SEPROWEB

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CLÍNICA DENTAL CENTAURO

BIENVENIDO AL CURSO DE INDUCCIÓN A "SEPROWEB"

OBJETIVO: Que el especialista identifique el proceso de creación y envio de cobro de sus fichas de reclamación mediante el presente curso virtual para desempeñar correctamente sus funciones.

ELEMENTOS INTERACTIVOS

En esta presentación, vas a observar los siguientes iconos que te ayudarán a interactuar y visualizar la información:

ELEMENTOS CLIC

Elementos que reaccionan al hacer clic sobre ellos, te ayudarán a visualizar más información y a dirigirte a otras diapositivas, podrás identificarlos con estos iconos.

COMENCEMOS

ELEMENTOS CURSOR

Estos elementos reaccionan al pasar el cursor sobre ellos, te ayudarán a visualizar etiquetas de información, podrás identificarlos con estos iconos.

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EJEMPLO

¿QUÉ ES SEPROWEB?

Sistema que da seguimiento a pacientes asegurados y a los tratamientos cubiertos por la aseguradora.

EN ÉL SE REALIZAN LAS SIGUIENTES ACCIONES:

Creación de fichas de reclamo.

Reclamación de tratamientos cubiertos por la aseguradora.

Seguimiento de fichas en reclamo.

DATOS PARA INGRESAR

Una vez cursadas tus capacitaciones de inducción, gerencia te va a compartir los accesos a Seproweb.

USUARIO: Correo Institucional CONTRASEÑA

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¿Qué realiza cada PUESTO?

Ejecutivo de admisión:

1. Un día antes de la cita del paciente, se encarga de validar la vigencia del seguro dental en SEPROWEB.
2. Se encarga de crear las fichas de reclamación. El odontólogo general o el especialista debe compartirle los tratamientos hechos para que el ejecutivo los capture.
3. Imprime la ficha de reclamación y solicita las firmas del paciente en los espacios correspondientes.

Odontólogo General y Especialistas

1. Se encarga de enviar a cobro sus fichas de reclamación.
2. Anexan las evidencias correspondientes para el cobro correcto de sus prestaciones (Rx y/o fotografias pre y post del tratamiento)

Asistentes dentales:

1. Toma los elementos de diagnóstico (fotografias y Rx)
2. Auxilian a los especialistas a enviar a cobro sus fichas de reclamación en Seproweb.

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¿QUÉ ES UNA FICHA DE RECLAMACIÓN?

Documento físico de reclamación, donde se ven reflejados los tratamientos realizados por el odontólogo a pacientes asegurados, es requerida para realizar el cobro correspondiente de las acciones realizadas.

Número de autorización (Se obtiene con el nombre, número de póliza, fecha de nacimiento y empresa para la cual labora el paciente)

Para su creación requerimos:

• En Seproweb la podemos obtener con nombre y empresa.
• CAT nos puede proporcionar el número de autorización.

¿Dónde consultar el número de autorización?

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ELEMENTOS DE UNA FICHA DE RECLAMACIÓN

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PÁGINA DE INICIO DE SEPROWEB

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OBTENER NÚMERO DE AUTORIZACIÓN

Esta acción le corresponde a ejecutivo de admisión y se realiza un día antes de la cita del paciente, con el fin de verificar que el seguro del paciente se encuente vigente.Para obtener el número de autorización se realiza de 2 formas:

1. Da clic sobre "Fichas y Reclamos"y selecciona "Crear fichas"

En la parte inferior de este apartado, se observa el flujo de fichas creadas.

2. Selecciona "Nueva Fichas"

DESDE NUEVA FICHA

Para obtener el número de autorización desde la opción "Nueva Ficha", captura los siguientes datos en el apartado que le corresponda.

a)Nombre completo del asegurado. b)Certificado (Opcional).c)Empresa o Contratante. d)Póliza

Una vez capturados, da clic en buscar.

¿Qué hago en caso de que no se ubique al paciente?

DESDE AUTORIZACIÓN

La segunda forma para realizar la busqueda, se lleva a cabo cuando un paciente no es ubicado con los datos ingresados, en tal caso, comunicate a CAT al número 55963540.CAT realizará la busqueda del paciente en su sistema y necesitará los siguientes datos:

a)Nombre completo del asegurado. b)Certificado (Opcional).c)Empresa o Contratante. d)Póliza

Una vez que CAT termine su busqueda, te proporcionará el número de autorización que colocaras en su espacio correspondiente.

Una vez capturado, da clic en buscar.

Una vez capturada la información, el sistema agregará los datos faltantes y tendras acceso a 2 nuevas opciones.

OBTENER COBERTURAS Esta pestaña permite crear la ficha con los tratamientos correspondientes.

CONSULTAR PLAN En esta pestaña se vizualizan los tratamientos que cubre el seguro del paciente

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CREACIÓN DE FICHAS

Datos finales para la creación de fichas:

a) Teléfono del paciente

b) Correo electronico del paciente

c) Odontólogo Tratante: Nombre completo y número de CCD

d)Seleccionar tratamiento hecho

• Órgano dental
• Cara (Si aplica)

Una vez capturada la información, ejecutivo debe guardar la ficha.

GUARDAR FICHA

Desde la opción de crear ficha ejecutivo debe descargar la ficha.

Ejecutivo de admisión solicita las firmas del paciente, verifica que tu ficha contenga estas firmas en los espacios correspondientes y no olvides firmar tu ficha.

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ENVIAR A COBRO (Odontólogos, Especialistas y Asistentes Dentales).

Para enviar una ficha a cobro puedes realizarlo de 2 formas PRIMERA FORMA (ENVIAR A COBRO DESDE LA FICHA)

1. Ingresa a la opción de crear fichas.
2. Dirigete al apartado de opciones y selecciona "Enviar a cobro"

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ENVIAR A COBRO Odontólogos, Especialistas y Asistentes Dentales.

SEGUNDA FORMA (ENVIAR A COBRO DESDE AGREGAR)

1. Ingresa al apartado de enviar a cobro.
2. Selecciona "Agregar"
3. Captura el número de la ficha.
4. Seproweb te mostrará la infromación del paciente
5. Guarda tu ficha enviada a cobro.

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Envío de ficha e imágenes

Para la reclamación requerimos adjuntar los siguientes documentos

fichas de reclamación

Ficha de reclamación digitalizada con las firmas del paciente y el doctor, se nombrá con el número de la ficha y se transforma en PDF.Se adjunta el consentimiento informado del tratamiento realizado.

imágenes del tratamiento

Fotografías y/o Radiografías (Pre y Post) que justifiquen el tratamiento realizado. En dichas imágenes debemos colocar el OD tratado. -Se recomienda que se comprima en un solo archivo PDF.

EJEMPLOS DE EVIDENCIAS

EXTRACCIÓN DE DIENTE TEMPORAL

PRE

POST

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Seguimiento de reclamaciones

Para validar que la ficha se reclamó de manera correcta, el área de Siniestros auditará la información enviada en Seproweb.

Las fichas enviadas a cobro se clasifican en 3 estatus:

RECHAZADA

La información es incorrecta. Siniestros coloca observaciones, es decir la problemática. Se envia la ficha para reconsideración con la información correcta.

REVISADA

La información es correcta y se enviara a cobro.

PENDIENTE

En espera a ser auditada.

FICHAS RECHAZADAS

• Colocaremos en observaciones “para reconsideración”.
• Se pide un nuevo número de autorización para su reclamo

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Flujo para revisar el seguimiento de reclamaciones

CONSULTAREsta opcion te permite descargar la ficha y archivos para verificar el error.

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¡ATENCION!

Es importante que envies tus fichas de reclamo a cobro una vez terminado el tratamiento o a más tardar el día siguiente antes de las 3 pm.

¿Por qué es importante subir la ficha de reclamo el mismo día?

Es importante que subas inmediatamente tu ficha de reclamo ya que existen 2 periodos de pago.

PRIMER PERIODO Si subes tus fichas entre el día 1 y 15 del mes, tus fichas serán pagadas el día 30/31 de ese mismo mes.

SEGUNDO PERIODO Si subes tus fichas entre el día 16 y 31 del mes, tus fichas serán pagadas el día 15 del siguiente mes.

ENVIA A COBRO TUS FICHAS LO ANTES POSIBLE PARA PODER RECIBIR TUS RETRIBUCIONES EN EL TIEMPO CORRECTO.

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PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LA OPERACION DE SEPROWEB

1. ¿Cómo puede solicitar una Autorización? a)En seproweb con nombre completo y empresa para la cual labora b)A CAT al número 55963540

2. Si falla seproweb ¿Cómo puede crear una ficha? Puedes crear una ficha de manera físico con datos solicitados a CAT

3. ¿Debo solicitar la autorización cuando llegue el paciente a clínica? No, debemos solicitar datos del asegurado desde un día antes para validar su autorización

4. ¿Dónde puedo convertir los archivos a PDF? En las Tablet´s de la clínica podemos ocupar la aplicación CamScanner

Gracias por tu participación

FIRMA DE SATISFACCIÓN DEL PACIENTE

Ejecutivo de admisión se encarga de crear tus fichas de reclamación, asi como de solicitar al paciente firmar en los espacios correspondientes.

Cuando ejecutivo de admisión te entregue tus fichas, verifica que contenga las firmas correspondientes del paciente, estas son de suma importancia para el pago correcto de tus acciones.

Cada tratamiento debe tener la fecha y firma de satisfaccion del paciente o tutor.

De esta forma se visualiza la opción "Consultar"

En caso de que el paciente no sea localizado con los datos ingresados, Seproweb te lo notificará con el siguiente mensaje.

Da clic en "Ingresar Autorización"