PROYECTO DIAGNÓSTICO ARCHIVO CONCENTRACIÓN FOVISSSTE

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

Subtítulo

ACTIVIDAD 3PLANEACIÓN

PROGRAMA ACADÉMICO: Licenciatura en Archivonomíaunidad de aprendizaje: diagnóstico y planeación documentalnombre del profesor: l.c. ángel luis pineda aguirrenombre del alumno: jorge saavedra garcíanúmero de boleta: 20220d0035grupo: 6mx01fecha de entrega: 28/04/2024

Autor: SAAVEDRA GARCÍA JORGEDIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DOCUMENTAL

XX/XX/20XX

PROYECTO DIAGNÓSTICO Optimización de la gestión documental en el ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE

ACTIVIDAD 3 PLANEACIÓN

Autor: SAAVEDRA GARCÍA JORGE

XX/XX/20XX

43

17

jefaturas de departamento

jefaturas de servicios

subdirecciones

estructuraorgánicadel fovissste

dirección general

1. seguimiento a derechohabientes2. promoción de crédito3. originación de crédito4. seguimiento y control

1. promoción crediticia2. formalización de crédito3. oferta de vivienda4. control presupuestal5. financieros6. control y registro de operaciones7. ingresos

1. Crédito2. finanzas3. administración integral de riesgos4. planeación e información5. asuntos jurídicos6. atención a acreditados7. administración

23. riesgos de crédito y cartera24. planeación estratégica25. procesos y calidad26. desarrollo organizacional27. ventanilla única y control de gestión

17. cobranza fuera de sector18. administración de cartera y finiquito19. riesgos operativos y t.20. riesgos jurídicos21. riesgos de vivienda22. riesgos de liquidez

11. egresos y caja12. planeación, evaluación13. control y análisis de contabilidad de créditos14. contabilidad general.15. seguimiento y control de aportaciones16. recuperación de cartera de activos y p.

5. supervisión de operaciones6. análisis oferta de vivienda7. coordinación ruv8. programación9. presupuesto10. tesorería

estructuraorgánicadel fovissste

13. consultivo y contratos14. enlace institucional y atención ciudadana15. gerencias regionales16. recursos humanos17. recursos materiales y servicios generales

8. administración riesgos operativos9. administración riesgos financieros10. planeación11. tecnología de la información12. escrituración

jefaturas de departamento

jefaturas de servicio

subdirecciones

39. personal40. capacitación y relaciones laborales41. recursos materiales42. servicios generales

33. De lo contencioso34. administración de contratos y convenios35. atención ciudadana36. enlace institucionalsupervisión zona norte37. supervisión zona centro38. supervisión zona sur

28. informática base de datos y seguridad29. proyectos especiales30. soporte técnico y telecomunicaciones31. notariado y archivo32. escrituración y cancelación de la hipoteca

estructuraorgánicadel fovissste

antecedentes de la institución

fovissste

01

01. introducción

introducción

El presente proyecto denominado Optimización de la Gestión Documental en el Archivo de Concentración del FOVISSSTE.Servira el diagnóstico para evaluar el estado que guarda el Archivo de concentración en cuanto a su gestión, cabe hacer mención que el FOVISSSTE al ser un órgano desconcentrado del ISSSTE, es parte del Sistema Institucional de Archivos del ISSSTE y se apega a lo dispuesto por la Coordinación de Archivos del ISSSTE, físicamente observo buenas instalaciones, con un buen estado de conservación. También cuenta con el mobiliario, equipo y seguridad apropiados.En el presente trabajo se daran a conocer los resultados que se hicieron a través de la observación en las instalaciones, la entrevista al responsable de los archivos del FOVISSSTE así como encuesta realizada al personal que labora en el Archivo de Concentración.

Palabras clave

Introducción, diagnóstico, Sistema Institucional de Archivos

01. introducción

introducción

El presente proyecto denominado Optimización de la Gestión Documental en el Archivo de Concentración del FOVISSSTE.Servira el diagnóstico para evaluar el estado que guarda el Archivo de concentración en cuanto a su gestión, cabe hacer mención que el FOVISSSTE al ser un órgano desconcentrado del ISSSTE, es parte del Sistema Institucional de Archivos del ISSSTE y se apega a lo dispuesto por la Coordinación de Archivos del ISSSTE, físicamente observo buenas instalaciones, con un buen estado de conservación. También cuenta con el mobiliario, equipo y seguridad apropiados.En el presente trabajo se daran a conocer los resultados que se hicieron a través de la observación en las instalaciones, la entrevista al responsable de los archivos del FOVISSSTE así como encuesta realizada al personal que labora en el Archivo de Concentración.

Palabras clave

Introducción, diagnóstico, Sistema Institucional de Archivos

Su objetivo, aunado con su misión, es el dar suficientes créditos de fácil acceso a todos aquellos trabajadores que se encuentren activos que pretendan adquirir una vivienda digna e integra.

Fondo de la Vivienda del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. El Fondo de Vivienda se encarga primordialmente de brindar créditos a los trabajadores que se encuentran al servicio del Estado, con el objetivo principal de que obtengan una vivienda propia.

Fue un 28 de diciembre de 1972 cuando se decretó oficialmente por el Congreso de la Unión, a través de del Diario Oficial de la Federación, la creación de manera formal de dicha institución.

01. HISTORIA

el fovissste

Palabras clave

FOVISSSTE, Creación, Créditos y Vivienda Propia

Mejorar la gestión archivística para garantizar el acceso eficiente a la información y preservar la memoria institucional.

objetivo general

02

• Identificar las problemáticas existentes en los procesos técnicos archivísticos
• Evaluar el estado de los recursos disponibles en el archivo
• Establecer un cronograma de acciones para abordar las deficiencias detectadas

objetivos específicos

03

procesos técnicos archivísticos del archivo

04

• Volumen documental: Determinar la cantidad de documentos y su distribución. • Método de clasificación: Analizar el sistema de clasificación utilizado. • Catalogación y expedientación: Evaluar la organización y descripción de los documentos. • Depuración y valoración: Revisar los criterios y periodos de eliminación de documentos. • Transferencias: Cuantificar y analizar las transferencias de documentos. Información del resto de los recursos: • Local: Medidas, condiciones físicas y propiedad del espacio. • Mobiliario: Estado del mobiliario utilizado para almacenar documentos. • Equipo: Inventariar los recursos tecnológicos disponibles. • Capital Humano: Determinar la cantidad y perfiles del personal. • Aspectos relevantes a considerar en materia de recursos tecnológicos y normativos.

04. procesos técnicos archivísticos del archivo

los procesos técnicos archivísticos del archivo son los siguientes:

05. volumen documental

volumen documental

• En el Archivo de Concentración del FOVISSSTE, se resguardan 19,000 cajas con documentos de archivo pertenecientes a todas las Unidades Administrativas y Departamentos de Vivienda que conforman el FOVISSSTE.
• Equivalentes a: 160,170 KG.
• Equivalentes a: 7600 metros lineales.

En el FOVISSSTE, la clasificación es jerarquica, por funciones comunes y sustantivas y es por fondo, sección y serie.Se utilizan el sistema numérico y cronológico.Sistema numérico: Representa el orden a base de números (índices, guías, subguías y carpetas). Sistema cronológico: Ordena los documentos de acuerdo a la sucesión lógica de las fechas.

Clasificación documental: Es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos permiten agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica, con criterios funcionales u orgánicos para encontrar el contenido. Es decir, en función de algunas características preestablecidas, independientemente del origen, destino, soporte, etc.

05. método de clasificación

método de clasificasción

En el FOVISSSTE la expedientación se hace desde los Archivos de Trámite:

• Apegandose en todo momento a los formatos vigentes que proporciona la Coordinación de Archivos del ISSSTE.
• En estos formatos se clasifican los documentos realizando la descripción del expediente en cada uno de los siguientes formatos:

1. Inventario General por Expediente
2. Inventarios Documentales de Transferencia (primaria y/o secundaria).
3. Inventarios de baja documental
4. Carátula del expediente
5. Lomo del expediente
6. Pestaña del expediente
7. Etiqueta de marcado de caja
8. Vale de préstamo

06. catalogación y expedientación

expedientación

Para esta labor participan los dueños de la información, es decir todas las Unidades Administrativas y Departamentos de Vivienda que conforman erl FOVISSSTE, en colaboración con el Archivo de Concentración y con la Coordinación de Archivos del ISSSTE.

En el FOVISSSTE, los criterios y periodos de eliminación de documentos los extraen del Catálogo de Disposición Documental, ya que en este instrumento establece los valores documentales, los plazos de conservación, vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y destino final de los documentos de archivo.

07. depuración y valoración

depuración y valoración

También el Archivo de Concentración es el encargado de realizar las Transferencias Secundarias o bajas definitivas según sea el caso.

En el FOVISSSTE, el Archivo de Concentración es el encargado de la recolección y resguardo de las Transferencias Primarias que envían las diversas Unidades Administrativas que lo conforman.

08. TRANSFERENCIAS

TRANSFERENCIAS

TECNOLÓGICOS

RECURSOS

CAPITAL HUMANO

EQUIPO

MOBILIARIO

09. Información del resto de los recursos

LOCAL

+ Info

+ Info

+ Info

+ Info

+ Info

CRONOGRAMA

ESTABLECER PLAZOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS EN CADA ÁREA IDENTIFICADA.

05

09. CRONOGRAMA

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

En el siguiente cronograma se puede observar la planeación de las actividades a desarrollar a partir de la entrega de este diagnóstico.

ANEXOS

GUIÓN DE ENTREVISTA, CUESTIONARIOS Y GUÍA DE OBSERVACIÓN

06

entrevista al responsable de archivos del fovissste

CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE

ANEXOS

Anexo 1

Anexo 2

1. Nombre de la institución: Archivo de Concentración del Fondo de la Vivienda del ISSSTE (FOVISSSTE). 2. Calle: Manuel M. Flores No. 38, Col. Santiago Zapotitlán. 3. Municipio: Alcaldía Tláhuac 4. Código Postal: 13300 5. Dirección de correo electrónico: jorge.saavedra@fovissste.gob.mx 6. Fecha y hora de la entrevista: CDMX a 25 de abril del 2024 7. Nombre de la persona que realiza la entrevista: Jorge Saavedra García 8. Cargo de la persona que realiza la entrevista: Encargado del Archivo de Concentración. 9. Nombre de la persona que atiende la entrevista: Lic. Jesús Heriberto González García Rojas. 10. Cargo de la persona que atiende la entrevista: Responsable de los Archivos del FOVISSSTE.

i. DATOS DE LA PERSONA QUE REALIZA LA ENTREVISTA

Escriba los datos que se solicutan:

04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE

CUESTIONARIO REALIZADO AL ENCARGADO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

1. Nombre: Jesús Heriberto González García Rojas 2. Cargo: Responsable de los Archivos en el FOVISSSTE. 3. Teléfono y extensión: 5322 0497 ext. 85079 4. Dirección de correo electrónico: jesus.gonzalezr@fovissste.gob.mx 5. Unidad Administrativa de adscripción: Subdirección de Administración 6. Nivel máximo de estudios: Licenciatura 7. ¿Cuenta con experiencia en el ámbito de la archivística? Sí 8. ¿Cuenta con nombramiento oficial del titular de la dependencia o entidad como responsable del Archivo de Concentración? Sí

iI. DATOS DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Escriba los datos que se solicutan:

04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE

CUESTIONARIO REALIZADO AL ENCARGADO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

iV. características del archivo

1. ¿Ha tomado algún curso en materia archivística? (en caso afirmativo indique los cursos que ha tomado en los últimos tres años). Sí, Archivonomía Gubernamental (INAI), Archivos Gubernamentales (UNAM), Introducción a la Ley General de Archivos ()Archivos Digitales ()2. ¿Cuántas personas laboran en el archivo de concentración? 5 personas1. ¿Cuenta con áreas destinadas especialmente para el archivo? Sí, todo el inmueble2. ¿Ubicación del archivo (sótano, planta baja, 1er, 2do, 3er piso, azotea, etc.? Bodega Especialmente equipada para el archivo.3. ¿Las instalaciones del archivo se comparten con otras áreas (administrativas, mantenimiento, bodega, vigilancia, etc.? No, son exclusivas del archivo4. Señale el tipo de mobiliario en que está colocada la documentación para su resguardo (anaquel, gaveta, archivero, estante, etc.). En estanteria móvil y fija, así como en tarimas de madera.5. ¿Su mobiliario es suficiente para albergar el acervo documental? (si, no, ¿Por qué?) No, ya que tenemos un rezago con las bajas documentales, ya que los instrumentos de control archivísticos, no se encuentran validados por el AGN y no podemos realizar bajas.

iII. personal del archivo de concentración

04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE

1. Total de cajas resguardadas en el inmueble. 19000 cajas2. Indique el volumen de la documentación resguardada en metros lineales. 7600 Metros lineales3. Indique el número aproximado de expedientes resguardados en el archivo. 760,000 Expedientes aproximadamente4. Anaqueles instalados. 240 anaqueles de alta densidad y 23 anáqueles fijos.5. Cajas Alojadas actualmente en anaqueles. 13,000 cajas6. Capacidad de Alojamiento de Cajas en anaqueles. 13,000 Cajas7. Cajas en estibadas en tarimas por falta de anaqueles. 6000 cajas8. Porcentaje de la superficie del inmueble con Anaqueles Instalados. 70 %9. Porcentaje Disponible para crecimiento en anaqueles. 20%

V. volumetría del archivo de concentración

04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE

1. Total de cajas resguardadas en el inmueble. 19000 cajas2. Indique el volumen de la documentación resguardada en metros lineales. 7600 Metros lineales3. Indique el número aproximado de expedientes resguardados en el archivo. 760,000 Expedientes aproximadamente4. Anaqueles instalados. 240 anaqueles de alta densidad y 23 anáqueles fijos.5. Cajas Alojadas actualmente en anaqueles. 13,000 cajas6. Capacidad de Alojamiento de Cajas en anaqueles. 13,000 Cajas7. Cajas en estibadas en tarimas por falta de anaqueles. 6000 cajas8. Porcentaje de la superficie del inmueble con Anaqueles Instalados. 70 %9. Porcentaje Disponible para crecimiento en anaqueles. 20%

V. volumetría del archivo de concentración

04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE

1. Indique cómo se encuentran instalados los expedientes en el archivo (legajos, guardados en cajones, apilados, documentación suelta, en cajas). En cajas2. ¿Tiene integrado su documentación en expedientes por asunto? Sí3. ¿Cada expediente cuenta con una guarda individual en? (folders, sobres, carpetas, cajas). Sí4. ¿El Archivo de Concentración cuenta con algún tipo de seguridad en caso de alguna contingencia? (extintores, personal de seguridad, salidas de emergencia, lámparas de seguridad, otros. Especifique). Supresor de incendios con 19 tanques de nitrogeno, 40 detectores de húmo, 90 extintores compuesto seco, planta de emergencia luz 20 Kw, Vigilancia las 24 horas los 365 días del año, circuito cerrado de vigilancia5. ¿Con que periodicidad realizan la limpieza del archivo? Diariamente hay dos personas de limpieza de planta.6. ¿En el archivo realizan fumigación? Sí, mensualmente7. ¿Las instalaciones del archivo reúnen las condiciones ambientales adecuadas para la conservación de los expedientes de archivo? Sí, ya que es libre de húmedad, lugares bien ventilados, sin entrada de luz solar, esta en una parte alta libre de inundaciones y se realiza limpieza todos los días.8. ¿Los encargados y usuarios del archivo utilizan algún equipo de protección? Sí, bata, guantes, cubrebocas y calzado especial.

VI. conservación y preservación documental

04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE

9. ¿Los expedientes presentan algún tipo de deterioro físico? (hongos humedad, roturas, mutilaciones, otros). La mayoría se encuentran en perfectas condiciones de conservación10. ¿Cuentan con algún control electrónico para los documentos como hoja de cálculo o procesador de texto? Se cuenta con una Base de Datos en Excel y con un Visor documental de imágenes digitalizadas.11. ¿Qué actividades abarca su control electrónico de documentos? (Recepción y alta de expedientes, búsqueda de expedientes para préstamo, control de préstamo y devolución de expedientes, otras). Recepción y alta en la base de datos, colocación en área topográfica disponible, búsqueda de expedientes para consulta y préstamo, devolución de expedientes.12. ¿Es útil su control de documentos electrónico para la búsqueda y organización de la documentación? (si, no, ¿Por qué?).Sí, Ya que nos ayuda a encontrar los expedientes en físico, reduciendo drasticamente los tiempos de búsqueda, además de ahí obtenemos los datos que requerimos para los diferentes controles que se nos solicitan tales como Reportes o informes.13. ¿La documentación resguardada se encuentra digitalizada? Toda el acervo documental del 2021 hacia atrás se encuentra digitalizado y se puede consultar en el visor de imágenes digitalizadas, mismo que desarrollo Tecnologías de la Información del FOVISSSTE.

VI. conservación y preservación documental

04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE

1. ¿Cuenta el ente público con Cuadro General de Clasificación Archivística? Sí2. ¿Cómo está estructurado el Cuadro General de Clasificación Archivística del FOVISSSTE? Por jerarquía3. ¿El FOVISSSTE cuenta con inventarios documentales? (Inventario general por expediente, Inventario de archivo de trámite, Inventario de transferencia primaria, Inventario de transferencia secundaria, Inventario de baja documental). Sí, con todos4. ¿El FOVISSSTE cuenta con Catálogo de Disposición Documental (CADIDO)? Sí5. ¿El FOVISSSTE cuenta con Guía Simple de Archivo? Sí

VII. normatividad institucional en materia de archivos

14. ¿Cuál es el formato de los archivos digitalizados? PDF15. ¿Dónde resguarda el material digitalizado? En el área de Tecnologías de la Información

VI. conservación y preservación documental

04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE

6. ¿Conoce el contenido de la Ley General de Archivos? Sí7. ¿Qué acciones ha realizado para el cumplimiento de la ley? (Contratar personal profesional, Capacitación del personal, Elaborar instrumentos de control y consulta archivísticos, Organizar archivo en sus tres fases (trámite, concentración e histórico) Expurgo y depuración, Transferencias documentales, Bajas documentales, Difusión, divulgación, Destinar recursos para: Adecuaciones al inmueble, Equipamiento, Implementación de algún sistema informático). Se esta apoyando al encargado del archivo para que termine sus estudios en archivonomía, se ha introducido en dos ejercicios consecutivos el cursos de Archivonomía Gubernamental el cual pueden tomar en línea, se mandaron actualizaciones de los instrumentos Cuadro General de Clasificación Archivística así como del Catálogo de Disposición Documental, para su validación ante el AGN,, entre otras acciones.

VII. normatividad institucional en materia de archivos

04. CUESTIONARIO PARA EL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL FOVISSSTE

ENTREVISTA

AL RESPONSABLE DE LOS ARCHIVOS DEL FOVISSSTE

Sí, expedido por la Subdirección de Administración

RESPONSABLE DEL ARCHIVO

ENTREVISTADOR

Excelente, me puedes decir si tienes un nombramiento oficial como responsable del Archivo de Concentración:

Buenos días, primero que nada agradezco que me haya recibido para efectuar esta entrevista con relación al Archivo de concentración a su digno cargo. El motivo de esta entrevista principalmente es conocer el estado que guarda dicho archivo en cuanto a su organización, su estructura, el personal que labora en el archivo, el tipo de documentación que resguardan en el archivo, los servicios que ofrece este archivo, la volumetría resguardada en el mismo, mobiliario, equipo así como sus instalaciones.

Empecemos: Primero que nada me gustaría me platicaras acerca de la experiencia que tienes en materia de archivos:

RESPONSABLE DEL ARCHIVO

ENTREVISTADOR

Claro que sí, llevo 5 años como responsable de los archivos en el FOVISSSTE, también he recibido asesorías en la materia, por parte del Coordinador de Archivos del ISSSTE y he acreditado un par de cursos en línea.

Pasemos a otro tema, ahora con relación a las instalaciones del archivo, me puedes platicar en donde se encuentra, si el inmueble es propio o es rentado, cuantos metros cuadrados tiene y de la misma forma el equipamiento con el que cuenta este archivo:

Ahora me gustaría que me platicaras acerca del personal que labora en este archivo, todos los aspectos, si son personal de base o confianza, el tiempo que tienen laborando en este archivo cada uno de ellos, así como la experiencia y formación que tiene tu personal en materia de archivos:

El inmueble es rentado, es una bodega con 900 M2 aproximadamentela ubicación es en Manuel M. Flores No. 38, Col. Santiago Zapotitlán,Alcaldía Tláhuac, C.P. 13300, CDMX, el inmueble esta bien equipadocon anaqueles de alta densidad, equipo supresor de incendios yplanta de emergencia.

RESPONSABLE DEL ARCHIVO

ENTREVISTADOR

RESPONSABLE DEL ARCHIVO

ENTREVISTADOR

Tengo a cinco personas en el archivo de concentración, un encargado del archivo el cual tiene prácticamente 14 años de experiencia en el puesto, durante todos esos años a participado en varios cursos impartidos por diferentes instituciones, además tiene el título de Profesional Asociado en Archivonomía otorgado por la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, actualmente estudiando el sexto semestre de la carrera de Archivonomía en la ENBA y su personal de apoyo una persona de apoyo administrativo y tres personas operativas, todos ellos con experiencia de 15, 10, 7 y 5 años respectivamente en el archivo y muchos más en otros puestos.

Pasando a otro tema, me gustaría que me platicaras de la normatividad que rige a este archivo así como de los instrumentos de consulta y control con los que cuentan.

ENTREVISTADOR

Gracias, ahora platícame por favor del tipo de archivos que resguardan, en que están contenidos y a quién pertenece esta documentación, también me puedes informar el tipo de usuarios al que le prestan servicio.

Agradezco el detalle de la información, me puedes decir cuántos anaqueles tiene el archivo y de qué tipo son estos:

Al ser un Archivo de Concentración nosotros resguardamos los expedientes de las diversas unidades administrativas y Departamentos de Vivienda que conforman el FOVISSSTE, son documentos de archivo, estan contenidos en cajas y exclusivamente le prestamos servicio a los dueños de la información realizando consultas y préstamo de expedientes.

RESPONSABLE DEL ARCHIVO

ENTREVISTADOR

RESPONSABLE DEL ARCHIVO

ENTREVISTADOR

Tenemos 240 anaqueles de alta densidad, es decir móviles para máximo aprovechamiento de los espacios, contamos además con 23 anáqueles fijos y 6 planeros.

Agradezco infinitamente el tiempo que me prestaste para esta entrevista así como la fluidez de tus respuestas, no me queda más que felicitarte por el gran trabajo que realizas como responsable de este Archivo de Concentración.

Para finalizar me gustaría saber cómo tienen organizado este archivo, tanto en su distribución como en los controles internos que manejan para tener controlado todo el volumen de archivos que me mencionas que resguardan.

ENTREVISTADOR

Principalmente llevamos el control con una Base de Datos de todo el universo resguardado en el archivo, los expedientes estan organizados por lote de transferencia primaria, así como por área, otra de las herramientas que ocupamos demasiado es el visor de imágenes digitalizadas y los Inventarios de Transferencia Primaria.

RESPONSABLE DEL ARCHIVO

RESPONSABLE DEL ARCHIVO

ENTREVISTADOR

Pertenecemos al Sistema Institucional de Archivos del ISSSTE, por lo que nos apegamos a toda la normatividadque este maneja, principalmente a la Ley General de Archivos.

fotografías

del archivo de concentración del fovissste

07

FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

FOTOGRAFIAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

conclusiones

síntesis principales problemáticas detectadas

08

1. Contratación de una persona área administrativa y dos personas para actividades operativas.2. Dar bajas documentales con apoyo de la Coordinación de Archivos del ISSSTE3. Solicitarle al Coordinador de Archivos valide los instrumentos ante el AGN.4. Hacer un contrato con algún proveedor que les de mantenimiento a los anáqueles mínimo una vez al año.5. Urge realizar el mantenimiento al equipo tanto a los tanques de nitrógeno, como a los detectores de húmo.

CONCLUSIONES

PROBLEMÁTICAS DETECTADAS

propuesta solucion

1. Falta de Personal y preparación del mismo2. Archivo ya saturado, sin espacio para recibir más cajas3. Instumentos Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental y Guía de Archivos, no validados por el AGN.4. Falta mantenimiento a los anáqueles.5. Falta de mantenimiento al equipo supresor de incendios.

Jaén García, Luis Fernando (24 de octubre de 2013) El Diagnostico Archivístico, Una propuesta Metodológica. [PDF]. Dirección General, Edición Gráfica. Consultado el 20 de abril de 2024 a las 9:15 am. Recuperado de: https://www.nsyp.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/652539/mod_resource/content/1/EL%20DIAGNOSTICO%20ARCHIVISTICO%20LECTURA%20%281%29.pdf

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

El personal con el que cuenta el Archivo de Concentración es el siguiente:1 Encargado del Archivo de Concentración (13 años de experiencia y título de Profesional Asociado en Archivonomía).1 Persona apoyo administrativo.3 Personas Operativas (todos con más de 10 años de experiencia y cursos en Archivonomía Gubernamental).

capital humano:

El archivo esta bien equipado con oficinas amuebladas, escritorios, sillas, aires acondicionados, mesa de juntas, área de alimentos equipada, recepción, área de consulta amueblada y área de espera.

mobiliario:

El Archivo cuenta con un Visor de imágenes digitalizadas, ya que todos los expedientes que se tienen resguardados en el Archivo de Concentración se encuentran digitalizados, de 2021 hacia atrás, ya que en este ejercicio se llevo a cabo la digitalización de todo el acervo documental.

recursos tecnológicos

Ubicación: Manuel M. Flores No. 38, Col. Santiago Zapotitlán, Alcaldía Tláhuac, C.P. 13300.Es un inmueble exclusivo para el archivo de concentración.Dimensiones: 900 m2 aproximadamente.

El Archivo de Concentración:

El equipo consta de equipos de movimiento como patines de carga, diablitos, escaleras, equipo de computo, multifuncionales para escanear y fotocopiado, 240 anaqueles de alta densidad, 23 anaqueles fijos, equipo supresor de incendios, 16 tanques de nitrógeno, 40 detectores de húmo, 90 extintores, 6 planeros, planta de emergencia con capacidad de 20 Kw e iluminación led.

equipo: