Escuela de líderes SIG || Colmedicos

RED DE LÍDERES SIG

Aprendizaje interactivo y efectivo

¡Vamos!

Introducción

Este es un espacio de formación continua en el que se busca potencializar o desarrollar su capacidad de guía frente al Sistema Integrado de Gestión, enfocando los temas a su rol como líder de proceso. Tambien quremos contribuir a la toma de decisiones, y ampliar o fortalecer el sentido de corresponsabilidad con nuestro proceso.

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Índice

Objetivos

Módulos

Actividades

Evaluación

Certificado

Encuesta

Objetivos

OBJETIVOS SIG

Garantizar la calidad de los servicios y productos ofertados por la compañía.

Fortalecer la participación y consulta activa de todos sus trabajadores partes interesadas.

Cumplir con la normatividad nacional vigente.

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Módulos

Módulo 3

Módulo 2

Módulo 1

Acciones correctivas preventivas y de mejora

Gestión documental de los procesos.

Roles, responsabilidades y autoridades frente al Sistema Integrado de Gestión.

Módulos

Módulo 6

Módulo 5

Módulo 4

Gestión del cambio.

Gestión de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones.

Identificación y analisis de indicadores

Módulos

Módulo 9

Módulo 8

Módulo 7

Políticas del Sistema Inetgrado de Gestión.

Gestión de riesgos y oportunidades.

Control de Salidad No Conformes.

Módulos

Módulo 10

Participación y consulta, comunicación interna y externa.

Módulo 1

RESUMEN

Durante la implementación de los Sistemas Integrados de Gestión es clave determinar y establecer cuáles son los roles en términos de las funciones, tareas y acciones esperadas y las responsabilidades como resultado de la gestión dentro de cada uno de los actores del sistema para garantizar su construcción colectiva, su eficacia, adecuación y conveniencia para la organización.

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Módulo 1

Conoce a la alta dirección.

Se encarga de planear y coordinar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos y estrategias de la organización.

Julieth Tatiana Umaña Subgerente GH y SIG

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Ingresó a la compañia en noviembre de 2015.

Módulo 1

Definiciones

¿Qué es rol?: Función o papel que cumple un miembro de las instuccion. ¿Qué es responsabilidad?: Copromiso u obligación de realizar una actividad para obtener un resultado previsto. ¿Qué es autoridad?: Potestad, atribución para decidir o aprobar sobre personas o asuntos. ¿Qué es rendición de cuentas?: Mecanismo por medio del cual las personas e instituciones informan sobre su desempeño.

Nivel estrategico

Nivel táctico

Nivel operativo

Módulo 1

MARCO LEGAL

ISO

Decreto

1072 de 2015

ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 ISO 45001:2018

Resolución

0312 de 2019

Módulo 1

¿A quiénes se deben asignar responsabilidades?

Gerentes y subgerentes - Dani

Representante legal - Lina

Responsable del sistema de gestión - Chris

Comités - Dani

Empleados en general - Chris (Vinculados y contratistas)

Líderes de proceso - Lina

Conductores - Dani

Auditores - Lina

Módulo 1

¿Donde se encuentran documentados los roles, autoridades y responsabilidades frente al sistema integrado de gestión?

Actualmente Colmedicos cuenta con una matriz A-HUM-06 Responsabilidades, funciones y autoridades frente al Sistema Integrado de Gestiín por nivel de cargo. Estas son socializada a todos los colaboradores a través del F-HUM01 Perfil de cargo, inducciones y reinducciones. Adicion, todolos los colaboradores tienen acceso por medio de SOFIA en la siguiente ruta: SGI/Proceso_Gestion Humana/Anexos

Evaluación

Evaluación

LINK EVALUACIÓN

Módulo 2

Resumen

Colmedicos, cuenta con una gestión documental donde se establecen los líneamientos para la elaboración y control de documentos y registros asociados al Sietema Integrado de Gestión, esto da cumplimiento a los requisitos de las ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 y otros requisitos legales. Adicional, se establecen parametros con el fin de diseñar los documentos de forma clara, consisa y realista,

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La documentación completa de un sistema de gestión no solo es crucial, sino que es la brújula que guía a una organización hacia la eficiencia, la consistencia y la mejora continua.

Módulo 2

DEFINICIONES

MANUAL

FORMATOS

PROCEDIMIENTO

M-XXX-XX

P-XXX-XX

F-XXX-XX

ANEXOS

PROTOCOLOS

A-XXX-XX

PT-XXX-XX

Módulo 2

DEFINICIONES

GUÍA

POLÍTICA

REGISTRO

G-XXX-XX

INSTRUCTIVO

PROGRAMA

PR-XXX-XX

PR-XXX-XX

Módulo 2

¿Como es la estructura de los documentos?

Alcance

Encabezado

Primera pagina

Definiciones

Marco normativo

Pié de pagina

Descripción

Objetivo general

10

Registros

Objetivos especificos

11

Anexos

Módulo 2

Como generar la creación o modificación de documento

Elaborar o modificar documento

Solicitar creación, modificación o eliminación del documento

Revisión del documento

Módulo 3

ACCIONES CORRECTIVAS PREVENTIVAS Y DE MEJORA

Las acciones son necesarias para la intervención y solución inmediata de los problemas detectados y la prevención de su recurrencia, logrando de esta manera el mejoramiento continuo de la eficacia del Sistema de Gestión.

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Módulo 3

Definiciones

Acción de mejora

Acción correctiva

Acción preventiva

No conformidad

Módulo 3

Conoce los pasos para registrar acciones

Verificación de eficacia

Ingrese al drive F-CAL-19

Seleccione la hoja del su proceso

Inicie con la descripción de la acción

Analice la información

Verificación de plan de acción

Módulo 3

¿Que puede documentar como acción?

Aquí te contamos las fuentes de información de acuerdo a los diferentes tipos de acciones que se pueden documentar, sin embargo como líder puedes identificar mas de acuerdo a la necesidad del proceso

Acción correctiva

Acción Preventiva

Acción de mejora

Módulo 3

Técnica de los 5 ¿Por qué?

Conoce mas aquí

Ejemplo

Importancia de la técnica de los 5 por qué

Módulo 5

Gestión de PQRSF

Resumen

Dar respuesta oportuna a las PQRSF (Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Felicitaciones) radicadas por los usuarios y clientes mediante los canales de comunicación establecidos para tal fin, de manera que se implementen las acciones pertinentes que mejoren la calidad de los servicios prestados.

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La documentación completa de un sistema de gestión no solo es crucial, sino que es la brújula que guía a una organización hacia la eficiencia, la consistencia y la mejora continua.

Módulo 5

DEFINICIONES

QUEJA

USUARIO/CLIENTE

MANUAL

ANEXOS

RECLAMO

Módulo 4

Resumen

En este modulo conoceras los líneamientos para la identificación, construcción, seguimiento, análisis, reporte y evaluación de los indicadores des gestión de los procesos del SIG de Colmedicos.

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"Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se puede medir no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre" William Edwards Deming

Módulo 4

Resumen

En este modulo conoceras los líneamientos para la identificación, construcción, seguimiento, análisis, reporte y evaluación de los indicadores des gestión de los procesos del SIG de Colmedicos.

+ info

"Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se puede medir no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre" William Edwards Deming

Módulo 4

DEFINICIONES

ANEXOS

MANUAL

¡Curso completado!

¿QUÉ ES UN MANUAL?

Documento que recopila de forma explícita, ordenada y sistemática información acerca de un tema o servicio en especifico.

Objetivos especificos

Los objetivos específicos deben ser coherentes con el objetivo general, pero serán más concretos y abarcará, cada uno de ellos, un aspecto o estrategia necesaria para alcanzar el objetivo general. Siempre empieza con un verbo en infinito. Nota: Si considera que el documento no tienen objetivos específicos, se elimina el título objetivos especificos.

Anexos

En caso de que los requiera para ampliar la información del documento, pueden ser tablas, imágenes, diagramas, listas de chequeo etc.

NOMBRE DEL INDICADOR

Denominación que lo identifica

¡QUE ES UNA QUEJA?

Es manifestar el descontento de algo que no genera incumplimiento a la promesa de servicio.

Resolución 0312 de 2019

Articulo 16. Realizar anualmente la Rendición de Cuentas del desarrollo del Sistema de Gestión de SST, que incluya a todos los niveles de la empresa.

¿QUÉ ES UN MANUAL?

Documento que recopila de forma explícita, ordenada y sistemática información acerca de un tema o servicio en especifico.

¿QUÉ ES UN USUARIO/CLIENTE?

Persona u organización que recibe un producto o servicio, ejemplo: usuario final, consumidor, etc.

Acción de mejora

Estas no requieren análisis causal; ya que en su descripción propia se indica las razones por las cuales se requiere implementar esta mejora.

¿QUÉ ES UN GUÍA?

Pautas de acción, esenciales, ante un problema, establece recomendaciones, sugerencias u orientaciones sobre un tema especificos.

¿QUÉ ES UN PROGRAMA?

Los programas son documentos escritos que definen con claridad los objetivos de una organización y descrbe los métodos que se van a emplear para alcanzar dichos propositos.

¿QUÉ ES UNA POLÍTICA?

Es una actividad de forma ideológica a la toma de decisiones de un grupo para lograr objetivos.

¿QUÉ ES UN PROTOCOLO?

Es un reglamente o instrucciones fijadas , tambien puede ser un documneto o normativa que define como actuar ante ciertos procedimientos y se emplea en diversos contextos. En el se recopilan las conductas, acciones y técnicas para actuar u operar ante ciertas situaciones.

¡estas listo para conocer mas!

Misión y visión de Colmedicos

Si deseas conocer o recordar cual es la misión y visión de Colmedicos entra en el siguiente link:

¡Click aqui!

Acción correctiva

Conjunto de procedimientos, actividades y/o mecanismos de auditoria que deben realizar las personas y la organización para alertar informar y analizar la ocurrencia de resultados no esperados en los procesos de atención de salud y otros procesos y facilitar la aplicación de intervenciones orientadas a la solución inmediata de los problemas detectados y la prevención de su recurrencia, según Decreto 1100 de 2016.

No conformidad

Una no conformidad es cualquier desviación o incumplimiento detectado en un sistema, proceso, producto o servicio que no cumple con los requisitos especificados por las normativas, estándares internos de la organización o las expectativas del cliente.

¿SABIAS QUÉ?

COLMEDICOS CUENTA CON UNA PLATAFORMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Por medio del software SOFIA se encuentra el botón de SGI donde todos los colaboradores pueden acceder a los documentos y registros de los diferentes procesos de la compañía. Nota: La idea es que aquí coloquemos un video de como acceder a SGI.

¿QUÉ ES UN REGISTRO?

Es un documento que suministro evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados.

¿QUÉ ES UN PROTOCOLO?

Es un reglamente o instrucciones fijadas , tambien puede ser un documneto o normativa que define como actuar ante ciertos procedimientos y se emplea en diversos contextos. En el se recopilan las conductas, acciones y técnicas para actuar u operar ante ciertas situaciones.

Eficacia

Este componente es diligenciado por el proceso de Sistemas integrados de gestión de acuerdo a la eficacia que se obtuvo del plan de acción, partiendo de la no ocurrencia de nuevas acciones correctivas por las mismas causas relacionadas. Es importante tener presente que la eficacia es la comprobación de la capacidad de una acción para garantizar que la no conformidad no se va a presentar o la no reaparición de la misma,

¿QUÉ ES UN ANEXO?

Sección de información adicional que amplía la información de un documento. Puede presentar formatos particulares como gráficos, tablas, tipos de planillas de registros, entre otros.

DECRETO 1072 DEL 2015

Articulo 2.2.4.6.8. A quienes se les hayan delegado responsabilidades en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG- SST), tienen la obligación de rendir cuentas internamente en relación con su desempeño. Esta rendición de cuentas se podrá hacer a través de medios escritos, electrónicos, verbales o los que sean considerados por los responsables. La rendición se hará como mínimo anualmente y deberá quedar documentada.

Aquel cuya responsabilidad es la implementación del plan estratégico; son el nivel medio entre el nivel estratégico y el operativo. Lo componen los líderes de procesos.

¿Quienes son los responsables?

Todos los líderes de proceso o a quien designen, mediante la identificación de la necesidad del proceso.

Para la solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos en el SIG se debe realizar lo siguiente:1. Diligenciar el formato F-CAL-89 Actualizate con el SIG. 2. Enviar el correo electronico calidad@colmedicos.com el formato F-CAL-89 y el documento que se va actualizar con copia a los líderes de proceso. 3. El proceso SIG debe confirmar el recibido y realizara la gestión.

¿QUÉ ES UN PROTOCOLO?

Es un reglamente o instrucciones fijadas , tambien puede ser un documneto o normativa que define como actuar ante ciertos procedimientos y se emplea en diversos contextos. En el se recopilan las conductas, acciones y técnicas para actuar u operar ante ciertas situaciones.

Descripción de la acción

En este campo debes registrar:

• Detección: (Día, mes y año)
• Consecutivo: numero que se asigna de acuerdo al anterior hallazgo.
• Descripción de la acción: Registrar el hallazgo detectado, debe incluir hecho evidencia y criterio.
• Tipo de acción: Seleccionar si corresponde (acción de mejora, correctiva o preventiva).
• Proceso: Proceso al que pertenece
• Fuente: Porque medio se detecto
• Riesgo Asociado: En caso de aplicar la matriz F-CAL-63.

VERIFICACIÓN

Plan de acción

Para llevar a cabo la verificación debe solicitar apoyo del profesional SIG (Medellin) o líder del SIG (Bogota) teniendo en cuenta la siguiente información:

• Fecha: relacionar la fecha en la cual se realiza la verificación del cumplimiento del plan de acción.
• Descripción:indicar fecha en la cual se verifica el cumplimiento de los planes de acción.
• Verificado por: relacionar la evidencia correspondiente sobre la realización.
• Eficacia: Mencionar si fue eficaz o no el plan de acción.
• Estado: Mencionar si la verificación del plan se encuentra cerrada o abierta

Registros

Lista de documentos que contiene información de cumplimiento con los requisitos establecidos en el procedimientos que rigen las actividades.

¿QUÉ ES UN ANEXO?

Sección de información adicional que amplía la información de un documento. Puede presentar formatos particulares como gráficos, tablas, tipos de planillas de registros, entre otros.

ISO

5.3. Roles, responsabilidades y autoridades de la organización. La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes dentro del Sistema de Gestión se asignen y comuniquen a todos los niveles dentro de la organización.

¿QUÉ ES UN MANUAL?

Documento que recopila de forma explícita, ordenada y sistemática información acerca de un tema o servicio en especifico.

¿QUÉ ES UN INSTRUCTIVO?

Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle actividades u operaciones muy especificas.

Objetivo general

Establecer el fin para el cual se diseña el documento, es decir, expresar de forma clara, concisa y realista el resultado que se desea alcanzar con la construcción del documento. Siempre empieza con un verbo en infinito.

¿SABIAS QUÉ?

LOS INDICADORES DE COLMEDICOS ...

Se manejan desde el formato F-GER-05 Ficha de indicador y cada líder de proceso es responsable de notificar a SIG cualquier cambio que se haga en este con el objetivo de llevarlo a la matriz gerencial. Nota: El medio para hacer el comunicado es a través del correo electronico. calidad@colmedicos.com calidadbogota@colmedicos.com

Todos los roles o actores que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión, deben ser debidamente identificados y luego se les debe asignar las debidas obligaciones y responsabilidades. Es frecuente tanto en la rendición de cuentas como en las auditorías internas encontrar No Conformidades relacionadas con la asignación de responsabilidades solamente al empleador, los trabajadores y de pronto a los contratistas, olvidando otros roles contenidos entre los que veremos a continuación:

Acción preventiva

Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

Alcance

Corresponde a la delimitación del documento, la actividad donde comienza y termina, puede incluir las áreas, servicios y/o procesos que cubre.

Ejecuta actividades para el cumplimiento de objetivos establecidos.Lo componen los profesionales de la salud, analistas, auxiliares y aprendices.

¿SABIAS QUÉ?

LOS INDICADORES DE COLMEDICOS ...

Se manejan desde el formato F-GER-05 Ficha de indicador y cada líder de proceso es responsable de notificar a SIG cualquier cambio que se haga en este con el objetivo de llevarlo a la matriz gerencial. Nota: El medio para hacer el comunicado es a través del correo electronico. calidad@colmedicos.com calidadbogota@colmedicos.com

¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO?

El procedimiento especifica y detalla un proceso, el cual conforma un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los responsables de la ejeución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de documentos.

Marco normativo

Liste los requerimientos normativos que soportan el documento. En caso de existir ninguna colocar “No aplica”.

conoce mas de nuestra

POLÍTICA INTEGRAL

Dando clic aquí

¿SABIAS QUÉ?

COLMEDICOS CUENTA CON UNA MATRIZ PARA LA GESTIÓN DE ACCIONES

Por medio del correo electronico en el drive de almacenamiento, buscas el archivo F-CAL-19 Acciones correctivas preventivas y de mejora.

En esta sección se revisara la estrucrura de los diferentes documentos que se tienen establecidos en Colmedicos.

El líder o responsable del proceso los aprueba antes de su emisión, verificando que la información contenida corresponda al objetivo de documentación de dicho proceso o actividad, además, debe verificar que este cumpla con los requisitos necesarios en cuanto a las modificaciones realizadas.Nota: Para el proceso de Apoyo Tecnológico el líder del área es quien revisa y aprueba la documentación.

Análisis de la información

Para este apartado es importante tener en cuenta:

• Analisis de causas 5 ¿Por qué?: relacionar los motivos por los cuales se presento la acción
• Corrección: relacionar la acción que se realizo en el momento para dar respuesta a la no conformidad.
• Plan de acción: relacionar diferentes acciones que correspondan al hallazgo detectado.
• Responsable: indicar quien es el responsable de realizar la acción
• Fecha de implementación: mencionar las fechas en la que se va a implementar el plan de acción es importante que la fecha sea cumplible.

¿SABIAS QUÉ?

LAS PQRSF...

Las peticiones, quejas, reclamos sugerencias y elicitaciones se gestionan por medio del formato F-SST-55, donde el proceso SIG realiza seguimiento y cierre efectivo una vez se realiza el ciclo completo. Nota: La idea es que aquí coloquemos un video de como acceder a SGI.

¿sabes quien asigna los roles, responsabilidades y autoridades del sig ?

La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la organización.

¿quien es la alta dirección?

La alta dirección se encuentra en cabeza de la subgerencia de GH y SIG, como reprsentante de la presidencia de Colmedicos.

Julieth Tatiana UmañaSubgerente SIG y GH

¿QUÉ ES UN FORMATO?

Es un documento diseñado para la recolección de información y que proporciona evidencia de una acción.

Es el que define conjuntamente el plan estrategico de la institución y lo difunde para su implementación. Lo componen presidencia, vicepresidencia, gerentes y subgerentes.

Definiciones

En el caso que lo requiera, describa el significado de los términos claves (tratar al máximo de no utilizar siglas para evitar confusiones) para facilitar el entendimiento y unificar criterios, estas deben ser ordenadas alfabéticamente.

PERSONAS QUE DEBEN CONOCER EL RESULTADO

Público objetivo que se ve afectado o impactado con el resultado del indicador.

Crear o modificar el documento. Para el caso de modificaciones se debe solicitar el documento editable al proceso SIG al correo calidad@colmedicos.com, a partir de la solicitud el Proceso SIG cuenta con 2 días hábiles para realizar el envío correspondiente.Para la creación de documentos de procedimientos, protocolos, guías e instructivos se debe utilizar el I-CAL-07 Documentación de procedimientos, guías, protocolos e instructivos.

¿QUÉ ES UN ANEXO?

Sección de información adicional que amplía la información de un documento. Puede presentar formatos particulares como gráficos, tablas, tipos de planillas de registros, entre otros.