CARTILLA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS

CAPITULO I: CONCEPTOS Y PRINCIPIOS PARA LA EJECUCIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES

CAPITULO II:CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE EVENTOS

CAPITULO III: ORGANIZACIÓN DE COMITÉS PARA LOS EVENTOS

CAPITULO IV: LOGÍSTICA GENERAL PARA LA CREACIÓN DE UN EVENTO

CAPITULO V: MEDIDAS DE SEGURIDAD EN UN EVENTO

CAPITULO VI: LISTAS DE CHEQUEO PARA UN EVENTO

CAPITULO VII: DOCUMENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO

CAPITULO VIII: INFORMES Y EVIDENCIAS DEL POST-EVENTO

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

INTRODUCCIÓN

La organización de eventos se ha convertido en una herramienta esencial para fortalecer la imagen de la marca, establecer relaciones comerciales sólidas y promover el crecimiento empresarial. Los eventos empresariales ofrecen oportunidades únicas para conectar con clientes, socios o empleados. En esta cartilla encontraran los fundamentos de la organización de eventos empresariales, destacando las mejores prácticas, estrategias efectivas y consejos clave para garantizar el éxito en la planificación y ejecución de eventos impactantes y exitosos.

CAPITULO I

CONCEPTOS Y PRINCIPIOS PARA LA EJECUCIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES

EVENTO Un evento es una reunión de personas que con lleva un motivo en particular, los eventos son una herramienta de comunicación debido a que permiten transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promoción y comercialización.

CAPITULO I

CONCEPTOS Y PRINCIPIOS PARA LA EJECUCIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES

ETAPAS DE UN EVENTO PRE-EVENTO En esta primera fase, debes fijar los objetivos de la organización, estrategias y actividades adaptándolas al presupuesto deseado. Analizando las necesidades y expectativas de los asistentes, define un listado de tareas para implementarlas en tu organización, estableciendo un cronograma, junto con el responsable de las actividades y tiempo de ejecución. Después, entrarás en la fase de diseño, cuantificando los recursos necesarios del evento. Esta etapa inicial se puede dividir en: Selección de fechas y duración de los actos. Elección del lugar del evento, valorando los locales para eventos. Realizar el programa de la celebración. Diseño del programa para los asistentes. Planificación. Cierre del presupuesto.

CAPITULO I

CONCEPTOS Y PRINCIPIOS PARA LA EJECUCIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES

EVENTO En esta fase, cuenta con la producción del evento, haciendo la planificación fijada con anterioridad. Consiste en coordinarlo para que las actividades se ejecuten de forma correcta, evitando incidentes: Contacto con los proveedores de productos y servicios. Envío a los hoteles del listado de invitados. Entrega de merchandising y documentación a los asistentes. Montaje de stands y salas en los días previos al acto. Ensayo general con un día de antelación para que salga perfecto. Control de calidad y desarrollo del evento, realizando encuestas entre los participantes.

CAPITULO I

CONCEPTOS Y PRINCIPIOS PARA LA EJECUCIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES

POST EVENTO Al finalizar la celebración es necesario hacer actividades de cierre, marcando indicadores de calidad para evaluar el resultado a través de las encuestas de satisfacción: Recogida del material. Desmontaje de salas y stands. Agradecimientos al equipo de trabajo, ponentes y asistentes. Valoración de la calidad y atención prestada. Evaluación de check list, cronogramas y timings. Revisión de las encuestas. Cierre contable con personal y proveedores. Informe final del evento, cuantificando los resultados e incluyendo conclusiones.

CAPITULO I

CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO

BACKLINE El backline es el término técnico que hace referencia a los instrumentos y/o amplificadores que componen el material que necesita un equipo, por ejemplo, un grupo musical, para poder ejecutar su actuación. Muchas veces, por el gran volumen de los equipamientos y las dificultades que genera su transporte, los mismos son alquilados a empresas locales. Más allá de quién sea el encargado de proveer el equipamiento, los aspectos técnicos del backline están correctamente indicados en el rider del evento, para que los “backliners” (técnicos encargados del montaje y configuración de los equipos) puedan realizar su trabajo siguiendo las instrucciones correspondientes.

CAPITULO I

CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO

GOBO Este término técnico hace referencia a un tipo de decoración lumínica que puedes personalizar para tu evento. En concreto, el gobo es una pieza metálica o de cristal que, al interponerse entre una fuente de luz puntual y un espacio donde la misma se proyecta, genera una sombra con el motivo que haya sido grabado en la placa. Esta misma técnica era utilizada en la antigüedad para contar historias, utilizando la luz del fuego como fuente lumínica. En la actualidad se utiliza para la proyección de logotipos en cualquier tipo de evento, así como locales comerciales, además de para el “recubrimiento” de fachadas, techos y otras superficies con formas y texturas para proporcionar una iluminación ambiental personalizada y única. La utilización del gobo nos permite una gran variedad de funcionalidades, tanto al crear la matriz de la placa (cada vez más versátil) como al elegir la superficie de proyección, contando con muy pocas limitaciones y gran alcance (tanto como llegue la luz).

CAPITULO I

CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO

RIGGING Por cuestiones de optimización de espacio, o necesidades técnicas y visuales particulares, muchas veces se opta por suspender elementos de las paredes o el techo, aprovechando la totalidad del espacio del venue. Es entonces cuando entra en juego el rigging. Este término técnico en organización de eventos hace referencia a toda la ingeniería necesaria para sostener equipamiento desde diferentes estructuras, garantizando la total seguridad de los participantes del evento. Estos importantes cálculos son realizados por técnicos especializados en la materia, y parten de documentación que el venue aporta ya sea en forma de Planos, CAD’s o esquemáticos.

CAPITULO I

CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO

CONSUMIBLES Los elementos consumibles son aquellos necesarios para la utilización de los diferentes equipamientos, los cuales tienen una vida útil y finita (es decir, de horas determinadas). Generalmente se agotan durante la ejecución de un solo evento (muchas veces más de uno). Entre estos elementos encontramos los filtros de los focos, las pilas para los micros, el líquido para las máquinas de humo, cinta aislante, etc. Este término técnico lo encontrarás incluido en el presupuesto para organizar tu evento, ya que es una inversión que el proveedor AV tiene que hacer para ejecutar su trabajo.

CAPITULO I

CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO

TRUSS Seguramente, al asistir a un evento, concierto, u obra de teatro… habrás visto en las alturas diferentes estructuras con refuerzos en forma triangular que sujetan elementos audiovisuales. Bien, en el mundo de los eventos, esto se denomina truss. Este término técnico hace referencia a las estructuras (generalmente construidas de aluminio para su fácil manejo y durabilidad) que pueden cumplir diferentes funciones, y su objetivo principal es disponer de los elementos audiovisuales de una forma optimizada.

CAPITULO I

CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO

CONTROL TÉCNICO/FOH El control técnico por sus siglas en inglés FOH, "front of house": se conoce como la zona en la que se encuentran las mesas de audio e iluminación. Generalmente se ubica en el centro, entre las cajas acústicas del lado izquierdo y las del lado derecho para ofrecer a los técnicos el mejor punto de escucha para llevar a cabo el evento. Es de vital importancia para la correcta ejecución del evento.

CAPITULO I

CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO

MICRÓFONOS Y TIPOLOGIAS PRINCIPALES El micrófono es el primer elemento, por lo tanto, crítico, en toda la cadena de captación, procesado y difusión de la palabra. Su correcta elección y uso puede marcar el desenlace de un evento y, es por eso, que conocer estos términos técnicos es de gran importancia para comprender las sugerencias de tu partner AV. En líneas generales existen tres tipos de micrófonos si nos centramos en sus diagramas polares:OmnidireccionalesComo su nombre lo indica, este tipo de micrófonos captan las señales sonoras desde todos los sentidos. Como positivo, podemos decir que no debemos preocuparnos por la ubicación del mismo con respecto al orador.Cardioides Es el más indicado para eventos, ya que concentra su atención en una dirección puntual. La contraparte es que el orador debe tener en mente esta cualidad para utilizar la herramienta de manera óptima.Hipercardioides Son la evolución en precisión y delicadeza de los anteriores. Este tipo de micrófonos nos aporta una gran precisión direccional, pero al mismo tiempo requieren una utilización muy meditada.

CAPITULO I

CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO

PA Public Adress (PA) es el término técnico que se utiliza para denominar el sistema principal de difusión del sonido en un evento.Un sistema mínimo está compuesto de todos los sistemas de captación y/o reproducción de audio (micrófonos u otras fuentes como ordenadores, reproductores, etc.), de los sistemas de procesado de señal (el más sencillo: una mesa de sonido simple) pero terminan con un conjunto de altavoces que, en forma de cajas acústicas –un altavoz siempre está asociado a una caja acústica–, proyectan el sonido a los espectadores. Aunque veremos más tarde que utilizamos otras cajas acústicas para fines distintos, llamamos Public Adress (PA) a aquellas que directamente se utilizan para cubrir la zona de espectadores.Este sistema es el que generalmente más potencia emplea, ya que su objetivo es llegar a todos los asistentes de un evento.

CAPITULO II

CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE EVENTOS

CLASIFICACIÓN DE UN EVENTO Se pueden clasificar por su tamaño (micro, medio, grande o mega evento); por su lugar de origen ( al aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su área de competencia o temática que pueden ser sociales, populares, religiosos, deportivos, culturales, empresariales, corporativos, entre otros; todos los anteriores a su vez se subdividen en diferentes tipos de eventos.

CAPITULO II

CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE EVENTOS

TIPOS DE EVENTOS SOCIALES Estos buscan principalmente la diversión del público o de los invitados, a este tipo de eventos puede asistir cualquier persona.

CAPITULO II

CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE EVENTOS

TIPOS DE EVENTOS EVENTO CORPORATIVO Son los que van encaminados completamente a incentivar, promover, capacitar, promocionar y comunicar a las empresas y sus diferentes públicos.Este requiere de una buena presentación, se busca una persona que guié el evento

CAPITULO II

CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE EVENTOS

TIPOS DE EVENTOS EVENTO DEPORTIVO acontecimiento de carácter deportivo, y más específicamente, cualquier acto u organización relacionado directamente con el deporte, su práctica o todo lo relacionado con el mismo.

CAPITULO II

CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE EVENTOS

TIPOS DE EVENTOS EVENTO INTERNACIONAL cuando al menos el 40% de los asistentes son de, cómo mínimo, tres países diferentes. En el caso de que el 90% sean extranjeros, podrán proceder de menos de tres países (Según Spain Convention Bureau e ICCA).

CAPITULO II

CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE EVENTOS

TIPOS DE EVENTOS EVENTO NACIONAL Al menos el 40% de los asistentes proceden de tres comunidades autónomas diferentes.

CAPITULO II

CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE EVENTOS

TIPOS DE EVENTOS EVENTO REGIONAL No tiene el nivel mínimo de inscritos de otras comunidades autónomas para ser considerado nacional.

CONFERENCIA

FORO

CONGRESO

CAPITULO II

CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE EVENTOS

TIPOS DE EVENTOS POR SU CARÁCTER PUEDEN SER

TALLERES

SIMPOSIOS

PANELES

CAPITULO II

CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE EVENTOS

TIPOS DE EVENTOS POR SU CARÁCTER PUEDEN SER

CONVENCIONES

ASAMBLEA

SEMINARIO

CAPITULO II

CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE EVENTOS

TIPOS DE EVENTOS POR SU CARÁCTER PUEDEN SER

CAPITULO III

ORGANIZACIÓN DE COMITES PARA EVENTOS

QUE ES UN COMITE EMPRESARIAL Es decir, un comité de empresa es un grupo de empleados que representan al resto de trabajadores de una organización. El objetivo de su creación es velar por los derechos de estos miembros de la entidad y ser así el medio de comunicación e intermediación entre los dirigentes y los trabajadores de la empresa FUNCIONES DE UN COMITE EMPRESARIAL Vigilar el cumplimiento de la normativa en lo que respecta a materia laboral, de empleo y seguridad social; así como el resto de condiciones o pactos de la empresa. Si no se diera el caso, deben tomar acciones legales ante la empresa. Supervisar y controlar la seguridad y la salud de los trabajadores durante su jornada laboral. Velar por la aplicación del principio de igualdad de trato y oportunidades entre mujeres y hombres. Participar en obras sociales que beneficien a los trabajadores y sus familiares (si así lo determina el convenio). Colaborar con la directiva de la organización con el objeto de establecer medidas para mejorar la productividad y la sostenibilidad ambiental, de acuerdo al convenio.

CAPITULO III

ORGANIZACIÓN DE COMITES PARA EVENTOS

FUNCIONES DE LOS COMITÉS EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS COORDINACIÓN TÉCNICA Esta coordinación debe estar integrada por personal especialista en el tema. En esta coordinación radica gran parte del éxito, pues es la responsable de elaborar las conclusiones generales del evento, como resultado del análisis de los diferentes temas que se traten Las principales funciones de esta coordinación son: 1Proponer el tema general del evento y la temática de las mesas de trabajo Planificar, elaborar y difundir el reglamento técnico para la presentación de ponencias Seleccionar, invitar, confirmar, coordinar, programar y atender la intervención de los ponentes magistrales y de mesas de trabajo, nacionales e internacionales Coordinar, integrar e instalar los equipos y materiales técnicos. Proporcionar información técnica a los participantes y medios de comunicación. Coordinar e integrar la información y documentos técnicos para su difusión Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir las ponencias por temas y mesas de trabajo Organizar las mesas de trabajo.

CAPITULO III

ORGANIZACIÓN DE COMITES PARA EVENTOS

FUNCIONES DE LOS COMITÉS EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS COORDINADOR DE ADMINISTRACIÓN Las principales funciones de esta coordinación son: Determinar e implementar los procedimientos y sistemas necesarios Coordinar la obtención de los permisos y licencias Elaborar el programa general de actividades Elaborar el programa de actividades de acompañantes Participar en la selección de la ciudad sede Elaborar la convocatoria para elegir la sede Coordinar la selección y contratación del hotel sede y/o el centro de convenciones Coordinar la selección y contratación del personal necesario Coordinar el sistema de hospedaje Coordinar el sistema de registro Coordinar la elaboración de directorios Coordinar las adquisiciones y contrataciones Coordinar la selección y contratación de los medios de transporte Coordinar la selección de los salones o lugares donde se llevarán las actividades de inauguración, clausura, ponencias magistrales, mesas de trabajo y alimentación Coordinar el sistema de alimentación

CAPITULO III

ORGANIZACIÓN DE COMITES PARA EVENTOS

FUNCIONES DE LOS COMITÉS EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS COORDINADOR DE DIFUSIÓN El responsable de esta Coordinación debe tener amplios conocimientos sobre mercadotecnia (marketing), comunicación, relaciones públicas y humanas. Las principales funciones de esta coordinación son: Definir las estrategias de mercadotecnia y los programas de promoción, publicidad y difusión para un evento Coordinar la integración de la fuerza de ventas Definir la cuota de inscripción al evento Elaborar el folleto promocional Definir los medios de comunicación que se van a utilizar Organizar y manejar las conferencias de prensa Supervisar y coordinar la elaboración de spots de radio, anuncios en medios gráficos y publicidades para TV Programar las entrevistas en radio y televisión Clasificar las notas, desplegados e inserciones en los diferentes periódicos y revistas.

CAPITULO III

ORGANIZACIÓN DE COMITES PARA EVENTOS

FUNCIONES DE LOS COMITÉS EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS COORDINADOR DE OPERACIONES Las principales funciones de esta coordinación son: Coordinar los recursos humanos y materiales necesarios para una operación eficiente Coordinar la selección y operación de los medios de transporte Coordinar la obtención y funcionamiento del equipamiento Coordinar la integración de los materiales para las mesas de trabajo Coordinar la selección, distribución y colocación de los materiales en general Supervisar, coordinar y definir la ubicación de los módulos y la señalización Planificar, integrar y controlar la instalación de los módulos de registro e información Coordinar la rotulación y distribución de documentos en general Concertar, proporcionar y controlar los servicios de carácter general, a las Coordinaciones del Comité Organizador y a los clientes o participantes Definir el tipo y cantidad de escenografía y señalización en los inmuebles sede de las actividades.

CAPITULO III

ORGANIZACIÓN DE COMITES PARA EVENTOS

FUNCIONES DE LOS COMITÉS EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS COORDINADOR DE INFORMACIÓN Y RELACIONES ÚBLICAS La forma e intensidad del trabajo de ésta Coordinación varía mucho, dependiendo de la naturaleza, del tamaño y de la estructura de la organización de un evento. Hay que considerar que el evento puede ser, en sí mismo, un producto, especialmente si el acontecimiento es artístico, cultural, deportivo o de un grupo de intelectuales o profesionistas. En muchos eventos el personal de RRPP se dedica a la atención personalizada de participantes muy importantes. Las principales funciones de esta coordinación son: Coordinar la invitación a los diferentes participantes Atender a los invitados especiales en cada una de las actividades Coordinar el sistema de información y la ubicación de los módulos Elaborar los programas y los comentarios para los maestros de ceremonias Atender a los ponentes magistrales y a los de las mesas de trabajo Coordinar el servicio de edecanes Capacitar al personal de información y edecanes.

CAPITULO III

ORGANIZACIÓN DE COMITES PARA EVENTOS

FUNCIONES DE LOS COMITÉS EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS COORDINADOR DE FINANZAS Tiene la responsabilidad de conseguir y manejar los recursos financieros que se generen durante el evento. Realizar un evento sin recursos suficientes requiere de imaginación y creatividad de los organizadores para conseguir donativos, patrocinios y cuotas de inscripción anticipadas. Algunos apoyos se pueden solicitar en especie, por ejemplo: artículos promocionales, impresos, escenografía, servicios de catering, trasporte, hospedaje, etc. Las funciones que se pueden destacar en esta coordinación son: Integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general Coordinar la contabilidad general, la tesorería y las finanzas Elaborar el presupuesto para montar la exposición Autorizar, programar y realizar el pago a proveedores Controlar los recursos financieros Confeccionar el catálogo de cuentas para elaborar el presupuesto general Presentar el Informe Financiero.

CAPITULO IV

LOGÍSTICA GENERAL PARA LA CREACIÓN DE UN EVENTO

QUÉ ES LOGÍSTICA EN EVENTOS La logística en eventos se refiere a la planificación, coordinación y ejecución de todos los elementos y recursos necesarios para la realización exitosa de un evento. Esta implica asegurarse de que todos los aspectos del evento, desde el transporte y el alojamiento de los participantes hasta la configuración del lugar, el catering, la seguridad, y la gestión de los tiempos, se lleven a cabo de manera eficiente y sin contratiempos. También abarca el manejo de situaciones imprevistas y la creación de un plan de contingencia para hacer frente a cualquier eventualidad. IMPORTANCIA DE LA LOGÍSTICA EN EVENTOS En cuanto a los desafíos comunes en la logística de eventos, estos pueden variar dependiendo del tipo y escala del evento. Algunos de los más comunes incluyen la coordinación de proveedores y contratistas, la gestión de inventarios, la planificación de rutas de transporte del equipo y el personal, el manejo de situaciones imprevistas y la necesidad de cumplir con las regulaciones y normativas locales.

CAPITULO IV

LOGÍSTICA GENERAL PARA LA CREACIÓN DE UN EVENTO

FACTORES A CONSIDERAR EN LA LOGÍSTICA EN EVENTOS Al planificar la logística de tu evento, hay varios factores que se deben tener en cuenta para garantizar un desarrollo sin contratiempos: Lugar del evento: El lugar y su ubicación pueden afectar significativamente la logística de tu evento. lugar. Número de asistentes: El número de personas que asistirán al evento tiene un impacto directo en la logística. Proveedores y contratistas: La coordinación con los proveedores y contratistas es esencial para asegurar que todos los elementos del evento se entreguen a tiempo y según lo previsto. Programación y tiempo: Un cronograma detallado y bien planificado es fundamental para asegurar un flujo suave de actividades durante el evento. Normativas y regulaciones locales: Debes estar al tanto de todas las normativas y regulaciones locales que puedan afectar a tu evento, como permisos, seguridad, restricciones de ruido, etc. Plan de contingencia: Finalmente, pero no menos importante, siempre debes tener un plan de contingencia.

CAPITULO IV

LOGÍSTICA GENERAL PARA LA CREACIÓN DE UN EVENTO

LOGÍSTICA ANTES DEL EVENTO Coordinación con prveedores:Esto implica asegurar que todos los servicios y productos necesarios para el evento estén disponibles y se entreguen en el tiempo y lugar indicados. Comunicación y publicidad:Esto incluye la difusión de información sobre el evento, la confirmación de asistentes, y el envío de recordatorios y actualizaciones. LOGÍSTICA DURANTE EL EVENTO Manejo de invitados: Esto requiere habilidades de organización y atención al detalle, e incluye la recepción y registro de los invitados, la orientación en el lugar, y la resolución de cualquier problema o consulta que puedan tener. Cronograma y actividades: Seguir un cronograma y coordinar las actividades durante las diferentes etapas del evento es fundamental para garantizar su fluidez y éxito.

CAPITULO IV

LOGÍSTICA GENERAL PARA LA CREACIÓN DE UN EVENTO

LOGÍSTICA DESPUÉS DEL EVENTO Evaluación y retroalimentación:Después del evento, es importante realizar una evaluación y recoger retroalimentación. De esta manera es posible identificar los aspectos del evento que fueron exitosos, así como áreas de mejora. La retroalimentación de los asistentes, proveedores y personal del evento puede ofrecer valiosos insights para mejorar futuros eventos. Desmontaje y limpieza:Finalmente, la logística después del evento también incluye el desmontaje y la limpieza del lugar. Es necesario coordinar con los contratistas y proveedores para desmontar y recoger cualquier equipo o material, y asegurar que el lugar quede limpio y en las mismas condiciones en que se encontraba antes del evento. Este aspecto de la logística es importante para mantener buenas relaciones con los propietarios del lugar y para cumplir con las normativas locales.

CAPITULO V

MEDIDAS DE SEGURIDAD EN UN EVENTO

A la hora de organizar un evento hay ciertas medidas de prevención y protección que debemos conocer para asegurar que sea un éxito, sobre todo si este conlleva grandes aglomeraciones de gente o si las personas pueden encontrarse alteradas por otros factores, como el ruido, la música o el alcohol. Las características del evento y su ubicación determinarán en gran medida las medidas que debemos implantar para la seguridad de los asistentes. Sin embargo, hay una serie de puntos comunes que siempre deben aplicarse.

CAPITULO V

MEDIDAS DE SEGURIDAD EN UN EVENTO

Control de aforo y accesos: la ley establece que a partir de un aforo máximo de 151 personas en locales públicos han de utilizarse sistemas automáticos de conteo simultáneo de entrada y salida, que no sean intrusivos y no dificulten el paso libre de personas en caso de emergencia, aunque la normativa depende también de la Comunidad Autónoma en la que se celebre el evento. En eventos especialmente sensibles puede ser necesario establecer en los accesos controles de seguridad para evitar que no se introduzcan objetos peligrosos o sustancias prohibidas, como alcohol o drogas.

CAPITULO V

MEDIDAS DE SEGURIDAD EN UN EVENTO

Sistema de identificaciones: En eventos con invitación o de acceso restringido es necesario establecer un sistema claro y visible de identificación de roles (seguridad, organización, invitados, ponentes…) y comunicarlo a todos los implicados en la organización. Salidas de emergencia y señalización: asegúrate de que las salidas de emergencia están bien señalizadas y que son suficientes para el aforo del evento. Vigila también que no se bloqueen con personal o con otros elementos que puedan entorpecer la evacuación.

CAPITULO V

MEDIDAS DE SEGURIDAD EN UN EVENTO

Posibles robos o hurtos: Establece un protocolo por si los asistentes sufren un robo o hurto y, si se trata de una situación de riesgo, asigna labores de vigilancia a algunos de los miembros del staff, que también pueden ser medidas disuasorias. También es conveniente establecer un punto de objetos perdidos. Seguridad alimentaria: Contrata personal formado en manipulación de alimentos y vigila las condiciones higiénicas del local para evitar intoxicaciones que puedan afectar a los asistentes.

CAPITULO V

MEDIDAS DE SEGURIDAD EN UN EVENTO

Condiciones climáticas: Si se trata de un evento en exterior, consulta la previsión del tiempo con antelación, para poner medidas de protección o, si fuese necesario, incluso cancelar el evento. La situación atmosférica también puede repercutir en la seguridad en el interior de recintos cerrados. Por ejemplo, si llueve es probable que el suelo esté encharcado, aumentando la posibilidad de resbalones. En estos casos, es esencial reforzar el servicio de limpieza. Además, si va a llover y se trata de un recinto abierto pero en el que no se permite acceder con paraguas por seguridad (por ejemplo, un festival), comunícalo con antelación de todas las formas posibles, para que así los asistentes se hagan con un medio de protección alternativo.

CAPITULO V

MEDIDAS DE SEGURIDAD EN UN EVENTO

Control de masas: Asegúrate de que los accesos estén abiertos con la antelación suficiente para que la entrada sea escalonada. En eventos de gran magnitud es esencial contar con un personal suficiente y con planes de tipo operacional para evitar disturbios, asegurando el flujo continuo de asistentes, la separación y la dispersión en áreas de peligro. Planes de contingencia y evacuación: aunque lo más probable es que todo salga bien, hay que elaborar planes de contingencia y evacuación por si surge algún problema, como incendios o avalanchas de público. Los miembros de seguridad deben estar informados del procedimiento a seguir y el despliegue de las acciones debe ser rápido y flexible, adaptado a las circunstancias.

CAPITULO VI

LISTAS DE CHEQUEO PARA UN EVENTO

QUÉ ES La lista de chequeo o chequeo es un formato creado para llevar un control en las tareas o acciones que debemos realizar en una organización, ya sea al realizar actividades repetitivas, verificar el cumplimiento de una lista de requisitos o simplemente recolectar datos de forma sistemática. Es una herramienta muy útil para organizar el trabajo y realizar comprobaciones sistemáticas de actividades, de forma que podamos asegurarnos de que no nos estamos olvidando de ningún paso importante. PARA QUE SIRVE Una chequeo tiene las siguientes finalidades: Verificar que las distintas actividades de la empresa se realizan de forma correcta y en el orden establecido Brindar soporte en la realización de inspecciones, dejando constancia de aquellos puntos que hayan sido evaluados Verificar o examinar artículos de una forma detallada y con un procedimiento común Identificar el origen de posibles defectos de una forma sencilla Recopilar información de valor para posteriores análisis

CAPITULO VI

LISTAS DE CHEQUEO PARA UN EVENTO

COMO SE UTILIZA Para utilizar un chequeo de forma efectiva lo primero que debemos hacer es elaborar una lista detallada de todas las tareas o acciones que debemos controlar. Es importante que la lista sea clara y concisa, de forma que se entienda perfectamente qué es lo que se debe chequear. Una vez elaborada la lista, debemos recoger cuál es el criterio que determina su conformidad o no conformidad y con qué frecuencia se va a realizar la inspección. Finalmente, en último lugar solo tendremos que definir la persona o personas encargadas de realizar el chequeo y cuáles serán los procedimientos que se apliquen. Siguiendo esta estructura tendremos un control estricto y total de lo que ya se ha hecho y de lo que todavía queda por hacer. BENEFICIOS El uso de listas de chequeo tiene numerosas ventajas para las organizaciones que comienzan a hacer uso de ellas. Desde Unifikas destacamos los siguientes 6 beneficios: Mejora en la organización y planificación Aumento de la eficiencia y productividad Reducción de errores y olvidos humanos Mejora en la seguridad Aumento de la calidad del trabajo Mejora en la comunicación

CAPITULO VI

LISTAS DE CHEQUEO PARA UN EVENTO

EJEMPLOS DE LISTAS DE CHEQUEO PARA UN EVENTO

CAPITULO VI

LISTAS DE CHEQUEO PARA UN EVENTO

EJEMPLOS DE LISTAS DE CHEQUEO PARA UN EVENTO

CAPITULO VI

LISTAS DE CHEQUEO PARA UN EVENTO

EJEMPLOS DE LISTAS DE CHEQUEO PARA UN EVENTO

CAPITULO VII

DOCUMENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO

La documentación en los eventos empresariales son los apoyos o soportes, los cuales ayudan para la toma de decisiones y la ejecución, también sirven para evidenciar los acuerdos entre los gestores del evento y las personas que harán participe de este acontecimeinto para que el evento se realice como se plasmo desde el inicio. Además d esto los documentos son esenciales en cada etapa del evento es decir en el pre-evento, evento y post-event, ya que si algun de estos llegara a fallar se presentara dificultades, debido a que estos se complementan entre si. SUBTEMAS PRE EVENTO Acta, Control de gastos y egresos, Agenda, Invitación, Cronograma de actividades EVENTO Lista de chequeo, Folleto, Lista de asistencia, Invitación POST EVENTO Encuesta, Factura, Evidencias fotogrpaficas, Agradecimiento, Informe

CAPITULO VII

DOCUMENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO

PRE EVENTO ACTA Es de vital importancia ya que se utliza para dejar evidencia de lo sucedido en la reunión, temas tratados y acordados. Permite llevar un control y evidencia escrita de las actividades a ejecutar y los compromisos de cada comite. CONTROL DE GASTOS E INGRESOS Se realizan tres columnas (GASTOS,ESTIMADOS,REALES,DIFERENCIA), gastos se agrega todo lo que se va a necesitar para llevar acabo el evnto, estimados el presupuesto que se tiene para cada uno de estos gastos, relaes el costo real de cada uno de ellos, diferencia si costo más de lo que se tenia como presupuesto o costo menos. Hay que tener en cuenta que casi nunca el presupuesto que uno estima al inicio corresponde al definitivo, eso varia a la cantidad de invitados que confirmen la asistencia al evento. AGENDA Se convoca a todos los invitados por medio de invitaciones, circulares, cartas y a medida que ellos van confirmando la asistencia ya sea por medio de correo electrónico, resppondiendo la carta o vía telefónica, se procede a realizar la agenda, este documento es una base de datos se registran todos los invitados.

CAPITULO VII

DOCUMENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO

PRE EVENTO INVITACIÓN Es un documento en el cual se indica la información referente a la realización del evento, es decir, la úbicación, la fehca y hora, la presentación personal, quien invita y a quien va dirigida y en algunas ocasiones se escribe en ella que debe de presentarse al ingresar. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Este es de vital importancia para la realización de un evento ya que se estipulan cada una de las actividades que se realizaron con los responsables de ellas y además el tiempo que se va a emplear dicha actividad. EVENTO LISTA DE CHEQUEO Es una herramienta muy fácil de implementar y una de las más efectivas para el control de un evento, ya que gracias a este documento se puede identificar todos los problemas que se presenten en dicho evento. FOLLETO Es un documento donde contiene información e imágenes muy claras y directas, su lenguaje es un poco llamativo, además es una forma muy sencilla de publicidad para un evento.

CAPITULO VII

DOCUMENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO

EVENTO LISTA DE ASISTENCIA El formato de asistencia es vital en un evento empresarial, ya que con este se puede verificar un registro confiable de los invitados que ingresan al evento, también impulsa a las personas a la participación al evento. INVITACIÓN La invitación es muy importante para el evento, ya que en el momento que se esta tomando asistencia cada invitado debera tener su invitación para poder ingresar. POST EVENTO ENCUESTA Es un metodo de investigación y recopilación de datos utilizados para obtener información de personas sobre los eventos que se realiza. Las encuestas tienen una variedad de propósitos y se puede llevar a cabo de muchas maneras dependiendo de la metodología elegida y los objetivos que se deseen alcanzar. AGRADECIMIENTO Las cartas de agradecimiento tienen como objetivo, tal y como su nombre lo indica, agradecer a una o varias personas por algún tipo de prestación, servicio o hecho sucedidio.

CAPITULO VIII

INFORMES Y EVIDENCIAS DEL POST EVENTO

DEFINICIÓN DE INFORME Denominamos informe a todo aquel documento cuyo objetivo consiste en transmitir información sobre uno o varios temas, la cual ha sido tratada y analizada previamente en función de ciertos criterios. El autor de un informe es la persona encargada de recopilar y estudiar los datos, con el fin de verificarlos y garantizar una información fiable para el lector. Los informes tienen un carácter informativo, y su tipología es bastante amplia, puesto que no existe ningún tipo de normativa globalizada que reglamente su estructura. Cada individuo puede redactar un informe en función de sus necesidades y conocimientos, adaptando y transmitiendo la información con total libertad. Un buen informe se caracteriza por haberse desarrollado con una planificación previa, donde se tenga en cuenta el tipo de lector al que se va a dirigir, el contenido a incluir y las fuentes de información a utilizar. La redacción y la presentación del contenido son puntos clave para que el documento sea profesional y eficaz.

CAPITULO VIII

INFORMES Y EVIDENCIAS DEL POST EVENTO

DEFINICIÓN DE EVIDENCIA Es un termino que permite indicar una certeza manifiesta que resulta innegable y que no se puede dudar, tampoco podemos olvidar que evidenica es un término que se utiliza para formar una serie de expresiones que son muy habituales en nuestro lenguaje más diaro. Este seria el caso, por ejemplo, de EVIDENCIA, que se trata de una locución que tiene varios significados diferentes.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

CONCEPTO DE EVENTOS. (s.f.). eventosempresariales.foroes.org. https://eventosempresariales.foroes.org/t43-concepto-de-eventos 10 términos técnicos clave para organizar un evento. (s.f.). Blog Novelty Spain: Producción Técnica Audiovisual para eventos. https://blog.novelty-spain.com/terminos-tecnicos-organizacion-eventos ¿Qué es un evento y cómo se puede clasificar? (s.f.). Protocolo IMEP. https://www.protocoloimep.com/articulos/que-es-un-evento-y-clasificacion/#:~:text=Un%20evento%20es%20todo%20acontecimiento,social%20y%20la%20cultura%20general. Clasificación y Características de los Eventos. (s.f.). prezi.com. https://prezi.com/h-hgapxdfpz_/clasificacion-y-caracteristicas-de-los-eventos/ One moment, please... (s.f.). One moment, please... https://www.endalia.com/news/comite-de-empresa-que-es-funciones-y-como-se-forma/#:~:text=Es%20decir,%20un%20comité%20de,los%20trabajadores%20de%20la%20empresa (s.f.). xpix.spira.co - /. https://xpix.spira.co/afloramateriales/eventos/04_Funciones_de_los_comites_en_la_organizacion_de_eventos.pdf Logística en eventos: Que debes tener en cuenta. (s.f.). Simpliroute. https://simpliroute.com/es/blog/logistica-en-eventos Medidas de prevención y protección en eventos | BeeDIGITAL. (s.f.). BeeDIGITAL. https://www.beedigital.es/prevencion-riesgos/principales-medidas-de-prevencion-y-proteccion-en-eventos/ ¿Qué es un Checklist y cómo debes usarlo? (s.f.). Unifikas | Software de Gestión - Calidad, Medioambiente, Prevención. https://www.unifikas.com/es/noticias/que-es-un-checklist-y-como-se-utiliza Cartilla Organizar Eventos Frupo 4. (s.f.). calameo.com. https://www.calameo.com/read/005183468e3ecb0457e52 Informe: ¿Qué es y cómo se hace? (s.f.). ▷ Software DELSOL - Soluciones empresariales. https://www.sdelsol.com/glosario/informe/

OBJETIVOS

• Los eventos empresariales brindan una plataforma para aumentar la visibilidad y el reconocimiento de la marca entre clientes potenciales,socios comerciales y la comunidad en general.
• Los eventos pueden servir como una oportunidad para generar clientes potenciales calificados, cerrar ventas directas o iniciar conversaciones que conduzcan a futuras oportunidades de negocio.
• Los eventos son una forma efectiva de presentar nuevos productos o servicios al mercado, generar interés y obtener retroalimentación directa de los clientes.