Presentación Auditoria

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA LICENCIATURA EN ARCHIVONOMÍA PRESENTA: PICHARDO PÉREZ KARLA MONSERRAT MATERIA: DIAGNÓSTICO Y AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA MAESTRO: PINEDA AGUIRRE ANGEL LUIS GRUPO:5CM1

UNIDAD II

AUDITORÍA

Introducción Auditoria 2.1 Fundamentos de la auditoria 2.2 Auditoría documental 2.2.1 Objetivos e indicadores de la gestión en la auditoria Conclusiones Metodología para la auditoria archivística 2.3 Nivel Estructural 2.3.1 Nivel Documental 2.3.2 Nivel normativo 2.3.3 Guía para la auditoría archivística Conclusiones 2.4 Entrevista en sitio 2.4.1 Inspección física 2.4.2 Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2.4.3 Normatividad archivística Conclusiones Bibliografías

Índice

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INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo se realizara un analisis especifiico relacionado con el tema de Auditoria siendo de manera detallada enfocado en la Auditoria Archivistica y todo lo que conlleva es decir : Fundamentos de la auditoria, Auditoría documental, Objetivos e indicadores de la gestión en la auditoria, Metodología para la auditoria archivística ( Nivel Estructural, Nivel Documental y Nivel normativo), Guía para la auditoría archivística, Entrevista en sitio, Inspección física, Plan Anual de Desarrollo Archivístico y por último la Normatividad archivística

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AUDITORÍA

Arens, Elder & Beasley (2007) definen a la auditoría de la siguiente manera: “Auditoría es la acumulación y evaluación de la evidencia basada en información para determinar y reportar sobre el grado de correspondencia entre la información y los criterios establecidos. La auditoría debe realizarla una persona independiente y competente”.

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AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA

Herramienta de control y supervisión que permite consolidar los Sistemas Institucionales de Archivos, verificar la eficiencia de sus operaciones, así como verificar y evaluar el cumplimiento normativo y los procesos de gestión documental.

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FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA

• Sistematico:

No aleatorio Es programada y planificada

• Independiente:

Los auditores son ajenos al área auditada

• Documentado:

Procedimiento escrito

• Evidencia:

Información pertienente a los criterios y que es verificable

• Criterios de la auditoria:

Los requisitos

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AUDITORÍA DOCUMENTAL

Auditoría mediante el cual se obtienen evidencias a través del análisis de los documentos de un proceso (manual, procedimiento, instructivos, plan de calidad, norma, etc.) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoría.

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OBJETIVOS E INDICADORES DE LA AUDITORÍA

OBJETIVOS Cepeda (1997) en cuanto a los objetivos de la auditoría manifesta lo siguiente: • Medir en los distintos niveles la efciencia y efcacia operativa. • Revelar irregularidades y desviaciones en cualquiera de los elementos examinados dentro de la empresa que afecten el desarrollo de las operaciones. Es así que la función del auditor es constructiva, no se limita a criticar las defciencias observadas; sino propone medidas correctivas que considere convenientes, señalando posibles mejoras. Su trabajo cumple con la verifcación de reglamentos y normas aprobadas por la alta dirección, si estas se han planteado correctamente.

OBJETIVOS

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OBJETIVOS E INDICADORES DE LA AUDITORÍA

INDICADORES DE GESTIÓN Son variables o parámetros que permiten medir de forma cuantitativa y cualitativa, el grado de cumplimiento de un sistema, proyecto, programa, componente, proceso, actividad o de la ejecución de las operaciones, en términos de eficiencia, economía, efectividad e impacto. El cálculo y análisis de indicadores sirve para tomar medidas correctivas y realizar predicciones futuras de su comportamiento; ayudan en la planificación de actividades estratégicas, en su control y evaluación (rendición de cuentas) y en la predicción de resultados o impactos que se pueden obtener a mediano y largo plazo.

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CONCLUSIONES

La auditoria archivistica es un proceso que se debe realizar en culquier empresa u organización debido a que permite tener un control sobre la misma ademas de conocer aspectos fundamentales para su relización como son un proceso sistematico, independiente, evidencial, etc... ademas de que sus principales objetivos se basan en la eficiencia y eficacia y a su vez una serie de indicadores que como resultado se basa en tener en cuenta las medidas preventivas para tener mejores resultados sobre el manejo dentro de cualquier organización siendo mas especificos dentro de un archivo.

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METODOLOGÍA PARA LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA

La metodología empleada para la realización de la auditoría archivística se basa en las mejores prácticas y estándares internacionales, reflejados en las cédulas analíticas que forman parte integral de este documento y que se establecen en cumplimiento de los siguientes niveles de la gestión documental:

• Nivel estructural
• Nivel documental
• Nivel normativo

Ademas el cumplimiento de estos niveles se irá observando de acuerdo con el orden jerárquico y estratégico de los elementos que conforman el sistema institucional de archivos:1. Área coordinadora de archivos2. Unidad de correspondencia3. Archivo de trámite4. Archivo de concentración5. Archivo histórico

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NIVEL ESTRUCTURAL

Verificar que el sistema institucional de archivos esté formalmente establecido en la dependencia o entidad y que cuente con los recursos humanos, financieros y materiales que permitan su adecuado funcionamiento. Asimismo, regular los procesos técnicos con los que operan los diferentes tipos de archivo de la institución, el perfil de cada responsable y las condiciones físicas en las que se conservan los documentos de archivo

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NIVEL ESTRUCTURAL

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NIVEL DOCUMENTAL

Comprobar la elaboración y actualización de los instrumentos de control y consulta archivística, establecidos en el artículo 19 de la LFA ( ),o bien en el artículos 13 y 14 de la LGA ( ) para propiciar la organización, la administración, la conservación y la localización expedita de los archivos.

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NIVEL NORMATIVO

Revisar el cumplimiento de las disposiciones emanadas de la LFA tendientes a regular la producción, uso y control de la documentación oficial, de conformidad con las atribuciones y funciones establecidas en la normatividad interna de cada institución, las cuales estarán vinculadas con la transparencia, acceso a la información, clasificación de la información y protección de datos personales. Actualmente dichas disposiciones se encuentran en la ultima ley creada es decir, por La Ley General de Archivos publicada en el Diario Oficial de la Federación el 15 de junio de 2018 con su Última reforma publicada DOF 19-01-2023.

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GUÍA PARA LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA

De acuerdo a la Guia para la auditoría archivística del AGN la guía se utilizarán cédulas analíticas para la verificación de los procesos archivísticos en el área coordinadora de archivos, unidades de correspondencia, archivos de trámite, concentración y, en su caso, históricos, de los sujetos obligados establecidos en el artículo 4, fracción XXXVI de la LFA. Sin embargo debido a la actualización la Ley General de Archivos lo menciona en su artículo 4, fracción LVI de la LGA. En las cédulas de verificación se deberá anotar “cumple”, “cum ple par cialmente” o “no cumple” con las disposiciones, según sea el caso. Asimismo, se deberán describir los hallazgos y situaciones encontrados, emitiendo las recomendaciones correspondientes.

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GUÍA PARA LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA

La aplicación de la guía se realiza tomando en cuenta:

• Entrevista en sitio.

• Inspección física.

• Revisión de documentos y registros.

*La información recopilada a través de estos elementos debe ser analizada y relacionada entre sí, con la finalidad de validar la congruencia y efectividad de los procesos archivísticos de la institución.

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GUÍA PARA LA AUDITORÍA ARCHIVÍSTICA

Se utilizarán cédulas analíticas para la verificación de los procesos archivísticos en el área coordinadora de archivos, unidades de correspondencia, archivos de trámite, concentración y, en su caso, históricos, de los sujetos obligados establecidos en el artículo 4, fracción XXXVI de la LFA.En las cédulas de verificación se deberá anotar “cumple”, “cum ple par cialmente” o “no cumple” con las disposiciones, según sea el caso. Asimismo, se deberán describir los hallazgos y situaciones encontrados, emitiendo las recomendaciones correspondientes.

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CONCLUSIONES

Dentro de un archivo tener en cuenta la auditoria es fundamental, el primer aspecto que se debe considerar es la metodología, en base a la guia para realizar una auditoria archivistica emitida por el AGN se basa en tres niveles a considerar que son el estrutural, documental y normativo en base a su cumplimiento de acuerdo al Sistema Institucional de Archivos. Tener en cuenta una herramienta que permita saber mediante una serie de pasos establecidos puede ser de gran ayuda dentro de la auditoría archivística es por eso que la Guia es fundamental y de gran ayuda.

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ENTREVISTA EN SITIO

Aplicación del cuestionario de diagnóstico al coordinador de archivos y a los responsables del archivo de trámite, concentración y, en su caso, histórico. Donde se colocaran la siguiente información: 1. Area de identificación 2. Datos del responable del área coordinadora de archivos Preguntas relacionadas con: I. Producción e integración de expedientes II. Instrumentos de control y consulta archivísticos III. Descripción documental IV. Valoración y disposición documental V. De la conservación y preservación de archivos

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ENTREVISTA EN SITIO

VI. De la tecnología VII.Organización estructural VIII. Recursos humanos IX. Recursos materiales e infraestructuraX. Planeación del desarrollo archivísticoXI. Préstamo y consulta de la información XII. Nomatividad en materia de archivos y transparencia

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INSPECCIÓN FÍSICA

FINALIDAD GENERAL ES.... Útil para verificar el estado de las existencias en stock, como podrían ser indicios de deterioro físico, o cualquier condición que pudiera dificultar que la venta de dichos artículos y, por lo tanto, provocar el registro de una provisión por deterioro de existencias en los estados financieros. En el caso de la auditoría archivistica se realiza visitas de inspección a los archivos de trámite, concentración y, en su caso, históricos.

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REVISIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Se verificará que se dé cumplimiento a la normatividad en materia de archivos. De las principales de manera general podemos encontrar:

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PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO

El PADA es una herramienta de planeación orientada a mejorar las capacidades de administración de archivos de las dependencias y entidades. El PADA contempla diversos programas o proyectos encaminados a la optimización de la gestión de documentos, por lo que debe cubrir tres niveles: 1. Nivel estructural. Establecimiento formal del Sistema Institucional de Archivos, que debe contar con la estructura orgánica, infraestructura, recursos materiales, humanos y financieros necesarios para un adecuado funcionamiento. • Sistema Institucional de Archivos: área coordinadora de archivos, unidad de correspondencia, archivos: de trámite, de concentración y, en su caso, histórico. • Infraestructura: inmueble, mobiliario, suministros, sistemas de mitigación de riesgos. • Recursos humanos: personal perfilado para los archivos. Capacitación y profesionalización en la materia.

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PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO

2. Nivel documental. Elaboración, actualización y uso de los instrumentos de control y consulta archivística para propiciar la organización, administración, conservación y localización expedita de los archivos.• Cuadro general de clasificación archivística. • Catálogo de disposición documental. • Guía simple de archivos. • Inventarios. • Clasificación de expedientes con base en el Cuadro general de clasificación archivística. • Valoración documental y destino final de la documentación. • Transferencias primarias y secundarias con base en las vigencias documentales establecidas en el Catálogo de disposición documental. • Préstamo de expedientes. • Difusión de los acervos históricos, en caso de contar con ellos.

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PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO

3. Nivel normativo. Cumplimiento de las disposiciones emanadas de la normatividad vigente y aplicable en materia de archivos, tendiente a regular la producción, uso y control de los documentos, de conformidad con las atribuciones y funciones establecidas en la normatividad interna de cada institución, las cuales están vinculadas con la transparencia, el acceso a la información y su clasificación y la protección de datos personales.

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PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO

ELEMENTOS 1. Marco de referencia. Describir los antecedentes y la problemática de la institución en materia de archivos. 2. Justificación. Explicar las razones por las cuales es necesario llevar a cabo las acciones de mejora. Debe explicarse, de forma clara, cuál será el costo-beneficio de llevar a cabo las actividades que se proponen. 3. Objetivos. Definir la meta que se pretende alcanzar y hacia la cual se dirigen los esfuerzos y recursos. 4. Planeación. Documentar las acciones necesarias para la consecución de los objetivos planteados. La planeación debe realizarse en coordinación con los responsables de los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico.

NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA

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Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. • Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. • Ley General de Bienes Nacionales. • Ley Federal de las Entidades Paraestatales. • Ley Federal de Procedimiento Administrativo. • Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. • Ley Federal de Archivos. • Reglamento de la Ley Federal Archivos. • Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. • Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. • Decreto por el que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la Procuraduría General de la República, las Unidades Administrativas de la Presidencia de la República y los órganos desconcentrados donarán, a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no les sea útil, a título gratuito. • Decreto por el cual se crea la sección de archivos presidenciales del AGN. • Acuerdo por el que se establece el Esquema de Interoperabilidad y de Datos Abiertos de la Administración Pública Federal.

NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA

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• Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. • Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. • Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales. • Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos. •Norma General de Información Financiera Gubernamental 004. Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental. • Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada. • Bases Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles que, en su caso, hayan emitido las entidades. • Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en la recepción, procesamiento y trámite de las solicitudes de acceso a la información gubernamental que formulen los particulares, así como en su resolución y notiϐicación, y la entrega de la información en su caso, con exclusión de las solicitudes de acceso a datos personales y su corrección.

NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA

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• Lineamientos generales para el acceso a la información gubernamental en la modalidad de consulta directa. • Lineamientos generales para la clasificación y desclasificación de información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. • Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los índices de expedientes reservados. • Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. • Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en el envío, recepción y trámite de las consultas, informes, resoluciones, criterios, notificaciones y cualquier otra comunicación que establezcan con el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública. • Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal. • Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal. • Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición documental.

NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA

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• Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación archivística. • Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos. • Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel) dictaminados con valor histórico al AGN. • Guía para determinar la viabilidad de implementar proyectos de digitalización de documentos de archivo. • Instructivo para la transferencia secundaria de la documentación generada por las dependencias y entidades respecto de los recursos públicos federales transferidos, bajo cualquier esquema, al presidente electo de los Estados Unidos Mexicanos y, en su caso, a su equipo de colaboradores. • Guía para el descarte de libros o publicaciones periódicas que se ubican en los archivos de concentración de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. • Criterios para el proceso de descripción de acervos fotográficos. • Guía para la identiϐicación de series documentales con valor secundario. • Guía para la salvaguarda de documentos en circunstancias de riesgo.

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CONCLUSIONES

A partir de lo visto la metodologia es muy completa empezando desde la entrevista de sitio la cual la serie de preguntas a realizar es sobre información de manera detallada para conocer todos los aspectos a considerar, ademas, la inspección fisica en los archivos ya sea de tramite, concentración e historicos y la revisión de los documentos tomando en cuenta la normatividad aplicable. El Plan Anual de Desarrollo Archivistico es fundamental para la gestión de los documentos como ya sabemos a nivel estructural basado en el SIA, infraestructura y los recursos humanos, el nivel documental basos en los instrumentos de control y consulta y por último en el nivel normativo el cual tenia que ser el aplicable en materia de archivo. En este aspecto hago enfasis ya que dicha normatividad es importante saber que siempre se debe tomar en cuenta ya que permite establecer y apartir de ahi saber como realizar cada uno de los procesos para la realización de una auditoría exitosa.

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BIBLIOGRAFÍAS

Archivo General de la Nacion ( 2015 ), Guia para la Auditoria Archivistica Primera edición, México. Gobierno de Colombia ( ), Auditoria documental, Colombia. Pereira Corredor Javier ( 2011 ) Fundamentos de Auditoria , SlideShare Mexico. Arias Esparza Jorge Enrique, Vallejo Chavez Luz Maribel ( 2023 ),Fundamentos de Auditoria, ESPOCH, Ecudador. http://cimogsys.espoch.edu.ec/direccionpublicaciones/public/docs/books/2023 06-13-223024-Fundamentos%20de%20auditori%CC%81a.pdf. Instituto Nacional de Aprendizaje (2018) INDICADORES DE GESTIÓN AUDITORÍA INTERNA INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE. IVAI (2020) Auditorias Archivisticas, Mexico. Gobierno del Estado de Mexico (2022 ), La Auditoria Archivistica, México. Archivo General de la Nación ( 2015 ), Criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, Primera edición, México

Gracias