Unidad 2 Reto 2 Importancia del monitoreo y control integral proyectos

EjecuciÓn, seguimiento y cierre de los proyectos unidad 2 r2. importancia del monitoreo y control integral en la administraciÓn de proyectos: alcance, cronograma y cambios.

noÉ rafael leÓn carrillo / 21034672 / 21 de abril de 2024

ASESOR: MARIO ENRIQUE TOVILLA PÉREZ

03.importancia del proceso de controlar el cronograma del proyecto o seguimiento del cronograma

02.importancia de la validación y control del alcance del proyecto

01.importancia del monitoreo y control de los proyectos

04.conclusión

TABLA DE CONTENIDO

05.bibliografía

01

importancia del monitoreo y control de los proyectos

3 entradas del proceso y ¿Cómo las aplicarÍas en un proyecto a tu cargo?

Como parte de este proceso de monitoreo y control del proyecto podemos mencionar las siguientes entradas y como aplicarlas: Cronograma del proyecto: Este nos permite comparar el progreso real contra lo planificado y asi identificar desviaciones en el tiempo. Se debe de revisar regularmente para de esta manera evitar cualquier retardo o tomar las medidas correspondientes para corregir a tiempo. Prespuesto del proyecto: Este nos facilita darle el seguimiento de los costos reales contra los costos presupuestados y de esta manera controlar los gastos por lo que se debe de llevar un control de gastos e identificar áreas donde se esten excediendo y buscar formas de mitigarlos. Recursos del proyecto: Este nos permite asegurarnos de que los recursos necesarios esten disponibles según lo programado mediante acciones de supervisión y ajuste cuando se necesario para evitar retrasos en el proyecto.

3 HERRAMIENTAS Y TéCNICAS EXPLICANDO ¿Cómo las aplicarías en un proyecto a tu cargo?

Como parte de este proceso de monitoreo y control del proyecto podemos mencionar las siguientes herramientas y técnicas y como aplicarlas: Gráficos de Gantt: Al ser este una herramienta de representación visual del cronograma del proyecto nos muestra el progreso de las actividades a lo largo del proyecto el cual debemos de mantener actualizado conforme se vayan cumpliendo las diferentes tareas y actividades. Indicadores clave de rendimiento (KPI´s) : Al ser una métrica específica para evaluar el desempeño del proyecto en áreas clave nos permite tomar las decisiones que ayuden a mejorar y tomar decisiones de manera informada. Reuniones de seguimiento: Este nos permite aplicar reuniones regulares con el equipo del proyecto para revisar el progreso, discutir ciertos detalles o problemas y en conjunto tomar las decisiones pertinentes para retomar el camino hacia el éxito del proyecto.

3 SALIDAS DEL PROCESO DE MONITOREO Y CONTROL de lOS proyectoS y EXPLICA ¿Cómo ESTAS SALIDAS O RESULTADOS PUEDEN SER úTILES PARA OTROS PROCESOS DE LA DIRECCIóN DE PROYECTOs?

Como parte de este proceso de monitoreo y control del proyecto podemos mencionar las siguientes salidas y su utilidad hacia otros procesos de la dirección de proyectos: Actualización a los documentos del proyecto - Lecciones aprendidas: Permite identificar y documentar lecciones que durante este proceso de monitoreo y control se tuvieron y se superaron para que puedan ser aplicados a futuros proyectos o áreas de interés y sirvan para mejorar las prácticas de gestión de proyectos. Solicitudes de cambios aprobadas: Esta salida nos permite abordar desviaciones del plan original integrando nuevas necesidades identificadas durante la etapa de monitoreo y control proporcionado información valiosa que en otros procesos puedan implementarse desde un inicio y no esperandose hasta esta etapa en su proceso de salida. Actualizaciones al plan de dirección del proyecto: Esta salida nos proporciona información valiosa e importante sobre los distintos cambios en el alcance, cronograma, presupuesto y otros aspectos del proyecto por lo son muy importantes para otros procesos ya que ayudan a mantener estos planes al día y alinearlos con la realidad que viven cada uno de los diferentes proyectos.

importancia de la validación y control del alcance del proyecto

02

3 entradas del proceso y ¿Cómo las aplicarías en un proyecto a tu cargo?

Como parte de este proceso de validación y control del alcance del proyecto podemos mencionar las siguientes entradas y como aplicarlas: Plan de gestión del alcance del proyecto: Este documento describe como se definirá, validará y controlará el alcance del proyecto por lo que para su aplicación es necesario asegurarnos de tener un plan claro, asegurandonos de revisar y mantener actualizado segun sea necesario a lo largo del proyecto. Entregables del proyecto: Esta entrada permite saber, conocer y entender los productos servicios o resultados del proyecto que deben ser entregados al cliente o a los interesados por lo que los debemos tener identificados correctamente y que estos esten alineados con los requisitos y objetivos del proyecto. Documentación del alcance del proyecto: Este integra de la declaración del alcance, la estructura del desglose del trabajo y otros documentos relacionados que describe de forma detallada que esta incluido y que no en el proyecto por lo que es muy importante aplicarlos para definir los limites de nuestro proyecto.

3 HERRAMIENTAS Y TECNICAS EXPLICANDO ¿Cómo las aplicarías en un proyecto a tu cargo?

Como parte de este proceso de validación y control del alcance del proyecto podemos mencionar las siguientes herramientas y técnicas y como aplicarlas: Software de gestión de proyectos: Al ser este una herramienta digital se podrían aplicar claramente y facilitar el seguimiento, validación y control del alcance del proyecto. Microsoft Project, Asana, Trello me permitirían gestionar la lista de tareas y actividades y representar correctamente el avance del proyecto. Técnicas de muestreo : Al ser esta una técnica de validación nos permite evaluar la calidad y el cumplimiento del alcance tomando una muestra representativa del trabajo realizado lo que nos permite identificar problemas de manera más eficiente. Reuniones de validación del alcance: Al aplicar esta técnica nos permite organizar reuniones con nuestro cliente e interesados clave para revisar y validar los entregables asegurandonos que todas las partes esten alineadas en cuanto a las expectativas y requisitos del alcance.

3 SALIDAS DEL PROCESO DE validación Y CONTROL DEl alcance del proyecto y EXPLICA ¿Cómo ESTAS SALIDAS O RESULTADOS PUEDEN SER úTILES PARA OTROS PROCESOS DE LA DIRECCIóN DE PROYECTOs?

Como parte de este proceso de validación y control del alcance del proyecto podemos mencionar las siguientes salidas y su utilidad hacia otros procesos de la dirección de proyectos: Actualizaciones al plan de gestión del proyecto: En esta salida se tiene como principal objetivo reflejar los ajuste necesarios en el plan de gestión del proyecto pero todos estos deben estar en función de los cambios en el alcance previamente ya validados este es útil en otros procesos ya que permite gestionar adecuadamente los cambios y solicitudes lo que ayuda a hacerlo adecuadamente. Actualización al registro de problemas: Esta salida permite documentar los problemas identificados durante la validación y control del alcance junto con las diferentes acciones lo que permite a otros procesos a mantener un registro organizado ante los disintos problemas y las diferenes soluciones como referencia futura. Lecciones aprendidas: Esta salida nos permite documentar los conocimientos adquiridos durante este proceso incluyendo lo que funcionó bien, los desafíos y como se abordaron así como las mejores prácticas identificadas sirviendo de referencia para nuevas inicativas y la mejora continua de los procesos de la dirección de proyectos.

importancia del proceso de controlar el cronograma del proyecto o seguimiento del cronograma

03

3 entradas del proceso y ¿Cómo las aplicarías en un proyecto a tu cargo?

Como parte de este proceso de controlar el cronograma del proyecto podemos mencionar las siguientes entradas y como aplicarlas: Cronograma del proyecto inicial: Este nos detalla el plan original conteniendo las actividades, secuencia, duración y recursos asignados. Lo aplicaría a un proyecto a mi cargo primeramente estableciendo objetivos claros y visualizando el camino que debe seguir nuestro proyecto, utilizando el software que mejor nos acomode para darle el mejor seguimiento. Registro del desempeño del trabajo: Esta entrada nos permite mantener registros precisos del progreso real, por lo que la forma de aplicarlo a un proyecto propio sería registrando información, identificando desviaciones y tomar medidas correctivas lo mas rápido posible. Factores ambientales de la empresa: Aquí podemos destacar tanto factores ambientales como externos que pueden afectar a nuestro cronograma por lo que aplicarlos a un proyecto a mi cargo se convierte en reconocer y comprender estos factores y anticiparnos y ajustar un plan ante las diferentes consecuencias para que puedan tener un menor impacto en el desarrollo del proyecto.

3 HERRAMIENTAS Y TéCNICAS EXPLICANDO ¿Cómo las aplicarías en un proyecto a tu cargo?

Como parte de este proceso de controlar el cronograma del proyecto podemos mencionar las siguientes herramientas y técnicas y como aplicarlas: Software de gestión de proyectos: Al ser este una herramienta de gestión de proyectos, incluidos en este el cronograma del proyecto, me permitiría utilizar alguno de ellos para tener una mejor gestión de algun proyecto a mi cargo y poder visualizar, actualizar y compartir el cronograma de manera eficiente. Tableros KANBAN: Al ser una metodología y utilizada como una herramienta visual la aplicaría directamente en un proyecto a mi cargo para visualizar el flujo de trabajo y el progreso de las diferentes tareas y sus responsables, permitiendome ver en que estado se encuentra cada una de ellas y validando el porque de cada situación. Reuniones de seguimiento virtual y presencial: Esta técnica es muy importante y decidiría aplicarla a un proyecto a mi cargo ya que brinda toda la información en tiempo real con todo el equipo de proyecto incluidos los interesados, permitiendo abordar las diferentes dudas, posibles cambios y/o aceptación del curso y estado del proyecto.

3 SALIDAS DEL PROCESO DE CONTROL DEL CRONOGRAMA del proyecto y EXPLICA ¿Cómo ESTAS SALIDAS O RESULTADOS PUEDEN SER UTILES PARA OTROS PROCESOS DE LA DIRECCIóN DE PROYECTO?

Como parte de este proceso de control del cronograma del proyecto podemos mencionar las siguientes salidas y su utilidad hacia otros procesos de la dirección de proyectos: Actualizaciones del cronograma: Este debe ser actualizado para reflejar el progreso real del proyecto, los cambios en las actividades, duraciones y secuencias. Es útil para otros procesos de la dirección de proyectos ya que permite destacar la importancia de tener información actualizada lo que puede ser crucial para la toma de decisiones en otros aspectos de la gestión proyectos. Informes de desempeño del cronograma. Esta salida permite medir y evaluar el rendimiento del proyecto en terminos de cronograma. Es útil para otros procesos para implementar métricas de progreso real frente al planificado y detectar variaciones y tendencias y así poder tomar las mejores decisiones para mejorar el rendimiento. Lecciones aprendidas: Esta salida nos permite identificar lecciones y buenas prácticas así como su respectiva documentación para mejorar procesos por eso es ítil para otras áreas de estudio y desarrollo de dirección de proyectos ya que permiten tener información valiosa sobre como abordar desafios similares.

04

conclusión

eL MONITOREO Y CONTROL INTEGRAL EN LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS . . .

Nos brinda otro complemento más y de vital importancia para lograr el éxito general del proyecto ya que nos permite tener: Gestión proactiva: El monitoreo continuo del alcance permite detectar desviaciones tempranas y tomar medidas correctivas a tiempo permitiendo llevar el proyecto en el camino correcto. Cumplimiento de plazos: El control del cronograma nos permite asegurar que el proyecto avance conforme lo planeado de otra manera ajustar lo necesario, esto nos permite cumplir con la entrega a tiempo y satisfacer las necesidades de los interesados. Adaptación a cambios: El control de cambios permite gestionar de manera más efectiva las diferentes solicitudes evaluando su impacto y tomar decisiones respecto a su aprobación a rechazo, esto aporta totalmente una estabilidad al proyecto y minimiza los distintos riesgos. Hay distintos factores de igual importancia pero centrarnos en el alcance, cronograma y cambios nos permite visualizar que son fundamentales para garantizar una ejecución exitosa, cumplientos requisitos y adaptando de manera efectiva los cambios que se puedan ver involucrados en el entorno del proyecto que estemos realizando.

05

bibliografía

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

• Asana. (2024, enero 18). Qué son los controles del proyecto y cómo implementarlos. Asana. https://asana.com/es/resources/project-controls

• Busio, O. J. G. (2017, marzo 13). Monitorear el trabajo del proyecto y realizar el control integrado de cambios, ¿cuál es la diferencia? TodoPMP. https://todopmp.com/monitorear-controlar-trabajo-del-proyecto/

• García, O. (2014, junio 25). Monitorear y Controlar el trabajo del proyecto. Proyectum. https://proyectum.com/sistema/blog/monitorear-y-controlar-el-trabajo-del-proyecto/

• Gbegnedji, G. (2015, octubre 23). 4.4. Controlar el Trabajo del Proyecto. Project Management | Gladys Gbegnedji. https://www.gladysgbegnedji.com/monitorear-y-controlar-el-trabajo/

• Olaya, J. (2017, diciembre 25). Controlando y Monitoreando Proyectos con PMBOK® Guide –6ta Edición. Linkedin.com. https://es.linkedin.com/pulse/controlando-y-monitoreando-proyectos-con-pmbok-guide-olaya-t-phd

por su atención, gracias.