SISTEMA DE CONTROL POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD

SISTEMA DE CONTROL POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD

Abarca Moreno Maria Alejandra_IGE_4°B

INTRODUCCIÓN

El sistema de control por áreas de responsabilidad es una herramienta utilizada en la gestión empresarial para asignar responsabilidades y evaluar el desempeño de cada área o departamento de una organización. Se basa en la idea de dividir la empresa en diferentes áreas o unidades, cada una con sus propias metas y objetivos. Esto permite una mayor claridad en cuanto a las responsabilidades y facilita la evaluación del desempeño de cada área de manera individual.

¿QUÉ ES?

Es una técnica que sirve para controlar los ingresos, costos y gastos, tomando en consideración las responsabilidades asignadas a cada funcionario o supervisor de área o departamento. Toda organización puede mejorar determinadas áreas para lograr los objetivos fijados por la administración.

CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD

La contabilidad administración tiene un objetivo triple: ayuda a planear, a tomar decisiones y ejercer el control administrativo. Algunas herramientas facilitan el control administrativo, como los costos estándar, los presupuestos, el modelo de costo-volumen-utilidad, costeo basado en actividades. Sin embargo, carecen de sentido si no existiera un sistema de información contable que las integrara, ayudando a efectuar adecuadamente el control administrativo.

TIPOS DE CONTROL

Toda organización siempre puede mejorar determinadas áreas para lograr los objetivos fijados por la administración. Si se acepta que todo es perfectible y que toda organización debe estar dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas, resulta obvia la importancia que tiene para ejercer el control administrativo. Ese control sólo es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y los aciertos, lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa.

Tipos de control que son de carácter básico y funcional para todas las empresas

Control según la periodicidad de aplicación: a) Control preliminar: es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades. b) Control concurrente: se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como un proceso continuo. c) Control posterior: se aplica después de haber realizado las actividades planeadas. Su objetivo es suministrar información para comparar los resultados obtenidos, en relación con los preestablecidos.

CONTROL POR ÁREAS FUNCIONALES

a) Control de producción: la función de control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos, la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto se aplican técnicas tales como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programación lineal y dinámica, análisis estadísticos y gráficas. b) Control de recursos humanos: su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva a cabo básicamente a través de la autoridad de recursos humanos.

CONTROL DE VENTASLos pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realización sin las cuales sería imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. CONTROL DE FINANZAS Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Otra clasificación de los tipos de control es la siguiente: CONTROL GUIA O DIRECCIONAL Este método consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben efectuarse antes de completar la operación.

CONTROL SELECTIVO Consiste en la verificación de muestras de determinada operación para detectar si cumple los requisitos previstos, para determinar si se puede continuar con el proceso. CONTROL DESPUÉS DE LA ACCIÓN Una vez que la operación ha concluido, se miden los resultados y se compraran con un estándar previamente establecido. Objetivos del control administrativo: El control administrativo en la organización contribuye al logro de los siguientes objetivos: diagnosticar, comunicar y motivar.

SISTEMAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

El control administrativo es un proceso en el cual la administración se asegura que los recursos sean conseguidos y usados eficientemente en función de los objetivos planeados por la misma organización.

• ESTABLECER LAS METAS Y OBJETIVOS A LOS QUE SE QUIERE LLEGAR: Implementar un sistema de control administrativo empieza en función a los objetivos establecidos por la administración.• ESTABLECER LOS PRONÓSTICOS QUE SERVIRÁN DE GUÍA PARA LLEGAR A LOS REsULTADOS DESEADOS: Para tener un control administrativo se debe determinar con anticipación los componentes de predicción que a lo largo del proceso de control ayudarán a conseguir los resultados deseados. • ESTABLECER LOS COMPONENTES DE PREDICCIÓN EN FUNCIÓN DEL RESULTADO: Lo que se intenta en este punto es precisar el nivel que se considera admisible ya que con éste se harán las comparaciones. • ESPECIFICAR EL FLUJO DE INFORMACIÓN: El éxito de un sistema de información para ejercer el control administrativo está en función de aplicar la filosofia de la calidad del servicio.

EVALUACIÓN DE RESULTADOS Y APLICACIÓN DE LAS CORRECCIONE

Antes de comenzar las acciones correctivas se necesita elaborar un análisis cauteloso de cada componente predictivo para detectar donde están realmente las fallas y no emprender acciones correctivas sin estar seguros de la certeza de la de aplicación la acción correctiva.

VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD.

2. Ayuda a la aplicación de la administración por excepción. Permite a cada administrador comparar entre su presupuestado y lo realmente obtenido para atender las variaciones significativas, especialmente a detectar que actividades o procesoS no agregan valor y deben ser eliminados. 3. Elimina la presentación tradicional de los resultados favoreciendo una mejor delimitación de responsabilidad. 4. Motiva a utilizar la administración por objetivo o por resultado, ya que separa el objetivo principal de la empresa en sub objetivos destinados a cada área, señalando cada ejecutivo las pautas para lograrlo.

Cada organización tiene una estructura, la cual tiene la función de distribuir la responsabilidad en diferentes líneas, que se hacen llamar niveles, áreas, centros, unidades, departamentos, etc. Sin importar el nivel, un gerente es la persona que se compromete a cumplir con los objetivos de cada centro de responsabilidad. Las ventajas de la contabilidad por áreas de responsabilidad, se resumen en cuatro aspectos que son los siguientes: 1. Facilita la correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos de la empresa. Proporciona información y señala las áreas que lograron su objetivo, la que lo superaron, siempre hay un responsable a cargo de cada área.

IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS CENTROS POR ÁREA DE RESPONSABILIDAD

La eficiencia con que se maneja un área depende de la relación de sus insumos y resultados. Dicha relación puede ser medida comprando lo que agrega valor respecto a lo que no agrega valor. La manera en que se realiza esta comparación depende de la naturaleza del área de responsabilidad de que se trate. Los objetivos de la actuación presupuestaria por centros de responsabilidad pueden ser los siguientes: 1. Obtener información que facilite la toma de decisiones. 2. Planificar las actividades a llevar a cabo por cada centro de responsabilidad. 3. Coordinar las actividades de las diferentes unidades y, en consecuencia, estimular el trabajo en equipo. 4. Comunicar los objetivos a los diferentes responsables y centros. 5. Motivar en orden a la consecución de los objetivos. 6. Facilitar la posterior evaluación del resultado y de la actuación de responsables y centros.

CENTROS DE COSTOS ESTÁNDAR Este sistema de control parte del principio de que se pueden medir los resultados multiplicando su cantidad física por el costo unitario estándar de cada producto obtenido. Se detectan así las variaciones del área de producción, ya sean bienes o servicios, lo que se produce en la empresa y en el área especifica. CENTROS DE INGRESOS Un centro de ingresos es la operación de la empresa responsable de generar ingresos de ventas de una empresa. Este sistema de control parte del principio de que se pueden medir los resultados multiplicando su cantidad fisica por el costo unitario estándar de cada producto obtenido. Se detectan así las variaciones del área de producción, ya sean bienes o servicios, lo que se produce en la empresa y en el área específica. CENTROS DE GASTOS DISCRENCIONALES Centros cuya responsabilidad básica está relacionada con la ejecución de una serie de actividades necesarias y de interés para la empresa pero que no admiten su concreción en salidas de productos y los servicios estandarizarles. Estas áreas son las administrativas: de contraloria, relaciones industriales, departamento legal, investigación y desarrollo, finanzas, etc., cuya misión principal es servir a la línea.

CENTROS DE UTILIDADES Centros cuya responsabilidad básica se orienta al a maximización del beneficio que debe generar su actividad y con responsabilidad, tanto sobre los ingresos como sobre los costes relacionados directamente con los mismos. Los centros de costos estándar y de ingresos ya comentados miden básicamente un subconjunto de la utilidad de la organización a que pertenecen. Es necesario mantener la independencia de actuación de cada uno de los subconjuntos, cuando se quiere tener una visión completa de la actuación es necesario descentralizar, de tal forma que una persona sea responsable de ingresos y costos. CENTROS DE INVERSIONES Centros de beneficios entre cuyas responsabilidades se incluyen, la de obtener una determinada rentabilidad a la inversión en activos que requiere su actividad. Lo que distingue un centro de utilidad de uno de inversión consiste en que lo que se mide en este último es la forma como se han manejado los activos o recursos asignados a un área o división de la compañía. ESTÁNDARES CONTRA LOs QUE SE EVALÚAN LAS DIFERENTES ÁREAS DE RESPONSABILIDAD La eficiencia con que se maneja un área depende de la relación de sus insumos y resultados. Dicha relación puede ser medida comparando lo que agrega valor respecto a lo que no agrega valor. La manera en que se realiza esta comparación depende de la naturaleza del área de responsabilidad de que se trate. No es igual el análisis para un centro de costos, que el de un centro de utilidades, por lo que es necesario analizar los diferentes matices que pueden tomar las áreas de responsabilidad y con base en ello elaborar el estudio basado en actividades con el cual se medirá la eficiencia de dicha unidad o área.

IDENTIFICACÍON DE CADA CENTRO IDENTIFICADORES Y CENTROS DE RESPONSABILIDAD.

La formulación de la estrategia y del diseño de la estructura permite determinar objetivos especificos para cada uno de los diferentes centros de responsabilidad.

LA DESCENTRALIZACIÓN

Supone dividir la organización en diferentes unidades organizativas y otorgar una mayor responsabilidad a las personas encargadas de gestionar en cada unidad. Esto permite que la dirección pueda delegar las operaciones del día a día y concentrarse en tareas de carácter más estratégico.

LOS CENTROS DE RESPONSABILIDAD DESDE LA PERSPECTIVA DEL CONTROL

•Facilitan la comunicación y negociación de objetivos. • Clarifican las responsabilidades de cada centro en el proceso de decisión. •Estimulan la motivación y la iniciativa. •Facilitan la evaluación de la actuación de cada responsable y de la identificación de problemas. Al ser determinados y coordinados los centros de responsabilidad, se pueden establecer indicadores que permitan: - Establecer los objetivos iníciales de las diferentes unidades. - Medir, y evaluar a posteriori, el comportamiento y el grado de cumplimiento de las actividades y responsabilidades de cada centro. - Diseñar el sistema de información que facilite la toma de decisiones y el control. - Facilitar la definición de los objetivos al concentrarse en ésta los indicadores. - Medir la contribución de cada centro al resultado. V Evaluar la actuación de cada responsable.

CONCLUSIÓN

Los sistemas de control por áreas de responsabilidad son una herramienta efectiva para asignar responsabilidades y evaluar el desempeño de cada área de una organización. Al dividir la empresa en unidades o áreas específicas, se facilita la claridad en cuanto a las responsabilidades y se mejora la gestión del desempeño. Esto permite un mayor enfoque en los objetivos y metas de cada área, lo que a su vez contribuye al éxito general de la organización.

REFERENCIAS