GSE - BELÉN BARROS

GABINETE DE SOFTWARE EMPRESARIAL

Maider Balda Pérez

GSE CONTABILIDAD

GSE EXCEL

Ver funcionamiento

CONTABILIDAD

INMOVILIZADO

PUESTA EN MARCHA

Instalación del programa

Introducir asientos

Ficha inmovilizado

GSE DOCUMENTAL

Crear empresas y ejercicios

Amortización

- Saldo de apertura - Manualmente (*Libro de IVA y Carteras de Efectos) - Asientos tipificados (plantillas) - Asiento periódicos (nóminas) - Traspasos

Importación de facturas

- Crear empresa, seleccionar empresa, crear ejercicio. - Borrar empresa - Borrar ejercicio - Bloquear ejercicio

Baja

FISCAL

Visualizar asientos

Gestionar usuarios

Liquidación del IVA

- Libro Diario - Libro Mayor (Extracto) - Balance de Sumas y Saldos - Localización de apuntes

Crear subcuentas

- Resumen de liquidación, libro de facturas emitidas y recibidas. - Comparativo (localizar descuadres entre libros y cuentas) - Asiento de liquidación

- Crear subcuentas individualmente - Importar PGC - Importar subcuentas desde excel

Modificar asientos

Otros modelos: F50/347, Intrac.

Configuraciones

- Modificar asiento - Modificar fecha

FINANCIERA

- Conceptos predefinidos - Configurafción del IVA - Configuración financiera: config. inicial, situación de carteras, formas de cobro/ pago + Crear banco - Valores por defecto (contrapartidas predefinidas)

Eliminar asientos

Contabilizar cobros-pagos

Copiar asientos

- Manualmente - Desde carteras de efectos a cobrar-pagar (vencimientos) - Contabancos.

Cierre del ejercicio

Copia de seguridad

- Reordenar asientos - Cuentas Anuales: Balance de Situación, PYG, etc. - Asiento de regularización y cierre.

- Crear copia de seguridad - Restaurar copia de seguridad

Control cobros-pagos

Gestionar cobros-pagos

- Generar remesas de recibos domiciliados - Generar pagarés, etc.

MANUAL

SUGERENCIA

INicio

INSTALACIÓN DEL PROGRAMA

NO DISPONIBLE POR EL MOMENTO

INicio

CREACIÓN DE UNA EMPRESA

Crear una nueva empresa + Seleccionar empresa + Crear ejercicio

Borrar empresa

Borrar ejercicio

Bloquear ejercicio

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INicio

CREAR EMPRESA, SELECCIONAR EMPRESA, CREAR EJERCICIO

Crear empresa: Empresas (lateral)+ Añadir

Configuración contable + Datos mínimos: Plan Contable, Plan Contable anterior 2008, Nº Dígitos subcuentas

ICONOS

El apartado "Empresa" puede servir para obtener listados (ej. empresas que hay en un ejercicio, etc.). Usar icono FILTROS para ello.

Datos Fiscales + Datos mínimos: código, país, CIF

El programa utiliza el concepto "Entidad· para referirse a un objeto físico al que se le puede atribuir DNI/CIF y País. En el momento que identifica a una entidad de la base de datos, volcará los datos correspondientes. Podrá ser cliente, proveedor, trabajador, etc. al mismo tiempo.

Detalle de esta información en el manual proporcionado por la empresa GSE (no son obligatorios)

son posibles varias direcciones (fiscal, envío, ...)

Configuración Fiscal: tipo de empresa, etc.

"en activo" de be estar seleccionado.

(1) Código: 5 dígitos alfanuméricos.

son posibles varias cuenta s bancarias e indicar la principal.

Responsables/ Socios/ Datos de Contacto

Varios: periodo vacacional, días de pago, página Web...

(3) CIF válidos: 12345678Z 11111111H 22222222J 33333333P44444444A

Seleccionar empresa + Introducir código y ej.+ Nuevo ejercicio

CCC válidos: (el IBAN se calcula solo)20202020202020202020

Las casillas que aparecen en amarillo significan que vienen de otro lado. Hay que pinchar en "cambiar datos" para modificar.

El programa permite tener abiertas varias empresas/ ejercicios a la vez. Repeteir proceso.

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INicio

BORRAR EMPRESA

Especiales + Empresas + Borrar empresas

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INicio

BORRAR EJERCICIO

Especiales + Ejercicios + Borrar ejercicios

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INicio

BLOQUEAR EJERCICIO

Especiales + Ejercicios + Bloqueo ejercicio

INicio

GESTIONAR USUARIOS

Configurar permisos: Especiales + Usuarios + Grupo de usuarios

Asignar permisos: Especiales + Usuarios + Usuario

Administrador: tiene acceso a todas las funciones/ empresas.

Se crea el usuario (código y nombre) y se configuran los accesos de dicho usuario.

INicio

CREAR SUBCUENTAS

Crear subcuentas individualmente

Importar PGC

Importar subcuentas desde excel

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INicio

CREAR SUBCUENTAS INDIVIDUALMENTE

Subcuentas + Añadir + Código, Nombre, etc.

Datos varios: moneda cartera, riesgo, días, etc.

Habilitar entidad: si la subcuenta está asociada a una entidad (país y CIF), pincharemos en esta opción e introduciremos los datos.

Si ponemos 4300 y pulsamos F8, nos crea el último dígito disponible.

Valores por defecto: contrapartida, tipo de IVA, etc.

En el menú "valores por defecto" puede realizarse para todas las subcuentas a la vez. Si lo ponemos dentro del nivel que está en negrita, nos aplicará los valores que asignemos a cada columna a todo el nivel (siempre prevalece el menor de los niveles)

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INicio

IMPORTAR PGC

Subcuentas + Engranajes + Sí + Filtro (para actualizar)

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INicio

IMPORTAR SUBCUENTAS DESDE EXCEL

Especiales + Exportar/ Importar + Importación Genérica

Seleccionar Excel + Importar subcuentas: código y nombre

INicio

CONFIGURACIONES

Conceptos predefinidos

Configuración del IVA

Configuración financiera: configuración inicial, situación de carteras, formas de cobro-pago, banco, etc. + Crear bancos

Valores por defecto (contrapartidas predefinidas)

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INicio

CONCEPTOS PREDEFINIDOS

Maestros + Conceptos + Añadir

El concepto no se refiere a la explicación del asiento, sino a las configuraciones de partida para los libros de IVA y cartera de efectos.

Modificar concepto: posicionarnos sobre el concepto y hacer "doble click". Eliminar concepto: posicionarnos sobre el concepto y botón borrar.

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INicio

CONFIGURACIÓN DEL IVA

Maestros + I.V.A. + Añadir (crear distintos tipos de IVA)

Grupos de IVA: Maestros + Varios + Grupos de IVA

Permite agrupar varios tipos de IVA, para que aparezcan por defecto varios IVAs al meter el asiento de un proveedor. Para ello, en la pestaña de IVA habrá que introducir el "grupo" que hemos creado.

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INicio

CONFIGURACIÓN FINANCIERA + CREAR BANCOS

Maestros + Financiera + Situación Cobros - Pagos

Crear banco: Asientos + Movim. bancarios + Bancos + Añadir

El número de sufijo es necesario para generar remesas (es un código de tres dígitos que nos proporciona el banco).

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INicio

VALORES POR DEFECTO (CONTRAPARTIDAS PREDEFINIDAS)

Maestros + Valores por defecto + Contrapartida, Concepto, IVA...

Se pueden registrar valores por defecto en subcuentas genéricas, y serán de aplicación para todas las subcuentas del mismo nivel. No obstante, siempre prevalece la más concreta.

INicio

COPIA DE SEGURIDAD

Crear copia de seguridad

Restaurar copia de seguridad

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INicio

CREAR COPIA DE SEGURIDAD

Especiales + Exportar/Importar + Extraer datos (ruta, confirmar)

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INicio

RESTAURAR COPIA DE SEGURIDAD

Especiales + Exportar/Importar + Incorporar Datos (archivo, empresa destino, confirmar)

Nota (1). El código de empresa será el que tenemos dado de alta en nuestra aplicación para esa empresa. No tiene por qué coincidir con el de la copia. Nota (2): cada vez que se realiza la importación de empresas, elimina los datos que existen e incorpora los nuevos datos.

INicio

INTRODUCIR ASIENTOS

Saldo de apertura

Manualmente (* Libro de IVA y Carteras de efectos)

Asientos tipificados (plantillas)

Asientos periódicos (nóminas)

Traspasos

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INicio

SALDO DE APERTURA

Maestros + Saldos Apertura

En este programa no existe un asiento de apertura, sino que hay un saldo de apertura de partida.

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INicio

MANUALMENTE (* LIBRO DE IVA Y CARTERA EFECTOS)

Asientos + Fecha (me muevo con el intro hasta subcuenta)

Libro de IVA

- En caso de tener varias bases, introduzco el código de IVA y la base "a mano". Luego, me muevo con el intro y me llevará a una segunda línea.

- En caso de registrar una factura, comenzaremos introduciendo la subcuenta del cliente/deudor (Fra. emitida) o proveedor/acreedor (Fra. recibida), por su importe total. - Si sabemos la contrapartida la ponemos directamente.

- Para habilitar la parte de la retención, el concepto debería ser NR.

Cartera de efectos

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INicio

ASIENTOS TIPIFICADOS (PLANTILLAS)

Asientos + Tipificado + Seleccionar plantilla

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INicio

ASIENTOS PERIÓDICOS (NÓMINAS)

Asientos + Asientos periódicos + Nóm. + Trabajadores + Añadir

Asientos + Asientos periódicos + Nóm. + Nóminas mensuales

- La primera vez: hay que meter los datos de un mes "uno a uno" (añadir líneas con el icono "+"). - Posteriormente seleccionaremos un "periodo" (actual), y le daremos a "copiar de otro periodo" (periodo origen = periodo anterior). + COPIAR - En última instancia, podemos contabilizarlo.

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INicio

TRASPASOS

Especiales + Exportar/ Importar + Improtación datos externos

INicio

VISUALIZAR ASIENTOS

Libro Diario

Libro Mayor (Extracto)

Balance de Sumas y Saldos

Localización de apuntes

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INicio

LIBRO DIARIO

Diario + Seleccionar fechas + Filtrar

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INicio

LIBRO MAYOR (EXTRACTO)

Extracto + Seleccionar cuentas y fechas + Filtrar

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INicio

BALANCE DE SUMAS Y SALDOS

Balance SyS "típico": Balances + Sumas y saldos

Balances+ Balance presupuestario:

Permite introducir cantidades presupuestadas vs. cantidades reales.

Balance SyS "comparativo": 2 ejercicios/ 5 ejercicios/ meses

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INicio

LOCALIZACIÓN DE APUNTES

Localización de apuntes + Filtrar (fecha, subcuenta, importe...)

INicio

MODIFICAR ASIENTOS

Modificar asientos

Modificar fecha

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INicio

MODIFICAR ASIENTOS

Acceder al asiento + Modificar datos

Opciones de acceder al asiento: - Asientos + Introducimos el número del asiento que queremos modificar manualmente - Libro Diario + Doble click - Extracto + Doble click - Localización de apuntes - ...

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INicio

MODIFICAR FECHA

Opción A) Acceder al asiento + Modificar fecha

Opción B) Asientos + Especiales + Cambiar fechas

Opciones de acceder al asiento: - Asientos + Introducimos el número del asiento que queremos modificar manualmente - Libro Diario + Doble click - Extracto + Doble click - Localización de apuntes - ...

INicio

ELIMINAR ASIENTOS

Opción A) Entrar al asiento + Pinchar icono "borrar"

Opción B) Asientos + Especiales + Borrar asientos (en bloque)

INicio

COPIAR ASIENTOS

Nº asiento + Copiar + Nº copias y Fecha

Especiales + Copiar asientos

INicio

CIERRE DEL EJERCICIO

Reordenar asientos

Cuentas Anuales: Balance de Situación, PYG, etc.

Asiento de regularización y cierre

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INicio

REORDENAR ASIENTOS

Asientos + Especiales + Reordenar asientos

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INicio

CUENTAS ANUALES

Balance de Situación: Balances + Balance de Situación

PYG: Balances + Cuenta de Pérdidas y Ganancias

Balance de Situación: Balances + Balance desglosado

ECPN: Balances + Estado de cambios en el patrimonio neto

Nota: los datos se deben introducir manualmente.

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INicio

ASIENTO DE REGULARIZACIÓN Y CIERRE

Especiales + Ejercicios + Cierre + Determinación resultado

Especiales + Ejercicios + Cierre + Cierre

INicio

FICHA INMOVILIZADO

Amortización + fichas + Añadir + Datos (rellenamos campos)

También llegaremos a esta ficha si hemos introducido un asiento con la cuenta 2XX, siempre que lo hayamos configurado correctamente.

Amortización contable (rellenamos campos)

La fecha de inicio es la que se tiene en cuenta para el inicio de la amortización (no fecha de compra).

INicio

AMORTIZACIÓN

Amort. + Cálculos de amortización + Seleccionar ficha + Calcular

Amort. + Dotación amortización + Filtrar por fecha + Contabilizar

INicio

BAJA

Amortización + Cálculo amortización + Meter un tramo a mano (lo tenemos que calcular)

Amortización + Fichas + Baja + Motivo baja

Hay que poner un motivo necesariamente. Una vez dado de baja, podemos seleccionar que aparezcan las fichas que están dadas de baja.

Amortización + Dotación amortización + Filtra por fecha + Contab.

INicio

LIQUIDACIÓN DEL IVA

Resumen de liquidación, libro de facturas emitidas y recibidas

Comparativo (localizar descuadres entre libro y cuentas)

Asiento de liquidación

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INicio

RESUMEN DE LIQUIDACIÓN, LIBRO DE FRA. EMITIDAS Y RECIBIDAS

IVA + Liquidación del IVA + Resumen/ Libro de IVA Rep.-Sop.

- Si hacemos doble clik en la línea correspondiente a una factura, nos llevará al asiento (se puede modificar si hay algún error).

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INicio

COMPARATIVO (LOCALIZAR DESCUADRES LIBRO/CUENTAS IVA)

IVA + Comparativo + Seleccionar subcuenta a comparar (acotar fechas)

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INicio

ASIENTO DE LIQUIDACIÓN DE IVA

IVA + Liq. del IVA + Resumen + Contabilizar (seleccionar periodo)

INicio

OTROS MODELOS: F50/347 + OPERACIONES INTRACOMUNITARIAS (349)

Modelo F50/347: IVA + Declaración gastos e ingresos F50

Modelo 349 (op. intracomunitarias): IVA + Operaciones intracomunitarias - 349

INicio

CONTABILIZAR COBROS-PAGOS

Manualmente

Desde carteras de efectos cobrar-pagar (vencimientos)

Contabancos

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INicio

MANUALMENTE

Asientos + Concepto correspondiente al cobro "C" o pago "P"

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INicio

DESDE CARTERAS DE EFECTOS A COBRAR-PAGAR (VENCIMIENTOS)

Finan.+ Cartera de cobros/pagos + Seleccionar + Contabilizar

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INicio

CONTABANCOS

Importar C43: Contabancos + Importación archivo C43 + Buscar

Contabilizar lo "NO contabilizado": Contabancos + Asistente de contabilización

Todo lo que quede PENDIENTE se debe a motivos, tales como: - Facturas que se han pagado/cobrado y todavía no se han contabilizado (por lo que no aparece el efecto en cartera). Se puede solucionar (a) contabilizando la factura para que aparezca en la cartera, (b) poniendo cuenta de contrapartida y concepto del asiento, junto con el tick en la columna OK y contabilizar apunte. - Apuntes que corresponden con el pago/cobro de varios efectos que están en cartera: seleccionar efecto y pulsar múltiples contrapartidas. Buscar todos los efectos de un proveedor/cliente. Hacer doble click en los efectos pagados/cobrados, y salir. - Otros asientos que se hacen manualmente: poner cuenta en contrapartida/ hacer asiento manualmente (después volver al punteo de anotaciones bancarias para puntearlo).

A través de este proceso, importamos al programa nuestro extracto bancario. Es MUY IMPORTANTE comprobar que el saldo inicial coincide con el saldo final del periodo anterior.Para eso, descargar siempre al día siguiente los ficheros C43 del banco.

Puntear "lo contabilizado": Contabancos + Punteo de anotaciones bancarias

3'

Crear patrones: seleccionar apunte desde "asistente de contabilización" + botón "patrón"

Este proceso puntea todas las anotaciones que tenemos hechas en contabilidad (en el intervalo de fechas aque le hemos puesto) con las del archivo importado. Así, quedarán únicamente las que estén pendientes de contabilizar. Nota: cuando está vacía la columna izquierda significa que todo lo contabilizado está cotejado con el archivo importado. Si quedan operaciones pendientes, puede ser por fecha contable incorrecta/ importe en dos asientos, etc. En tal caso, corregir o dar a PUNTEO MANUAL.

Posteriormente, te propone los apuntes que ha cotejado. Si estás de acuerdo CONFIRMAR. En caso de no estar de acuerdo con algún apunte, quitar el tick de PUNTEAR y no lo coteja.

INicio

CONTROL COBROS-PAGOS

Financiera + Cartera de cobros + Consultar efectos a cobrar

Barra lateral: seleccionar las columnas de interés

La estrella permite ajustar los márgenes al texto que tenemos. Check: permite guardar la vista que hemos configurado.

Se puden arrastrar las columnas para modificar su posición.

Esta pantalla inicial, nos permite acotar la búsqueda (filtrar lo que nos interesa). Ejemplos: fechas de vencimientos, situaciones, importes, etc. Además, esto también puede filtrarse si seleccionamos el título de cada columna.

Comparativo de cobros/pagos: es una opción interesante que permite detectar diferencias entre el saldo de la cartera de efectos y el saldo contable.

Agrupar vista por "clientes": arrastrar columna hacia arriba.

Configurar vistas: lapiz editar

INicio

GESTIONAR COBROS-PAGOS

Generar remesas de recibos domiciliados

Generar pagarés, etc.

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INicio

GENERAR REMESAS DE RECIBOS DOMICILIADOS

Generar fichero: Finan. + Cart.Cobros + Remesas + Generar fich.

Crear remesa: Finan. + Cartera de Cobros + Remesas + Añadir

Podemos seleccionar uno o varios efectos. Se aconseja utilizar filtros para buscar lo que está pendiente de remesar: ej. situación (pendiente de remesar), vencimiento (12/02/2023).

Si el cliente no tiene asingado un número de cuenta en su ficha, no nos dejará crear la remesa, por tanto: 1. Crear entidad del cliente y meter su CCC: Subcuentas + 430.X + Habilitar entidad + PAÍS y CIF + Datos bancarios + CCC 2. Ir al efecto de esa factura que va a remesarse y seleccionar CCC.

Contabilizar remesa: Finan. + Cart.Cobros + Remesas + Contab.

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INicio

GENERAR PAGARÉS, ETC.

NO DISPONIBLE POR EL MOMENTO

INicio

GSE EXCEL

DOCUMENTO EXCEL

GSE DOCUMENTAL

INicio

GSE EXCEL

CONTABILIZACIÓN EXCEL

SELECCIONAR EMPRESA

INicio

GSE EXCEL

SELECCIÓN DOCUMENTO EXCEL Y CONFIGURACIÓN

CONFIGURACIÓN PLANTILLA

INicio

GSE EXCEL

NO DISPONIBLE POR EL MOMENTO

INicio

GSE EXCEL

NO DISPONIBLE POR EL MOMENTO

INicio

GSE EXCEL

NO DISPONIBLE POR EL MOMENTO

INicio

GSE DOCUMENTAL

SELECCIONAR EMPRESA Y EJERCICIO

COMO IMPORTAR FACTURAS A GSE DOCUMENTAL

Desde la carpeta del ordenador donde tengamos guardadas las facturas, seleccionamos aquellas que queramos importar al programa y le damos a click derecho - Gestión documental - Envío gestión documental

Clicamos en seleccionar empresa y nos aparecerá el cuadro de abajo, donde debemos introducir el código de empresa con la que queremos trabajar y el año del ejercicio en el que vamos a contabilizar las facturas

INicio

GSE DOCUMENTAL

COMO IMPORTAR FACTURAS A GSE DOCUMENTAL

COMO IMPORTAR FACTURAS A GSE DOCUMENTAL

Escribir el código de la empresa a la que queremos enviar la factura y el ejercicio en el que vamos a trabajar

En la pestaña que dice tipo de documento, debemos indicar si es una factura emitida o recibida. También podría llevarse a otras carpetas, tales como nóminas (en el caso de que fuera una nómina)

INicio

GSE DOCUMENTAL

Es muy importante que en tipo de documentos, seleccionemos el tipo de factura que queremos contabilizar. Como anteriormente exportamos nuestra factura como "Facturas Emitidas", debemos seleccionar esa opción

Una vez que hemos importado la factura, volvemos al programa GSE Documental, hacemos click en Gestión Documental - Gestión Documental

INicio

GSE DOCUMENTAL

Si presionamos F4 o clicamos en archivo - Procesar documentos seleccionados, se procesará automáticamente el documentos co

Se verá así la pantalla de GSE Documental. En el lado izquierdo se verán todas las facturas que hayamos importado, en el centro se verá la factura sobre la que vamos a trabajar y en el lado derecho aparecerá toda la información de la factura que el programa rellenará automaticamente

INicio

GSE DOCUMENTAL

10

Algunos de estos campos los rellena el programa por si solo, pero es importante revisarlos ya que a veces no coge bien los datos. Los datos que no sean rellenados automaticamente por el programa, deberán rellenarse de manera manual. Los campos que están en negrita son obligatorios, si estos no están rellenos no se puede dar el visto a la factura.

Una vez dado el visto bueno, volvemos al menú principal a Contabilización - Contabilización de facturas Nos aparecerá un menú con todas las facturas que están listas para ser contabilizadas.

Una vez que estén rellenados todos los campos, se le debe dar click al visto bueno, y así la factura ya estará lista para ser contabilizada

INicio

GSE DOCUMENTAL

Seleccionamos las facturas y le damos al botón Contabilizar

Se abrirá un informe con los asiento que hemos contabilizados y que ya estarán en el libro diario en GSE

INicio

GSE DOCUMENTAL

SELECCIONAR EMPRESA Y EJERCICIO

COMO IMPORTAR FACTURAS A GSE DOCUMENTAL