Preparação de encomendas – fundamentos

Preparação de encomendas – fundamentos

UFCD: 8146

Formador: Rui Fernandes

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Índice

Localização Abastecimento Materiais/elementos de embalamento Objetivos Satisfação do cliente Menor manuseamento das mercadorias (diminuição da quebra) Maior rapidez e produtividade em todo o processo

ConceitosTipos de Fluxos Preparação com Stock ou Picking By Store Preparação Preparação sem Stock ou Picking By Line Cross Docking Logística Inversa Atribuição de picking Dados Logísticos Tipologias estantes de picking Estantes Picking manual Estantes Picking Automatizadas

Conteúdo pedagógico

Introdução

A preparação de encomendas é uma atividade vital no contexto da gestão logística, essencial para garantir o correto fornecimento de produtos aos clientes. Este conteúdo pedagógico destina-se a explorar os conceitos fundamentais e os objetivos associados à preparação de encomendas, abordando diferentes métodos, critérios de organização e tecnologias utilizadas neste processo.

Conceitos

Armazenamento Eficiente:

A preparação de encomendas (Picking) é uma atividade essencial na gestão logística e de armazenamento, que envolve a seleção e recolha de produtos específicos para satisfazer os pedidos dos clientes. Aqui estão alguns conceitos fundamentais:

Organização estratégica para facilitar o acesso e a localização.

Processo de Preparação de Encomendas:

Identificação, seleção e recolha de produtos com precisão.

Qualidade:

Garantia de pedidos corretos para evitar erros e insatisfação.

Gestão de Inventário:

Manutenção adequada do stock para garantir disponibilidade dos produtos.

Tecnologia e Melhoria Contínua:

Utilização de sistemas como SGA para aumentar eficiência.

Tipos de fluxos

O fluxo logístico engloba todas as atividades pelas quais um produto passa, desde a fabricação até a comercialização, incluindo transporte, armazenamento e distribuição. Gerir corretamente estas atividades, que envolvem um constante movimento de recursos e informações, é o primeiro passo para ter uma cadeia de abastecimento otimizada. Para isso, é crucial conhecer profundamente a logística da empresa. Projetar um fluxo logístico adequado começa com uma análise e planeamento da procura. Sem isso, é impossível programar o ritmo de produção, manter o inventário adequado, definir a estratégia de transporte até ao ponto de venda, entre outros. Alcançar um fluxo logístico eficiente que melhore o desempenho da cadeia de abastecimento não depende apenas das tarefas inerentes à logística (abastecimento, armazenamento, processamento de pedidos e distribuição), mas também do trabalho coordenado de cada um dos departamentos da empresa.

De acordo com a fase em que operam, existem dois principais tipos de fluxos logísticos:

1. Fluxos internos: Também conhecidos como fluxos de produção, referem-se a todos os movimentos relacionados com os componentes e os diferentes materiais necessários na rede de produção. Isso inclui os processos de transformação, fabrico, manuseamento, armazenamento e transporte de matérias-primas.

2. Fluxos externos: Estes são divididos em dois tipos:

• Fluxo de fornecimento: Relaciona-se com a circulação de matérias-primas e consumíveis do fornecedor para o armazém ou instalações de produção.
• Fluxo de distribuição: Refere-se ao movimento dos produtos acabados ou semiacabados das instalações de produção ou armazém para o cliente final.

Preparação com Stock ou Picking By Store

A operação PBS, começa quando a empresa coloca a encomenda ao fornecedor. As chegadas dos diferentes fornecedores ao entreposto estão organizadas e agendadas de forma a que não haja conflitos na receção. Os agendamentos são estruturados de maneira a que seja possível haver o maior número de entregas possível num dia, e simultaneamente evitar a chegada de vários fornecedores ao mesmo tempo. Este processo facilita a receção de mercadoria e tem também em conta a disponibilidade de entrega do próprio fornecedor.

Etapas do Picking by Store

Percurso de um artigo em armazém, envolve cinco etapas: receber a mercadoria, conferir e etiquetar, arrumar, picking e expedir. Seguidamente será feita uma descrição de cada uma destas etapas:

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Picking

Expedição

Receção

Conferir e Etiquetar

Arrumar

Preparação sem stock ou Picking By Line

No método Picking By Line (PBL), os produtos recebidos são imediatamente distribuídos pelas lojas que fizeram o pedido, não havendo stock remanescente. Em contraste, no método Picking By Store (PBS), os produtos são recolhidos das suas localizações de picking para satisfazer as necessidades de uma loja específica, mantendo assim stock disponível. A escolha entre PBL ou PBS para cada artigo baseia-se na rotação dos produtos, na qualidade de serviço do fornecedor e na validade dos próprios artigos. No caso do PBL, é essencial que o fornecedor mantenha um elevado nível de serviço, garantindo a entrega do produto no armazém na data e hora solicitadas. Isto é crucial porque, neste tipo de fluxo, não existe stock armazenado; portanto, se uma entrega não for realizada pelo fornecedor conforme o planeado, isso pode causar uma rutura de stock na loja.

Cross Docking

O cross docking é um método de distribuição em que os produtos recebidos são redirecionados sem necessidade de armazenamento prévio. Este processo visa reduzir o tempo de permanência no centro de distribuição ou armazém, idealmente por menos de 24 horas, antes de serem expedidos rapidamente. Com o cross docking, eliminam-se ou reduzem-se significativamente as etapas de armazenamento de produtos, dispensando também o processo de picking, o que resulta numa poupança de tempo e custos operacionais.

Diferentes formas de implementar o cross docking

Existem diversos modos de implementar um sistema de cross docking num centro de distribuição. Entre as modalidades mais comuns encontramos as seguintes:

Cross docking contínuo

Cross docking híbrido

Cross docking consolidado e desconsolidado

O cross docking híbrido é um modelo mais complexo, onde os pedidos são preparados com produtos recém-chegados ao armazém, combinados com itens em stock para atender às necessidades dos clientes de forma eficiente.

No cross docking consolidado e desconsolidado, as mercadorias chegam em unidades de carga que precisam de ser adaptadas para atender aos pedidos dos clientes, seja dividindo em unidades menores ou combinando em cargas maiores.

Cross docking contínuo envolve a transferência direta de produtos já preparados em unidades de carga para a área de expedição, minimizando o manuseamento no armazém.

Entregas mais rápidas: Os produtos são rapidamente encaminhados para expedição, reduzindo os prazos de entrega e aumentando a satisfação dos clientes.

Menores necessidades de espaço em armazém: Não é necessário tanto espaço de armazenamento, o que reduz os custos com infraestrutura.

O cross docking oferece várias vantagens para as empresas:

Menores custos logísticos: Menos investimento em grandes armazéns e menos colaboradores necessários devido à simplificação dos processos.

Menores riscos de danos ou extravios: Como há menos manuseamento da carga, os riscos de perdas ou danos são reduzidos.

Logística Inversa

Nos últimos anos, a crescente competitividade no meio empresarial tem apresentado vários desafios para as empresas. Cada vez mais, as empresas estão a reconhecer a importância de satisfazer as necessidades dos clientes mesmo após a venda. Neste contexto, a logística inversa emerge como um elemento crucial na diferenciação das empresas em relação à concorrência e no esforço de fidelizar os clientes. A logística inversa refere-se ao processo de gerir eficientemente o retorno de produtos ou materiais após a sua venda e utilização pelos clientes. Este aspeto muitas vezes negligenciado da cadeia de abastecimento pode desempenhar um papel fundamental na satisfação do cliente e na construção de relações duradouras.

Oferecer um serviço pós-venda de qualidade, resolvendo problemas e necessidades dos clientes de forma rápida e eficiente.

Melhorar a sustentabilidade e a responsabilidade ambiental, reciclando ou reutilizando produtos devolvidos de forma eficiente.

Ao incorporar uma logística reversa eficaz, as empresas podem:

Reduzir custos operacionais e melhorar a eficiência da cadeia de abastecimento, otimizando o retorno de produtos para reparação, reposição ou reciclagem.

Diferenciar-se no mercado, destacando-se pela excelência no serviço ao cliente e pela preocupação com questões ambientais.

Podemos então diferenciar a logística inversa em dois tipos de recolha:

Recolha de produto: Pode ser envolvido no fluxo inverso para reparação, ou então por decisão do cliente em devolvê-lo.

Recolha de embalagem: As embalagens que formam o fluxo inverso à logística direta são normalmente embalagens com características especiais, que permitem uma reutilização ou então, não podendo ser reutilizáveis, poderão existir normas ambientais que obriguem o fornecedor a proceder ao tratamento adequado deste tipo de resíduo.

Atribuição de picking

Para escolher o tipo adequado de preparação de encomendas para um armazém, é crucial considerar os objetivos específicos que se pretendem alcançar com as operações de picking. Os principais objetivos incluem:

• Redução de Percursos e Tempo: Procurar um layout eficiente e estratégias de zoneamento que minimizem os deslocamentos dos operadores dentro do armazém. Isso implica um planeamento cuidadoso da disposição dos produtos (slotting) para facilitar o acesso rápido aos itens mais solicitados.

• Eficiência Operacional: Escolher um método que diminua o número de operações necessárias para completar uma encomenda e reduza o tempo gasto pelos trabalhadores nessa tarefa. Isso pode envolver otimizar o fluxo de trabalho e eliminar atividades desnecessárias ou redundantes.

• Assegurar a precisão na preparação de encomendas e minimizar erros: é fundamental para garantir a satisfação do cliente. Métodos como FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair), LIFO (último a entrar, primeiro a sair) e FEFO (primeiro que expira, primeiro que sai) são utilizados para gerir o stock de forma eficiente, com o apoio de um sistema de gestão de armazém (SGA). O método FEFO é especialmente relevante para priorizar produtos próximos da data de expiração, reduzindo o risco de desperdício. O SGA automatiza estas operações, proporcionando uma visão em tempo real do inventário.

• Custos Operacionais: Procurar métodos de picking que otimizem os custos operacionais globais do armazém, incluindo custos de mão de obra, tempo de processamento e eficiência geral.

Com base nestes objetivos, podemos considerar os seguintes tipos de preparação de encomendas:

• Produto-Homem (Goods-to-Man): Ideal para armazéns com alto volume de encomendas. Envolve sistemas automatizados, como transelevadores, que movem os produtos até aos operadores para preparação das encomendas. Requer um investimento inicial mais elevado, mas pode aumentar significativamente a eficiência e a velocidade de processamento.

Homem-Produto (Man-to-Goods): O método mais comum e acessível, onde os operadores deslocam-se para recolher os produtos necessários para as encomendas. Pode ser auxiliado por equipamentos de movimentação, como empilhadores. É mais flexível e adaptável a diferentes tipos de operações e volumes de encomendas. A escolha entre estes métodos dependerá das características específicas do armazém, incluindo o volume de encomendas, a variedade de produtos, o orçamento disponível para investimento em automação e os objetivos de eficiência e custo. Em última análise, o objetivo é selecionar o tipo de preparação de encomendas que melhor sirva as necessidades operacionais e estratégicas do armazém, procurando otimizar a eficiência e a qualidade do serviço prestado aos clientes.

Existem diferentes métodos de preparação de encomendas com base na forma como os produtos são recolhidos:

• Pedido por Pedido: O operador extrai um produto de cada vez e prepara diretamente o pedido. É útil para pedidos com grandes volumes de uma mesma mercadoria.
• Picking por Ondas ou em Grupo: Os produtos são recolhidos e colocados em estantes de picking primeiro. Depois, os pedidos são preparados individualmente numa segunda fase. Este método permite preparar vários pedidos simultaneamente, sendo útil quando muitas referências são manipuladas e cada uma tem pouca mercadoria.
• Picking por Áreas: As ordens de picking são organizadas com base na sua localização no armazém. Vários pedidos são processados ao mesmo tempo, otimizando o processo de recolha.

Dados Logísticos

Para armazenar corretamente os produtos em stock, as empresas precisam de conhecer algumas características físicas dos mesmos. A ficha técnica dos dados logísticos dos produtos fornece informações detalhadas que permitem fazer encomendas mais precisas e garantir um armazenamento adequado. Alguns elementos importantes incluem:

• Descrição do Produto: Nome, referência, categoria e características físicas detalhadas (como cor, tamanho, material).

• Dimensões e Peso: Medidas precisas do produto (comprimento, largura, altura) e peso.

• Unidades de Embalagem: Número de unidades por embalagem e detalhes sobre embalagens secundárias.

• Requisitos Especiais de Armazenamento: Informações sobre condições específicas de armazenamento, como temperatura e proteção contra danos.

• Instruções de Manuseio e Transporte: Orientações de segurança para manusear e transportar o produto corretamente.

• Dados de Identificação: Códigos de barras ou identificações únicas para rastreamento e gestão de inventário.

Esta ficha técnica é essencial para garantir a qualidade dos produtos armazenados e para cumprir os requisitos de gestão logística de forma eficaz..

Info

Dados logísticos

Tipologias de Estanteria de Picking

A estanteria de picking, ou sistema de prateleiras para preparação de encomendas, desempenha um papel crucial na organização e eficiência dos processos logísticos. Existem diversas tipologias de estanterias utilizadas para este fim, cada uma adaptada a diferentes necessidades e volumes de operação.

Estantes Picking manual

O sistema de armazenagem de produtos para picking manual seguindo o princípio “homem a produto”. As estantes são desenhadas para aqueles armazéns onde a mercadoria é retira manualmente. Aproveita-se toda a altura do armazém, já que se pode aceder aos níveis elevados quer por meios mecânicos, que elevam o operário até à altura desejada (transelevadores ou order-pickers), quer mediante passadiços colocados entre as estantes.

Info

Imagem de estantes com passadiços

Exemplos de estantes logísticas

Gavetas

Rack Convencional

Estantes Móveis

Prateleiras

Drive In

Push-back

Tipologia estanteria de picking Automatizada

Um armazém automático vertical, também conhecido como sistema de armazenamento automatizado vertical (AS/RS - Automated Storage and Retrieval System), é uma solução tecnológica avançada para otimizar o armazenamento e recuperação de itens em espaços reduzidos, como armazéns, centros de distribuição e instalações logísticas. Este tipo de sistema utiliza estruturas verticais de estantes automatizadas, que são controladas por um software de gestão integrado.

Prateleiras

No contexto de um armazém, a atividade de picking é considerada crucial não só devido à elevada necessidade de mão-de-obra e movimentação de materiais, mas também devido à crescente exigência por tempos de ciclo mais curtos. Dependendo do tipo de armazém, entre 30% a 40% dos custos de mão-de-obra estão associados a esta atividade. O tempo dedicado ao picking tem um impacto direto no ciclo de pedidos, desde a receção até à entrega dos artigos.

Localização

Abastecimento

O abastecimento é o processo fundamental para garantir que uma empresa disponha dos recursos necessários para operar eficazmente. Este processo envolve a identificação das necessidades de materiais, o planeamento da aquisição com base na procura e nos fornecedores disponíveis, a negociação de contratos, a aquisição dos materiais, a gestão do stock e a manutenção de relacionamentos eficazes com os fornecedores. O objetivo é assegurar a disponibilidade oportuna e adequada dos recursos essenciais para suportar as atividades operacionais e satisfazer as necessidades do negócio.

Materiais e elementos de embalamento

A maioria significativa das mercadorias transportadas na cadeia logística possui um elevado valor económico. Por esse motivo, é crucial garantir que o transporte seja realizado de forma a evitar danos na carga. Além disso, o método de transporte da carga também impacta diretamente na segurança das pessoas envolvidas direta ou indiretamente na cadeia de transporte, o que realça a importância de um desempenho eficaz.

Os materiais e elementos de embalagem são fundamentais para proteger e transportar produtos com segurança. Aqui estão alguns exemplos:

• Caixas de Embalagem: Utilizadas para armazenar e transportar produtos, variando em tamanho e resistência.
• Material de Embalagem: Inclui papel, plástico bolha e espuma para proteger os produtos dentro das caixas.
• Elementos de Proteção: Como divisórias e espumas para preencher espaços vazios e proteger contra danos.
• Material Anti-Humidade: Sachês de sílica gel ou películas impermeáveis para proteger contra a humidade.
• Sistemas Anti-Deslizamento: Tapetes antiderrapantes para manter os produtos estáveis durante o transporte.
• Máquinas de Embalagem: Seladoras de caixas e envolvedoras de paletes para automatizar o processo.
• Paletizadoras: Máquinas que organizam os produtos em paletes de forma eficiente.

Objetivos

No âmbito da gestão de armazéns e logística, os objetivos primordiais centram-se na eficiência operacional, na satisfação do cliente e na otimização dos processos de recolha, manuseamento e distribuição de mercadorias. Para alcançar os objetivos, torna-se essencial adotar estratégias e práticas que permitam satisfazer as necessidades dos clientes, reduzir perdas e danos nos produtos, aumentar a produtividade e facilitar a localização rápida e precisa das mercadorias dentro do armazém.

Satisfação dos clientes

A satisfação do cliente é um elemento crucial para o sucesso de qualquer negócio, especialmente na área da gestão de armazéns e logística. Refere-se à medida em que as expectativas e necessidades dos clientes são atendidas ou até mesmo superadas pelos produtos ou serviços oferecidos pela empresa. Quando se trata de logística e gestão de armazéns, a satisfação do cliente desempenha um papel fundamental por várias razões:

Fidelização dos Clientes: Clientes satisfeitos tendem a voltar a fazer negócio com a empresa. Ao oferecer um serviço de logística eficiente e sem problemas, a empresa pode ganhar a lealdade do cliente, garantindo negócios repetidos no futuro.

Reputação e Imagem da Marca: Uma boa experiência de logística e entrega reflete positivamente na reputação da marca. Clientes satisfeitos são mais propensos a recomendar a empresa a outros, ajudando a fortalecer a imagem da marca no mercado.

Competitividade no Mercado: A satisfação do cliente pode ser uma vantagem competitiva. Empresas que conseguem entregar os produtos de forma rápida, precisa e sem problemas têm uma vantagem sobre os concorrentes que não oferecem o mesmo nível de serviço.

Redução de Custos: Clientes satisfeitos são menos propensos a devolver produtos devido a danos ou erros na entrega, o que pode reduzir os custos operacionais associados ao processamento de devoluções.

Em resumo, a satisfação do cliente na gestão de armazéns e logística não só promove a fidelização dos clientes existentes, mas também atrai novos clientes e fortalece a reputação da marca. Investir na satisfação do cliente pode resultar em benefícios significativos a longo prazo para o sucesso e crescimento do negócio.

Reduzir Quebras com Menos Manuseamento

Em operações logísticas e de armazém, é fundamental reduzir o manuseamento das mercadorias para evitar danos nos produtos. Ao usar embalagens adequadas e sistemas automatizados, as empresas protegem os produtos, reduzindo perdas financeiras. Otimizar os processos de armazenamento e formar os colaboradores em técnicas seguras também aumenta a eficiência e satisfação do cliente. Investir em menor manuseamento promove uma cadeia logística mais eficiente e sustentável.

Alcançar Maior Rapidez e Produtividade na Logística

A procura por maior rapidez e produtividade nos processos logísticos é fundamental para garantir a eficiência e competitividade das operações. Implementar estratégias eficazes pode trazer várias vantagens:

Atendimento Mais Rápido aos Clientes: Processos logísticos ágeis permitem entregas mais rápidas aos clientes, melhorando a sua experiência e satisfação.

Redução de Custos Operacionais: Maior produtividade pode significar um menor custo por unidade movimentada ou entregue, otimizando os recursos financeiros da empresa.

Melhoria da Competitividade: Empresas com processos ágeis e produtivos têm uma vantagem competitiva ao responder rapidamente às demandas do mercado.

Competitividade no Mercado: A satisfação do cliente pode ser uma vantagem competitiva. Empresas que conseguem entregar os produtos de forma rápida, precisa e sem problemas têm uma vantagem sobre os concorrentes que não oferecem o mesmo nível de serviço.

Redução de Custos: Clientes satisfeitos são menos propensos a devolver produtos devido a danos ou erros na entrega, o que pode reduzir os custos operacionais associados ao processamento de devoluções.

Em resumo, a satisfação do cliente na gestão de armazéns e logística não só promove a fidelização dos clientes existentes, mas também atrai novos clientes e fortalece a reputação da marca. Investir na satisfação do cliente pode resultar em benefícios significativos a longo prazo para o sucesso e crescimento do negócio.

Exemplo Prático:

Uma empresa de comércio eletrónico implementa um sistema de gestão de armazéns automatizado, onde robôs são responsáveis pelo picking e embalagem de pedidos. Isso reduz significativamente o tempo de processamento de encomendas, permitindo entregas mais rápidas aos clientes e aumentando a eficiência geral do processo logístico. Em resumo, investir na melhoria da rapidez e produtividade nas operações logísticas é crucial para o sucesso e competitividade das empresas. Ao adotar estratégias eficazes e tecnologias inovadoras, é possível alcançar melhorias significativas na eficiência e desempenho geral do processo logístico.

Conclusão

Em conclusão, a preparação de encomendas desempenha um papel crucial na gestão logística eficiente, visando alcançar objetivos fundamentais como a satisfação do cliente, a otimização de processos e a redução de custos operacionais. Ao aplicar os conceitos discutidos neste documento, as organizações poderão beneficiar de uma maior produtividade, menor incidência de erros e uma gestão mais eficaz do stock. A capacidade de preparar encomendas de forma rápida, precisa e orientada para a satisfação do cliente é essencial para o sucesso de qualquer operação logística. Ao integrar os conceitos e objetivos abordados neste documento nas práticas diárias, as empresas estarão melhor equipadas para enfrentar os desafios e oportunidades do ambiente competitivo atual. Esperamos que este material tenha sido útil e inspirador na compreensão dos princípios fundamentais da preparação de encomendas e na promoção de práticas logísticas eficientes.

webgrafia

https://www.rangel.com/pt/blog/cross-docking-beneficios-logistica/

https://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/81519/1/Bernardo%20Cerqueira%20de%20Almeida%20Marques.pdf

https://repositorio-aberto.up.pt/bitstream/10216/102681/2/181301.pdf

Após a chegada e descarga do camião, analisa-se toda a mercadoria para confirmar se o fornecedor trouxe as quantidades pedidas, se estas se encontram em bom estado e se as caixas seguem as regras exigidas pela empresa.

Depois da verificação da mercadoria, é impressa e colocada uma etiqueta identificativa para cada palete e esta é arrumada no armazém, isto é, a palete é transferida da área de receção para a sua localização de stock. Nesta zona de stock, existe uma determinada localização por cada SKU, definido pelo sistema de gestão de armazém utilizado pela empresa.

Estratégias Essenciais

Para otimizar o sistema de picking, é fundamental identificar os itens com maior rotatividade e posicioná-los estrategicamente dentro do armazém, preferencialmente perto dos pontos de expedição. Além disso, é essencial implementar um sistema de documentação claro e fácil de usar, contendo instruções específicas para os operadores, detalhando a localização, descrição e quantidade dos artigos.

Através de um dispositivo eletrónico, as receções são registadas no sistema através da leitura de um código presente nas caixas, designado por EAN. A cada EAN está associado um código de barras associado ao artigo para o identificar.

Info

EAN

Quando são recebidas no entreposto as encomendas das lojas, é feito o “Picking-by-store” (PBS). Isto é, a recolha dos produtos no armazém face ao pedido de cada loja. Assim sendo, os funcionários recebem ordens e percorrem os corredores recolhendo os artigos nas quantidades indicadas.

Voice Picking

Picking to Cart

Voice Picking

Pick-to-light

Picking by vision

Tal como o nome indica, após a operação de picking, as paletes são filmadas e preparadas e posteriormente colocadas em viaturas que irão abastecer as lojas.

Ficha técnica de dados logísticos para uma t-shirt em formato de tabela: