ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
ACTIVIDAD 3PLANEACIÓN
Subtítulo
PROGRAMA ACADÉMICO: Licenciatura en Archivonomíaunidad de aprendizaje: diagnóstico y planeación documental nombre del profesor: l.c. ángel luis pineda aguirre nombre del alumno: jorge saavedra garcía número de boleta: 20220d0035 grupo: 6mx01 fecha de entrega: 28/04/2024
Autor: SAAVEDRA GARCÍA JORGE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL
XX/XX/20XX
PROYECTO DIAGNÓSTICO Optimización de la gestión documental en el ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
ACTIVIDAD 3 PLANEACIÓN
Autor: SAAVEDRA GARCÍA JORGE
XX/XX/20XX
dirección general
estructuraorgánica del fovissste
subdirecciones
jefaturas de servicios
jefaturas de departamento
17
43
estructuraorgánica del fovissste
jefaturas de departamento
13. consultivo y contratos14. enlace institucional y atención ciudadana 15. gerencias regionales 16. recursos humanos 17. recursos materiales y servicios generales
11. egresos y caja 12. planeación, evaluación 13. control y análisis de contabilidad de créditos 14. contabilidad general. 15. seguimiento y control de aportaciones 16. recuperación de cartera de activos y p.
jefaturas de servicio
17. cobranza fuera de sector 18. administración de cartera y finiquito 19. riesgos operativos y t. 20. riesgos jurídicos 21. riesgos de vivienda 22. riesgos de liquidez
subdirecciones
1. promoción crediticia2. formalización de crédito 3. oferta de vivienda 4. control presupuestal 5. financieros 6. control y registro de operaciones 7. ingresos
1. seguimiento a derechohabientes2. promoción de crédito 3. originación de crédito 4. seguimiento y control
8. administración riesgos operativos9. administración riesgos financieros 10. planeación 11. tecnología de la información 12. escrituración
23. riesgos de crédito y cartera 24. planeación estratégica 25. procesos y calidad 26. desarrollo organizacional 27. ventanilla única y control de gestión
1. Crédito2. finanzas 3. administración integral de riesgos 4. planeación e información 5. asuntos jurídicos 6. atención a acreditados 7. administración
5. supervisión de operaciones 6. análisis oferta de vivienda 7. coordinación ruv 8. programación 9. presupuesto 10. tesorería
estructuraorgánica del fovissste
28. informática base de datos y seguridad 29. proyectos especiales 30. soporte técnico y telecomunicaciones 31. notariado y archivo 32. escrituración y cancelación de la hipoteca
33. De lo contencioso34. administración de contratos y convenios 35. atención ciudadana 36. enlace institucional supervisión zona norte 37. supervisión zona centro 38. supervisión zona sur
39. personal40. capacitación y relaciones laborales 41. recursos materiales 42. servicios generales
01
antecedentes de la institución
fovissste
01. introducción
introducción
El presente proyecto denominado Optimización de la Gestión Documental en el Archivo de Concentración del FOVISSSTE.Servira el diagnóstico para evaluar el estado que guarda el Archivo de concentración en cuanto a su gestión, cabe hacer mención que el FOVISSSTE al ser un órgano desconcentrado del ISSSTE, es parte del Sistema Institucional de Archivos del ISSSTE y se apega a lo dispuesto por la Coordinación de Archivos del ISSSTE, físicamente observo buenas instalaciones, con un buen estado de conservación. También cuenta con el mobiliario, equipo y seguridad apropiados. En el presente trabajo se daran a conocer los resultados que se hicieron a través de la observación en las instalaciones, la entrevista al responsable de los archivos del FOVISSSTE así como encuesta realizada al personal que labora en el Archivo de Concentración.
Palabras clave
Introducción, diagnóstico, Sistema Institucional de Archivos
01. introducción
introducción
El presente proyecto denominado Optimización de la Gestión Documental en el Archivo de Concentración del FOVISSSTE.Servira el diagnóstico para evaluar el estado que guarda el Archivo de concentración en cuanto a su gestión, cabe hacer mención que el FOVISSSTE al ser un órgano desconcentrado del ISSSTE, es parte del Sistema Institucional de Archivos del ISSSTE y se apega a lo dispuesto por la Coordinación de Archivos del ISSSTE, físicamente observo buenas instalaciones, con un buen estado de conservación. También cuenta con el mobiliario, equipo y seguridad apropiados. En el presente trabajo se daran a conocer los resultados que se hicieron a través de la observación en las instalaciones, la entrevista al responsable de los archivos del FOVISSSTE así como encuesta realizada al personal que labora en el Archivo de Concentración.
Palabras clave
Introducción, diagnóstico, Sistema Institucional de Archivos
01. HISTORIA
el fovissste
Fue un 28 de diciembre de 1972 cuando se decretó oficialmente por el Congreso de la Unión, a través de del Diario Oficial de la Federación, la creación de manera formal de dicha institución.
Fondo de la Vivienda del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. El Fondo de Vivienda se encarga primordialmente de brindar créditos a los trabajadores que se encuentran al servicio del Estado, con el objetivo principal de que obtengan una vivienda propia.
Su objetivo, aunado con su misión, es el dar suficientes créditos de fácil acceso a todos aquellos trabajadores que se encuentren activos que pretendan adquirir una vivienda digna e integra.
Palabras clave
FOVISSSTE, Creación, Créditos y Vivienda Propia
02
objetivo general
Mejorar la gestión archivística para garantizar el acceso eficiente a la información y preservar la memoria institucional.
03
objetivos específicos
- Identificar las problemáticas existentes en los procesos técnicos archivísticos
- Evaluar el estado de los recursos disponibles en el archivo
- Establecer un cronograma de acciones para abordar las deficiencias detectadas
procesos técnicos archivísticos del archivo
04
04. procesos técnicos archivísticos del archivo
los procesos técnicos archivísticos del archivo son los siguientes:
• Volumen documental: Determinar la cantidad de documentos y su distribución. • Método de clasificación: Analizar el sistema de clasificación utilizado. • Catalogación y expedientación: Evaluar la organización y descripción de los documentos. • Depuración y valoración: Revisar los criterios y periodos de eliminación de documentos. • Transferencias: Cuantificar y analizar las transferencias de documentos. Información del resto de los recursos: • Local: Medidas, condiciones físicas y propiedad del espacio. • Mobiliario: Estado del mobiliario utilizado para almacenar documentos. • Equipo: Inventariar los recursos tecnológicos disponibles. • Capital Humano: Determinar la cantidad y perfiles del personal. • Aspectos relevantes a considerar en materia de recursos tecnológicos y normativos.
05. volumen documental
volumen documental
- En el Archivo de Concentración del FOVISSSTE, se resguardan 19,000 cajas con documentos de archivo pertenecientes a todas las Unidades Administrativas y Departamentos de Vivienda que conforman el FOVISSSTE.
- Equivalentes a: 160,170 KG.
- Equivalentes a: 7600 metros lineales.
05. método de clasificación
Clasificación documental: Es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos permiten agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica, con criterios funcionales u orgánicos para encontrar el contenido. Es decir, en función de algunas características preestablecidas, independientemente del origen, destino, soporte, etc.
método de clasificasción
En el FOVISSSTE, la clasificación es jerarquica, por funciones comunes y sustantivas y es por fondo, sección y serie. Se utilizan el sistema numérico y cronológico. Sistema numérico: Representa el orden a base de números (índices, guías, subguías y carpetas). Sistema cronológico: Ordena los documentos de acuerdo a la sucesión lógica de las fechas.
06. catalogación y expedientación
expedientación
En el FOVISSSTE la expedientación se hace desde los Archivos de Trámite:
- Apegandose en todo momento a los formatos vigentes que proporciona la Coordinación de Archivos del ISSSTE.
- En estos formatos se clasifican los documentos realizando la descripción del expediente en cada uno de los siguientes formatos:
- Inventario General por Expediente
- Inventarios Documentales de Transferencia (primaria y/o secundaria).
- Inventarios de baja documental
- Carátula del expediente
- Lomo del expediente
- Pestaña del expediente
- Etiqueta de marcado de caja
- Vale de préstamo
07. depuración y valoración
depuración y valoración
En el FOVISSSTE, los criterios y periodos de eliminación de documentos los extraen del Catálogo de Disposición Documental, ya que en este instrumento establece los valores documentales, los plazos de conservación, vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y destino final de los documentos de archivo.
Para esta labor participan los dueños de la información, es decir todas las Unidades Administrativas y Departamentos de Vivienda que conforman erl FOVISSSTE, en colaboración con el Archivo de Concentración y con la Coordinación de Archivos del ISSSTE.
08. TRANSFERENCIAS
TRANSFERENCIAS
En el FOVISSSTE, el Archivo de Concentración es el encargado de la recolección y resguardo de las Transferencias Primarias que envían las diversas Unidades Administrativas que lo conforman.
También el Archivo de Concentración es el encargado de realizar las Transferencias Secundarias o bajas definitivas según sea el caso.
09. Información del resto de los recursos
LOCAL
MOBILIARIO
CAPITAL HUMANO
RECURSOS
EQUIPO
TECNOLÓGICOS
+ Info
+ Info
+ Info
+ Info
+ Info
CRONOGRAMA
05
ESTABLECER PLAZOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS EN CADA ÁREA IDENTIFICADA.
09. CRONOGRAMA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
En el siguiente cronograma se puede observar la planeación de las actividades a desarrollar a partir de la entrega de este diagnóstico.
06
ANEXOS
GUIÓN DE ENTREVISTA, CUESTIONARIOS Y GUÍA DE OBSERVACIÓN
ANEXOS
Anexo 1
CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
Anexo 2
entrevista al responsable de archivos del fovissste
04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
CUESTIONARIO REALIZADO AL ENCARGADO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
i. DATOS DE LA PERSONA QUE REALIZA LA ENTREVISTA
Escriba los datos que se solicutan:
1. Nombre de la institución: Archivo de Concentración del Fondo de la Vivienda del ISSSTE (FOVISSSTE). 2. Calle: Manuel M. Flores No. 38, Col. Santiago Zapotitlán. 3. Municipio: Alcaldía Tláhuac 4. Código Postal: 13300 5. Dirección de correo electrónico: jorge.saavedra@fovissste.gob.mx 6. Fecha y hora de la entrevista: CDMX a 25 de abril del 2024 7. Nombre de la persona que realiza la entrevista: Jorge Saavedra García 8. Cargo de la persona que realiza la entrevista: Encargado del Archivo de Concentración. 9. Nombre de la persona que atiende la entrevista: Lic. Jesús Heriberto González García Rojas. 10. Cargo de la persona que atiende la entrevista: Responsable de los Archivos del FOVISSSTE.
04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
CUESTIONARIO REALIZADO AL ENCARGADO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
iI. DATOS DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Escriba los datos que se solicutan:
1. Nombre: Jesús Heriberto González García Rojas 2. Cargo: Responsable de los Archivos en el FOVISSSTE. 3. Teléfono y extensión: 5322 0497 ext. 85079 4. Dirección de correo electrónico: jesus.gonzalezr@fovissste.gob.mx 5. Unidad Administrativa de adscripción: Subdirección de Administración 6. Nivel máximo de estudios: Licenciatura 7. ¿Cuenta con experiencia en el ámbito de la archivística? Sí 8. ¿Cuenta con nombramiento oficial del titular de la dependencia o entidad como responsable del Archivo de Concentración? Sí
04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
iII. personal del archivo de concentración
1. ¿Ha tomado algún curso en materia archivística? (en caso afirmativo indique los cursos que ha tomado en los últimos tres años). Sí, Archivonomía Gubernamental (INAI), Archivos Gubernamentales (UNAM), Introducción a la Ley General de Archivos ()Archivos Digitales ()2. ¿Cuántas personas laboran en el archivo de concentración? 5 personas 1. ¿Cuenta con áreas destinadas especialmente para el archivo? Sí, todo el inmueble 2. ¿Ubicación del archivo (sótano, planta baja, 1er, 2do, 3er piso, azotea, etc.? Bodega Especialmente equipada para el archivo. 3. ¿Las instalaciones del archivo se comparten con otras áreas (administrativas, mantenimiento, bodega, vigilancia, etc.? No, son exclusivas del archivo 4. Señale el tipo de mobiliario en que está colocada la documentación para su resguardo (anaquel, gaveta, archivero, estante, etc.). En estanteria móvil y fija, así como en tarimas de madera. 5. ¿Su mobiliario es suficiente para albergar el acervo documental? (si, no, ¿Por qué?)
No, ya que tenemos un rezago con las bajas documentales, ya que los instrumentos de control archivísticos, no se encuentran validados por el AGN y no podemos realizar bajas.
iV. características del archivo
04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
V. volumetría del archivo de concentración
1. Total de cajas resguardadas en el inmueble. 19000 cajas 2. Indique el volumen de la documentación resguardada en metros lineales. 7600 Metros lineales 3. Indique el número aproximado de expedientes resguardados en el archivo. 760,000 Expedientes aproximadamente 4. Anaqueles instalados. 240 anaqueles de alta densidad y 23 anáqueles fijos. 5. Cajas Alojadas actualmente en anaqueles. 13,000 cajas 6. Capacidad de Alojamiento de Cajas en anaqueles. 13,000 Cajas 7. Cajas en estibadas en tarimas por falta de anaqueles. 6000 cajas 8. Porcentaje de la superficie del inmueble con Anaqueles Instalados. 70 % 9. Porcentaje Disponible para crecimiento en anaqueles.
20%
04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
V. volumetría del archivo de concentración
1. Total de cajas resguardadas en el inmueble. 19000 cajas 2. Indique el volumen de la documentación resguardada en metros lineales. 7600 Metros lineales 3. Indique el número aproximado de expedientes resguardados en el archivo. 760,000 Expedientes aproximadamente 4. Anaqueles instalados. 240 anaqueles de alta densidad y 23 anáqueles fijos. 5. Cajas Alojadas actualmente en anaqueles. 13,000 cajas 6. Capacidad de Alojamiento de Cajas en anaqueles. 13,000 Cajas 7. Cajas en estibadas en tarimas por falta de anaqueles. 6000 cajas 8. Porcentaje de la superficie del inmueble con Anaqueles Instalados. 70 % 9. Porcentaje Disponible para crecimiento en anaqueles.
20%
04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
VI. conservación y preservación documental
1. Indique cómo se encuentran instalados los expedientes en el archivo (legajos, guardados en cajones, apilados, documentación suelta, en cajas). En cajas2. ¿Tiene integrado su documentación en expedientes por asunto? Sí 3. ¿Cada expediente cuenta con una guarda individual en? (folders, sobres, carpetas, cajas). Sí 4. ¿El Archivo de Concentración cuenta con algún tipo de seguridad en caso de alguna contingencia? (extintores, personal de seguridad, salidas de emergencia, lámparas de seguridad, otros. Especifique). Supresor de incendios con 19 tanques de nitrogeno, 40 detectores de húmo, 90 extintores compuesto seco, planta de emergencia luz 20 Kw, Vigilancia las 24 horas los 365 días del año, circuito cerrado de vigilancia 5. ¿Con que periodicidad realizan la limpieza del archivo? Diariamente hay dos personas de limpieza de planta. 6. ¿En el archivo realizan fumigación? Sí, mensualmente 7. ¿Las instalaciones del archivo reúnen las condiciones ambientales adecuadas para la conservación de los expedientes de archivo? Sí, ya que es libre de húmedad, lugares bien ventilados, sin entrada de luz solar, esta en una parte alta libre de inundaciones y se realiza limpieza todos los días. 8. ¿Los encargados y usuarios del archivo utilizan algún equipo de protección? Sí, bata, guantes, cubrebocas y calzado especial.
04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
VI. conservación y preservación documental
9. ¿Los expedientes presentan algún tipo de deterioro físico? (hongos humedad, roturas, mutilaciones, otros). La mayoría se encuentran en perfectas condiciones de conservación10. ¿Cuentan con algún control electrónico para los documentos como hoja de cálculo o procesador de texto? Se cuenta con una Base de Datos en Excel y con un Visor documental de imágenes digitalizadas. 11. ¿Qué actividades abarca su control electrónico de documentos? (Recepción y alta de expedientes, búsqueda de expedientes para préstamo, control de préstamo y devolución de expedientes, otras). Recepción y alta en la base de datos, colocación en área topográfica disponible, búsqueda de expedientes para consulta y préstamo, devolución de expedientes. 12. ¿Es útil su control de documentos electrónico para la búsqueda y organización de la documentación? (si, no, ¿Por qué?). Sí, Ya que nos ayuda a encontrar los expedientes en físico, reduciendo drasticamente los tiempos de búsqueda, además de ahí obtenemos los datos que requerimos para los diferentes controles que se nos solicitan tales como Reportes o informes. 13. ¿La documentación resguardada se encuentra digitalizada? Toda el acervo documental del 2021 hacia atrás se encuentra digitalizado y se puede consultar en el visor de imágenes digitalizadas, mismo que desarrollo Tecnologías de la Información del FOVISSSTE.
04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
VI. conservación y preservación documental
14. ¿Cuál es el formato de los archivos digitalizados? PDF15. ¿Dónde resguarda el material digitalizado?
En el área de Tecnologías de la Información
VII. normatividad institucional en materia de archivos
1. ¿Cuenta el ente público con Cuadro General de Clasificación Archivística? Sí2. ¿Cómo está estructurado el Cuadro General de Clasificación Archivística del FOVISSSTE? Por jerarquía 3. ¿El FOVISSSTE cuenta con inventarios documentales? (Inventario general por expediente, Inventario de archivo de trámite, Inventario de transferencia primaria, Inventario de transferencia secundaria, Inventario de baja documental). Sí, con todos 4. ¿El FOVISSSTE cuenta con Catálogo de Disposición Documental (CADIDO)? Sí 5. ¿El FOVISSSTE cuenta con Guía Simple de Archivo? Sí
04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
VII. normatividad institucional en materia de archivos
6. ¿Conoce el contenido de la Ley General de Archivos? Sí 7. ¿Qué acciones ha realizado para el cumplimiento de la ley? (Contratar personal profesional, Capacitación del personal, Elaborar instrumentos de control y consulta archivísticos, Organizar archivo en sus tres fases (trámite, concentración e histórico) Expurgo y depuración, Transferencias documentales, Bajas documentales, Difusión, divulgación, Destinar recursos para: Adecuaciones al inmueble, Equipamiento, Implementación de algún sistema informático).
Se esta apoyando al encargado del archivo para que termine sus estudios en archivonomía, se ha introducido en dos ejercicios consecutivos el cursos de Archivonomía Gubernamental el cual pueden tomar en línea, se mandaron actualizaciones de los instrumentos Cuadro General de Clasificación Archivística así como del Catálogo de Disposición Documental, para su validación ante el AGN,, entre otras acciones.
ENTREVISTA
AL RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS DEL FOVISSSTE
ENTREVISTADOR
Buenos días, primero que nada agradezco que me haya recibido para efectuar esta entrevista con relación al Archivo de concentración a su digno cargo.
El motivo de esta entrevista principalmente es conocer el estado que guarda dicho archivo en cuanto a su organización, su estructura, el personal que labora en el archivo, el tipo de documentación que resguardan en el archivo, los servicios que ofrece este archivo, la volumetría resguardada en el mismo, mobiliario, equipo así como sus instalaciones.
Empecemos:
Primero que nada me gustaría me platicaras acerca de la experiencia que tienes en materia de archivos:
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Claro que sí, llevo 5 años como responsable de los archivos en el FOVISSSTE, también he recibido asesorías en la materia, por parte del Coordinador de Archivos del ISSSTE y he acreditado un par de cursos en línea.
ENTREVISTADOR
Excelente, me puedes decir si tienes un nombramiento oficial como responsable del Archivo de Concentración:
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Sí, expedido por la Subdirección de Administración
ENTREVISTADOR
Ahora me gustaría que me platicaras acerca del personal que labora en este archivo, todos los aspectos, si son personal de base o confianza, el tiempo que tienen laborando en este archivo cada uno de ellos, así como la experiencia y formación que tiene tu personal en materia de archivos:
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Tengo a cinco personas en el archivo de concentración, un encargado del archivo el cual tiene prácticamente 14 años de experiencia en el puesto, durante todos esos años a participado en varios cursos impartidos por diferentes instituciones, además tiene el título de Profesional Asociado en Archivonomía otorgado por la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, actualmente estudiando el sexto semestre de la carrera de Archivonomía en la ENBA y su personal de apoyo una persona de apoyo administrativo y tres personas operativas, todos ellos con experiencia de 15, 10, 7 y 5 años respectivamente en el archivo y muchos más en otros puestos.
ENTREVISTADOR
Pasemos a otro tema, ahora con relación a las instalaciones del archivo, me puedes platicar en donde se encuentra, si el inmueble es propio o es rentado, cuantos metros cuadrados tiene y de la misma forma el equipamiento con el que cuenta este archivo:
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
El inmueble es rentado, es una bodega con 900 M2 aproximadamentela ubicación es en Manuel M. Flores No. 38, Col. Santiago Zapotitlán, Alcaldía Tláhuac, C.P. 13300, CDMX, el inmueble esta bien equipado con anaqueles de alta densidad, equipo supresor de incendios y planta de emergencia.
ENTREVISTADOR
Agradezco el detalle de la información, me puedes decir cuántos anaqueles tiene el archivo y de qué tipo son estos:
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Tenemos 240 anaqueles de alta densidad, es decir móviles para máximo aprovechamiento de los espacios, contamos además con 23 anáqueles fijos y 6 planeros.
ENTREVISTADOR
Gracias, ahora platícame por favor del tipo de archivos que resguardan, en que están contenidos y a quién pertenece esta documentación, también me puedes informar el tipo de usuarios al que le prestan servicio.
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Al ser un Archivo de Concentración nosotros resguardamos los expedientes de las diversas unidades administrativas y Departamentos de Vivienda que conforman el FOVISSSTE, son documentos de archivo, estan contenidos en cajas y exclusivamente le prestamos servicio a los dueños de la información realizando consultas y préstamo de expedientes.
ENTREVISTADOR
Pasando a otro tema, me gustaría que me platicaras de la normatividad que rige a este archivo así como de los instrumentos de consulta y control con los que cuentan.
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Pertenecemos al Sistema Institucional de Archivos del ISSSTE, por lo que nos apegamos a toda la normatividadque este maneja, principalmente a la Ley General de Archivos.
ENTREVISTADOR
Para finalizar me gustaría saber cómo tienen organizado este archivo, tanto en su distribución como en los controles internos que manejan para tener controlado todo el volumen de archivos que me mencionas que resguardan.
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Principalmente llevamos el control con una Base de Datos de todo el universo resguardado en el archivo, los expedientes estan organizados por lote de transferencia primaria, así como por área, otra de las herramientas que ocupamos demasiado es el visor de imágenes digitalizadas y los Inventarios de Transferencia Primaria.
ENTREVISTADOR
Agradezco infinitamente el tiempo que me prestaste para esta entrevista así como la fluidez de tus respuestas, no me queda más que felicitarte por el gran trabajo que realizas como responsable de este Archivo de Concentración.
07
fotografías
del archivo de concentración del fovissste
FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
08
conclusiones
síntesis principales problemáticas detectadas
CONCLUSIONES
propuesta solucion
1. Contratación de una persona área administrativa y dos personas para actividades operativas. 2. Dar bajas documentales con apoyo de la Coordinación de Archivos del ISSSTE 3. Solicitarle al Coordinador de Archivos valide los instrumentos ante el AGN. 4. Hacer un contrato con algún proveedor que les de mantenimiento a los anáqueles mínimo una vez al año. 5. Urge realizar el mantenimiento al equipo tanto a los tanques de nitrógeno, como a los detectores de húmo.
PROBLEMÁTICAS DETECTADAS
1. Falta de Personal y preparación del mismo 2. Archivo ya saturado, sin espacio para recibir más cajas 3. Instumentos Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental y Guía de Archivos, no validados por el AGN. 4. Falta mantenimiento a los anáqueles. 5. Falta de mantenimiento al equipo supresor de incendios.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Jaén García, Luis Fernando (24 de octubre de 2013) El Diagnostico Archivístico, Una propuesta Metodológica. [PDF]. Dirección General, Edición Gráfica. Consultado el 20 de abril de 2024 a las 9:15 am. Recuperado de: https://www.nsyp.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/652539/mod_resource/content/1/EL%20DIAGNOSTICO%20ARCHIVISTICO%20LECTURA%20%281%29.pdf
capital humano:
El personal con el que cuenta el Archivo de Concentración es el siguiente: 1 Encargado del Archivo de Concentración (13 años de experiencia y título de Profesional Asociado en Archivonomía). 1 Persona apoyo administrativo. 3 Personas Operativas (todos con más de 10 años de experiencia y cursos en Archivonomía Gubernamental).
mobiliario:
El archivo esta bien equipado con oficinas amuebladas, escritorios, sillas, aires acondicionados, mesa de juntas, área de alimentos equipada, recepción, área de consulta amueblada y área de espera.
recursos tecnológicos
El Archivo cuenta con un Visor de imágenes digitalizadas, ya que todos los expedientes que se tienen resguardados en el Archivo de Concentración se encuentran digitalizados, de 2021 hacia atrás, ya que en este ejercicio se llevo a cabo la digitalización de todo el acervo documental.
El Archivo de Concentración:
Ubicación: Manuel M. Flores No. 38, Col. Santiago Zapotitlán, Alcaldía Tláhuac, C.P. 13300. Es un inmueble exclusivo para el archivo de concentración. Dimensiones: 900 m2 aproximadamente.
equipo:
El equipo consta de equipos de movimiento como patines de carga, diablitos, escaleras, equipo de computo, multifuncionales para escanear y fotocopiado, 240 anaqueles de alta densidad, 23 anaqueles fijos, equipo supresor de incendios, 16 tanques de nitrógeno, 40 detectores de húmo, 90 extintores, 6 planeros, planta de emergencia con capacidad de 20 Kw e iluminación led.
PROYECTO DIAGNÓSTICO ARCHIVO CONCENTRACIÓN FOVISSSTE
JORGE SAAVEDRA
Created on April 25, 2024
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ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
ACTIVIDAD 3PLANEACIÓN
Subtítulo
PROGRAMA ACADÉMICO: Licenciatura en Archivonomíaunidad de aprendizaje: diagnóstico y planeación documental nombre del profesor: l.c. ángel luis pineda aguirre nombre del alumno: jorge saavedra garcía número de boleta: 20220d0035 grupo: 6mx01 fecha de entrega: 28/04/2024
Autor: SAAVEDRA GARCÍA JORGE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL
XX/XX/20XX
PROYECTO DIAGNÓSTICO Optimización de la gestión documental en el ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
ACTIVIDAD 3 PLANEACIÓN
Autor: SAAVEDRA GARCÍA JORGE
XX/XX/20XX
dirección general
estructuraorgánica del fovissste
subdirecciones
jefaturas de servicios
jefaturas de departamento
17
43
estructuraorgánica del fovissste
jefaturas de departamento
13. consultivo y contratos14. enlace institucional y atención ciudadana 15. gerencias regionales 16. recursos humanos 17. recursos materiales y servicios generales
11. egresos y caja 12. planeación, evaluación 13. control y análisis de contabilidad de créditos 14. contabilidad general. 15. seguimiento y control de aportaciones 16. recuperación de cartera de activos y p.
jefaturas de servicio
17. cobranza fuera de sector 18. administración de cartera y finiquito 19. riesgos operativos y t. 20. riesgos jurídicos 21. riesgos de vivienda 22. riesgos de liquidez
subdirecciones
1. promoción crediticia2. formalización de crédito 3. oferta de vivienda 4. control presupuestal 5. financieros 6. control y registro de operaciones 7. ingresos
1. seguimiento a derechohabientes2. promoción de crédito 3. originación de crédito 4. seguimiento y control
8. administración riesgos operativos9. administración riesgos financieros 10. planeación 11. tecnología de la información 12. escrituración
23. riesgos de crédito y cartera 24. planeación estratégica 25. procesos y calidad 26. desarrollo organizacional 27. ventanilla única y control de gestión
1. Crédito2. finanzas 3. administración integral de riesgos 4. planeación e información 5. asuntos jurídicos 6. atención a acreditados 7. administración
5. supervisión de operaciones 6. análisis oferta de vivienda 7. coordinación ruv 8. programación 9. presupuesto 10. tesorería
estructuraorgánica del fovissste
28. informática base de datos y seguridad 29. proyectos especiales 30. soporte técnico y telecomunicaciones 31. notariado y archivo 32. escrituración y cancelación de la hipoteca
33. De lo contencioso34. administración de contratos y convenios 35. atención ciudadana 36. enlace institucional supervisión zona norte 37. supervisión zona centro 38. supervisión zona sur
39. personal40. capacitación y relaciones laborales 41. recursos materiales 42. servicios generales
01
antecedentes de la institución
fovissste
01. introducción
introducción
El presente proyecto denominado Optimización de la Gestión Documental en el Archivo de Concentración del FOVISSSTE.Servira el diagnóstico para evaluar el estado que guarda el Archivo de concentración en cuanto a su gestión, cabe hacer mención que el FOVISSSTE al ser un órgano desconcentrado del ISSSTE, es parte del Sistema Institucional de Archivos del ISSSTE y se apega a lo dispuesto por la Coordinación de Archivos del ISSSTE, físicamente observo buenas instalaciones, con un buen estado de conservación. También cuenta con el mobiliario, equipo y seguridad apropiados. En el presente trabajo se daran a conocer los resultados que se hicieron a través de la observación en las instalaciones, la entrevista al responsable de los archivos del FOVISSSTE así como encuesta realizada al personal que labora en el Archivo de Concentración.
Palabras clave
Introducción, diagnóstico, Sistema Institucional de Archivos
01. introducción
introducción
El presente proyecto denominado Optimización de la Gestión Documental en el Archivo de Concentración del FOVISSSTE.Servira el diagnóstico para evaluar el estado que guarda el Archivo de concentración en cuanto a su gestión, cabe hacer mención que el FOVISSSTE al ser un órgano desconcentrado del ISSSTE, es parte del Sistema Institucional de Archivos del ISSSTE y se apega a lo dispuesto por la Coordinación de Archivos del ISSSTE, físicamente observo buenas instalaciones, con un buen estado de conservación. También cuenta con el mobiliario, equipo y seguridad apropiados. En el presente trabajo se daran a conocer los resultados que se hicieron a través de la observación en las instalaciones, la entrevista al responsable de los archivos del FOVISSSTE así como encuesta realizada al personal que labora en el Archivo de Concentración.
Palabras clave
Introducción, diagnóstico, Sistema Institucional de Archivos
01. HISTORIA
el fovissste
Fue un 28 de diciembre de 1972 cuando se decretó oficialmente por el Congreso de la Unión, a través de del Diario Oficial de la Federación, la creación de manera formal de dicha institución.
Fondo de la Vivienda del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. El Fondo de Vivienda se encarga primordialmente de brindar créditos a los trabajadores que se encuentran al servicio del Estado, con el objetivo principal de que obtengan una vivienda propia.
Su objetivo, aunado con su misión, es el dar suficientes créditos de fácil acceso a todos aquellos trabajadores que se encuentren activos que pretendan adquirir una vivienda digna e integra.
Palabras clave
FOVISSSTE, Creación, Créditos y Vivienda Propia
02
objetivo general
Mejorar la gestión archivística para garantizar el acceso eficiente a la información y preservar la memoria institucional.
03
objetivos específicos
procesos técnicos archivísticos del archivo
04
04. procesos técnicos archivísticos del archivo
los procesos técnicos archivísticos del archivo son los siguientes:
• Volumen documental: Determinar la cantidad de documentos y su distribución. • Método de clasificación: Analizar el sistema de clasificación utilizado. • Catalogación y expedientación: Evaluar la organización y descripción de los documentos. • Depuración y valoración: Revisar los criterios y periodos de eliminación de documentos. • Transferencias: Cuantificar y analizar las transferencias de documentos. Información del resto de los recursos: • Local: Medidas, condiciones físicas y propiedad del espacio. • Mobiliario: Estado del mobiliario utilizado para almacenar documentos. • Equipo: Inventariar los recursos tecnológicos disponibles. • Capital Humano: Determinar la cantidad y perfiles del personal. • Aspectos relevantes a considerar en materia de recursos tecnológicos y normativos.
05. volumen documental
volumen documental
05. método de clasificación
Clasificación documental: Es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos permiten agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica, con criterios funcionales u orgánicos para encontrar el contenido. Es decir, en función de algunas características preestablecidas, independientemente del origen, destino, soporte, etc.
método de clasificasción
En el FOVISSSTE, la clasificación es jerarquica, por funciones comunes y sustantivas y es por fondo, sección y serie. Se utilizan el sistema numérico y cronológico. Sistema numérico: Representa el orden a base de números (índices, guías, subguías y carpetas). Sistema cronológico: Ordena los documentos de acuerdo a la sucesión lógica de las fechas.
06. catalogación y expedientación
expedientación
En el FOVISSSTE la expedientación se hace desde los Archivos de Trámite:
07. depuración y valoración
depuración y valoración
En el FOVISSSTE, los criterios y periodos de eliminación de documentos los extraen del Catálogo de Disposición Documental, ya que en este instrumento establece los valores documentales, los plazos de conservación, vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y destino final de los documentos de archivo.
Para esta labor participan los dueños de la información, es decir todas las Unidades Administrativas y Departamentos de Vivienda que conforman erl FOVISSSTE, en colaboración con el Archivo de Concentración y con la Coordinación de Archivos del ISSSTE.
08. TRANSFERENCIAS
TRANSFERENCIAS
En el FOVISSSTE, el Archivo de Concentración es el encargado de la recolección y resguardo de las Transferencias Primarias que envían las diversas Unidades Administrativas que lo conforman.
También el Archivo de Concentración es el encargado de realizar las Transferencias Secundarias o bajas definitivas según sea el caso.
09. Información del resto de los recursos
LOCAL
MOBILIARIO
CAPITAL HUMANO
RECURSOS
EQUIPO
TECNOLÓGICOS
+ Info
+ Info
+ Info
+ Info
+ Info
CRONOGRAMA
05
ESTABLECER PLAZOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS EN CADA ÁREA IDENTIFICADA.
09. CRONOGRAMA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
En el siguiente cronograma se puede observar la planeación de las actividades a desarrollar a partir de la entrega de este diagnóstico.
06
ANEXOS
GUIÓN DE ENTREVISTA, CUESTIONARIOS Y GUÍA DE OBSERVACIÓN
ANEXOS
Anexo 1
CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
Anexo 2
entrevista al responsable de archivos del fovissste
04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
CUESTIONARIO REALIZADO AL ENCARGADO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
i. DATOS DE LA PERSONA QUE REALIZA LA ENTREVISTA
Escriba los datos que se solicutan:
1. Nombre de la institución: Archivo de Concentración del Fondo de la Vivienda del ISSSTE (FOVISSSTE). 2. Calle: Manuel M. Flores No. 38, Col. Santiago Zapotitlán. 3. Municipio: Alcaldía Tláhuac 4. Código Postal: 13300 5. Dirección de correo electrónico: jorge.saavedra@fovissste.gob.mx 6. Fecha y hora de la entrevista: CDMX a 25 de abril del 2024 7. Nombre de la persona que realiza la entrevista: Jorge Saavedra García 8. Cargo de la persona que realiza la entrevista: Encargado del Archivo de Concentración. 9. Nombre de la persona que atiende la entrevista: Lic. Jesús Heriberto González García Rojas. 10. Cargo de la persona que atiende la entrevista: Responsable de los Archivos del FOVISSSTE.
04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
CUESTIONARIO REALIZADO AL ENCARGADO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
iI. DATOS DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Escriba los datos que se solicutan:
1. Nombre: Jesús Heriberto González García Rojas 2. Cargo: Responsable de los Archivos en el FOVISSSTE. 3. Teléfono y extensión: 5322 0497 ext. 85079 4. Dirección de correo electrónico: jesus.gonzalezr@fovissste.gob.mx 5. Unidad Administrativa de adscripción: Subdirección de Administración 6. Nivel máximo de estudios: Licenciatura 7. ¿Cuenta con experiencia en el ámbito de la archivística? Sí 8. ¿Cuenta con nombramiento oficial del titular de la dependencia o entidad como responsable del Archivo de Concentración? Sí
04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
iII. personal del archivo de concentración
1. ¿Ha tomado algún curso en materia archivística? (en caso afirmativo indique los cursos que ha tomado en los últimos tres años). Sí, Archivonomía Gubernamental (INAI), Archivos Gubernamentales (UNAM), Introducción a la Ley General de Archivos ()Archivos Digitales ()2. ¿Cuántas personas laboran en el archivo de concentración? 5 personas 1. ¿Cuenta con áreas destinadas especialmente para el archivo? Sí, todo el inmueble 2. ¿Ubicación del archivo (sótano, planta baja, 1er, 2do, 3er piso, azotea, etc.? Bodega Especialmente equipada para el archivo. 3. ¿Las instalaciones del archivo se comparten con otras áreas (administrativas, mantenimiento, bodega, vigilancia, etc.? No, son exclusivas del archivo 4. Señale el tipo de mobiliario en que está colocada la documentación para su resguardo (anaquel, gaveta, archivero, estante, etc.). En estanteria móvil y fija, así como en tarimas de madera. 5. ¿Su mobiliario es suficiente para albergar el acervo documental? (si, no, ¿Por qué?) No, ya que tenemos un rezago con las bajas documentales, ya que los instrumentos de control archivísticos, no se encuentran validados por el AGN y no podemos realizar bajas.
iV. características del archivo
04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
V. volumetría del archivo de concentración
1. Total de cajas resguardadas en el inmueble. 19000 cajas 2. Indique el volumen de la documentación resguardada en metros lineales. 7600 Metros lineales 3. Indique el número aproximado de expedientes resguardados en el archivo. 760,000 Expedientes aproximadamente 4. Anaqueles instalados. 240 anaqueles de alta densidad y 23 anáqueles fijos. 5. Cajas Alojadas actualmente en anaqueles. 13,000 cajas 6. Capacidad de Alojamiento de Cajas en anaqueles. 13,000 Cajas 7. Cajas en estibadas en tarimas por falta de anaqueles. 6000 cajas 8. Porcentaje de la superficie del inmueble con Anaqueles Instalados. 70 % 9. Porcentaje Disponible para crecimiento en anaqueles. 20%
04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
V. volumetría del archivo de concentración
1. Total de cajas resguardadas en el inmueble. 19000 cajas 2. Indique el volumen de la documentación resguardada en metros lineales. 7600 Metros lineales 3. Indique el número aproximado de expedientes resguardados en el archivo. 760,000 Expedientes aproximadamente 4. Anaqueles instalados. 240 anaqueles de alta densidad y 23 anáqueles fijos. 5. Cajas Alojadas actualmente en anaqueles. 13,000 cajas 6. Capacidad de Alojamiento de Cajas en anaqueles. 13,000 Cajas 7. Cajas en estibadas en tarimas por falta de anaqueles. 6000 cajas 8. Porcentaje de la superficie del inmueble con Anaqueles Instalados. 70 % 9. Porcentaje Disponible para crecimiento en anaqueles. 20%
04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
VI. conservación y preservación documental
1. Indique cómo se encuentran instalados los expedientes en el archivo (legajos, guardados en cajones, apilados, documentación suelta, en cajas). En cajas2. ¿Tiene integrado su documentación en expedientes por asunto? Sí 3. ¿Cada expediente cuenta con una guarda individual en? (folders, sobres, carpetas, cajas). Sí 4. ¿El Archivo de Concentración cuenta con algún tipo de seguridad en caso de alguna contingencia? (extintores, personal de seguridad, salidas de emergencia, lámparas de seguridad, otros. Especifique). Supresor de incendios con 19 tanques de nitrogeno, 40 detectores de húmo, 90 extintores compuesto seco, planta de emergencia luz 20 Kw, Vigilancia las 24 horas los 365 días del año, circuito cerrado de vigilancia 5. ¿Con que periodicidad realizan la limpieza del archivo? Diariamente hay dos personas de limpieza de planta. 6. ¿En el archivo realizan fumigación? Sí, mensualmente 7. ¿Las instalaciones del archivo reúnen las condiciones ambientales adecuadas para la conservación de los expedientes de archivo? Sí, ya que es libre de húmedad, lugares bien ventilados, sin entrada de luz solar, esta en una parte alta libre de inundaciones y se realiza limpieza todos los días. 8. ¿Los encargados y usuarios del archivo utilizan algún equipo de protección? Sí, bata, guantes, cubrebocas y calzado especial.
04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
VI. conservación y preservación documental
9. ¿Los expedientes presentan algún tipo de deterioro físico? (hongos humedad, roturas, mutilaciones, otros). La mayoría se encuentran en perfectas condiciones de conservación10. ¿Cuentan con algún control electrónico para los documentos como hoja de cálculo o procesador de texto? Se cuenta con una Base de Datos en Excel y con un Visor documental de imágenes digitalizadas. 11. ¿Qué actividades abarca su control electrónico de documentos? (Recepción y alta de expedientes, búsqueda de expedientes para préstamo, control de préstamo y devolución de expedientes, otras). Recepción y alta en la base de datos, colocación en área topográfica disponible, búsqueda de expedientes para consulta y préstamo, devolución de expedientes. 12. ¿Es útil su control de documentos electrónico para la búsqueda y organización de la documentación? (si, no, ¿Por qué?). Sí, Ya que nos ayuda a encontrar los expedientes en físico, reduciendo drasticamente los tiempos de búsqueda, además de ahí obtenemos los datos que requerimos para los diferentes controles que se nos solicitan tales como Reportes o informes. 13. ¿La documentación resguardada se encuentra digitalizada? Toda el acervo documental del 2021 hacia atrás se encuentra digitalizado y se puede consultar en el visor de imágenes digitalizadas, mismo que desarrollo Tecnologías de la Información del FOVISSSTE.
04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
VI. conservación y preservación documental
14. ¿Cuál es el formato de los archivos digitalizados? PDF15. ¿Dónde resguarda el material digitalizado? En el área de Tecnologías de la Información
VII. normatividad institucional en materia de archivos
1. ¿Cuenta el ente público con Cuadro General de Clasificación Archivística? Sí2. ¿Cómo está estructurado el Cuadro General de Clasificación Archivística del FOVISSSTE? Por jerarquía 3. ¿El FOVISSSTE cuenta con inventarios documentales? (Inventario general por expediente, Inventario de archivo de trámite, Inventario de transferencia primaria, Inventario de transferencia secundaria, Inventario de baja documental). Sí, con todos 4. ¿El FOVISSSTE cuenta con Catálogo de Disposición Documental (CADIDO)? Sí 5. ¿El FOVISSSTE cuenta con Guía Simple de Archivo? Sí
04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE
VII. normatividad institucional en materia de archivos
6. ¿Conoce el contenido de la Ley General de Archivos? Sí 7. ¿Qué acciones ha realizado para el cumplimiento de la ley? (Contratar personal profesional, Capacitación del personal, Elaborar instrumentos de control y consulta archivísticos, Organizar archivo en sus tres fases (trámite, concentración e histórico) Expurgo y depuración, Transferencias documentales, Bajas documentales, Difusión, divulgación, Destinar recursos para: Adecuaciones al inmueble, Equipamiento, Implementación de algún sistema informático). Se esta apoyando al encargado del archivo para que termine sus estudios en archivonomía, se ha introducido en dos ejercicios consecutivos el cursos de Archivonomía Gubernamental el cual pueden tomar en línea, se mandaron actualizaciones de los instrumentos Cuadro General de Clasificación Archivística así como del Catálogo de Disposición Documental, para su validación ante el AGN,, entre otras acciones.
ENTREVISTA
AL RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS DEL FOVISSSTE
ENTREVISTADOR
Buenos días, primero que nada agradezco que me haya recibido para efectuar esta entrevista con relación al Archivo de concentración a su digno cargo. El motivo de esta entrevista principalmente es conocer el estado que guarda dicho archivo en cuanto a su organización, su estructura, el personal que labora en el archivo, el tipo de documentación que resguardan en el archivo, los servicios que ofrece este archivo, la volumetría resguardada en el mismo, mobiliario, equipo así como sus instalaciones.
Empecemos: Primero que nada me gustaría me platicaras acerca de la experiencia que tienes en materia de archivos:
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Claro que sí, llevo 5 años como responsable de los archivos en el FOVISSSTE, también he recibido asesorías en la materia, por parte del Coordinador de Archivos del ISSSTE y he acreditado un par de cursos en línea.
ENTREVISTADOR
Excelente, me puedes decir si tienes un nombramiento oficial como responsable del Archivo de Concentración:
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Sí, expedido por la Subdirección de Administración
ENTREVISTADOR
Ahora me gustaría que me platicaras acerca del personal que labora en este archivo, todos los aspectos, si son personal de base o confianza, el tiempo que tienen laborando en este archivo cada uno de ellos, así como la experiencia y formación que tiene tu personal en materia de archivos:
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Tengo a cinco personas en el archivo de concentración, un encargado del archivo el cual tiene prácticamente 14 años de experiencia en el puesto, durante todos esos años a participado en varios cursos impartidos por diferentes instituciones, además tiene el título de Profesional Asociado en Archivonomía otorgado por la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, actualmente estudiando el sexto semestre de la carrera de Archivonomía en la ENBA y su personal de apoyo una persona de apoyo administrativo y tres personas operativas, todos ellos con experiencia de 15, 10, 7 y 5 años respectivamente en el archivo y muchos más en otros puestos.
ENTREVISTADOR
Pasemos a otro tema, ahora con relación a las instalaciones del archivo, me puedes platicar en donde se encuentra, si el inmueble es propio o es rentado, cuantos metros cuadrados tiene y de la misma forma el equipamiento con el que cuenta este archivo:
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
El inmueble es rentado, es una bodega con 900 M2 aproximadamentela ubicación es en Manuel M. Flores No. 38, Col. Santiago Zapotitlán, Alcaldía Tláhuac, C.P. 13300, CDMX, el inmueble esta bien equipado con anaqueles de alta densidad, equipo supresor de incendios y planta de emergencia.
ENTREVISTADOR
Agradezco el detalle de la información, me puedes decir cuántos anaqueles tiene el archivo y de qué tipo son estos:
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Tenemos 240 anaqueles de alta densidad, es decir móviles para máximo aprovechamiento de los espacios, contamos además con 23 anáqueles fijos y 6 planeros.
ENTREVISTADOR
Gracias, ahora platícame por favor del tipo de archivos que resguardan, en que están contenidos y a quién pertenece esta documentación, también me puedes informar el tipo de usuarios al que le prestan servicio.
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Al ser un Archivo de Concentración nosotros resguardamos los expedientes de las diversas unidades administrativas y Departamentos de Vivienda que conforman el FOVISSSTE, son documentos de archivo, estan contenidos en cajas y exclusivamente le prestamos servicio a los dueños de la información realizando consultas y préstamo de expedientes.
ENTREVISTADOR
Pasando a otro tema, me gustaría que me platicaras de la normatividad que rige a este archivo así como de los instrumentos de consulta y control con los que cuentan.
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Pertenecemos al Sistema Institucional de Archivos del ISSSTE, por lo que nos apegamos a toda la normatividadque este maneja, principalmente a la Ley General de Archivos.
ENTREVISTADOR
Para finalizar me gustaría saber cómo tienen organizado este archivo, tanto en su distribución como en los controles internos que manejan para tener controlado todo el volumen de archivos que me mencionas que resguardan.
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Principalmente llevamos el control con una Base de Datos de todo el universo resguardado en el archivo, los expedientes estan organizados por lote de transferencia primaria, así como por área, otra de las herramientas que ocupamos demasiado es el visor de imágenes digitalizadas y los Inventarios de Transferencia Primaria.
ENTREVISTADOR
Agradezco infinitamente el tiempo que me prestaste para esta entrevista así como la fluidez de tus respuestas, no me queda más que felicitarte por el gran trabajo que realizas como responsable de este Archivo de Concentración.
07
fotografías
del archivo de concentración del fovissste
FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
08
conclusiones
síntesis principales problemáticas detectadas
CONCLUSIONES
propuesta solucion
1. Contratación de una persona área administrativa y dos personas para actividades operativas. 2. Dar bajas documentales con apoyo de la Coordinación de Archivos del ISSSTE 3. Solicitarle al Coordinador de Archivos valide los instrumentos ante el AGN. 4. Hacer un contrato con algún proveedor que les de mantenimiento a los anáqueles mínimo una vez al año. 5. Urge realizar el mantenimiento al equipo tanto a los tanques de nitrógeno, como a los detectores de húmo.
PROBLEMÁTICAS DETECTADAS
1. Falta de Personal y preparación del mismo 2. Archivo ya saturado, sin espacio para recibir más cajas 3. Instumentos Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental y Guía de Archivos, no validados por el AGN. 4. Falta mantenimiento a los anáqueles. 5. Falta de mantenimiento al equipo supresor de incendios.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Jaén García, Luis Fernando (24 de octubre de 2013) El Diagnostico Archivístico, Una propuesta Metodológica. [PDF]. Dirección General, Edición Gráfica. Consultado el 20 de abril de 2024 a las 9:15 am. Recuperado de: https://www.nsyp.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/652539/mod_resource/content/1/EL%20DIAGNOSTICO%20ARCHIVISTICO%20LECTURA%20%281%29.pdf
capital humano:
El personal con el que cuenta el Archivo de Concentración es el siguiente: 1 Encargado del Archivo de Concentración (13 años de experiencia y título de Profesional Asociado en Archivonomía). 1 Persona apoyo administrativo. 3 Personas Operativas (todos con más de 10 años de experiencia y cursos en Archivonomía Gubernamental).
mobiliario:
El archivo esta bien equipado con oficinas amuebladas, escritorios, sillas, aires acondicionados, mesa de juntas, área de alimentos equipada, recepción, área de consulta amueblada y área de espera.
recursos tecnológicos
El Archivo cuenta con un Visor de imágenes digitalizadas, ya que todos los expedientes que se tienen resguardados en el Archivo de Concentración se encuentran digitalizados, de 2021 hacia atrás, ya que en este ejercicio se llevo a cabo la digitalización de todo el acervo documental.
El Archivo de Concentración:
Ubicación: Manuel M. Flores No. 38, Col. Santiago Zapotitlán, Alcaldía Tláhuac, C.P. 13300. Es un inmueble exclusivo para el archivo de concentración. Dimensiones: 900 m2 aproximadamente.
equipo:
El equipo consta de equipos de movimiento como patines de carga, diablitos, escaleras, equipo de computo, multifuncionales para escanear y fotocopiado, 240 anaqueles de alta densidad, 23 anaqueles fijos, equipo supresor de incendios, 16 tanques de nitrógeno, 40 detectores de húmo, 90 extintores, 6 planeros, planta de emergencia con capacidad de 20 Kw e iluminación led.