Gestion du temps et planification

Gestion du temps et planification

Le bocal du temps

Introduction à la gestion du temps

Pourquoi c'est important?

Qu'est ce que la gestion du temps?

Equilibre vie études/personnelle

Processus de planification et de contrôle de la manière dont vous passez votre temps de travail et votre temps libre.

Réduction du stress

Meilleure performance académique

Compétence de vie essentielle

Auto-évaluation

Analysez votre utilisation du temps

Analysez votre utilisation du temps

Identification des problèmes

La procrastination

ASTUCES ANTI-PROCRASTINATION

Définition

• Tendance à remettre au lendemain.
• Comportement commun, voire banal.
• Comportement pouvant engendrer des conséquences négatives plus ou moins graves.

Motivation

Deadlines

Qui ?

Quoi ?

Tâches préliminaires

Pourquoi continuer?

Stimulis extérieurs

Pourquoi ?

Pourquoi vous fixer des objectifs?

Fixez-vous des objectifs

Vos objectifs doivent être:

Spécifiques

Atteignables

Mesurables

Réalisables

Temporels

Définissez des objectifs:

à long terme

à court terme

à moyen terme

Ex: améliorer ma moyenne en histoire de 10 à 14 d'ici la fin du semestre

Ex: finir mon devoir de mathématiques d'ici jeudi

Ex: obtenir ma licence avec mention

Fixez-vous des objectifs

LE processus

Identifiez les priorités

Evaluez et révisez

Décomposez en tâches

Elaborez un plan d'action

Revoyez régulièrement vos objectifs et vos progrès pour vous permettre de rester sur la bonne voie et d'ajuster vos plans si nécessaires, soyez flexibles et prêts à ajuster vos objectifs en fonction des changements.

Qu'est ce qui est important pour vous? (objectifs académiques, personnels, professionnels...) Assurez vous que vos objectifs soient alignés avec vos valeurs et vos aspirations.

Divisez vos objectifs en sous tâches plus petites et plus gérables, cela va rendre les objectifs moins intimidants et plus faciles à accomplir.

Pour chaque objectif, détaillez les étapes nécessaires pour l'atteindre et identifiez les ressources donc vous aurez besoin (temps, matériel, conseils...)

Outils et techniques de planification

La planification est un élément crucial de la gestion du temps, en utilisant les bons outils et les bonnes techniques, vous pourrez améliorer votre efficacité et votre productivité.

Choisissez les outils qui correspondent le mieux à vos besoins et à votre style de travail, et intégrez-les de manière cohérente dans votre routine.

Bullet journal

Agenda/calendrier

Matrice d'Eisenhower

Méthode GTD (Getting Things Done)

Liste de tâches

Tableaux Kanban

Technique des blocs de temps

Technique Pomodoro

Diagramme de Gantt

Equilibre entre études et vie personnelle

Activités de relaxation

Fixer des limites

Prendre soin de sa santé

Améliorez votre bien-être global

Relations sociales

Chercher du soutien

Savoir dire non

Meilleure performance académique

Les étudiants qui gèrent bien leur temps ont tendance à obtenir de meilleurs résultats, car vous pourrez consacrer du temps de manière équilibrée à vos études, à vos loisirs et à votre repos.

Prendre soin de sa santé

sommeil suffisant

Assurez-vous de dormir suffisamment chaque nuit. Le manque de sommeil peut nuire à votre concentration et votre productivité.

Alimentation equilibrée

Une alimentation saine et équilibrée peut améliorer votre énergie et votre capacité de concentration.

exercice régulier

L'exercice physique régulier aide à réduire le stress et à améliorer l'humeur et la concentration.

Réduction du stress

En planifiant votre temps de façon adéquate, vous pourrez réduire l'anxiété liée aux échéances et aux responsabilités en vous offrant une vision claire de ce qui doit être fait et quand.

Identification des problèmes

Identifiez les activités qui prennent trop de temps ou qui sont inutiles. Recherchez les périodes de la journée où vous êtes le plus productif.

Auto-évaluation

Gardez une trace de toutes vos activités pendant une semaine. Notez le temps consacré à chaque tâche (études, loisirs, sommeil, etc.).

Se fixer des limites

Horaires de travail fixes

Définissez des plages horaires dédiées aux études et respectez-les. Par exemple, décidez de ne plus réviser après 20h pour vous accordez du temps pour vous.

Evitez les distractions

Lors de vos sessions de révisions, évitez les distractions comme les réseaux sociaux. N'hésitez pas à utiliser des outils ou des applications pour bloquer ces distractions pendant vos périodes de travail

Matrice d'Eisenhower

Comment l'utiliser

principe

• Description: cette matrice aide à prioriser les tâches en les classant selon deux critères: urgent et important. Elle se divise en quatre quadrants:
• 1. Urgent et important (à faire immédiatement)
• 2. Important mais pas urgent (à planifier)
• 3. Urgent mais pas important (à déléguer)
• 4. Ni urgent ni important (à éliminer ou à faire plus tard).

• Etape 1: listez toutes vos tâches
• Etape 2: classez chaque tâche dans un des 4 quadrants
• Etape 3: concentrez-vous sur les tâches du premier quadrant et planifiez celles du deuxième.

Compétence de vie essentielle

La gestion du temps est une compétence précieuse qui est bénéfique au-delà de l'université, dans les carrières professionnelles et la vie personnelle.

Liste de tâches

To-do lists simples

Applications de To-do list

• Avantages: facile à utiliser, clarté des tâches à accomplir.
• Comment l'utiliser: notez vos tâches quotidiennes et cochez-les une fois terminées. Priorisez les tâches en utilisant des chiffres ou des lettres (1,2,3 ou A,B,C).

• Avantages: organisation numérique, rappels, possibilités de partager vos listes.
• Exemples: Microsoft To Do, Wunderlist, Any.do.

• Comment l'utiliser: créez des listes pour différentes catégories de tâches (révisions, projets, courses...). Ajoutez des échéances et des rappels pour chaque tâche

Technique Pomodoro

Applications de pomodoro

principe

• Description: cette technique consiste à travailler pendant 25 minutes (une "Pomodoro"), puis à prendre une courte pause de 5 minutes. Après 4 Pomodoros, prenez une pause plus longue (15-30 minutes)
• Avantages: améliore la concentration, réduit la fatigue mentale, facilite la gestion du temps.

• Exemples: Pomodone, Focus Booster, Tomato Timer.
• Comment l'utiliser: définissez une tâche à accomplir, réglez le minuteur sur 25 minutes et concentrez vous sur la tâche jusqu'à ce que le minuteur sonne. Prenez ensuite une courte pause avant de commencer une nouvelle session.

Atteignable

• Réaliste: un objectif atteignable doit être réaliste et possible à atteindre avec vos ressources et vos contraintes.

Par exemple - "Maîtriser un nouveau langage de programmation en 3 mois" est atteignable si vous y consacrez suffisament de temps chaque jour

• Plan d'action:

Quels sont les moyens nécessaires pour atteindre cet objectif? Quelles compétences ou ressources devez-vous acquérir?

Pour maximiser votre efficacité, vous devez:

• Déterminer des priorités
• Vous fixer des objectifs
• Programmer des activités

La bonne gestion de votre temps va vous permettre de travailler de façon plus intelligente et pas forcément plus dure!

Chercher du soutien

Mentorat / tutorat

N'hésitez pas à faire appel à un tuteur qui pourra vous aider à gérer votre charge de travail et à équilibrer vos priorités.

Groupes de soutien

Rejoignez des groupes de soutien, des associations sur le campus pour partager votre expérience et obtenir des conseils.

Temporel

• Délais:

un objectif temporel a une échéance précise, créant un sens de l'urgence. Par exemple - "Terminer le chapitre 3 de mon manuel d'histoire d'ici vendredi" est temporel

• Deadlines:

Quand cet objectif doit-il être atteint? Quels sont les jalons intermédiaires?

Equilibre études/vie perso

Vous pourrez trouver un équilibre sain entre vos études et vos activités personnelles en gérant bien votre temps, ce qui est essentiel pour le bien-être général.

Mesurable

• Suivi des progrès:

un objectif mesurable vous permet de suivre vos progrès et de savoir quand vous l'avez atteint. Par exemple - "Lire 50 pages d'un manuel chaque semaine" est mesurable

• Indicateurs de succès:

Quels indicateurs seront utilisés pour mesurer vos progrès? Combien de temps ou combien de tâches devez vous accomplir?

Technique des blocs de temps

Comment l'utiliser

principe

• Description: bloquer des périodes de temps spécifiques pour travailler sur des tâches ou des projets particuliers. Cela peut être des blocs d'une heure, de 2 heures, etc.
• Avantages: améliore la concentration, réduit les interruptions, aide à structurer la journée.

• Etape 1: identifiez les tâches importantes de la journée.
• Etape 2: allouez des blocs de temps spécifiques pour ces tâches dans votre calendrier.
• Etape 3: respectez ces blocs de temps et évitez les distractions pendant ces périodes.

Méthode GTD

Applications de GTD

principe

• Description: la méthode GTD, développée par David Allen, consiste à capturer toutes vos tâches et projets dans un système de gestion externe, puis à les organiser et actions concrètes.
• Etapes: Capture (collecter toutes les tâches), Clarify (analyser et définir les actions), Organize (classer les tâches), Reflect (réviser régulièrement), Engage (passer à l'action).

• Exemples: Todoist, OmniFocus, Nirvana.
• Comment l'utiliser: utilisez des outils pour capturer toutes vos idées et tâches. Organisez-les en projets et sous-tâches, puis définissez des prochaines actions claires.

Spécifique

• Clarté: un objectif spécifique doit être clair et précis.

Par exemple - "améliorer mes compétences en mathématiques" est trop vague "améliorer mes compétences en mathématiques en faisant des exercices pendant 30mn chaque jour" est plus spécifique.

• Questions à se poser:

Qu'est ce que je veux accomplir?Pourquoi est-ce important? Qui est impliqué? Où cela doit-il se produire?

Si l'on en souffre ou si cela a des conséquences négatives, alors pourquoi continue-t-on?

Le piège de la procrastination est que c'est un comportement qui s'auto-entretient :

• L'autre tâche choisie à court terme à la place de celle reportée est plus agréable donc pourquoi changer?

• La tâche systématiquement reportée est plutôt vue comme un inconvénient ou un désagrément, donc la reporter permet de la faire disparaitre (temporairement bien sûr).
• En ne faisant rien ou en se mettant en situation d'échec, l'estime de soi diminue. Plus elle est faible, plus le comportement se renforce.
• Une fois un mode de communication établi avec un proche, un collègue, un supérieur, cela est plus difficile de le faire évoluer (mais pas impossible).
• Puisqu'on peut avoir le sentiment de mieux travailler sous pression, on ne remet pas en cause cette méthode de travail (cela a fonctionné jusqu'ici, pourquoi faire autrement?)

Types de Procrastination :

• Procrastination passive : Remettre les tâches à plus tard par inaction ou manque de décision.
• Procrastination active : Choisir délibérément de reporter les tâches pour travailler sous pression.

Les procrastinateurs ne le font pas tous sur tous les sujets. Certains le feront sur : les cours ou certains cours le travail ou certaines tâches au travail le ménage les tâches administratives (prendre des rdv, payer des factures, envoyer des mails ou courriers...) faire certains achats bricolage sortir voir certaines personnes etc....La liste peut être longue et très différente d'une personne à l'autre.

Agenda/calendrier

• Comment l'utiliser: planifiez vos tâches et RDV. Réglez des rappels pour les échéances importantes et les sessions de révision.

Agenda papier

• Avantages: simplicité, pas de dépendance à la technologie, facile à personnaliser.
• Comment l'utiliser: notez toutes vos tâches, RDV et échéances. Utilisez des codes couleur pour différentes catégories (cours, révisions, loisirs...).

applications de planification

• Avantages: fonctionnalités avancées, intégration avec d'autres outils, suivi des tâches.
• Exemples: Todoist, Trello, Asana, Notion.
• Comment l'utiliser: créez des projets pour chaque sujet ou activité. Décomposez les tâches et définissez des échéances. Utilisez des tableaux Kanban pour visualiser vos progrès.

Calendrier numérique

• Avantages: synchronisation automatique, rappels, accessible sur plusieurs appareils.
• Exemples: Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook.

Réalisable

• Pertinent:

un objectif réalisable doit avoir un sens et être aligné avec vos autres aspirations et besoins.Par exemple - "Réussir toutes mes matières avec une moyenne de 13" est pertinent.

• Aligné avec vos objectifs globaux:

Comment cet objectif s'inscrit-il dans vos objectifs à long terme? Est-il pertinent par rapport à vos priorités actuelles?

Bullet journal

Comment l'utiliser

principe

• Description: un bullet journal est un système d'organisation personnalisable utilisant des puces (bullets) pour noter des tâches, des événements et des notes.
• Avantages: flexibilité, personnalisation, suivi détaillé des tâches et des habitudes.

• Etape 1: créez un index et numérotez les pages.
• Etape 2: utilisez des symboles (puces) pour différencier les tâches, les événements et les notes.
• Etape 3: revoyez et mettez à jour votre journal quotidiennement, hebdomadairement et mensuellement.

Pratiquer des activités de relaxation

Méditation et respiration

La méditation et les exercices de respiration peuvent réduire le stress et améliorer la concentration.

loisirs et passions

Pratiquez des activités qui vous plaisent et qui vous détendent comme la lecture, le dessin, la musique ou les sports.

Maintenir des relations sociales

interactions sociales

Prenez le temps de voir vos amis et votre famille. Les interactions sociales sont importantes pour votre bien-être émotionnel.

groupes d'étude

Participez à des groupes d'étude/de révision pour combiner travail académique et interactions sociales.

Tout le monde procrastine, à des degrés plus ou moins importants et sur des sujets différents, car remettre au lendemain certaines tâches est un comportement "normal" et la frontière avec la priorisation des tâches est fine, on parle alors de procrastination avisée.

• Étudiants : Les étudiants sont souvent sujets à la procrastination, notamment lorsqu'il s'agit de préparer des examens, rédiger des dissertations ou terminer des projets.
• Professionnels : Les employés et les travailleurs indépendants peuvent procrastiner sur des tâches professionnelles comme la rédaction de rapports, la préparation de présentations ou la gestion de projets.
• A la maison : La procrastination peut aussi toucher les tâches ménagères, les responsabilités familiales ou les engagements personnels.

• Comportement lié à l'estime de soi : plus l'estime de soi est faible, plus la procrastination est importante (Peur de l'échec, espoir de succès, peur des conséquences de la réussite, perfectionnisme excessif...).
• Résister aux autres : souvent face à une autorité, on peut dire oui, mais faire non (permet de résister, se défendre, se venger quand il y a un sentiment de colère non exprimé).
• Stimuler et maintenir des sensations fortes : c'est un moyen de se mettre sous pression "Je travaille mieux ou je suis plus efficace sous pression", "je donne l'impression de ne rien en avoir à faire".

Pourquoi procrastine-t-on?

le dr koeltz identifie plusieurs raisons:

• Echapper à la frustration : car même si cela a des effets défavorables à moyen ou long terme, les conséquences immédiates prennent le dessus.
• Comportement partiellement lié à la motivation:
• Il est vrai que si nous ne sommes pas motivés, nous allons reporter cette tâche.
• Il est également vrai que plus une échéance approche, plus l'objectif est concret et plus la motivation augmente.

Tableaux Kanban

Applications de kanban

principe

• Description: un tableau Kanban est un outil visuel pour gérer les tâches et les projets. Il utilise des colonnes pour représenter les différentes étapes d'un projet (à faire, en cours, terminé).
• Avantages: visualisation claire des tâches, suivi du progrès, flexibilité.

• Exemples: Trello, Jira, Microsoft Planner, Miro.
• Comment l'utiliser: créez des colonnes pour les différentes phases de vos projets. Ajoutez des cartes pour chaque tâche et déplacez-les à travers les colonnes à mesure qu'elles progressent.

Savoir dire non

évitez la surcharge

Ne prenez pas trop d'engagements à la fois. Apprenez à dire non aux activités qui ne sont pas prioritaires ou qui risquent de vous surcharger.

Importance de la fixation d'objectifs

• Direction et motivation

Ils vous permettent de concentrer vos efforts sur ce qui est important et de maintenir votre enthousiasme.

• Mesure des progrès

Ils vous permettent de suivre vos progrès et de constater vos améliorations = renforcement de votre confiance en vous!

• Gestion du temps efficace

En sachant ce que vous devez accomplir vous organiserez mieux votre temps et vous saurez prioriser vos tâches.

Diagramme de Gantt

Applications de kanban

principe

• Description: un diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet qui représente visuellement les tâches et les délais. Chaque tâche est représentée par une barre horizontale.
• Avantages: visualisation claire des échéances, planification détaillée, suivi des dépendances entre les tâches.

• Exemples: Microsoft Project, GanttProject, Smartsheet.
• Comment l'utiliser: identifiez toutes les tâches d'un projet, attribuez des durées et des dates de début/fin à chaque tâche, et visualisez les sur le diagramme pour suivre le progrès.