Microsoft Forms: Cómo crear cuestionarios y formularios inteligentes e

Microsoft Forms: Cómo crear cuestionarios y formularios inteligentes en 6 pasos

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Resumen

En este artículo, vamos a analizar las características, las integraciones y los pasos necesarios para crear un formulario con Microsoft Forms..

Microsoft Forms es una aplicación en la suite de Microsoft 365 que le permite crear encuestas y formularios. De hecho, con esta aplicación, usted puede publicar desde encuestas de satisfacción del cliente hasta exámenes para estudiantes..

Forms también ofrece integraciones con otras aplicaciones de Microsoft como SharePoint Online, Teams y Power Automate, para ampliar la funcionalidad y mejorar la experiencia del usuario.

Qué es Microsoft Forms y cómo funciona

Microsoft Forms es la aplicación de la suite Microsoft 365 que ayuda a las personas a escribir, publicar y distribuir formularios personalizados, desde cuestionarios para medir la satisfacción de los clientes hasta tests para poner a prueba a estudiantes y alumnos. De hecho, esta aplicación puede servir a cualquiera que desee comunicarse directamente con su audiencia de usuarios, obteniendo información útil sobre su compromiso, su nivel de conocimiento o su opinión sobre cualquier tema. Con Forms, también puede organizar eventos e iniciativas.

Los 6 pasos para crear cuestionarios y formularios inteligentes con Microsoft Forms

Paso a paso, aprenderá cómo crear un formulario personalizado o una encuesta con Microsoft Forms. Desde la creación del archivo hasta la personalización gráfica, desde la estructuración de las preguntas hasta la gestión del progreso del usuario, lo guiaremos a través de cada paso del proceso.

Paso 1: Crear el archivo

En primer lugar, siga el enlace a Microsoft Forms para acceder a la página de inicio de la aplicación. Aquí, inmediatamente tendrá que hacer una elección: Crear un formulario desde cero. Explorar las plantillas de la plataforma y abrir una ya preparada para dar cabida a sus preguntas. Para continuar con nuestro ejemplo, seleccione "Nuevo formulario" o "Nueva trivia". Esto creará un archivo en blanco, al que deberá dar un nombre y una breve introducción.

Paso 2: Estructurar el formulario en preguntas y secciones

Forms le permite construir un cuestionario de forma fácil y flexible, utilizando diferentes tipos de preguntas y macrosecciones temáticas. Estas últimas son útiles para agrupar varias preguntas que traten el mismo tema. Por ejemplo, podría agrupar todas las preguntas relacionadas con la frecuencia con la que le gustaría celebrar reuniones periódicas o fijar el día y la hora de un evento.

Dentro de cada sección, puede introducir un número teóricamente infinito de preguntas, a elegir entre:

• Preguntas de opción única.
• Preguntas de opción múltiple.
• Preguntas abiertas.
• Preguntas que se responden puntuando en una escala de 5 estrellas, 0-10, etc.
• Preguntas que se responden introduciendo una fecha.
• Tabla de evaluación graduada.

Una vez visto cómo y qué tipos de preguntas puede insertar, queremos hablar del recorrido del usuario. De hecho, Microsoft Forms le permite proponer la secuencia de preguntas exactamente en el orden en que las creó... o no. En caso de que desee mantener el orden de creación de las preguntas, no tiene que hacer nada. De hecho, el recorrido es lineal por defecto. Sin embargo, puede optar por administrar las preguntas a su audiencia de dos formas alternativas:

Paso 3: ¿Camino lineal, aleatorio o ramificado?

Paso 4: Marcar el formulario

Microsoft siempre intenta ofrecernos la posibilidad de personalizar los archivos y el contenido con el estilo que mejor nos representa, como personas y como comunidad empresarial. Forms no es una excepción. De hecho, como todas las aplicaciones de las suites de Microsoft, Forms le permite crear temas gráficos personalizados o cargar uno ya empaquetado para su marca. Para ello, sólo tiene que hacer clic en "Temas" en la esquina superior derecha, desplazarse hasta el final de la ventana que se abre a un lado y seleccionar "Tema personalizado".

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Paso 5: Utilice la vista previa para evaluar su trabajo

En general, debe prestar especial atención a las imágenes y a cómo cambia su disposición del pc al teléfono o la tableta. Por último, la función de vista previa es útil para probar la ramificación de las preguntas. En efecto, si ha optado por construir una ruta que responda a las elecciones del usuario, puede interactuar con sus preguntas y comprobar si efectivamente la redirección que ha programado funciona.

Para evitar publicar o compartir un formulario con errores y fallos, Forms pone a su disposición la vista previa. Al hacer clic en "Vista previa" en la esquina superior derecha, se le mostrará el resultado de su trabajo exactamente como se verá a los ojos del público objetivo. Pero eso no es todo. De hecho, puede alternar entre los modos de escritorio y móvil para ver su formulario en ambas versiones y comprender así si la configuración que le ha dado se mantiene en cualquier dispositivo.

Paso 6: Compartir o publicar, no es un problema

Ahora, puede decidir si publicar su formulario y empezar a recoger opiniones de su público, o compartirlo como plantilla con otros usuarios. Una opción no excluye a la otra, afortunadamente. En caso de que simplemente desee publicar su cuestionario, haga clic en "Recopilar respuestas" en la esquina superior derecha y seleccione cómo desea difundirlo. Entre las opciones disponibles, encontrará las siguientes: Correo electrónico. Código QR. Código para insertar en una página web o Sway. Medios de comunicación social. También puede copiar el enlace y enviarlo en el chat de su plataforma preferida.

• Sólo tiene que hacer clic en "Abrir en Excel" y se le enviará directamente a una tabla dinámica ya configurada con todas las respuestas de su formulario.

• De este modo, podrá interactuar mejor con los datos y utilizar las funciones de Microsoft Excel para procesarlos en distintos tipos de gráficos o completar el conjunto con información adicional, procedente de fuentes externas.

• Por último, Forms ofrece la función "Ideas". Se trata de una innovación reciente de la aplicación, añadida para ayudar a los usuarios a obtener nuevas e inesperadas perspectivas de sus cuestionarios y encuestas.

• Una vez publicado, el formulario empezará a recoger las respuestas de los usuarios y las pondrá a su disposición en la sección "Respuestas" de la parte superior izquierda.

• Aquí podrá ver datos e información útiles como el número de veces que se ha rellenado el cuestionario, el tiempo medio que han tardado los usuarios en llegar al final y el estado (activo o caducado).

• ambién se le mostrará un gráfico circular en el que se resumen las respuestas obtenidas para cada pregunta, de modo que pueda evaluar de un vistazo el número de respuestas correctas dadas o el ítem que tuvo más éxito en términos de preferencia.

Sólo tiene que hacer clic en "Abrir en Excel" y se le enviará directamente a una tabla dinámica ya configurada con todas las respuestas de su formulario. De este modo, podrá interactuar mejor con los datos y utilizar las funciones de Microsoft Excel para procesarlos en distintos tipos de gráficos o completar el conjunto con información adicional, procedente de fuentes externas. Por último, Forms ofrece la función "Ideas". Se trata de una innovación reciente de la aplicación, añadida para ayudar a los usuarios a obtener nuevas e inesperadas perspectivas de sus cuestionarios y encuestas.

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Utiliza una imagen

• "Ideas", de hecho, crea automáticamente una serie de gráficos para mostrar distintos reprocesamientos de los datos y proporcionar así nuevas claves de interpretación.

• Por ejemplo, el usuario podría obtener un gráfico relativo al nivel de satisfacción indicado por las personas encuestadas, divididas según su departamento empresarial o clase de la escuela.

• De este modo, sería posible ver cómo un departamento o clase muestra un nivel de satisfacción inferior al de los demás participantes.

• Razonando sobre la cuestión, se podría llegar a la conclusión de que el acto empresarial o el curso escolar objeto de la encuesta no logra captar a ese segmento concreto de la audiencia. .

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Volviendo ahora a la función de compartir formularios, Microsoft Forms le permite duplicar su cuestionario y enviarlo a otros usuarios de la organización, que pueden acceder al archivo y utilizarlo como base para crear nuevas encuestas. El objetivo podría ser poner a disposición de su equipo una plantilla ya configurada con el estilo corporativo, de modo que pueda mantener la coherencia gráfica... y no tener que crear un formulario personalizado desde cero cada vez. No está mal como herramienta, ¿verdad?

Los 6 pasos para crear un formulario con Microsoft Forms

Los 6 pasos para crear un formulario con Microsoft Forms

A continuación, le ofrecemos una tabla resumen de los pasos para crear un formulario o cuestionario con Microsoft Forms:

¡GRACIAS!

Con esta función...

Puedes añadir un contenido adicional que emocione al cerebro de tu audiencia: vídeos, imágenes, enlaces, interactividad... ¡Lo que tú quieras!

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