LA GESTION DOCUMENTAL EN UNIDADES DE ARCHIVOS-Eduardo Vera Mendoza

Archivonomía comparada

LA GESTION DOCUMENTAL EN UNIDADES DE ARCHIVOS

Eduardo Vera Mendoza | 20220D0090

Índice

LA GESTION DOCUMENTAL

EN UNIDADES DE ARCHIVOS

1.

Gestión Documental en México

2.

Trasparencia

3.

Red de Trasparencia

4.

Metadatos

5.

Normatividad vigente aplicada

6.

La gestión en unidades de Archivo

7.

Propiedades y variables

8.

Archivos en los tres niveles de gobierno

9.

Archivos privados y especiales

10.

Fuentes consultadas

Gestión Documental en México

La gestión documental en unidades de archivos

Gestión Documental en México

Algunas definiciones

Aquello que debe “…cumplirse para el correcto manejo de la documentación y así poder garantizar el acceso a la información.” (INAI, s.f) “…es el área que garantiza el control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos, y el cual también incluyen procesos de registro, organización, descripción, acceso, consulta y disponibilidad de la información.” (IANI, s.f.)

Gestión Documental en México

Algunas definiciones

Aquella que integra “…los elementos normativos relacionados con la gestión documental y administración de los archivos, con el propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos.” (IFOEM, 2023)

Conclusión

La gestión documental en México es un proceso administrativo de suma importancia para las organizaciones, tanto públicas como privadas ya que en el se contempla, entre otras cosas, la creación, envió, recepción, mantenimiento, disponibilidad y resguardo de todos los materiales documentales que estas manejen.

Trasparencia

La gestión documental en unidades de archivos

Trasparencia

Algunas definiciones

“… refiere a la incorporación de las obligaciones de transparencia previstas por la legislación vigente en el ciclo de vida de los documentos para garantizar el acceso efectivo de la ciudadanía a la información pública desde el diseño de los sistemas de gestión documental.” (Agustí Cerrillo I Martínez, 2018). Se refiere al “…derecho de acceso a la información pública –establecido en la Ley de Transparencia local– se sustenta en el principio básico de la gestión y preservación de los archivos, pues es a través de los documentos organizados e identificables, como se puede garantizar su ejercicio.” (INFOEM, 2021).

Conclusión

La transparencia en cuanto a la gestión documental se refiere a este aspecto de que los documentos deben estar a disposición de aquellos que deseen consultarlos y que se convierte en una de las obligaciones de las instituciones que manejan y conservan estos materiales documentales.

Red de Trasparencia

La gestión documental en unidades de archivos

Red de Trasparencia

Algunas definiciones

“espacio permanente de diálogo, cooperación e intercambio de conocimientos y experiencias entre autoridades en materia de transparencia y derecho de acceso a la información pública, con el objeto de convertirse en un referente y contribuir así a la rendición de cuentas y el fortalecimiento de la gestión pública.” (IAFI, 2012)

Red de Trasparencia

Algunas definiciones

En términos internacionales “La Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) es un foro internacional conformado por las autoridades de Iberoamérica responsables de garantizar el derecho de acceso a la información que tiene como finalidad mantener un espacio permanente y formal de diálogo, de cooperación, así como de intercambio de conocimientos y experiencias entre sus miembros.” (RTA, 2024).

Conclusión

Partiendo de esta información se puede concluir que la Red de Transparencia se trata de un espacio (físico como organización y digital como sitio web) donde se facilita el acceso a la información, así como se regula que las organizaciones cumplan con las leyes aplicables sobre acceso a la información y protección de datos personales.

Metadatos

La gestión documental en unidades de archivos

Metadatos

Algunas definiciones

“…información que caracteriza datos, describen el contenido, calidad, condiciones, historia, disponibilidad y otras características de los datos.” (Gobierno de Perú, s.f.) “Cualquier archivo o base de datos que guarde información acerca de documentos de archivo, agregación de ellos, o cualquier otra de sus estructuras, así como sus atributos procesos y cambios “(Voutssas y Barnard 2014)

Conclusión

Los metadatos, de forma general, son estos datos que hablan de otros datos. En términos archivísticos serian los datos que describen el contenido y la estructura de los documentos.

Normatividad vigente aplicada

La gestión documental en unidades de archivos

• Reglamento de la Ley Federal de Archivos.

La normatividad aplicable para la gestión documental es variada, pero destacan por su importancia algunas como:

Normatividad vigente aplicada

• Ley general de archivos
• Ley general de transparencia y acceso a la información pública
• Ley general de protección de datos personales en posesión de sujetos obligados

• Ley federal de archivos
• Norma Oficial Mexicana NOM-004-SSA3-2012, Del expediente clínico
• Norma mexicana de preservación documental NMX-R-100-SCFI-2008

La gestión en unidades de Archivo

La gestión documental en unidades de archivos

La gestión de archivos se refiere al conjunto de procesos y técnicas utilizados para crear, organizar, mantener y acceder a documentos y registros de manera eficiente y segura y para cumplir con estos objetivos las unidades de archivo deben apegarse a la normatividad aplicable mencionada anteriormente ya que esta garantiza el correcto funcionamiento de las unidades de archivo

Propiedades y variables

La gestión documental en unidades de archivos

+ info

+ info

+ info

Propiedades y variables

Los archivos, sin importar su origen o precedencia ni la información que contengan o la institución que las resguarde, todos cuentan con propiedades y variables las cuales facilitan y garantizan el manejo adecuado de la información en las unidades de archivo.Algunas de las propiedades de los archivos son:

Número de expediente

Fecha de inicio del trámite

Fecha de recepción

Fecha de vencimiento

+ info

+ info

+ info

+ info

Propiedades

Tipo de trámite

Estado del trámite

Responsable del trámite

+ info

+ info

+ info

Propiedades y variables

Por otro lado, algunas de las variables de los archivos son:

Prioridad

Flujo de trabajo

Asignación de recursos

Etiquetas o palabras clave

+ info

+ info

+ info

Variables

Historial de acciones

Seguimiento y notificaciones

Conclusión

Todas estas cualidades son de suma importancia pues con ellas se pueden tomar decisiones adecuadas para mantener en óptimas condiciones a los archivos, así como mantener de forma eficiente a todos los procesos que los involucren

Archivos en los tres niveles de gobierno

La gestión documental en unidades de archivos

Archivos Municipales

Federal, Estatal y Municipal

Archivos en los tres niveles de gobierno

Archivos Federales

Los archivos documentales se generan constantemente como resultado del ejercicio de las funciones de instituciones públicas y privadas. En el caso de las instituciones gubernamentales esto es igual por lo que se tendrán:

Archivos Estatales o locales

Archivos privados y especiales

La gestión documental en unidades de archivos

Archivos privados y especiales

Algunas definiciones

Dentro de los diferentes tipos de archivos se pueden encontrar los archivos privados, los cuales son:

• Un archivo privado es “…aquél que pertenece a una persona o familia; a él sólo tienen acceso determinadas personas, no está abierto al público en general.” (UNAM, 2017).
• “Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.” (AGN Colombia, 2013).

Archivos privados y especiales

Algunas definiciones

Por otro lado, los archivos especiales son:

• Aquellos que “… tienen características no convencionales que requieren tratamiento diferente, por ello se usan ciertas técnicas para clasificar, ordenar, describir, conservar, declarar, difundir y consultar, con el fin de facilitar el acceso a la información contenida en los mismos.” (EUROINNOVA, 2024)

Conclusión

Los archivos privados y especiales son dos tipos particulares de archivos cuya principal diferencia es que el primero, como su nombre lo indica, es de carácter privado, es decir, que no está a disponibilidad de cualquier persona mientras que, los archivos especiales son aquellos con características diferentes a los archivos tradicionales como una mayor antigüedad o un formato con necesidades específicas.

• Archivo General del Estado de México. (2023). ¿Qué son los metadatos y cual es su utilidad para la Archivística? Consultado el 25 de abril de 2024. Recuperado de: https://agemex.edomex.gob.mx/Documento/Visualizar/profesionalizacion-webinars/webinar_metadatos.pdf
• Archivo General de la Nación. (2022). Normas Archivísticas. Consultado el 25 de abril de 2024. Recuperado de: https://www.gob.mx/agn/documentos/normas-archivisticas?state=published
• UNAM. (2017). Los archivos públicos, privados y personales. Consultado el 25 de abril de 2024. Recuperado de: https://repositorio-uapa.cuaieed.unam.mx/repositorio/moodle/pluginfile.php/2209/mod_resource/content/1/uapa-archivos-publicos-privados-personales/index.html
• Archivo General de la Nación Colombia. (2013). Glosario de términos AGN. Consultado el 25 de abril de 2024. Recuperado de: https://glosario.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=22&/archivo-privado
• EUROINNOVA. (2024). Que son documentos especiales y como se clasifican. Consultado el 25 de abril de 2024. Recuperado de: https://www.euroinnova.mx/blog/que-son-documentos-especiales-y-como-se-clasifican
• INFOEM. (2023). Gestión Documental y Archivos. Consultado el 25 de abril de 2024. Recuperado de: https://www.infoem.org.mx/es/contenido/iniciativas/gestion-documental

Fuentes consultadas

• Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales. (s.f.). Gestión documental y administración de archivos del INAI y de los sujetos obligados. Consultado el 25 de abril de 2024. Recuperado de: https://micrositios.inai.org.mx/gestiondocumental/
• Agustí Cerrillo I Martínez. (2018). El impacto de la gestión documental en la transparencia de las Administraciones públicas: la transparencia por diseño. Consultado el 25 de abril de 2024. Recuperado de: https://www.redalyc.org/journal/2815/281556727001/html/#:~:text=La%20transparencia%20por%20dise%C3%B1o%20se,los%20sistemas%20de%20gesti%C3%B3n%20documental.
• INFOEM. (2021). Archivos, base de la transparencia y rendición de cuentas. Consultado el 25 de abril de 2024. Recuperado de: https://www.infoem.org.mx/es/contenido/noticias/archivos-base-de-la-transparencia-y-rendici%C3%B3n-de-cuentas
• IAFI. (2012). Red de Transparencia y Acceso a la Información. Consultado el 25 de abril de 2024. Recuperado de: https://inicio.inai.org.mx/Rendicion_Cuentas/Volumen%20III%20Tomo%207%20Red%20de%20Transparencia%20y%20Acceso%20a%20la%20Informaci%C3%B3n.pdf
• Red de Transparencia y Acceso a la información. (2024). Que es la Red de Transparencia y Acceso a la información. Consultado el 25 de abril de 2024. Recuperado de: https://home.redrta.org/

¡MUCHAS GRACIAS!

Eduardo Vera Mendoza 20220D0090