Presentación Briefing

Reyna Lobato Ortega

Grupo: 6CM01fecha:09/09/2024

GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

EMPEZAR

Sistema de gestión documental electrónica

Índice

Documento electrónico: Tipos y formatos

Metadatos :Funciones de los metadatos

Gestores de información: Funciones de los Gestores de información

Ciclo de vida del documento en el ámbito electrónico.

Gestión de documentos y gestión electrónica de documentos

Introduccion

En la era digital, la gestión de documentos electrónicos ha emergido como una herramienta esencial para las organizaciones que buscan optimizar sus procesos de manejo de información. A medida que la cantidad de documentos generados en formato digital crece exponencialmente, gestionar adecuadamente estos recursos se convierte en un desafío crítico. La gestión de documentos electrónicos abarca la creación, almacenamiento, organización, acceso y preservación de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, utilizando tecnologías que automatizan y mejoran cada fase de este proceso.

Documento electrónico

Definicion.

Un documento electrónico es cualquier tipo de información almacenada en un formato digital que puede ser procesada, transmitida o visualizada mediante un dispositivo electrónico. Estos documentos pueden incluir texto, imágenes, audio, video y otros tipos de datos, que son creados, gestionados y almacenados en sistemas informáticos.

Documentos Graficos o de imagen.

Documentos de Texto.

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Documentos Multimedia.

Tipos de documentos electronicos

Hojas de Cálculo:

Documentos Web o HTML:

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Presentaciones Electrónicas:

Tipos de documentos electronicos

Formatos de Documentos Electrónicos

Estructurados:

Semi-estructurados:

No Estructurados:

Formatos que tienen una organización definida para los datos y que permiten una fácil lectura y análisis.Ejemplos: XML, JSON.

Tienen algún nivel de organización, pero no tanta como los formatos completamente estructurados.Ejemplo: HTML, YAML.

Formatos que no siguen una estructura predefinida y contienen datos más libres.Ejemplos: TXT, MP3, JPEG.

Metadatos

Los metadatos son datos estructurados que describen, explican, ubican o hacen más fácil la recuperación, uso o gestión de un recurso de información. Funcionan como un resumen o descripción de los datos, proporcionando contexto y facilitando su organización y acceso.

Permite establecer permisos y restricciones sobre quién puede ver, modificar o compartir el recurso.

Proporciona información básica sobre el recurso, como título, autor, fecha de creación y palabras clave.

Define cómo se organizan los componentes internos de un recurso, como capítulos en un libro o la relación entre un archivo principal y los archivos adjuntos.

Ayuda en la gestión del recurso, especificando detalles como los derechos de autor, la fecha de creación y modificación, el propietario, y las condiciones de acceso y preservación.

1. Descriptiva.

2. Estrutural.

Facilita la preservación de documentos a largo plazo, almacenando información sobre los cambios realizados y la historia del documento.

3. Administrativa.

4. Preservacion.

Funciones de los Metadatos:

5. Control de Acceso:

Gestores de Información:

Son sistemas o herramientas diseñadas para organizar, almacenar, recuperar y gestionar grandes volúmenes de datos e información. Su objetivo es optimizar el acceso, la seguridad y el flujo de la información dentro de una organización, asegurando que los datos estén disponibles para los usuarios autorizados cuando sea necesario.

Búsqueda y Recuperación de Información:

Organización y Clasificación:

Almacenamiento seguro:

Funciones de los Gestores de Información:

Proporcionan una infraestructura para almacenar grandes cantidades de datos de forma segura y accesible.

Permiten organizar la información en categorías o estructuras, lo que facilita la búsqueda y recuperación de datos.

Ofrecen herramientas avanzadas de búsqueda para que los usuarios puedan localizar rápidamente los datos necesarios.

Integración de Datos:

Preservación y Backup:

Control de Acceso:

Funciones de los Gestores de Información:

Gestionan los permisos de acceso, asegurando que solo los usuarios autorizados puedan ver o modificar los datos.

Garantizan la conservación de los datos a lo largo del tiempo y permiten la restauración de información en caso de pérdida o daño.

Facilitan la integración de información desde múltiples fuentes y sistemas, unificando los datos en un solo entorno.

Ciclo de Vida del Documento en el Ámbito Electrónico:

El ciclo de vida de un documento en el ámbito electrónico describe las etapas que atraviesa un documento digital desde su creación hasta su eventual eliminación o archivo. Este ciclo incluye procesos de creación, almacenamiento, uso, y disposición, asegurando que los documentos sean gestionados de manera eficiente y segura.

Fases del Ciclo de Vida del Documento Electrónico:

Creación y Captura:

Clasificación y Organización:

Almacenamiento:

El documento se genera o captura en formato digital. Puede ser creado directamente en sistemas electrónicos o digitalizado a partir de un documento físico.

El documento se clasifica y organiza dentro de un sistema de gestión documental, permitiendo su fácil identificación y acceso. Aquí se asignan metadatos para su posterior recuperación.

El documento se almacena en repositorios digitales, garantizando su conservación y protección frente a pérdida o daños.

Fases del Ciclo de Vida del Documento Electrónico:

Acceso y Uso:

Retención y Conservación:

Disposición Final o Eliminación:

Los usuarios pueden acceder al documento conforme a los permisos establecidos. En esta fase, los documentos se consultan, se modifican o se distribuyen según sea necesario.

El documento se conserva durante un período determinado en función de regulaciones legales o necesidades operativas. Esta fase asegura la integridad del documento durante su vida útil.

Al finalizar su ciclo de vida, el documento puede ser archivado de forma permanente o eliminado siguiendo las políticas de retención de la organización. La eliminación debe asegurar la confidencialidad y la seguridad de la información.

Ciclo de Vida del Documento Electrónico

El ciclo de vida de un expediente electrónico está integrado por cuatro etapas que inician con su integración y concluyen con su disposición final.

Ciclo de Vida del Documento Electrónico

La gestión electrónica de documentos (GED) es la evolución digital de la gestión tradicional de documentos, utilizando herramientas tecnológicas para automatizar y optimizar el manejo de documentos en formato digital. En este sistema, los documentos son creados, almacenados, gestionados y distribuidos en formato digital a lo largo de su ciclo de vida, lo que aumenta la eficiencia y reduce el uso de documentos en papel.

y gestión electrónica de documentos

Gestión de documentos

Definicion.

La gestión de documentos es el proceso de controlar y organizar la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos dentro de una organización, independientemente de su formato (físico o digital). Esta disciplina se centra en garantizar que los documentos estén disponibles cuando sean necesarios, manteniendo su integridad, autenticidad y acceso controlado.

Eficiencia Operativa: La automatización de procesos documentales reduce el tiempo empleado en tareas manuales como la búsqueda, el archivo y la distribución de documentos.Reducción de Costos: Disminuyen los costos asociados al almacenamiento físico, impresión y transporte de documentos.Sostenibilidad Ambiental: La disminución del uso de papel contribuye a una reducción en el impacto ambiental.Seguridad Mejorada: Los sistemas electrónicos ofrecen mejores controles de acceso y seguimiento, lo que reduce el riesgo de pérdida o robo de información.

Beneficios de la Gestión Electrónica de Documentos:

Sistema de Gestión de Documentos de Archivo Electrónicos

Lo que conllevará a la realización de un análisis profundo de sus necesidades en materia de gestión documental y del establecimiento de sus condiciones particulares:

Garantiza la adecuada administración de los documentos de archivo electrónicos y la recuperación oportuna de la información en ellos contenida.

La implementación de la gestión documental electrónica requiere que las entidades públicas utilicen herramientas tecnológicas que cubran susparticularidades sin descuidar las obligaciones normativas estable cidas al respecto.

Sistema de Gestión Documental Electrónica

Es una plataforma o conjunto de herramientas digitales que permiten gestionar, organizar, almacenar y controlar documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. Estos sistemas están diseñados para optimizar el manejo de grandes volúmenes de información y facilitar el acceso, distribución y conservación de documentos de manera segura y eficiente.

Caracteristicas

Integración con Otros Sistemas:

Los sistemas de gestión documental suelen integrarse con otras plataformas empresariales, como sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) y sistemas de correo electrónico, para agilizar el flujo de información dentro de la organización.

Automatización del Flujo de Trabajo (Workflow):

permite la automatización de procesos documentales, como la aprobación de documentos, firmas electrónicas y revisiones, sin necesidad de intervención manual.

Cumplimiento Legal y Normativo:

Los SGD cuentan con potentes motores de búsqueda que permiten localizar rápidamente documentos mediante filtros como fecha, autor, metadatos, palabras clave, o tipos de archivo. Esto elimina el tiempo perdido en búsquedas manuales.

Recuperación y Búsqueda Avanzada:

Ayuda a cumplir con normativas como GDPR (Reglamento General de Protección de Datos) y otros marcos regulatorios específicos.

Firma Electrónica: Permiten la validación y autorización de documentos mediante firmas electrónicas certificadas, reduciendo la necesidad de documentos en papel y mejorando la seguridad y la validez legal de los procesos.

Captura y Digitalización de Documentos: Un SGD permite digitalizar documentos físicos para incluirlos en el sistema, lo que facilita la transición desde la gestión en papel a la gestión completamente electrónica.

Funcionalidades Clave de un Sistema de Gestión Documental Electrónica

Mayor Eficiencia: La automatización y el acceso centralizado a los documentos reducen el tiempo necesario para localizar, modificar y aprobar documentos, mejorando la eficiencia operativa. Reducción de Costos: Al reducir la dependencia de documentos en papel y optimizar el almacenamiento digital, las organizaciones pueden reducir los costos asociados con el almacenamiento físico, el papel y los procesos manuales. Mejor Control y Seguridad: Los SGD proporcionan un mayor control sobre los documentos, garantizando que solo usuarios autorizados puedan acceder a información confidencial y manteniendo un registro completo de las actividades relacionadas con cada documento. Cumplimiento Normativo y Legal: Los SGD facilitan el cumplimiento de las normativas legales sobre gestión de documentos, garantizando la retención adecuada de los mismos y ofreciendo mecanismos de auditoría para verificar la conformidad con las políticas internas y legales.

Beneficios

Ejemplos

SharePoint: Plataforma de Microsoft que permite la gestión de documentos y la colaboración en tiempo real. Integra herramientas de gestión de proyectos y seguridad avanzada.

Ejemplos

SharePoint: Plataforma de Microsoft que permite la gestión de documentos y la colaboración en tiempo real. Integra herramientas de gestión de proyectos y seguridad avanzada.

Ejemplos

Alfresco: Una solución de gestión documental de código abierto que permite a las organizaciones gestionar documentos electrónicos y automatizar flujos de trabajo de forma flexible y escalable.

Ejemplos

M-Files: Un sistema de gestión documental basado en metadatos que facilita la búsqueda de información y la integración con otras plataformas empresariales.

Cuadro Comparativo

La gestión eficiente de la información y los documentos es fundamental en el ámbito digital. Los documentos electrónicos, en sus diversos tipos y formatos, son la base del manejo de información moderna, ya que permiten flexibilidad en la creación, almacenamiento y distribución de datos. Estos documentos requieren de una estructura clara a través de los metadatos, que facilitan su clasificación, búsqueda y recuperación, garantizando un acceso organizado y eficiente.

Conclusion

Ramírez, A. (2018). Gestión de documentos electrónicos: Fundamentos y técnicas. Editorial Universitaria. ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO DE MÉXICO, Dirección de Normatividad, Desarrollo y Difusión ArchivísticaSubdirección de Profesionalización y Desarrollo Archivístico. https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-webinars/gestion_documental_electronica.pdf• Hernández, J. M. (2020). Gestión de documentos electrónicos y su importancia en la era digital. Editorial Tecnodigital. • García, P. (2019). Formatos y tipos de archivos electrónicos: Una guía completa. Editorial Informática Global. • Martínez, R. (2021). El manejo de documentos en entornos electrónicos. Editorial Tecnología y Sociedad. • López, M. A. (2020). Metadatos y su aplicación en la gestión documental. Editorial Innovación Digital. • Sánchez, J. P. (2018). Metadatos: Teoría y práctica en la organización de la información. Editorial Bibliográfica. • Pérez, R. & Morales, L. (2019). Gestión de información y metadatos en entornos electrónicos. Editorial Gestión del Conocimiento.

Bibliografias

Ejemplo: JPEG, PNG, GIF, TIFF.

Almacenan información visual en forma de imágenes digitales.

Ejemplos: MP4, AVI, MP3, WMV.

Contienen combinaciones de texto, imágenes, audio y video.

Ejemplos: DOCX, PDF, TXT, RTF.

Incluyen archivos de texto plano o con formato que contienen información textual.

Ejemplos: PPTX, ODP.

Archivos diseñados para presentar contenido visual a través de diapositivas.

Ejemplos: XLSX, CSV, ODS.

Documentos utilizados para almacenar, organizar y analizar datos tabulares.

Ejemplos: HTML, XHTML, XML.

Archivos diseñados para ser visualizados en navegadores web.