Ciclo de vida de un Proyecto

Ciclo de vida de un Proyecto

Todo proyecto debe cumplir con su ciclo de vida para que sea funcional.

Grupo 1, Equipo 4 Carrasco García Samuel Flores Ruiz Arturo Neftali Gurrola Breceda Celso Hidalgo Morales Litzy Ahtziri Rosado Rivas Carlos Daniel

Índice

Puntos claves de un Proyecto

Diagrama de GANTT

Ciclo de vida de un proyecto.

Cómo funciona un diagrama de GANTT

Conclusión

Herramientas para la planificación

Referencias Bibliográficas

Estimación de tiempos

WBS – Estructura de División de Trabajo (EDT)

Herramientas Informaticas

Puntos claves de un Proyecto

• Tiene un conjunto único de objetivos y al lograrlo se consuma el proyecto.
• Duración limitada y bien definida.
• Es imprescindible un jefe/responsable/líder de proyecto.
• Cuenta con medios asignados y limitados, es decir, tiene asignado un presupuesto para su desarrollo.
• Integra esfuerzos de todos los sectores de la empresa afectados por él.
• Es un cambio fundamental en la forma de funcionar de la organización.

Ciclo de vida de un proyecto.

Imagen tomada de: GANTPRO

El ciclo de vida del proyecto se refiere al avance por las diferentes etapas que lo componen hasta llegar al producto o resultado final.

Las 5 fases de un proyecto son: iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre o finalización.

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Herramientas para la planificación

MAPAS CONCEPTUALES

• Recoge de manera interrelacionada todos los conceptos asociados a un concepto principal.

• Establece una idea principal en el centro del diagrama y construye hacia fuera generando una estructura creciente.

• Genera asociaciones que en un principio no se habían contemplado.

• Ayuda a ordenar las ideas que van surgiendo como una tormenta de ideas, relacionando unas con otras.

WBS – ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO (EDT)

WBS (Work Breakdown Structure), el objetivo de esta herramienta es el de listar las actividades que hay que realizar en el proyecto de manera ordenada y jerarquizada, numerando cada una de las fases y tareas, creando una estructura de actividades.

Cada elemento de trabajo o actividad se deberá asignar solamente a un nivel.

Todos los niveles deben proporcionar resultados medibles para cada aspecto del proyecto.

La relación entre tareas debe estar claramente identificada.

Cada “caja” del árbol se debe referenciar.

DIAGRAMA DE GANTT

Es muy útil para representar la programación del proyecto y realizar el seguimiento posterior. Permite visualizar de manera rápida cuándo debe comenzar y terminar una actividad, qué actividades deben estar en marcha y cuáles han terminado.Lo que se necesita para hacer un diagrama de Gantt:

Tipos de actividades o tareas

• Tareas operativas: son las que representan las tareas que hay que ejecutar durante el proyecto, lo que se puede considerar actividad ordinaria.
• Tareas paraguas: también conocidas como tareas resumen. Son aquéllas que representan una fase y que engloban a otras tareas.
• Hitos: son, normalmente, aquellas tareas que sirven para establecer puntos de control y cuya duración es 0. Su función es la de resaltar aquel punto del diagrama que contempla un control de actividad, una entrega de documentación o algún elemento cuyo control sea importante o vital para el proyecto.
• Tareas repetitivas: aquéllas que se repiten con cierta periodicidad a lo largo del proyecto. Por ejemplo, una reunión semanal para seguimiento del proyecto.

• Actividades del proyecto (si estas actividades están jerarquizadas también deberemos conocer esta clasificación).
• La duración de cada actividad.
• La relación entre las distintas actividades, es decir, cuál empieza primero y cuál le sigue, si hay actividades simultáneas, actividades que terminan a la vez..

¿Cómo se representan?

En el eje horizontal se representa un calendario y en el vertical una lista de tareas. Cada tarea se representa mediante una barra o rectángulo que tiene el lado izquierdo en la fecha de comienzo de la actividad y el derecho en la fecha final, siendo la longitud de la barra la que representa la duración de la actividad.

¿Cómo funcionan este tipo de diagramas?

Una vez el proyecto está representado en el diagrama de Gantt, se dispone de la foto actual, a día de planificación, de lo que es el proyecto. Pero no interesa que esta foto sea estática, sino que el diagrama vaya dando información sobre lo que va sucediendo a lo largo del proyecto.

ESTIMACIÓN DE TIEMPOS

Nunca se tiene la certeza de la duración exacta de la actividad; por eso, al tiempo de cada actividad se le denomina tiempo estimado.

Para el cálculo de los tiempos por estimación basada en experiencias anteriores se recogen tres estimaciones: a) El tiempo que se considere que más veces se presenta en esta operación o actividad (moda =Tm). b) El tiempo optimista (To); es decir, aquél en el que se ejecuta la actividad si no sucede ningún problema, retraso y todo sale según lo previsto. c) El tiempo pesimista (Tp); es decir, cuando las cosas han salido mal y han tenido lugar distintas dificultades que han retrasado la ejecución de la actividad. El tiempo esperado (Te) se calcula como media ponderada de los tres tiempos: Te = (To+4Tm+Tp)/6

HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS

GOOGLE DOCS Crear, compartir y editar documentos online.

En el mercado existen diferentes herramientas informáticas que facilitan la creación de diagramas de Gantt, diagramas de seguimiento de proyecto, otro tipo de representaciones gráficas, etc.

GANTT PROJECT GanttProject es una herramienta de programación y gestión de proyectos

Cuando se tenga que incorporar algún cambio a la planificación o definición del proyecto estas herramientas harán que el trabajo sea más fácil, ya que introducir cambios en un archivo informático siempre es más sencillo que hacerlo en soporte papel.

MICROSOFT PROJECT Asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, dar seguimiento al progreso, y analizar cargas de trabajo.

CONCLUSIÓN

El ciclo de vida de un proyecto es un concepto bien definido y sus diferentes etapas nos muestran la organización que se debe seguir para desempeñar las actividades necesarias y llegar a la finalización del mismo. Cada fase tiene su razón de ser y, aunque algunas actividades de cada etapa pueden desarrollarse a la par que otras, siempre habrá una secuencia lógica en el ciclo en general, lo cual indica que para avanzar, se necesita que se lleve un cumplimiento secuencial de actividades. Para facilitar el desarrollo de las distintas etapas se han creado herramientas muy útiles que permiten administrar, organizar, programar, dar seguimiento, calcular datos y obtener estimaciones de tiempos, todo esto ha representado un avance importante dentro de los procesos que se llevan en la gestión de proyectos y, más aún, con la integración de herramientas digitales que actualmente están disponibles para cualquier persona.

Referencias Bibliográficas

• Desc., D. (n.d.-a). GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS.

• Atlassian. (n.d.). Comprensión de las fases de la gestión de proyectos. https://www.atlassian.com/es/work-management/project-management/phases

Etapas o fases del proyecto.

DISEÑO: en esta fase se definen los objetivos del proyecto, las especificaciones técnicas del mismo, el alcance.PLANIFICACIÓN: analizar los riesgos, definir las actividades y tareas a realizar, determinar los recursos necesarios y establecer un plan de seguimiento. EJECUCIÓN: puesta en marcha de la planificación. SEGUIMIENTO Y CONTROL: es la aplicación del plan de seguimiento establecido en la fase de planificación. EVALUACIÓN Y CIERRE: valorar si se han conseguido los objetivos planteados en el proyecto, y cerrar el proyecto elaborando el informe final.