HERRAMIENTAS ADICIONALES

Herramientas Adicionales

1. JIRA

2. SmartContact

3. Outlook

4. Teams

6. Adobe Connect

7. Zoom

8. Collaborate

9. Panopto

5. Woffu

Jira forma parte de una gama de productos diseñados para ayudar a equipos a gestionar su trabajo. Se diseño como un gestor de incidencias y errores. En UNIR, utilizamos Jira para comunicarnos con otros Departamentos e informar acerca de posibles incidencias que afectan el funcionamiento del servicio a los estudiantes. Utilizamos Jira a nivel interno como empleados y como mentores. A Jira también tiene acceso el estudiante a través del Campus Virtual.

JIRA

Acceso

Tipos de tickets

¿Cómo creo un ticket?

Manuales Jira

Estados y Cuadro de Mando

Mentor

Vídeo Tutorial Jira

Alumno

Tipos de ticket

Como Mentores-UNIR contamos con los siguientes ticket para poder comunicarnos con diferentes Departamentos. Los vemos a continuación:

Ventanilla Única de Operaciones

Atención Técnica

Atención al Profesorado

A continuación vemos el paso a paso para crear un ticket en Jira:1. Seleccionar el tipo de incidencia/solicitud a abrir.2. Completar el formulario con la información solicitada y dar al botón de Crear.3. Si queremos revisar las incidencias/solicitudes creadas podemos ir al botón de Solicitudes.4. Nos podemos comunicar con el Departamento resolutor a través del propio ticket, comentando la solicitud.5. Si no se está confirme con la resolución del ticket, se puede reabrir. 6. Manifestaremos el nivel de satisfacción a través de una escala de valoración del servicio.

Crear un ticket - JIRA

*NOTA IMPORTANTE: cuando se produzca cualquier cambio en el estado del ticket nos llegará notificación al Outlook.

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Estados y cuadro de mando

En este apartado encontraremos un histórico de los tramites que como mentores hemos dejado a diferentes Departamentos, desde allí podemos realizar un seguimiento y hacer comentarios en caso que sea necesario. En este cuadro de mando encontramos los siguientes ítems, vamos a verlo uno a uno.

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TUTOR: en este punto sale el nombre del Mentor del estudiante.

ALUMNO: en este punto sale el nombre del alumno de quien derivamos la solicitud.

CREADOR: en este punto sale el nombre de la persona que ha creado la solicitud, también podemos observar si fue una sustitución o si fue el Mentor del alumno.

SmartContact Agent es una extensión para el navegador de Google Chrome, que funciona como una solución omnicanal para organizaciones que necesitan contactar con un usuario en cualquier lugar del mundo. En nuestro caso, es una extensión que nos instalan desde el Departamento de Facilitys, y tenemos a nuestra disposición para comunicarnos con nuestros estudiantes. Gracias a su enlace con el Portal del Tutor, podemos llamar a los estudiantes a su teléfono móvil o fijo, solo con un clic. El mínimo de ancho de banda para trabajar con esta aplicación desde nuestros ordenadores es de 10 MB.

SmartContact Agent

Acceso y Login

¿Cómo funciona SmartContact?

¿Cómo transferimos llamadas?

Ventana emergente nombre del alumno

Woffu es la aplicación que utilizaremos para fichar tanto estando en la oficina, como estando en casa teletrabajando. También la utilizamos para solicitar vacaciones / permisos y asistencias a tribunales.

Woffu

Solicitudes Woffu

En la sección de Solicitudes tenemos la opción de solicitar vacaciones, asuntos propios, bolsa de horas y ausencias. Nos aparecerá desglose de los días que tenemos asignados de vacaciones, asuntos propios y horas de bolsa.

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1. Debemos dar al botón de solicitar.2. Seleccionaremos si solicitamos Ausencia o Presencia.3. Indicaremos el motivo.4. Seleccionamos la fecha concreta o periodo de fecha. 5. Indicaremos observaciones y/o adjuntaremos documentación justificable si procede, dependiendo de la solicitud. 6. Damos a Guardar. 7. Estaremos pendientes de la aceptación.

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Es una aplicación de conferencias web para organizar reuniones en línea, aprendizaje electrónico y seminarios web. En el Departamento de Educación en Internet lo utilizan los Mentores-UNIR para impartir sesiones presenciales que dan a sus alumnos y los profesores para impartir sus clases de asignaturas.

Adobe Connect

Acceso

Manual básico Mentores

Video tutorial Funciones básicas

Vídeo tutorial recuperar enlace desde sala personal

Recomendaciones

Manual para alumnos prueba de conectividad para la Defensa de TFE

Al igual que Adobe Connect, es una aplicación de vídeo conferencias web. Se utiliza principalmente para impartir sesiones presenciales a los estudiantes.

Zoom

Acceso

Primeros pasos

Configuración audio y cámara

Comunicación Chat y participantes

Compartir presentación y pantalla

Interacción de encuestas y pizarra

Sala personal

Salas para grupos pequeños

Vídeo tutorial completo

Collaborate

Acceso y primeros pasos

Gestión de la sala e interacción con estudiantes

Buenas prácticas para las dinámicas en las clases

Al igual que Adobe Connect y Zoom, es una aplicación de vídeo conferencias web. Aunque en la gran mayoría de los estudios se utilizan las otras dos aplicaciones, aún quedan estudios que siguen utilizando esta aplicación, así que es bueno que la conozcáis.

Inicio

Desde el inicio podemos fichar tanto al entrar, cuando nos vamos a comer, cuando volvemos y a la salida. Tendremos acceso directo a ver las horas y minutos trabajados en la jornada actual y acceso a la sección de anuncios, documentos, solicitudes, nuestro perfil y la presencia.

Una vez que se inicie sesión, debes cambiar el estado a DISPONIBLE para que puedan entrar llamadas y también realizarlas por medio del Portal del Tutor. Una vez que termine nuestra jornada laboral deberemos poner en el estado NO DISPONIBLE. Cuando recibas una llamada, te aparecerá notificación en la esquina inferior derecha de la pantalla, puedes hacer clic sobre ella y luego oprimes el botón verde que aparece en la extensión de SmartContact, la extensión se sobrepone en la parte superior de tú navegador. Para colgar, solo debes dar clic al icno del telefono rojo que aparece durante la llamada. En el caso de que recibas una llamada, y no de tiempo a cogerla, te saltará notificación en el icono del relos, para que puedas revisar el número que te llamo y devolver así la llamada.

¿Cómo funciona SmartContact?

Buenas prácticas para las dinámicas en las clases

Dinámica Pizarra

Dinámica compartir cámara

Dinámica compartir pantalla

Dinámica compartir archivos

Dinámica con sondeos y participación

Dinámica de grupos de trabajo

Acceder desde el siguiente enlace: https://jira.unir.net/servicedesk/customer/portals

Acceso Jira

JIRA MENTOR

JIRA EMPLEADO

JIRA ALUMNO

Iremos al Portal del Tutor

Accederá al Campus VirtualLMS30 y Moodle

Canvas

Desde esta sección podremos ver la jornada actual, y el fichaje que hemos hecho de hora exacta. También podremos fichar desde el botón Entrar/Salir. Abajo veremos nuestra presencia por mes o por semana. Podremos ver el total de horas realizadas y la diferencia. Accediendo al día concreto, tenemos opción a modificar jornada.

Presencia

Acceso y primeros pasos

Acceso y cierre de sesión de una sala

Ajustes y configuración de vídeo y audio

Inicio y finalización de grabación de una clase

Uso del panel de Collaborate

Se te facilitará desde el inicio un enlace de sala personal con un usuario y contraseña.

Acceso Adobe Connect

SESIÓN DIRECTO CON ALUMNOS

SALA PERSONAL

Crearemos el link a través del Aula de Información General del estudio en la sección de Clases en directo.

Desde este punto se puede observar a que Departamento se derivo la solicitud.

Departamento resolutor

Esta vista nos permite revisar en cuanto tiempo dan respuesta a las solicitudes que dejamos, recordemos que depende del Departamento tenemos un tiempo de respuestas.

Tiempo de atención usuario

Ventanilla única de Operaciones

En este apartado encontramos las diferentes solicitudes que como Mentores podemos trasladar a otros Departamentos, para darle solución a inconvenientes que presenten los estudiantes.Nos encontramos con diferentes tareas a Departamentos como Secretaría, Contenidos, Reconocimientos, Expedición de títulos, Atención Técnica....

En este apartado dejaremos tipificados la solicitud que nos remite el estudiante, teniendo en cuenta el Departamento al que va dirigido y lo que requiere. Es fundamental poder remitir la información al Departamento que corresponde.

Tipo de Solicitud

Ventana emergente nombre del alumno

Para que nos salte una ventana emergente con el nombre y apellidos del estudiante que nos está llamado, es importante que tengamos activo en el navegador las Ventanas emergentes:

Departamento de Atención al Profesorado (DAP)

En este apartado se colocan las incidencias que los alumnos reportan sobre temas como: Foros, encuestas, incidencia con corrección de actividades, publicación de notas o corrección de exámenes, este va dirigido al Departamento de Atención al Profesorado, donde se revisa y se da una solución a la incidencia planteada.

Atención Técnica - Soporte Técnico (ST)

En este apartado dejaremos tareas al Departamento de Atención Técnica si la incidencia corresponde a gestión de las LTI, Incidencias para ingresar a clases, incidencias con las aulas , incidencias en la defensa del TFM o, incidencias con los exámenes.

Anuncios

Desde aquí podemos ver los Anuncios que nos remiten los compañeros de Administración de Personal - RRHH, con respecto a la herramienta de Woffu.

En este apartado tendremos el número del ticket y de esta manera se puede realizar un seguimiento al caso propuesto, esto con el fin de dar una solución lo más pronto posible al Departamento correspondiente.

Clave

Teams

A través del siguiente enlace encontrarás toda la información necesaria para aprender a utilizar esta herramienta de comunicación interna. Además, en este documento encontrarás un manual para el uso de esta herramienta en UNIR.

En este apartado se deja un breve resumen sobre la solicitud que requiere el estudiante.

Resumen

Desde este punto tendremos la fecha en la que se creo la solicitud y así mismo si esta fue actualizada. También la prioridad (pr) de la misma.

Pr / Creada - Actualizada

Abierta : la tarea está creada, pero pendiente de asignar a un gestor que pueda resolverla. En progres : el Departamento esta trabajando activamente en la tarea.Pendiente de respu: se ha solicitado información al Estudiante y estamos a la espera de recibirla. Pendiente respuesta d: se ha solcitado información a algún Departamento que no es el resolutor, ya que se necesita para resolver la tarea. Resuelta: se ha tomado resolución de la tarea. A partir de aquí, la incidencia se reabre o se cierra.Cerrada : el asunto se da por terminado, la resolución es correcta. Los tickets que estén cerrados se pueden reabrir.

Estado

Gestión de la sala e interacción con estudiantes

Modos de vista de la sala

Roles y permisos de los participantes

Uso de chat

Compartir presentaciones y pantalla

Ajustes avanzados de la sala

Documentos

Desde esta sección podemos acceder a ver qué documentos hemos adjuntado en nuestras solicitudes. Tenemos la opción de seleccionarlo y eliminarlo, e incluso añadir documento. Normalmente para añadir un documento lo hacemos cuando estemos haciendo una solicitud.

A continuación, encontraras algunas recomendaciones a la hora de usar la aplicación Adobe Connect en la programación de sesiones presenciales

• Lo primero que se debe tener en cuenta es fijar el día y hora en la que realizarás tu sesión, en un horario que les permita acceder en directo, por lo que asegurate de que no tengan ninguna sesión virtual programada.
• Avisar a tus estudiantes de que vas a impartir una sesión, programándola en agenda y enviando el comunicado que nos marca el Cronograma.
• Recuerda preparar el ppt de la presentación. Lo tienes disponible en el Cronograma sección Presentaciones.
• Ajusta el sonido y la cámara, para ello te recomendamos que sigas los pasos del Manual para el alumno.
• Cuando inicies tu sesión, asegurate de que los estudiantes puedan verte y escucharte sin ninguna incidencia. Hazlo antes de grabar la reunión.
• No olvides grabar tú sesión y detener la grabación cuando la termines, sino no se subirá de forma automática la grabación y tendremos que volver a programar e impartir la sesión.

Recomendaciones

Cuando recibas una llamada de un estudiante cuyo Mentor-UNIR de origen no seas tú, puedes transferir la llamada a tu compañero a través de SmartContact. Solo debes seguir los siguientes pasos:

¿Cómo transferimos llamadas?

Buscamos el nombre del compañero al que queramos transferir la llamada.

Icono verde del teléfono: hablaremos con el compañero antes de transferir la llamada.

Icono azul de la flecha: directamente transferimos al alumno sin hablar con el compañero previamente.