguros del personal a cargo del manejo de materiales • Salarios de encargados de la operatoria del almacén • Salario del personal de vigilancia • Seguros de mercadería • Costo de obsolescencia del stock • Costos por roturas, por pérdidas de contenido, deterioros por mala conservación • Robos, hurtos • Entre otros.

• Hemos visto, además, que este tipo de compras no es aplicable a todos los recursos que la empresa necesita adquirir de fuentes externas. En estos casos, el control y la inspección de los artículos comprados se torna indispensable. En efecto, el área de recepción de mercaderías no sólo tiene la tarea de recibir los envíos del proveedor, sino que tiene además la responsabilidad del ingreso de los mismos en la cantidad, calidad y condiciones pactadas.

• El o los responsables de la recepción de mercaderías deben, en primer lugar, constatar que los tipos de artículos, su variedad y su cantidad coincidan con las órdenes emitidas por el departamento de compras. Para ello se deberán realizar conteos físicos, comparando estas cantidades con la copia de la orden de compra que posee y con el remito del proveedor que acompaña el envío.

1. Según la concentración de la función: compras centralizadas y descentralizadas. 2. De acuerdo a la filosofía de gestión: compras tradicionales, justo a tiempo. 3. Según el tipo de bien que se adquiere: compra de bienes físicos, de servicios. 4. Según los mercados implicados: compras locales, internacionales. 5. Según la naturaleza de las compras: compras de economato, de mediana magnitud, de elementos críticos, licitaciones. 6. De acuerdo a la frecuencia de adquisición: compras recurrentes, spot. 7. Según su forma de registración: por monto o tipo de gasto, por usuario o sector, por rubro, por proveedor. 8. Según los medios utilizados en las transacciones: compras personales, telefónicas, electrónicas.

¿Cuánto comprar?

Además de la escasez de los ítems en el mercado, de los niveles existentes en stock, del tipo de sistema de inventario que se utilice y de los niveles de servicio que se desea ofrecer.

• Una creciente metodología de administración de inventarios es el gerenciamiento de los mismos a través de los proveedores, denominada también “stocks en consignación”. Bajo esta modalidad, el cliente asigna un espacio físico del almacén a los proveedores, el que será utilizado exclusivamente para el manejo de los materiales de su propiedad. El proveedor administrará sus inventarios de acuerdo a las cantidades máximas y mínimas a mantener establecidas de común acuerdo, y facturará solamente las mercaderías consumidas en el período establecido por el sector Compras.

• Para la empresa que posee los materiales en consignación, las ventajas son obvias: menor erogación de capital (se paga sólo lo que se consume), menores costos de mantenimiento (a cargo del proveedor) y mayor adecuación a variaciones en los programas de producción (cualquier modificación del programa puede atenderse con stocks que ya están en planta, sin costos adicionales de reservas de seguridad) Pero…¿Cuáles son los beneficios que logran los proveedores al trabajar bajo esta modalidad? .

¿Qué comprar?

Además, se compra de acuerdo a las especificaciones dadas por el sector solicitante, en relación a sus materiales, dimensiones, tolerancias y otras características relevantes, como calidad, fechas de vencimiento, características medioambientales y, en algunos casos, marcas-. También se adquieren rodados, equipamiento, otros muebles y útiles, de acuerdo a las necesidades de la firma.

Integración Vertical

Este término se relaciona con la propiedad y el control de los procesos productivos hacia atrás o hacia adelante en la cadena de abastecimiento. Así, la integración vertical hacia las fuentes de aprovisionamiento se refiere a la habilidad de una empresa de producir internamente las materias primas, materiales e insumos que podría adquirir a terceros, mientras que la integración vertical hacia el mercado o integración de avance se relaciona con la adquisición de procesos aguas abajo en la cadena de abastecimiento. Así, una empresa que sólo fabrica partes para ensamblaje y las vende a otra firma, puede optar por ensamblar ella misma dichos productos; de la misma manera, una firma puede optar por distribuir ella misma sus artículos en lugar de contratar un servicio de distribución. En ambos casos se estaría frente a una integración vertical hacia adelante.

Adquisición a proveedores

Si bien las empresas pueden adquirir ciertas ventajas al convertirse en sus propios proveedores, por lo general es más fácil comprar en forma inteligente que producir en forma económica. Al comprar, una compañía puede elegir entre varios proveedores a aquellos que más se ajusten a sus exigencias en cuanto a calidad, costos o alguna otra variable de relevancia para la misma. En cambio, cuando la firma produce sus propios componentes, el costo, la calidad, los tiempos de ciclo y la flexibilidad dependerán de su propia eficiencia en las operaciones.

• La función principal de los almacenes es la de evitar la interrupción del flujo logístico; así, los almacenes actúan como “amortiguadores” que facilitan la continuidad de los procesos productivos e impiden el desabastecimiento del mercado. Los almacenes de entrada (de materias primas, materiales, repuestos, insumos varios) permiten regular los suministros para la producción, mientras que los almacenes de salida (productos terminados) permiten regular las fluctuaciones en las ventas.

• Si bien existen características físicas y conceptos administrativos y comerciales comunes a considerar en el diseño y administración de estos dos tipos de almacenes, existen también diferencias en varios aspectos. En efecto, los tipos de usuarios, la finalidad específica de cada uno de los almacenes y su operatoria logística exigen distintas consideraciones, por lo que se hace necesario un estudio independiente de los mismos. En el presente trabajo nos enfocaremos en el estudio de algunas cuestiones referidas a la logística de abastecimiento, dejando la logística de salida para un estudio posterior.

• Pronósticos de demanda • Estacionalidad de la demanda• Objetivos• Costos• Lote Económico o Cantidad Económica de Pedido (C.E.P.)• Demanda dependiente e independiente• Sistemas de administración de inventarioso Para demanda dependiente (sistemas M.R.P.)o Para demanda independiente (sistemas P, Q, mixtos, modelos que incluyen consumo durante el tiempo de producción, modelos que incluyen descuentos por cantidad, modelos de un sólo período, modelos de optimización dinámica -que reconoce las fluctuaciones de la demanda-)• Posición del inventario• Nivel de servicio• Nivel de reservas de seguridad• Rotación de inventarios (Turn)• Sistema ABC para inventarios• Sistemas informáticos de administración de stocks

Alternativas:

• Debido a los descuentos por cantidad o las economías que pueden lograrse en el transporte, puede ser más conveniente concentrar las compras en una sola fuente de suministro.
• Este tipo de estrategia se basa en el establecimiento de relaciones a largo plazo, lo que favorece el entendimiento entre las partes, la confianza y el compromiso, y promueve una relación positiva de trabajo en común.
• Sin embargo, esta estrategia también tiene algunos aspectos negativos, como por ejemplo la alta dependencia que puede producirse entre comprador y proveedor; de esta forma, cualquier inconveniente de una de ellas repercute fuertemente en la otra (desabastecimiento, problemas financieros, entre otros) y, además, el cambio de socios se torna muy costoso para ambas partes.
• Otra de las desventajas es el riesgo de que los socios se conviertan en competidores; esto puede ocurrir a partir de la mayor información que suele compartirse en este tipo de relación (tanto el proveedor como la empresa compradora pueden aprovechar el mayor conocimiento de los procesos productivos y mercados de la contraparte para emprender nuevos negocios)

¿Dónde encontrar un proveedor? ¿Cómo elegirlo? ¿En aspectos evaluarlo? ¿Cómo evaluarlo? ¿Convendrá realizar un contrato a largo plazo? ¿Será confiable este proveedor? … Éstas son algunas de las preguntas típicas que toda organización se plantea, no sólo al comienzo de su operatoria en el mercado, sino a lo largo de todo su ciclo de vida.

¿Dónde comprar?

Herramientas tales como el ABC y los múltiples softwares que existen en el mercado, suelen facilitar el análisis y las decisiones involucradas en la administración de las compras.

• Una empresa puede destinar espacios físicos independientes para alojar los variados ítems que necesita para sus distintas necesidades, por ejemplo, puede tener almacenes:

• de materias primas (puede requerirse más de un almacén para sus distintos tipos) • de materiales (a menudo se requiere más de un almacén para clase de materiales) • de aprovisionamiento general (útiles de oficina, material de empaque, material de seguridad, combustibles, lubricantes) • de herramientas • de repuestos • de mantenimiento general (repuestos para maquinarias de producción, repuestos para reparaciones post – venta, guantes de trabajo, herramientas, materiales eléctricos, escaleras, elementos de limpieza) • de productos en proceso / semielaborados • de productos terminados

• Existen algunas pautas generales básicas a tener en cuenta para lograr una gestión eficiente de almacenes, entre ellas:

• la satisfacción de las necesidades de los clientes internos • la maximización del uso del espacio • el fácil acceso a todos los ítems • la efectiva utilización de la mano de obra, maquinarias y equipos • la protección de los ítems stockeados • la seguridad en el manejo de los materiales • la preservación de las instalaciones • el registro y control de las operaciones

¿Cuándo comprar?

También influencia esta decisión el tipo de demanda (dependiente o independiente) y la utilización de distintos sistemas de administración de inventarios.

El ciclo del abastecimiento

La secuencia de actividades involucradas en el proceso de aprovisionamiento comienza con la recepción de necesidades de requerimientos de bienes y/o servicios, y ya sea que se traten de adquisiciones aisladas (por única vez) o de compras periódicas, el proceso lleva implícita la búsqueda y selección de proveedores.