Presentación interactiva. Act. 3

Presentado por: Leidy Vanessa Bermejo Uribe

CONOZCAMOS LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL, las

LAS NTC 4095, 6052 Y EL FUID

EMPEZAR

Expliquemos en qué consiste la descripción documental

Como primera medida podríamos decir que la descripción documental es:

• Una fase de la organización documental.
• Consiste en analizar los documentos de archivo o de sus agrupaciones resultantes de la fase de clasificación
• Permite la identificación, localización y recuperación exacta de la información
• Permite recopilar, organizar y registrar los datos existentes con el fin de gestionar, localizar y brindar información puntual sobre el contenido de los documentos

En la descripcion de documentos debemos:

• Capturar, registrar y presentar datos.
• Diligenciar los 26 elementos que componen la NTC 4095:2013, la cual es compatible a nivel nacional e internacional.
• Se da inicio con la descripción multinivel, que consiste en una actividad que da a conocer la información que contienen los dcumentos de una entidad.

Para dar inicio al proceso de descripción hay que tener en cuenta las actividades previas como son:

• Clasificación
• Ordenación
• Depuración
• Foliación
• Conservación preventiva y almacenamiento
• Identificacion

Profundicemos

CLICK AQUÍ

Ir a página siguiente

Inicio de la descripción

¿Qué es descripción multinivel?

Es la actividad mediante la cual se da a conocer la información que contienen los documentos de una entidad o persona, que están clasificados en fondos, subfondos, secciones, subseccio nes, series, subseries, unidades documentales compuestas (expedientes) y unidades documentales simples o el documento. Visto así, cada agrupación documental representa un nivel en la jerarquía del fondo.

Definamos fondo y sus niveles sucesivos

Fondo y sub fondo

Nivel 1

Sección y sub sección

Nivel 2

CLIQUEA

Nivel 3

Serie y sub serie

U. D. Compuesta - simple

Nivel 4

Nivel 5

Documento

Ir a página siguiente

Reglas fundamentales:

1. Descripción de lo general a lo particular

2. Información pertinente para el nivel de descripción

3. Vinculción de las descripciones

4. No repetir la información

Profundicemos más sobre el tema, haz click izquierdo aquí y abre una ventana nueva

Ir a página siguiente

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA PARA LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

NTC 4095:2013

ISAD (G) 2000

Los objetivos de esta norma son:

• Garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas de los documentos de archivo.
• Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo.
• Hacer posible a integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información

Siguiente...

La NTC 4095 cuenta con 4 reglas de descripción

1. Descripción de lo general a lo particular.
2. Información pertinente para el nivel de descripción.
3. Vinculación de las descripciones.
4. No repetición de la información.

Contiene 26 elementos de los cuales los siguientes son escenciales:

• Código de referencia
• Título
• Fechas extremas
• Nivel de descripción y volumen
• Productor

Siguiente...

LAS ÁREAS DE DESCRIPCIÓN SON 7 Y CONTIENEN:

1. Área de identificación: donde se obtiene información esencial para identificar la unidad de descipción

2. Área de contexto: información relativa al origen y custodia de la unidad de descripción

3. Área de contenido y estructura: información relativa al objeto y organización de la unidad de descripción.

Ir a página siguiente

4. Área de condiciones de acceso y utilización: iInformación relativa a la accesibilidad de la unidad de información.

5. Área de documentación asociada: iInformación relativa a aquellos documentos que tienen una relación significativa con la unidad de descripción.

6. Área de Notas: iInformación especial, incluso, las que no han podido incluirse en ninguna de las demás áreas.

7. Área decontrol de la descripción: iInformación relativa al cómo, cuándo y quién ha elaborado la descripción archivística.

Ir a página siguiente

NTC 6052: 2014

Ir a página siguiente

ISAAR - CPF 2004

Norma sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias

Los elementos de descripción de un registro de autoridad de archivos, están organizados en 4 áreas de información

Área de identificación

Identifica la entidad descrita y define un punto de acceso normalizado.

Área de descripción

Proporciona información sobre la naturaleza, contexto y actiidades de la entidad.

Área de relaciones

Describe las relaciones con otras instituciones, personas y/o familias.

Área de control

Identifica el registro de autoridad y se incluye la información cómo, cuándo y por cuál agencia creó y actualizó el registro.

NTC 6052: 2014

Objetivos:

• Permitir el acceso a los archivos basado en una descripción de su contexto de producción.
• Facilitar la comprension por parte de los usuarios del contexto de producción y su uso.
• Identificar de manera precisa los productores de documentos.
• Garantizar el intercambio de descripciones entre instituciones, sistemas y/o redes.

Uso:

Esta norma sirve para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionen desripciones de entidades - instituciones, personas y familias - asociadas a la producción y gestión de archivos.

Ir a página siguiente

¿Qué es el Formato Único de Inventario Documental (FUID)?

click y abre una ventana nueva

es una herramienta de registro, control y localización de la gestión de archivos producidos en ejercicios de sus funciones.

El objeto del inventario es: Transferencias primarias e inventarios individuales por vinculación, traslado o desvinculación.

Su diligenciamiento tiene beneficios como: - Herramienta clave para asignar y asegurar responsabilidades sobre los documentos. Permite tener control básico de los archivos de gestión. - Facilita el acceso de manera sencilla y localización exacta de la información. - Requisito fundamental para realizar transferencias documentales. - Permite identificar las series, subseries, volumen, producción documental, frecuencia de consulta y mucho más.

Ir a página siguiente

REPASEMOS¡

¿QUÉ OPINAS VERDADERO O FALSO?

¿ A qué norma se refiere?

FUID

Enlaces consultados

• https://movilnet2.mintransporte.gov.co/formato-unico-de-inventario-documental-fuid/#:~:text=Permite%20tener%20control%20b%C3%A1sico%20de,de%20consulta%20y%20mucho%20m%C3%A1s
• https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/2_Politica_archivistica/Instrumentos_Archivisticos/Formatounicoinventariodocumental.pdf
• https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/5.%20organizacion/DOCUMENTOS%20TECNICOS/NTC%20PARA%20DESCRIPCION%20ARCHIVISTICA.pdf
• https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/Cartilla_LineamientosDescripcionDocumentosArchivo.pdf

¡GRACIAS!

• Clasificación de los documentos de acuerdo con el Cuadro de Clasificación Documental, Tabla de Retención Documental o Tabla de Valoración Documental de la entidad, atendiendo al principio de procedencia. • Ordenación de los documentos de acuerdo con los sistemas de ordenación alfabético, numérico o mixto, atendiendo al principio de orden original. • Depuración de las unidades documentales, extrayendo hojas en blanco, formatos sin diligenciar, copias idénticas de documentos originales. • Foliación de los documentos de acuerdo con los lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación. • Llevar a cabo acciones de conservación preventiva de los documentos. • Almacenamiento de los documentos de acuerdo con su soporte y formato. • Identificación de las unidades de almacenamiento.

Fondo es un Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Un subfondo documental es cada una de las divisiones principales en las que se divide un fondo documental.